3 techniques pour maîtriser la communication interpersonnelle en gestion de projet ?

Savez-vous combien de canaux de communication différents il existe dans une équipe projet de 10 personnes ? 45 !

La formule que vous pouvez utiliser pour faire ce calcul est la suivante : n-(n-1)/2 , n étant le nombre de personnes dans votre équipe.

Imaginez quand votre équipe fait 20 ou 30 personnes !

Maîtriser l’art de la communication interpersonnelle est un véritable enjeu pour la santé de votre projet et la cohésion de votre équipe, sans oublier les bonnes relations avec les parties prenantes périphériques du projet.

Dans cet article, nous explorerons des pistes pour communiquer efficacement avec différents types de personnalités, afin de favoriser la compréhension mutuelle et la collaboration harmonieuse. Attention toutefois de ne pas tomber dans une intention ou une posture de manipulation.

Reconnaître les différentes personnalités 

Chacun a sa propre personnalité, influencée par divers facteurs tels que l'éducation, les expériences de vie et les traits innés. 

Pour communiquer efficacement, il est essentiel de reconnaître et de comprendre ces différences.

Et pour cela, il me paraît primordial de bien se connaître soi-même pour identifier ses préférences. 

kit du chef de projet 0923
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1) Outils de connaissance de soi

Il existe des outils tels que le MBTI, ou le modèle DISC qui peuvent aider par le biais d’un questionnaire et d’un accompagnement individuel à mieux vous connaître.

Mais en vous appuyant aussi sur les travaux de Carl Jung (qui ont inspiré ces outils), vous pouvez déjà identifier votre préférence à travers les concepts d’extraversion et d’introversion. 

2) Extraversion et introversion

L'extraversion et l'introversion, selon Carl Jung, décrivent deux attitudes fondamentales de l'orientation de l'énergie psychique :

  • Les extravertis dirigent leur énergie vers le monde extérieur, les interactions sociales et les activités extérieures
  • Les introvertis concentrent leur énergie sur le monde intérieur, la réflexion personnelle et les activités solitaires 

Attention, ce n’est pas aussi binaire que cela paraît. 

L’humain est complexe n’est-ce pas ?

Ceux qui ne sont ni extravertis ni introvertis sont appelés ambivertis. 

Les ambivertis possèdent des traits à la fois d'extraversion et d'introversion, et peuvent adapter leur comportement en fonction des situations sociales ou personnelles.

Forcément quand on est extraverti ou introverti, notre mode de communication préférentiel n’est pas le même. 

Un extraverti pourra avoir tendance par exemple à réfléchir à voix haute, et en interaction avec les autres. 

Alors qu’un introverti aura besoin par exemple au début d’un brainstorming collectif, d’un temps individuel de réflexion avant de communiquer ses idées. 

3) Intuition et sensoriel

Un autre axe de réflexion décrit par Carl Jung est l’intuition et le sensoriel. 

Selon lui, l'intuition et le sensoriel sont deux des fonctions psychologiques fondamentales. 

L'intuition se concentre sur les possibilités futures et les connexions abstraites.

La fonction sensorielle, elle, se concentre sur les informations concrètes et immédiates perçues par les cinq sens. 

Une personne qui a plutôt une préférence sensorielle, va communiquer en donnant beaucoup de détails très précis. 

A contrario, une personne qui a une préférence “intuition” va se noyer dans les détails qu’on lui communique, pourra décrocher facilement en termes d’écoute.

Elle peut aussi s’agacer du fait de ce trop de détails, et préférera avoir une vision globale. 

Bien entendu, il y a de nombreuses subtilités dans ce que je vous décris ici.

Mais l’idée est surtout de vous donner envie d’explorer ce sujet, et pourquoi pas en lisant un article dédié à cela ou en découvrant le livre de Frédéric Lenoir qui s’intitule “Jung, un voyage vers soi”. 

4) Prendre en compte les valeurs

Il faudra prendre en compte aussi le système de valeurs préférentiel de chacun. 

Cela impacte forcément la communication interpersonnelle. 

Connaître les valeurs dominantes qui composent votre équipe est un atout indéniable dans la communication interpersonnelle. 

Cela sert également à la construction de la confiance au sein de l’équipe et donc un contexte qui favorise une communication sereine

Adapter sa communication

Une fois que vous avez identifié les préférences de votre interlocuteur, vous pouvez ajuster votre style de communication, tout en respectant le vôtre bien entendu. 

Sachez que la communication non-verbale est importante et que les corps parlent beaucoup sans que l’on en ait conscience.

Une communication alignée est une communication dans laquelle le corps, le ton et le langage disent la même chose. 

La compétence qui m’a le plus aidé dans ma communication au sein des projets est la Communication Non Violente. 

Découvrir les travaux de Marshall Rosenberg (Les mots sont des fenêtres), à travers un des livres qui vulgarisent le sujet (Quand le chacal danse avec la girafe par exemple ou Cessez d’être gentils, soyez vrai), ont littéralement changé ma vie. 

Car oui, on communique toute la journée et non pas uniquement au travail. 

1) Les 4 phases de la Communication Non Violente (CNV)

Découvrir les 4 phases de la Communication Non Violente m’ont permis de me sentir bien mieux outillée au quotidien pour porter des messages importants ou difficiles à formuler. 

Ce processus dont l’acronyme est l’OSBD permet de développer une communication dite “assertive” ou affirmée : 

"L’assertivité" décrit une communication ou un comportement caractérisé par la confiance en soi et le respect des autres.

Cette assertivité permet d'exprimer ses opinions et ses besoins de manière claire et directe sans être agressif ou dans l’évitement (communication passive). 

4 phases de la CNV
  • O comme Observer : Je commence par décrire les faits objectifs comme un reporter journalistique. 
  • S comme Sentiment : Je décris ce que Je ressens, en évitant d’utiliser le “Tu” qui tue et accuse. 
  • B comme Besoin : Je décris mon besoin. De quoi j’ai besoin ? De quoi aurais-je eu besoin de ta part ? 
  • D comme Demande : Je formule une demande claire, en gardant en tête que la personne a la possibilité de dire non à ma demande, ou à ma suggestion. Je reste donc ouvert à cette possibilité. 

2) Pratiquer et se former

Ce processus ne s’acquiert pas par magie. 

C’est une compétence qui se travaille pour pouvoir la mobiliser aisément dans les situations difficiles et notamment en cas de conflit. 

Cela peut nécessiter de se former et de pratiquer pour se l’approprier et gagner en conscience de ce que nous formulons comme messages au quotidien dans nos interactions. 

Gérer les conflits et favoriser la collaboration

Même avec les meilleures techniques de communication, des conflits peuvent surgir au sein d’une équipe. 

Savoir gérer ces situations de manière constructive et s’y préparer en tant que chef de projet ou contributeur projet est important. 

Car, en effet, dans une relation entre deux personnes, chacun est responsable à 100% de la relation. 

Chacun est responsable de ce qu’il met à l’entrée du canal de communication. 

Le guide de la gestion des conflits
Démarche de gestion des conflits

1) Aborder les problèmes directement

Une des premières stratégies pour désamorcer les tensions et résoudre les conflits est d'aborder les problèmes directement et rapidement. 

Ignorer un conflit peut l'aggraver, alors qu'une intervention précoce permet de clarifier les malentendus et de trouver des solutions avant l’escalade émotionnelle. 

2) L'empathie et de la compréhension mutuelle

L’empathie et la compréhension mutuelle jouent un rôle fondamental dans la gestion des conflits. 

En écoutant activement et en essayant de comprendre le point de vue de l'autre, vous démontrez du respect et ouvrez la porte à des dialogues constructifs. 

Pratiquer l'écoute active implique de donner toute son attention à l'interlocuteur, de poser des questions clarificatrices et de reformuler les points pour s'assurer d'avoir bien compris. 

Cette approche aide à réduire les malentendus et montre à chacun que ses préoccupations sont prises au sérieux.

3) Faciliter la collaboration et le travail d’équipe

Encourager la collaboration et le travail d’équipe nécessite également des techniques spécifiques. 

On appelle cela la facilitation de collectifs.  

La mise en place de sessions de travail où chaque membre peut exprimer ses idées sans jugement favorise un climat de confiance et de créativité. 

Les activités de team building, qu'elles soient formelles ou informelles, renforcent les liens entre les membres de l'équipe et améliorent également la cohésion. 

De plus, établir des objectifs communs, communiquer une vision, et des rôles clairs aide chacun à comprendre sa contribution à la réussite collective, réduisant ainsi les risques de conflits liés à des attentes non alignées.

Conclusion 

La communication interpersonnelle est une compétence clé qui nécessite une connaissance de soi-même et une bonne compréhension des différentes personnalités et des techniques adaptées à chacune d'elles. 

En améliorant vos compétences en communication, vous pouvez non seulement renforcer vos relations personnelles et professionnelles, mais aussi créer un environnement plus harmonieux et collaboratif. 

Investir du temps et des efforts pour maîtriser cet art vaut donc largement la peine.

Maîtriser l'art de la communication interpersonnelle ne se fait pas du jour au lendemain, mais avec de la pratique et de la patience, vous pouvez devenir un bon communicant et développer ainsi votre leadership.

Yasmina Chemao

A propos de l'auteur

Forte de plus de 20 ans d'expérience dans l'industrie et la gestion de projets internationaux, Yasmina, imprégnée des cultures de quatre pays, se dédie à l’épanouissement des pilotes de projets.
Coach professionnelle certifiée par HEC Paris et PMP© par le PMI, elle résout les complexités des projets et des organisations en s'appuyant sur son énergie positive, sa bienveillance et son excellence. En savoir plus sur Yasmina et ses publications

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