Fiche de poste chef de projet : spécificités du métier (+ Exemple)

Le métier du chef de projet est une fonction essentielle dans la réussite de tout projet. 

Cette responsabilité exige une attention particulière lors de la sélection du candidat, impliquant une analyse approfondie de tous les aspects liés à ce choix.

Il est crucial d'inscrire cette démarche dans un processus clair et méthodique pour assurer une direction optimale du projet.

Si vous envisagez de recruter ou de devenir chef de projet, cet article éclaire sur son rôle et ses compétences, et guide dans le processus de recrutement, vous aidant à établir une fiche de poste chef de projet.

Quel est le rôle d'un chef de projet ?

Le rôle du chef de projet peut être assimilé à celui d'un conducteur de train, veillant à la bonne progression de sa locomotive sur les rails préétablis.

Le train représente le projet lui-même, tandis que les rails symbolisent les lignes directrices fixées par le maître d'ouvrage.

En revanche, l'autorité du chef de projet pourra être impactée en fonction de la structure organisationnelle dans laquelle il opère.

La tâche principale du chef de projet est de mener à bien le projet, en gérant efficacement les ressources tout en respectant les contraintes de budget, des délais, et du périmètre. 

Ces responsabilités sont généralement détaillées dans sa fiche de poste.

L'intégration d'un nouveau chef de projet nécessite donc une compréhension profonde des objectifs et des méthodes de l'entreprise pour mener à bien le projet.

Les missions du chef de projet

Voici un tour d'horizon sur les missions principales que l'on peut retrouver dans une fiche de poste du chef de projet :

1) Avant de projet

• Participer à la définition de la charte du projet
• Participer à l’élaboration du budget
• Accompagner le processus d’achat, en interface avec les services des achats et le département finance
• Participer à la planification du projet : ressources humaines et matérielles, échéancier, tâches et jalons, etc.
• Participer à l’élaboration de la cartographie des risques du projet
• Définir les indicateurs de suivi du projet
• Participer à toutes les autres actions relatives à la préparation du projet

Pour une meilleure prise en main du projet, en tant que manager, le chef de projet doit être impliqué dans les premières actions d’initialisation.

2) Durant le projet

• Veiller à l’exécution des tâches de chaque acteur du projet, dans les meilleures conditions
• Veiller au non-dépassement du budget alloué à chaque ligne du projet
• Veiller à la fourniture des livrables à chaque jalon du projet
• Analyser et anticiper les besoins du projet

C’est lors de cette phase que le chef de projet se déploie pour gérer le projet dans toutes ses étapes.

Il s’assure également que toutes les actions prévues sont exécutées comme prédéfinies dans les documents de cadrage du projet.

3) A la fin du projet

• Faire le bilan du projet avec un point précis sur les coûts engendrés et les difficultés
• S’assurer de la rédaction du bilan final du projet, et de la transmission de tous les livrables attendus
• Veiller au transfert de compétences entre les acteurs de la maîtrise d’œuvre et ceux de la maîtrise d’ouvrage
• S’assurer de la conduite de changement. C’est une mesure nécessaire pour les projets dont les résultats impactent un fonctionnement existant de personnes, considérés comme utilisateurs finaux.

Tout comme dans l’adage du navire, autant le capitaine est le dernier à quitter le bateau, autant le chef de projet doit veiller à une bonne fin du projet.

Il doit s’assurer que les objectifs ont été atteints, que le produit final adresse en tout point les critères de qualité des ordonnateurs du projet.

De plus, le chef de projet peut jouer un rôle important dans la réussite et la durabilité des projets en répondant aux exigences croissantes en matière de responsabilité sociale et environnementale.

Il est aussi nécessaire de comprendre que ces missions sont à adapter à la taille et au type du projet.

Il peut s’avérer nécessaire de transférer certains de ces rôles à un bureau de gestion de projet, aussi dénommé PMO.

Dans ce contexte, une collaboration étroite entre le chef de projet et le PMO est primordiale pour assurer la fluidité et la complémentarité des actions.

Toutefois, le chef de projet reste le coordonnateur de bout en bout de toutes les actions liées au projet.

Enfin, il est important de noter l'utilité de l'IA dans le quotidien du chef de projet en lui facilitant certaines de ses tâches et en lui apportant plus de valeur.

Les compétences d'un chef de projet  

La fiche de poste d'un chef de projet varie selon le domaine.

Par exemple entre l'informatique et la construction de routes, les compétences techniques requises ne seront pas les mêmes.

Pour un chef de projet transverse, les enjeux et les caractères de chaque projet sont différents, et cela impactent bien évidemment la fiche de poste à élaborer.

De façon transverse à tout type de projet, le profil doit avoir les compétences suivantes :

1) Généralités

Qualifications :

• Niveau d’études : Bac +4, au minimum
• Années d’expérience : 5, au minimum dans le domaine d’activités du projet

Le chef de projet est un poste de cadre d’entreprise pour lequel, un minimum d’expérience et de niveau d’études est requis.

Cependant, il peut arriver qu’un candidat n’ait pas le niveau d’études indiqué, mais justifie d’une longue expérience. Cela peut être pris en compte.

2) Compétences spécifiques en gestion de projet

Les compétences couvrent les aspects suivants :

• Planification et Organisation de Projet
• Gestion et maîtrise de risques, cela inclus également la compréhension de l'appétence aux risques de l'équipe
• Bonnes connaissances des techniques d’ordonnancement (PERT, méthode du chemin critique, etc.) et de planification

Des certifications comme le PMP (Project Management Professional) ou Prince 2 pourraient faire la différence, étant vivement recommandées par les entreprises en raison de leurs avantages aussi bien pour les professionnels que pour les organisations.

Les compétences en gestion de projet sont les critères de base de sélection du chef de projet.

3) Compétences techniques dans le domaine du projet

Ces compétences concernent :

• Connaissances pratiques et expérience avérée
• Gestion des risques liées au domaine du projet

Même s’il n’est pas nécessaire que le chef de projet soit un spécialiste ou un expert dans le domaine du projet, il doit avoir un niveau minimum de compétences

4) Compétences managériales

Les compétences managériales sont essentielles pour un chef de projet, qui doit coordonner efficacement les équipes, prendre des décisions stratégiques et garantir le succès du projet.

Le chef de projet, devant gérer des équipes variables, endosse un rôle double : à la fois chef de projet et manager.

Il doit se doter de la :

• Capacité à motiver et à animer une équipe tout en maintenant un lien fort avec elle
• Capacité de communication et d’andragogie
• Capacité à évaluer les membres de l’équipe
• Résilience pour surmonter les défis

5) Qualités

Parmi ses principales qualités, on retrouve dans les fiches de poste :

• Esprit d’initiative
• Être orienté à la gestion axée sur les résultats
• Savoir écouter et trouver des solutions
• Capacité à résoudre les conflits

Ces compétences sont cruciales, car elles reflètent les principes de base d'un facilitateur de l’intelligence collective.

Il s'agit là d'un profil standard dans le métier du chef de projet, mais selon le contexte du projet, d'autres aspects peuvent être pris en compte. 

Par exemple, des compétences en multilingue pourraient être nécessaires (un projet sur plusieurs zones avec des langues différentes pourrait exiger cette contrainte). 

De même, le permis de conduire, la nationalité, entre autres, pourraient également être des exigences pertinentes en fonction des spécificités du projet.

En se dotant de ces qualités et compétences, ils peuvent être sélectionnés en tant que meilleurs candidats susceptibles de devenir CEO de leur organisation.

Podcast : Le chef de projet coach et mentor

Regardez cette vidéo pour découvrir comment un chef de projet compétent utilise les techniques de coaching et de leadership serviteur pour changer les dynamiques négatives en une collaboration positive :

Exemple d'une fiche de poste

Voici un exemple d'une fiche de poste du chef de projet :

Titre : Chef de projet IT

Direction : Direction des projets IT

Niveau hiérarchique : Cadre

Rattachement hiérarchique : Directeur de projets IT

Rattachement fonctionnel : Direction générale

Missions

Le chef de projet IT est responsable de la réussite d'un projet informatique.

Il est le garant de la bonne coordination des différentes parties prenantes, de la gestion des ressources et du respect des délais, du budget et des objectifs.

Plus précisément, il est chargé des missions suivantes :

• Définition et gestion du projet
  • Définir le périmètre du projet et les objectifs à atteindre, en tenant compte des besoins des utilisateurs et des contraintes techniques
  • Elaborer un plan de projet, qui définit les différentes phases du projet, les tâches à réaliser, les ressources nécessaires et les délais
  • Sélectionner les membres de l'équipe de projet, en fonction de leurs compétences techniques et de leur expérience
• Coordination des équipes
  • Coordonner les différentes équipes impliquées dans le projet, notamment les équipes de développement, de test et de déploiement
  • Gérer les conflits et les différends techniques
• Communication avec les parties prenantes
  • Communiquer régulièrement avec les parties prenantes pour les tenir informées de l'avancement du projet, en s'adaptant à leurs besoins et attentes
  • Gérer les attentes des parties prenantes, en particulier en cas de changements ou de retards

Compétences

• Compétences en gestion de projet
  • Capacité à définir et à gérer un projet informatique
  • Maîtrise des outils et techniques de gestion de projet
  • Connaissance des normes et standards en vigueur dans le domaine IT
• Compétences en communication
  • Capacité à communiquer de manière claire et concise, en utilisant un langage technique
  • Capacité à gérer les conflits et les différends
• Compétences en leadership
  • Capacité à motiver et à inspirer les équipes techniques
  • Capacité à prendre des décisions dans un contexte complexe

Formation et expérience

• Formation
  • Bac +5 en gestion de projet, ingénierie informatique, ou autre discipline connexe
• Expérience
  • Expérience de 5 ans minimum dans la gestion de projets informatiques

Voici quelques compétences spécifiques qui peuvent être requises pour le poste de chef de projet IT :

• Compétences en développement informatique
• Compétences en test
• Compétences en déploiement
• Compétences en sécurité informatique
• Compétences en gestion de bases de données
• Compétences en réseau

Quel est le processus de recrutement d'un chef de projet ?

La fiche de poste du chef de projet joue un rôle essentiel dans le processus de son recrutement.

Elle décrit clairement les responsabilités, les compétences requises, et les attentes pour le poste.

Le processus que je recommande à ce propos s’établit comme suit :

Etape 1 : Définir la fiche de poste 

Comme décrit dans les chapitres précédents, il faut commencer par construire le profil souhaité selon le type, le caractère et la taille du projet.

Etape 2 : Lancer un appel à candidatures 

Il est toujours bon d’élargir au maximum possible, le champ d’attractions des candidats vers le poste de chef de projet.

Il existe aujourd’hui plusieurs canaux pour y arriver : les agences de recrutement, les plateformes en ligne comme LinkedIn, etc.

La réponse à l’appel à candidature se fait par transmission d’un Curriculum Vitae, d’une lettre de motivation, et facultativement d’une copie des diplômes et certifications du candidat.

S’il s’agit d’un projet d’envergure, il ne faut pas hésiter à ouvrir le poste à l’international, pour attirer les personnes les plus compétentes et expérimentées.

Et pour de tels cas, il est aussi recommandé de s’orienter vers les services d’un cabinet spécialisé dans le recrutement.

Etape 3 : Evaluer objectivement les candidats

Les candidatures reçues doivent faire l’objet d’analyse et d’évaluation.

Pour mieux être objectif, vous pouvez procéder par notation sur chaque critère clé du profil. 

Vous trouverez ci-dessous un modèle de notation.

Il peut également être possible à cette étape de procéder à un concours écrit pour mieux évaluer les candidats, et s’assurer des informations.

L’évaluation des candidats peut ainsi être une série d’épreuves à faire passer aux postulants, comme filtre pour détecter les plus méritants.

Etape 4 : Entretien d’embauche

C’est une étape fatidique pour le choix du candidat.

L’étape 3 vous permettra de shortlister les candidats les plus plausibles.

Et cette quatrième étape va vous aider à lever tous les doutes éventuels sur tel ou tel candidat.

Elle vous permettra d’évaluer les compétences réelles, la psychologie, les qualités orales (communication, andragogie, etc.) des candidates.

Ce sont des éléments de critère qui ne sont pas toujours perceptibles dans un dossier de candidature.

Si on doit considérer le processus de recrutement comme un championnat de football, l’étape d’entretien d’embauche est comparable à la finale.

Toutefois, on peut faire le choix de plusieurs entretiens d’embauche pour tamiser au fur et à mesure le flot de candidatures reçus.

Fiche d'évaluation des profils 

Ci-après un exemple d'une fiche d'évaluation des profils à télécharger :

Conclusion

Savoir choisir le chef de projet, est un bon départ pour le succès du projet, et cela passe par une définition précise de la fiche de poste du chef de projet. Cette dernière sera comme une boussole qui vous guidera vers le meilleur choix.

Dans cet article, je vous ai apporté une contribution pour vous aider à élaborer votre fiche de poste du chef de projet. Elle devrait comporter des détails sur les responsabilités, les compétences requises et les attentes liées au rôle.

Je vous invite à partager votre expérience de recrutement dans les commentaires, et dans la mesure du possible à décrire ce que vous auriez souhaité dans un tel processus. Cela nous aidera à améliorer et à optimiser la manière dont nous préparons la fiche de poste du chef de projet.