6 règles incontournables pour réussir le reporting projet

Le reporting de projet

Le reporting de projet a de nombreuses et multiples facettes. Voyons ensemble ses  éléments indispensables et les règles à toujours respecter.

Les 6 règles de base

Les rapports de projet prennent aujourd’hui des formats et des aspects hétéroclites, avec la multiplication des outils propriétaires ou des outils open sources disponibles sur le « cloud ».

Mais quelle que soit leur présentation et l’attrait de leurs couleurs, tous les reporting de projet devraient suivre un certain nombre de règles pour être réellement efficaces.

Ces règles d’or sont :

6 règles du reporting projet - du besoin au contrôle
6 règles du reporting projet - du controle à l'archivage
kit management de projet
  • Adapter le rapport aux besoins de l’audience
  • Chaque audience a des attentes différentes.
  • Toujours s’assurer que le rapport contient exactement les informations souhaitées, pas plus, pas moins.  
  • La teneur de l'information adaptée à l’audience
  • Trop d’informations perdent le lecteur/la lectrice ; pas assez d’informations et le lecteur/la lectrice reste sur sa faim, un peu frustré(e).
  • Contrôler le contenu
  • On prend souvent une communication passée pour avoir un canevas,
  • Et parfois on garde des informations dépassées ou carrément erronées
  • Il faut donc toujours se relire, et faire relire le contenu par quelqu’un d’autre avant de le publier
  • Publier au bon groupe
  • C’est arrivé trop souvent : on se trompe de groupe et voilà des informations confidentielles éparpillées dans la nature
  • Lorsque vous préparez votre plan de communication, groupez les destinataires avec un nom impossible à confondre avec un autre groupe
  • Vérifier plusieurs fois avant de publier
  • Mettre en place un mécanisme de retour d’information
  • Le seul moyen de s’assurer que le message a été reçu et compris est d’organiser un retour d’information
  • Cela peut se faire via les utilisateurs-clés, des questionnaires, des boîtes à suggestion, des quiz, et bien d'autres méthodes
  • L’important est de vérifier que la communication est bien transparente
  • Faire en sorte que grâce au retour d’information on puisse corriger les petites et grosses erreurs
  • Ce retour d’information a permis de sauver de nombreux projets
  • Archiver
  • Tout ce qui est documenté dans votre projet doit être archivé pour des besoins ultérieurs
  • C’est la meilleure façon de faire profiter vos collègues et l’entreprise, des expériences positives ainsi que des pièges à éviter
  • Grâce à ce trésor d’informations, les projets futurs deviendront plus rapides, plus efficaces et les succès se multiplieront
  • C'est la mémoire de l'entreprise, le référentiel des connaissances et des expériences

Grâce à ces quelques règles d’or, votre communication sera efficace et contribuera à une réduction significative des risques liés à la communication dans le projet.

Une communication transparente et bien ciblée est un élément essentiel à l’acceptation des changements liés à tout projet.

Voyons les deux premières règles plus en détail avec des exemples.

tableau de bord
rapport flash

Modèles de Tableau de Bord et de Flash Report

Le Tableau de Bord vous permet de piloter le projet et assurer le suivi de son bon déroulement. Le Flash Report vous donne une vue synthétique de l'avancement du projet.

Adapter le reporting de projet aux besoins de l’audience

Tout d’abord quelles sont les audiences les plus fréquentes ?

Le comité de pilotage

  • Le comité de pilotage doit prendre des décisions
  • Il est donc essentiel que les informations soient concises et précises
  • Privilégiez les rapports de synthèse
  • Allez droit au but

Les parties prenantes clés (Directeurs de départements le plus souvent)

  • C’est un groupe de décisionnaires
  • Même s’ils ne sont pas directement impliqués dans le projet, leur influence est grande et peut parfois influencer négativement le projet
  • Il est donc nécessaire que ce groupe obtienne toutes les informations qu’ils jugent nécessaires
  • C’est un groupe délicat pour lequel un retour d’information est essentiel, afin de les engager dans le projet et obtenir leur support.

Le comité de projet

  • Contrairement à certaines parties prenantes clés, ce groupe est impliqué de manière régulière dans le projet
  • Les reportings et présentations sont plus techniques et détaillées
  • Ce groupe doit lui aussi prendre des décisions régulières, basées sur des informations concrètes
  • La communication sera ici directe et factuelle

L’équipe projet

  • Dans de grandes équipes projet, le travail est partagé en « modules », dont l’influence peut impacter d’autres modules ou groupes
  • Les reportings et présentations seront ici axés sur les aspects d’intégration et les relations entre les différents groupes
  • Leur intérêt est plus technique ; Il leur suffit aussi de savoir si on est dans les délais et le budget - ou pas

Les utilisateurs impactés par le projet

  • Ce grand groupe sera divisé en sous-groupes, correspondant aux groupes de livrables
  • Chaque groupe aura une partie de communication commune, et une partie spécifique
  • Leur intérêt est au niveau fonctionnel
  • On parlera ici plus particulièrement des avantages des nouveaux produits ou services
  • Bien qu’impliqués vers la fin de la réalisation, ces groupes apprécient d'être tenus au courant, et de se sentir comme une partie intégrante du projet

Le reste du personnel

  • Même si ce groupe très nombreux n’est pas impliqué dans le projet, il s’agit de collègues qui s’intéressent à la vie de l’entreprise
  • C’est une audience à ne pas négliger : ces personnes pourraient être vos futurs clients internes

La teneur de l'information adapté à l’audience

Le comité de pilotage

- Faites un rapport aussi court que possible
- Insistez sur les points à discuter, survolez ce qui s’est bien passé
- Faites un résume de synthèse en tout début de présentation
- Ajoutez des informations complémentaires en annexe
- Les points d’intérêt de ce groupe sont : les décisions à prendre, le budget, les risques et les délais, la performance
- Le but principal sont les décisions qui permettent la suite du projet
- Les indicateurs de performance sont au centre des discussions
- Le format « tableau de bord » est souvent utilisé
- Rappelez-vous : les décideurs de l’entreprise ont horreur des surprises désagréables. Soyez donc toujours transparent(e) et honnête.
- Cette communication est directe, basée sur des supports préparés à cet effet

Le comité de projet

- Les rapports et présentations sont techniques et très détaillées pour faciliter la discussion et les décisions
- Les problèmes et risques sont discutés en détail
- Ce comité revoit les présentations préparées pour le comité de direction / comité de pilotage.
- Cette communication est directe et permanente

Les utilisateurs impactés par le projet

- On concentre la communication au niveau fonctionnel, les avantages du projet
- On parle de la formation à venir, de l’organisation des tests
- Il est essentiel que les utilisateurs se sentent impliqués
- Éviter à tout pris ce sentiment « cinquième roue du chariot »
- Cette communication se fait via des supports internes (intranet) ou des documents ciblés

Les parties prenantes clés

- Il est probable que chacun d’entre eux souhaite des informations différentes : il est donc conseillé de les consulter individuellement et d’adapter la communication
- On peut éventuellement créer des sous-groupes mais il faut éviter la communication individuelle, qui est réservée au sponsor
- Pas besoin, ici d’informations techniques mais des informations fonctionnelles non détaillées
- Les indicateurs de performance sont toujours appréciés
- Provoquer le retour d’informations indispensables à la réussite de l’initiative
- Cette communication est le plus souvent indirecte (memos, journal…)
- Il est bon toutefois de garder le contact et se rencontrer régulièrement, même si ce n’est qu’à la cantine ou à la machine à café

L'équipe projet

- La priorité de la communication est de faire le point de la situation par rapport au planning
- On partage ici aussi les problèmes et les risques
- Il y a un intérêt moindre pour la partie budgétaire, qui est la responsabilité du ou de la chef de projet
- Cette communication est de préférence directe, par exemple une fois par mois après le comité de pilotage

Le reste du personnel

- On va ici publier une lettre mensuelle, créer des articles dans le journal de l’entreprise, afficher des informations sur les tableaux d’affichage
- On peut aussi organiser des questions-réponses, soit en ligne, soit via des réunions spéciales : par exemple tous les trimestres
- On parlera alors de l’état d’avancement, des bénéfices espérés, des avantages pour l’entreprise

L’importance du reporting de projet

On s’en doute : le reporting de projet est un travail conséquent et essentiel au bon déroulement de votre projet.

C’est pourquoi l’approche idéale est de l’inclure dans le plan de communication.

Voir aussi notre article sur le plan de communication

Car bien plus qu’un simple rapport d’activité, les différents tableaux de bord, les indicateurs de performance servent aussi à « vendre » votre projet, à le rendre visible.

On a trop tendance à ne faire de reportings de projet « qu’aux » différents comités.

Pourtant de nombreuses personnes dans l’entreprise ont entendu parler de votre projet et peuvent réagir différemment à cette nouvelle « inconnue » qui apparaît dans leur environnement.

Et cette peur de l’inconnu peut devenir un frein pour votre projet.

Le meilleur moyen d’éviter ce risque est de communiquer de manière transparente.

Mais on l’a vu, toutes les audiences n’ont pas les mêmes attentes.

C’est pourquoi une bonne préparation et une bonne définition des contenus est si importante.

Il faut définir à l’avance les axes de chaque type de reporting projet, faire un tableau résumant ce que l’on veut communiquer, à qui, quand et comment.

Les minutes des réunions : l’autre aspect du reporting de projet, avec un modèle

Bien que la pratique soit assez répandue, il y a encore trop de projets qui sous-estiment l’importance de prendre des notes après chaque réunion ou présentation afin de noter :

  • Qui participait à la réunion?
  • Ce qui a été discuté?
  • Ce qui a été décidé?
  • L’impact des discussions et décisions sur le travail à venir

Ces minutes sont hyper importantes pour la suite de votre projet, et pour les projets à venir.

  • Pour votre projet : car une décision prise en comité de pilotage peut influencer votre projet de manière importante. Il est donc essentiel de préciser qui a pris quelle décision et quand, afin d’éviter d'être factuel et d'avoir des discussions difficiles par la suite
  • Pour les projets à venir : car en archivant vos minutes avec les reportings de projet, vous donnez la possibilité aux futurs chefs de projets d’avoir accès à une mine d’informations, leur permettant d’optimiser les initiatives futures.
  • Les minutes de réunion font donc partie intégrante du reporting et du suivi de projet.

Télécharger ce modèle de minutes de réunion


Les outils de reporting de projet

On l’a compris : si le reporting de projet est incontournable et indispensable, il est aussi source d’efforts et de travail souvent considéré – à tort – comme non essentiel.

Heureusement il existe aujourd’hui de nombreuses alternatives à Powerpoint ou Excel, les outils les plus souvent utilisés.

Certains outils sont payants, d’autres sont en Open Source.

Tous ces outils vous ferons gagner du temps et parfois vous donnerons d’excellentes idées d’optimisation du contenu.

C’est à vous de choisir selon vos besoins, et parfois selon votre budget.

Un dernier conseil de ma part : ne jamais sous-estimer l’impact du reporting de projet !

kit management de projet

Daniel

A propos de l'auteur

J'aime échanger, apprendre en permanence mais aussi partager mes expériences. Je suis certifié PMP depuis pas mal d'années, et j'ai mené à bien de nombreux projets majeurs. J'ai aussi accompagné de nombreux collègues jusqu'à la certification.

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