Le reporting de projet a de nombreuses et multiples facettes. Voyons ensemble ses éléments indispensables et les règles à toujours respecter.
Les 6 règles de base
Les rapports de projet prennent aujourd’hui des formats et des aspects hétéroclites, avec la multiplication des outils propriétaires ou des outils open sources disponibles sur le « cloud ».
Mais quelle que soit leur présentation et l’attrait de leurs couleurs, tous les reporting de projet devraient suivre un certain nombre de règles pour être réellement efficaces.
Ces règles d’or sont :
Grâce à ces quelques règles d’or, votre communication sera efficace et contribuera à une réduction significative des risques liés à la communication dans le projet.
Une communication transparente et bien ciblée est un élément essentiel à l’acceptation des changements liés à tout projet.
Voyons les deux premières règles plus en détail avec des exemples.
Modèles de Suivi de Budget & Flash Report
Le Tableau de Bord vous permet de piloter le projet et assurer le suivi de son bon déroulement. Le Flash Report vous donne une vue synthétique de l'avancement du projet.
Adapter le reporting de projet aux besoins de l’audience
Tout d’abord quelles sont les audiences les plus fréquentes ?
Le comité de pilotage
En savoir plus sur le comité de pilotage (COPIL)
Les parties prenantes clés (Directeurs de départements le plus souvent)
Découvrez ici comment impliquer les parties prenantes de votre projet
Le comité de projet
L’équipe projet
Les utilisateurs impactés par le projet
Le reste du personnel
La teneur de l'information adapté à l’audience
- Faites un rapport aussi court que possible
- Insistez sur les points à discuter, survolez ce qui s’est bien passé
- Faites un résume de synthèse en tout début de présentation
- Ajoutez des informations complémentaires en annexe
- Les points d’intérêt de ce groupe sont : les décisions à prendre, le budget, les risques et les délais, la performance
- Le but principal sont les décisions qui permettent la suite du projet
- Les indicateurs de performance sont au centre des discussions
- Le format « tableau de bord » est souvent utilisé
- Rappelez-vous : les décideurs de l’entreprise ont horreur des surprises désagréables. Soyez donc toujours transparent(e) et honnête.
- Cette communication est directe, basée sur des supports préparés à cet effet
- Les rapports et présentations sont techniques et très détaillées pour faciliter la discussion et les décisions
- Les problèmes et risques sont discutés en détail
- Ce comité revoit les présentations préparées pour le comité de direction / comité de pilotage.
- Cette communication est directe et permanente
- On concentre la communication au niveau fonctionnel, les avantages du projet
- On parle de la formation à venir, de l’organisation des tests
- Il est essentiel que les utilisateurs se sentent impliqués
- Éviter à tout pris ce sentiment « cinquième roue du chariot »
- Cette communication se fait via des supports internes (intranet) ou des documents ciblés
- Il est probable que chacun d’entre eux souhaite des informations différentes : il est donc conseillé de les consulter individuellement et d’adapter la communication
- On peut éventuellement créer des sous-groupes mais il faut éviter la communication individuelle, qui est réservée au sponsor
- Pas besoin, ici d’informations techniques mais des informations fonctionnelles non détaillées
- Les indicateurs de performance sont toujours appréciés
- Provoquer le retour d’informations indispensables à la réussite de l’initiative
- Cette communication est le plus souvent indirecte (memos, journal…)
- Il est bon toutefois de garder le contact et se rencontrer régulièrement, même si ce n’est qu’à la cantine ou à la machine à café
- La priorité de la communication est de faire le point de la situation par rapport au planning
- On partage ici aussi les problèmes et les risques
- Il y a un intérêt moindre pour la partie budgétaire, qui est la responsabilité du ou de la chef de projet
- Cette communication est de préférence directe, par exemple une fois par mois après le comité de pilotage
- On va ici publier une lettre mensuelle, créer des articles dans le journal de l’entreprise, afficher des informations sur les tableaux d’affichage
- On peut aussi organiser des questions-réponses, soit en ligne, soit via des réunions spéciales : par exemple tous les trimestres
- On parlera alors de l’état d’avancement, des bénéfices espérés, des avantages pour l’entreprise
L’importance du reporting de projet
On s’en doute : le reporting de projet est un travail conséquent et essentiel au bon déroulement de votre projet.
C’est pourquoi l’approche idéale est de l’inclure dans le plan de communication.
Voir aussi notre article sur le plan de communication
Car bien plus qu’un simple rapport d’activité, les différents tableaux de bord, les indicateurs de performance servent aussi à « vendre » votre projet, à le rendre visible.
On a trop tendance à ne faire de reportings de projet « qu’aux » différents comités.
Pourtant de nombreuses personnes dans l’entreprise ont entendu parler de votre projet et peuvent réagir différemment à cette nouvelle « inconnue » qui apparaît dans leur environnement.
Et cette peur de l’inconnu peut devenir un frein pour votre projet.
Le meilleur moyen d’éviter ce risque est de communiquer de manière transparente.
Mais on l’a vu, toutes les audiences n’ont pas les mêmes attentes.
C’est pourquoi une bonne préparation et une bonne définition des contenus est si importante.
Il faut définir à l’avance les axes de chaque type de reporting projet, faire un tableau résumant ce que l’on veut communiquer, à qui, quand et comment.
En savoir plus sur le tableau de bord de projet : KPI's, outils et modèles
Les minutes des réunions : l’autre aspect du reporting de projet, avec un modèle
Bien que la pratique soit assez répandue, il y a encore trop de projets qui sous-estiment l’importance de prendre des notes après chaque réunion ou présentation afin de noter :
Ces minutes sont hyper importantes pour la suite de votre projet, et pour les projets à venir.
Télécharger ce modèle de minutes de réunion
Les outils de reporting de projet
On l’a compris : si le reporting de projet est incontournable et indispensable, il est aussi source d’efforts et de travail souvent considéré – à tort – comme non essentiel.
Heureusement il existe aujourd’hui de nombreuses alternatives à Powerpoint ou Excel, les outils les plus souvent utilisés.
Certains outils sont payants, d’autres sont en Open Source. Vous en trouvez une liste ici.
Bonjour, je trouve vos articles intéressants, j’aimerai être accompagné jusqu’à la certification en suivi évaluation. Merci
Avec plaisir Aminata, tu viens de recevoir un email dans ce sens 🙂