L’assertivité du chef de projet : définition, rôle et développement (+Exemples)

Du fait d’une similarité phonétique, « assertivité » est parfois associé au terme « agressivité ». Il y a sous-jacent une idée de s’imposer. 

Évidemment, l'agressivité n'a pas sa place dans le monde de la gestion de projet !

En revanche, la vraie assertivité est une compétence clé pour un chef de projet, ayant un rôle essentiel dans la communication, le leadership et la gestion des équipes.

Notamment lorsqu'il s'agit de prendre des décisions, de résoudre des conflits et de mobiliser les parties prenantes dans des environnements complexes.

Voyons plus en détail ce qu’est l’assertivité, sa place dans la gestion de projet et comment l’améliorer.

Qu’est-ce que l’assertivité ?

Commençons par le commencement : qu’est-ce que l’assertivité ? 

L'assertivité, c'est la capacité à s'affirmer tout en respectant les autres. 

Utiliser une communication assertive est synonyme d'écoute, de respect, d'affirmation de soi, et de maîtrise de ses émotions. Tout un programme, me direz-vous !

Et, en lisant ces mots, vous comprenez sans doute mieux l’importance de l’assertivité dans la vie d’un chef de projet :

• L’écoute
• Le respect
• L’affirmation de soi
• La maîtrise de ses émotions

Et cela, si j’ose dire, pour un objectif commun : la réalisation d’un projet !

Pour mieux comprendre, on pourrait comparer l’assertivité à des concepts voisins comme la passivité, l’agressivité ou la manipulation.

Pourquoi l’assertivité est si importante pour un chef de projet ?

L’assertivité est liée à la communication, aux relations humaines, ce qui est au fond le centre des compétences d’un chef de projet. 

Voyons plus en détail où et quand un chef de projet peut ou doit utiliser l’assertivité :

1) Communication

La communication est bien sûr un sujet plus vaste.

Néanmoins il est important de rappeler qu’une bonne communication ne peut se faire qu’avec une bonne dose d’assertivité : 

• Exprimer clairement et souvent fermement des idées, des points de vue.  
• Être à l’écoute. 
• Être capable de confirmer que le message est bien passé.
• Accepter certaines contradictions, désaccords, faire passer des idées même en cas de désaccord, notamment avec des parties prenantes ou des clients.
• Gérer correctement le factuel et l’émotionnel.

2) Négociation

Négocier fait également partie de la vie du chef de projet.

Les sujets à négocier peuvent être complexes, d'une extrême importance. Et le ou les partenaires de négociations peuvent parfois être « difficiles ».

Dans ces conditions, tout en maintenant du respect, de l’écoute, il est nécessaire de mettre en avant fermement ses besoins et points de vue, garder son calme afin de progresser vers une solution acceptable par toutes les parties en cause.

3) Leadership

Cela semble évident, mais il faut le rappeler : le leadership implique de l’assertivité : comment diriger une équipe, les conduire dans la bonne direction sans assertivité ?

Le chef de projet a rarement une autorité « hiérarchique ». Il doit le plus souvent convaincre, engager, motiver.

L’assertivité aide alors à diriger les équipes, par le biais de l’écoute, du respect, de la gestion des émotions et aussi de celles des autres, avec finalement de la fermeté pour maintenir le cap dans les moments difficiles.

4) Gestion des conflits

Enfin, "last but not least", l’assertivité permet de mieux aborder les éventuels conflits au sein de l’équipe de manière efficace :

• écouter l’opinion de chacun, 
• ne pas se faire déborder par l’aspect émotionnel,
• proposer des solutions et les mettre fermement en place.

La stabilité émotionnelle et mentale aide à résoudre les conflits et transmet une sérénité qui aide chacun à sortir des situations conflictuelles.

5) Prise de décision

Nous pouvons distinguer deux phases pendant lesquelles l’assertivité est un « plus » :

Pendant l’analyse, la préparation de la décision, en laissant chacun s’exprimer, en gérant le factuel et l’émotionnel, en conduisant l’équipe vers la prise de décision.

Ensuite, et c’est souvent le point clé, il est essentiel d’être assertif, ferme pour exécuter la décision, voire « l’imposer » pour continuer à avancer.

6) Gestion émotionnelle

Il va sans dire que même si une grande partie de la vie d’un chef de projet consiste à interagir avec les autres, il ne doit pas se laisser submerger, influencer par ses émotions et celles des autres.

Il y a dans le terme « émotion » la racine « motion » qui signifie mouvement. Il faut donc les utiliser pour aller de l’avant, motiver les équipes ; et à certains moments savoir les laisser de côté, revenant au factuel.

Ceci signifie savoir travailler sous pression, maintenir le cap et continuer à avancer.

L’assertivité du chef de projet complète les mécanismes formels de pilotage (sponsor, comités, escalades), mais ne les remplace pas.

Dans les organisations peu matures, l’assertivité seule ne suffit pas à compenser l’absence de cadre décisionnel.

Quelques exemples

Soyons pratiques, voyons maintenant quelques exemples où l’assertivité a eu son importance, ou aurait dû l’avoir.

Présentez des témoignages ou des cas concrets montrant les résultats positifs de l’assertivité ou, à l’inverse, un manque d’assertivité. 

Ces exemples peuvent inclure :

1) Situation où l’assertivité a aidé

Imaginons un chef de projet en charge du développement d’une application mobile. 

À mi-parcours, le client demande l’ajout d’une fonctionnalité majeure non prévue initialement, ce qui risquerait de retarder le projet de plusieurs semaines. 

Au lieu de céder immédiatement à la pression ou d’entrer en confrontation, le chef de projet organise une réunion avec le client et son équipe. 

Il écoute attentivement les besoins du client, explique clairement l’impact de cette demande sur les délais et le budget, et propose une solution alternative.

Prioriser cette nouvelle fonctionnalité dans une prochaine version, tout en livrant la version actuelle à temps avec les fonctionnalités initialement prévues.

Grâce à cette approche, le chef de projet :

• A affirmé sa position et ses contraintes de manière claire et respectueuse.
• A maintenu un dialogue ouvert et constructif, en cherchant un compromis gagnant-gagnant.
• A préservé la motivation de son équipe et la confiance du client, tout en respectant les objectifs initiaux du projet.

2) Situation où l’absence d’assertivité a créé des difficultés

Lors d’une préparation pour une mise en production d’une nouvelle version d’ERP, le chef de projet avait adopté l’idée de faire une séance de tests de production « réels » en réalisant une procédure de production de bout en bout. 

Son manque d’assertivité a fait que l’idée n’a pas abouti, certaines parties prenantes la considérant comme une perte de temps et d’argent.

Lors de la mise en production, des erreurs de paramétrage de l’ERP ont abouti à un arrêt de l’usine de plusieurs jours. Erreurs qui auraient été détectées et corrigées durant les tests initialement prévus.

3) Exemple de feedback

« Antoine, pendant la réunion hier, tu as souvent coupé la parole à Léa quand elle parlait des idées pour la mise en production.

Je pense que ça l’a frustrée, car elle a arrêté de proposer des choses.

Je sais que tu veux que tout soit bien organisé, et c’est génial. 

Peut-être qu’on pourrait essayer de lever la main pour prendre la parole ?

Comme ça, tout le monde aura sa chance. Qu’est-ce que tu en penses ? »

Assertivité et culture ! 

Attention, en fonction des cultures, l’assertivité doit tout d’abord être dosée. Ensuite il faut être conscient qu’elle n’est pas toujours considérée comme positive ou essentielle.

Dans des cultures comme la nord-américaine ou la russe, elle est essentielle, indispensable : chacun doit savoir s’exprimer clairement avec conviction.

En revanche, dans la majorité des pays d'Asie, un excès d’assertivité peut être considéré comme grossier. Il faut donc observer et doser.

Comment développer son assertivité ?

Cela dit, comment développer son assertivité, me direz-vous ? Certains en possèdent naturellement, d’autres moins.

Comme la plupart des caractéristiques personnelles, cela s’apprend et se pratique.

Voyons à suivre les manières de la développer.

1) Méthode de communication assertive

La communication assertive peut être décrite par le schéma ci-dessous :

Dans des situations complexes, différentes, nouvelles, pensez à l’aborder en utilisant les 6 points. 

Un exemple :

2) Exemple : Pratiquez le feedback constructif et empathique

Culturellement parlant, le feedback est souvent une activité difficile à exécuter.

Crainte des réactions, difficultés à séparer l’émotionnel, le personnel, du factuel, manque d’habitude de faire des « critiques constructives » ou au contraire des « compliments », tout ceci fait que l’on évite très souvent la pratique du feedback.

Il apporte pourtant de grands bénéfices à la communication et permet de pratiquer et d’améliorer sa propre assertivité.

3) Outils et exercices

Voici maintenant quelques outils qui peuvent être utilisés pour développer son assertivité.

3.1) La méthode DESC

C’est un cadre simple pour exprimer ses besoins sans agressivité ni passivité :

• Décrivez la situation (« Quand tu parles à ma place en cours… »)
• Exprimez votre émotion ou votre besoin («… Je me sens ignoré, car j’aimerais aussi donner mon avis. »)
• Spécifiez ce que vous voulez (« J’aimerais qu’on se partage la parole. »)
• Concluez par les conséquences positives (« Comme ça, on sera tous écoutés. »)

Exemple : 

« Quand on prépare une présentation et que tu prends toutes les décisions (D), je me sens mis de côté (E). Est-ce qu’on pourrait faire un point ensemble avant de choisir le sujet ? (S) Comme ça, on sera plus soudés (C). »

3.2) Les « Jeux de rôle »

L’idée est ici de simuler des situations difficiles avec l’aide d’un ami ou tout simplement devant son miroir.

Exercez-vous à faire des présentations, à aborder des sujets polémiques, à aborder des négociations. 

Cela peut se faire devant un miroir, seul dans une pièce ou mieux encore avec l’aide d’un ami.

C’est un peu l’idée du « dry run » dans les projets : s’exercer sans risque pour mieux voir ce qui peut être amélioré.

3.3) Le journal des situations

Cela consiste à prendre des notes après chaque journée :

• Une situation où vous avez été assertif (même modestement !).
• Une situation où vous auriez pu l’être.
• Ce que vous devriez faire différemment la prochaine fois.

C’est un exercice assez contraignant qui apporte à moyen terme de bons résultats : les comportements étant en fait des « habitudes », l’assertivité en est une.  

Analyser son propre comportement de manière réaliste permet, petit à petit, d’effectuer des changements, de faire des tests, et de s’améliorer en créant son propre chemin.

4) Ressources externes

Voici maintenant quelques ressources pour approfondir le sujet.

• Livres : 
  • « Quand dire c’est faire » de Paul Watzlawick (pour comprendre la communication).
  • « L’Assertivité pour les Nuls » (exercices pratiques).
  • « Les 4 accords Toltèques » de Miguel Ruiz (une vision spécifique de l’assertivité)
• Applications : 
  • « Assertiveness Training » pour une approche plus scientifique, médicale de l’assertivité.
  • « Moodnotes » une application qui vous permet de mettre en pratique « le journal des situations ».

Il en existe bien d’autres, ceci est une petite référence pour commencer.

Comment intégrer l’assertivité dans sa démarche quotidienne ?

L’assertivité n’est pas quelque chose qui s’apprend durant un stage, une formation, mais plutôt une attitude, un comportement qui se développe, se transforme au cours du temps. 

Il est bon d’en prendre conscience et de l’intégrer dans ses routines professionnelles, comme :

• Planifier, préparer ses interactions les plus délicates ;
• Se fixer des objectifs de communication assertive en réunion ;
• Évaluer et ajuster son comportement après chaque interaction complexe.

Voyons quelques manières de mettre cela en pratique.

1) Exercices pour renforcer votre confiance

Renforcer sa confiance passe par des leviers complémentaires :

1.1) Le « Non » poli mais ferme

Apprendre à dire non, c’est déjà le grand thème d’ »Antigone » !

• Exercice : Pendant une semaine, dites « non » à une demande par jour (ex : « Non, je ne peux pas t’aider maintenant, mais je suis dispo demain. »).
• Astuce : Commencer par des situations peu stressantes (ex. : refuser un café).

1.2) La posture physique

Exercice : Tenez-vous droit, regardez votre interlocuteur dans les yeux, et parlez avec un volume de voix stable.

Faites-le devant un miroir (jeu de rôle) ou enregistrez-vous en audio ou en vidéo.

1.3) La technique du « disque rayé »

Répétez calmement votre position si on vous met la pression : 

« Je comprends, mais je ne peux pas aujourd’hui. »

→ « Oui, je sais, mais ma réponse reste non. »

2) Outils pour gérer les émotions

La maîtrise des émotions constitue le premier levier pour éviter les conflits, garder de la lucidité et préserver une posture professionnelle.

Voici quelques outils :

2.1) La respiration 4-7-8

Avant une conversation difficile :

1. Inspirez en 4 secondes, 
2. Bloquez 7 secondes, 
3. Expirez en 8 secondes.

En répétant 3 fois.

2.2) L’échelle d’agressivité

Visualisez une échelle de 1 (passif) à 10 (agressif).

Votre objectif : rester entre 4 et 6.

2.3) La pause réflexe

Avant de répondre, comptez jusqu’à 3 dans votre tête. 

Cela évite les réactions impulsives.

Conclusion

Et oui, derrière le terme d' « assertivité » se cache un concept clé pour un chef de projet, un mélange de bienveillance et de fermeté, une « main de fer dans un gant de velours », diraient certains.

L’assertivité s’entraine, se travaille, se développe. 

Elle est à multiples facettes et doit s’utiliser correctement avec un équilibre d’écoute, de respect, de bienveillance, de fermeté en maintenant la bonne dose d’émotions qui va renforcer le ou les messages.

Et n’oublions pas que, suivant les contextes et les personnes, il faudra l’utiliser avec parcimonie ou à volonté.