Comment et pourquoi créer un WBS projet (Work Breakdown Structure) avec exemple à télécharger

WBS projet

Le WBS projet (Work Breakdown Structure) est un des outils essentiels du chef de projet. Nous vous expliquons ici comment le créer et l'utiliser.

Kit du Chef de Projet Performant

25 templates incontournables et leurs fiches explicatives

Kit de chef de projet_final

Qu'est-ce que le WBS projet?

Le WBS projet (Work Breakdown Structure), est connu également sous les noms structure de découpage, organigramme technique du projet ou encore organigramme des tâches de projet (OTP).

Il s’agit d’un organigramme composé de plusieurs niveaux qui hiérarchise des tâches.

Au départ d’un projet, on a défini le produit final et on l’a découpé en livrables le cas échéant.

Chacun de ces livrables représente une somme de travail, qui souvent doit être faite séquentiellement.

Découvrez davantage ce qu'est un livrable de projet.

Pour estimer cette charge de travail, et par conséquent calculer le coût du projet, il faut découper le projet et ses livrables en sous-livrables puis en tâches individuelles.

On va donc créer un organigramme technique de projet qui va représenter la structure hiérarchique du travail, livrable par livrable.

Chaque livrable sera découpé en « sous-livrables » et chaque sous-livrable en tâches individuelles qui pourront être assignées à un ou plusieurs membres de l’équipe.

La structure de découpage ainsi créée aura 3, 4, ou 5 niveaux ,voire plus.

On va ensuite estimer le travail de chaque tâche individuelle, ce qui nous permettra de totaliser le travail par chaque niveau et ainsi estimer la charge totale.

Mais prenons un exemple.

Le plus répandu est celui de la production d’un vélo.

Respectons donc la tradition.

Voici notre vélo :

Velo

Décomposition d'un vélo

Nous avons découpé notre vélo-livrable en « sous-livrables », soit :

  • Cadre;
  • Pédalier;
  • Roues;
  • Freins;
  • Changement de vitesses;
  • Intégration.

Nous avons ajouté ici un livrable Intégration car on va bien sûr devoir gérer ce projet, à commencer par concevoir le produit, le réaliser et faire les essais de qualité.

Les niveaux 1 et 2 du WBS projet

Si votre produit ou service a plusieurs livrables, le produit final sera le niveau 1 et les livrables le niveau 2.

Notre cas est simple, nous n’avons qu’un seul livrable: le vélo.

Celui-ci est donc le niveau 1 de notre structure WBS projet.

Nous allons y ajouter les sous-livrables décris ci-dessus, au niveau 2 de l'organigramme des tâches de projet.

Le résultat sera donc :

Comment et pourquoi créer un WBS projet (Work Breakdown Structure) avec exemple à télécharger 1

Exemple WBS

Pour faciliter la lecture et la compréhension, nous avons utilisé des couleurs pour décrire les composants du vélo, ces couleurs sont reprises ci-dessous.

Nous avons donc 5 sous-livrables, le sixième étant la partie « gestion de projet » que nous souhaitons suivre de la même manière.

On peut remarquer que chacun de ces sous-livrables est constitué de plusieurs éléments.

Ajoutons donc ces élément à notre structure, au niveau inférieur.

Le niveau 3 de la structure de découpage de projet (WBS)

Au niveau 3, nous allons ajouter les composants du cadre complet, soit le cadre lui-même, la fourche avant, le guidon ainsi que la selle.

Pour les roues, nous avons bien sûr la roue avant et la roue arrière. Les constructions étant différentes au niveau du moyeu, nous avons donc deux sous-livrables – et pas deux fois une roue.

Pour les freins, nous avons ici aussi une différence entre le frein avant et le frein arrière – et bien sûr les leviers de freins.

L’intégration consiste elle d’abord en la conception déraillée et documentée du produit, son assemblage ainsi que les essais et la mise au point.

Et ainsi de suite…

Le résultat sera donc :

Comment et pourquoi créer un WBS projet (Work Breakdown Structure) avec exemple à télécharger 2

La structure de découpage du projet commence à apparaître assez clairement.

Il nous manque malgré tout ici certains éléments de détail.

Principalement pour l’assemblage du cadre et les roues.

Nous allons donc ajouter un niveau 4 à notre structure.

Kit de chef de projet_final

Besoin de maîtriser votre gestion de projet? 

25 Modèles et Outils de Management de Projet

Le niveau 4 de l'organigramme des tâches de projet

Il s’agit ici de détailler les pièces à assembler pour le cadre, soit :

  • Tube supérieur;
  • Tube de direction;
  • Tube oblique;
  • Tube de selle;
  • Les haubans;
  • Les bases.

Pour les roues, nous allons définir les éléments individuels de chaque roue, soit :

  • Jante;
  • Rayons;
  • Moyeu;
  • Pneu.

Éventuellement valve si elle n’est pas incluse.

Voila donc notre niveau quatre :

Comment et pourquoi créer un WBS projet (Work Breakdown Structure) avec exemple à télécharger 3

On peut bien sûr détailler encore plus mais arrêtons-nous ici car le niveau est suffisant pour estimer le travail.

Estimation du travail à accomplir

Pour cette ultime étape, on va faire appel aux experts métier et estimer pour chaque tâche individuelle, le nombre de jours nécessaires à la production des différents éléments.

Puis on va ajouter ces informations à la structure créée, d’abord au niveau le plus bas, puis en totalisant chaque niveau afin d’estimer le temps de travail total.

Cette approche est appelée « Bottom-up », soit de bas en haut.

Ce type d’estimation est considéré comme le plus proche de la réalité car il est basé sur des données détaillées.

Voyons le résultat :

Comment et pourquoi créer un WBS projet (Work Breakdown Structure) avec exemple à télécharger 4

Pour produire notre vélo il faudra donc 100 jours, de la conception à la livraison.

Modèle de l'organigramme des tâches de projet

Nous mettons à votre disposition le modèle de WBS projet de l'exemple, que vous pouvez adapter et utiliser.

Télécharger ce modèle de WBS


Que faire de la structure de découpage de projet (WBS)?

Le résultat de cet exercice est extrêmement intéressant pour planifier votre projet en détail.

C’est une source d’informations fantastique pour construire votre Gantt.

Son analyse vous permet de calculer les coûts.

Un schéma valant mieux qu’un discours, c’est aussi un outil de communication et de cohésion des équipes.

L'organigramme des tâches ne remplace ni le diagramme de réseau (PERT), ni le diagramme de Gantt.

Tous ces outils sont complémentaires.

Pour optimiser votre planification, établissez un diagramme de réseau (network diagram) à partir du WBS.

En savoir plus sur le diagramme PERT et le diagramme GANTT.

En effet, les estimations de travail ne sont pas distribuées dans le temps.

Il est très probable que des sous-livrables soient produits en parallèle.

Le diagramme réseau vous aidera à identifier ces possibilités.

D’autre part, grâce au diagramme réseau, vous pourrez identifier le chemin critique de votre projet et savoir combien de jours ouvrés sont nécessaire à la réalisation de votre projet.

Création du diagramme de Gantt

Grâce à la WBS et du diagramme de PERT, vous pouvez maintenant créer votre Gantt en respectant les niveaux du WBS et la répartition dans le temps telle que définie dans le diagramme réseau.

Le diagramme réseau (PERT) va aussi vous aider à définir les dépendances.

Par exemple, le cadre du vélo doit être construit avant que l’on puisse ajouter les roues, les freins etc…

Assignation des ressources

Maintenant que votre Gantt est créé et que vous avez estimé le temps de travail, vous pouvez ajouter les ressources assignées à chaque tâche.

Faites attention à ne pas surcharger les ressources : si un membre de l’équipe n’est disponible qu’à mi-temps, ses assignations ne peuvent pas excéder 50% du temps de travail.

Découvrez comment gérer les affectations grâce au plan de charge.

Calcul des coûts

Il suffit maintenant de multiplier le taux horaires de chaque personne assignée à une tâche par le total du temp estimé, et voila votre estimation du coût des salaires de la production.

Bien sûr, ce n’est qu’une partie du coût du projet lui-même.

Il faut y ajouter les coûts des matières premières ou pièces détachées, le coût des locaux (location et/ou charges), la maintenance, les services externes etc…

Sans notre WBS il aurait été difficile de faire des estimations réalistes.

Conclusion

Outil essentiel de la gestion de projet, la structure de découpage de projet ou le WBS projet est un complément du diagramme de réseau puis du diagramme de Gantt.

Ces trois outils combinés vont vous donner une visibilité unique de votre projet et du travail à effectuer.

L’exemple du vélo est bien sûr relativement facile.

Mais je pense qu’il est assez représentatif du travail à effectuer pour établir un WBS.

Et puis cet exercice vous permet de voir qu’un vélo, ce n’est pas si simple après tout.

Sans parler du vélo électrique…


Kit du Chef de Projet Performant

25 templates incontournables et leurs fiches explicatives

Kit de chef de projet_final

Daniel

A propos de l'auteur

J'aime échanger, apprendre en permanence mais aussi partager mes expériences. Je suis certifié PMP depuis pas mal d'années et j'ai mené à bien de nombreux projets majeurs. J'ai aussi accompagné de nombreux collègues jusqu'à la certification.

Les autres articles du dossier

{"email":"Adresse email invalide","url":"Url du site invalide","required":"Champ obligatoire non renseigné"}

Télécharger le Guide du

Chef de Projet

25 Conseils d'expert en Management de Projet

>