L’univers de la gestion de projet, c'est, si j’ose dire, "carré ". Une recherche d’efficacité, livrer en temps et en heure, dans le budget et avec la qualité requise.
Une question se pose donc : comment inciter les membres de l’équipe à être créatifs, sachant que c’est une démarche efficace pour être productif et trouver parfois des solutions innovantes aux différents problèmes qu’un projet peut rencontrer ?
En fait, la rigueur de la gestion de projet n’empêche pas la créativité et il est possible de la favoriser.
Nous verrons dans cet article l’importance de la sécurité psychologique pour dynamiser la créativité en équipe projet et les apports de l’approche ShuHaRi de l’agilité. Ensuite, nous verrons quelques techniques pour stimuler la créativité des équipes ainsi que quelques exemples connus.
L’importance de la sécurité psychologique en équipe
Qu’est-ce que la sécurité psychologique ?
C’est le sentiment partagé par les membres d'une équipe qu'ils peuvent exprimer leurs idées, poser des questions, signaler des erreurs ou des préoccupations sans craindre de représailles ou d'humiliation.
C’est un élément clé pour TOUTES les équipes, et plus encore lorsque l’on doit favoriser la créativité d'équipe.
En effet, on cherche à ce que les membres de l'équipe soient plus susceptibles de partager des informations, de collaborer efficacement et d'innover.
Le rôle du chef de projet et des autres leaders est essentiel.
Ils doivent encourager la transparence, valoriser les contributions de chacun et créer un climat de confiance.
On revient sur la notion "d’erreur" : plutôt que de punir les erreurs, les équipes avec une forte sécurité psychologique les considèrent comme des opportunités d'apprentissage.
Nelson Mandela :
Soit je gagne, soit j’apprends.
Fondamentalement, l’important est savoir tirer parti de l’erreur, et la considérer comme un enseignement.
Enfin, d’un point de vue communication, la communication ouverte et honnête est essentielle.
Les membres de l'équipe doivent se sentir libres de poser des questions, de remettre en question les décisions et de partager leurs préoccupations.
En résumé, l’idée est d’avoir un environnement fait de bienveillance, de tolérance sans exclure de la rigueur et rationalité.
L’approche ShuHaRi : comment amener une équipe à innover ?
Pour rappel, l’approche ShuHaRi est cité dans le guide Pratique Agile du PMI.
Cela consiste en une approche à 3 niveaux :
- Shu - 守 - Suivre les règles
- Ha - 破 - Briser, se détacher des règles
- Ri - 離 - Transcender les règles
Au premier niveau, il faut incorporer, apprendre les règles, c’est un peu comme les gammes de piano. Étudier, pratiquer afin d’incorporer les règles, les principes.
Une fois que les règles sont connues, on peut "passer à la vitesse supérieure" et inciter les équipes à briser les règles, voire les transcender.
Attention ! Cela ne signifie pas rejeter le cadre existant, le "briser" au sens propre.
Une fois les règles incorporées, on en a saisi les principes, les valeurs, et on peut commencer à trouver des nouvelles solutions, des nouvelles approches, qui permettront d’être plus efficace !
C’est en fait une équipe mûre, expérimentée, qui sera capable d’être innovante, créative à partir d’un cadre même structuré.
On ne parle pas ici de la créativité spontanée, naïve, mais d’une créativité basée sur l’expérience et la maîtrise.
L’exception qui confirme la règle :
Parfois, on peut rencontrer des situations exceptionnelles pour lesquelles nous n’avons pas de solutions avec les procédures et méthodes connues.
Il est alors important de savoir si c’est réellement une exception, qui doit être traitée comme telle, ou s’il convient de revoir les procédures existantes et les améliorer.
Rien de pire que de mettre à jour une procédure à cause d’une exception.
C’est le chemin de la gestion de projet "technique" qui se transforme en gestion de projet "art".
La méthodologie, les techniques de base sont maîtrisées et on peut alors se concentrer sur l’humain, la communication, le leadership de manière créative.
4 techniques pour stimuler la créativité au sein des équipes
Voici quelques techniques pour stimuler la créativité des équipes de projet :
1) Le Brainstorming
C’est la première technique qui vient à l’esprit : proposer des sessions de génération d'idées où les membres de l'équipe proposent librement des idées sans jugement initial.
Cela permet même aux plus réservés de s’exprimer.
Et il en résulte très souvent de nouvelles solutions qui devront ensuite être structurées pour être incluses dans le cadre du projet.
2) Le Mind Mapping
C’est un outil visuel pour organiser les idées autour d'un sujet central.
C’est un peu la technique utilisée par les policiers que l’on voit fréquemment au cinéma ou à la télévision, où l’on met au mur les photos et les différentes informations pour essayer de trouver des liens.
L’approche visuelle est souvent plus efficace pour le cerveau humain et permet de créer des liens et de trouver des relations entre des éléments apparemment déconnectés !
3) La gestion de risques et d’opportunités
La gestion de risque n’est pas une approche négative ou pessimiste, au contraire !
Ici, nous avons deux points.
D’une part, c’est une approche qui libère les énergies et favorise la créativité.
En effet, une fois les principaux risques ont été identifiés, les mesures préventives en place, et les plans d’actions possibles définis, on peut se concentrer sur l’essentiel et baisser le niveau de préoccupation et d’anxiété, généralement incompatibles avec la créativité.
D’autre part, c’est souvent pendant l’exercice d’identification et de préparation des réponses que l’on peut demander aux équipes de libérer leur créativité pour trouver des solutions nouvelles.
N’oublions pas le thème des opportunités : même si nous sommes d’accord, nous avons en général plus de risques que d’opportunités.
Rechercher les potentielles opportunités est un excellent exercice pour libérer les forces créatives.
4) L’augmentation de l’appétence aux risques
En parallèle avec la gestion de risques, il est opportun de cultiver l’appétence aux risques, de l’augmenter.
La créativité est souvent bridée par la peur de mal faire, de commettre des erreurs.
Lorsqu’il existe une bonne sécurité psychologique, un cadre structuré, le "courage" d’être créatif et de prendre des risques augmente.
Cela libère ainsi les énergies pour découvrir et expérimenter de nouvelles solutions !
Quelques exemples
Voici des exemples d'entreprises connues en matière d'innovation et de créativité.
1) Le cas 3M
3M est souvent citée comme un excellent exemple d'entreprise où la créativité joue un rôle crucial.
Les principaux points qui permettent innovation et créativité sont :
- Innovation continue : une part importante des revenus provient de produits développés au cours des cinq dernières années.
- Culture de la recherche et développement : l’entreprise encourage ses employés à explorer de nouvelles idées et technologies.
- Approche collaborative : 3M favorise la collaboration entre ses différentes divisions et équipes, permettant ainsi le partage d'idées et de solutions créatives.
- Gestion de portefeuille de projets : la mise en place de la gestion de feuille de portefeuille de projets permet de prioriser et comprendre la valeur des projets. Cela assure ainsi que les ressources sont utilisées de manière optimale pour les initiatives les plus prometteuses.
- Encouragement à l'expérimentation : L'entreprise encourage ses employés à ne pas craindre l'échec et à expérimenter de nouvelles approches pour résoudre les problèmes.
2) Le cas Nestlé
Nestlé est une entreprise suisse fondée en 1867, reconnue mondialement pour ses produits alimentaires et boissons.
Chez Nestlé, la créativité et l’innovation se basent sur les facteurs suivants :
- Gestion de projet rigoureuse : Nestlé utilise des processus de gestion de projet rigoureux. Cela implique la définition d'objectifs clairs, la mesure des résultats et la communication transparente des progrès réalisés.
- Innovation continue : L'entreprise investit massivement dans la recherche et le développement pour innover et répondre aux besoins changeants des consommateurs. Cela inclut le développement de nouveaux produits et l'amélioration des processus de production.
- Engagement envers la transparence : Nestlé croit fermement en la transparence pour convaincre ses parties prenantes de son engagement envers la durabilité.
Conclusion
La créativité et l’innovation ne sont pas incompatibles avec le cadre structuré que fournissent généralement les méthodologies de gestion de projets ou portefeuille.
En fait, on peut considérer qu’inciter à la créativité et à l’innovation, c'est suivre la maxime "Freedom is compliance with the laws" !
C’est-à-dire que c’est dans un contexte stable, sécurisé et transparent, où les tâches fastidieuses et répétitives sont réduites au minimum, que l’être humain peut s’exprimer.
Les notions d’erreurs et de risques doivent être perçues de manière constructive et positive, car il faut très souvent plusieurs tentatives pour créer de la nouveauté.
Le rôle du chef de projet est ici essentiel, car c’est lui qui crée l’environnement qui permet de cultiver créativité et innovation.
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