Les rituels SCRUM ou cérémonies ou encore évènements sont des notions importantes du management agile.
Ils aident à diffuser des informations au moment opportun, à apporter une vision commune et à partager les progrès de l’équipe.
Dans cet article, je vais vous présenter les 4 rituels agiles.
Pour chaque évènement scrum, je vais vous donner les petites astuces que je mets en pratique lorsque je travaille dans une équipe Scrum.
Qu'est-ce qu'un rituel scrum ?
Un rituel scrum est un évènement qui permet d'assurer la transparence sur l'avancement du projet.
D'après le guide Scrum, un évènement est l'occasion formelle pour inspecter et adapter les artefacts Scrum.
Le Sprint ou itération est un conteneur pour tous les autres événements.
Ce Sprint possède une durée fixe allant d'une semaine à un mois.
Contrairement à Kanban, ce sont les cérémonies agiles qui vont rythmer le calendrier de l’équipe Scrum tout le long du développement du produit.
Cette équipe doit être capable de résoudre rapidement les problèmes dans des environnements imprévisibles.
Quels sont les 4 cérémonies agiles scrum ?
Les 4 rituels du cadre scrum sont :
- La planification de sprint (ou Sprint planning)
- La daily scrum meeting
- La revue de sprint (ou Sprint review)
- La rétrospective de sprint (ou Sprint retrospective)
Voyons les spécificités de chacun de plus près :
1) Sprint Planning
La planification du sprint s’organise à chaque début de sprint.
Elle est conçue pour que le product owner et l’équipe de développement se réunissent et examinent le backlog du produit afin de déterminer quelles fonctionnalités sont prioritaires et lesquelles sont à intégrer dans le prochain cycle.
À travers une série de discussions et de négociations, l’équipe devrait finalement créer un backlog de sprint contenant toutes les tâches qu’elle s’engage à terminer à la fin du sprint.
Ce backlog de sprint est l’objectif du sprint.
Le Product Owner qui se doit d’avoir rangé et nettoyé le product backlog se charge de présenter les user stories à l’équipe.
Il doit également être en mesure de clarifier toutes les questions ou hypothèses de l’équipe de développement.
Généralement, durant cet évènement scrum, l’équipe donnera ses estimations grâce à un jeu de poker planning ou en utilisant les tailles de t-shirt afin de donner les story points correspondantes aux user stories.
Le product owner doit avoir une idée globale du nombre de story points que son équipe de développement à l’habitude de résoudre en un sprint.
Cela permettra de savoir combien de User Stories l’équipe peut intégrer dans le prochain cycle.
Habituellement, cette réunion dure de 2 à 8 heures maximum en fonction de la durée d’une itération (2h par semaine de sprint).
Astuces du sprint planning
#1 Gardez un œil sur l’horloge
Le temps peut passer très vite dans ce genre de réunions portées sur des questions et sur des débats.
Prenez le temps de bien décortiquer les user stories.
Cependant, si l’étude d’une user story se prolonge trop, cela signifie qu’elle n’est pas “prête” pour être intégrée dans le sprint.
Le product owner devra la revoir afin de la clarifier.
#2 N’hésitez pas à faire une pause café au milieu de la réunion
Laissez les esprits se refroidir pour mieux se concentrer quand la réunion reprendra.
La réunion devant durer 4h et nécessitant la participation de toute l’équipe, la concentration est de mise.
#3 Assurez-vous de garder à l’esprit les variables pouvant impacter votre engagement
Les vacances, les jours fériés…
Ces notions sont importantes pour estimer avec précision la quantité de travail qui peut être accomplie dans un sprint.
2) Daily scrum meeting
Le Daily Scrum (ou DSM) est l’occasion pour l’équipe de se réunir chaque matin, pour définir les objectifs de la journée de chacun et d’identifier les blocages (si il y en a).
C’est l'équipe de développement qui est responsable du déroulement de cette cérémonie.
Par souci d’efficacité, elle ne doit pas dépasser les 15 minutes et elle est chronométrée.
Beaucoup d’équipes la réalise debout et sans leurs écrans pour augmenter leur efficacité, réduire les distractions causées par les mails et éviter les débats inutiles.
Durant ce rituel, chaque membre de l’équipe va répondre à 3 questions :
- Qu’est-ce que j’ai fait hier ?
- Qu’est-ce que je vais faire aujourd’hui ?
- Est-ce que je rencontre des blocages ?
Si une problématique est soulevée pendant une DSM et qu’elle commence à créer débat, il faudra planifier un point réservé au sujet avec les personnes concernées.
Astuces du daily meeting
#1 Pensez à régler une minuterie !
L'équipe dév est chargée de suivre le rythme de cette réunion rapide.
#2 Tenez la réunion à la même heure chaque jour de la semaine
Et faites ce que vous pouvez pour que cela soit aussi routinier que possible pour l’équipe.
Les participants ne doivent même plus se poser de questions.
Cela doit devenir une habitude.
#3 Faites des visioconférences
Si votre équipe est délocalisée, pensez aux visioconférences afin que l’équipe puisse toujours se voir.
#4 Utiliser une balle ou un stylo de parole
Je l'utilise souvent !
Cet objet symbolise le droit de prendre la parole pour celui qui le tient entre les mains et l’écoute active pour les autres.
#5 Choisir un ton léger et amusant
Selon moi, le ton d’une DSM doit être léger et amusant.
La cérémonie doit être axée sur la collecte et la communication d’informations, mais elle doit aussi être le démarrage d’une bonne journée de travail.
3) Sprint Review
La revue de sprint est la seule des rituels scrum où les parties prenantes sont présentes.
Elle dure de 1h à 4h au maximum.
Tous les travaux réalisés pendant le sprint leur sont présentés lors de cette réunion.
Après la démonstration des nouvelles fonctionnalités, le Product Owner et les autres parties prenantes concernées font part de leurs impressions et clarifient leurs exigences.
Cela permet aux parties prenantes de voir l’avancement du produit, s’il respecte la vision et de l’adapter au fur et à mesure qu’il est développé.
Il est important que toute l’équipe soit présente à cette réunion pour maintenir un pont solide entre l’équipe Scrum et les parties prenantes.
À la suite de ce rituel, de nouvelles User Stories peuvent être intégrées dans le Product Backlog.
Astuces du sprint review
#1 Notez les commentaires
Notez bien tous les commentaires émis lors de cette cérémonie scrum.
Les commentaires exploitables doivent être convertis en nouveaux éléments de backlog de produit.
#2 Préparez le rituel à l'avance
Il faut s’assurer que le travail montré fonctionne.
Généralement, je prépare la veille les différents cas de test.
Je me rédige une note avec le chemin des fonctionnalités, les identifiants et mot de passes, les liens utiles, etc.
#3 Posez les questions aux parties prenantes
Le product owner ne doit pas hésiter à poser des questions aux parties prenantes pour lancer les échanges.
Son but est de recueillir des commentaires et de fournir également des réponses à toutes les questions qui surviennent.
4) Sprint retrospective
Suite à la revue de sprint, l’équipe organise la dernière cérémonie du sprint avant de commencer l’itération suivante.
Ce rituel offre à l’équipe un espace où les membres peuvent réfléchir librement à son fonctionnement.
Les rétrospectives durent généralement de 45 min jusqu'à 3h maximum, selon la taille de l’équipe.
Le product owner peut être présent, mais ce n’est pas obligatoire.
Les parties prenantes ne sont habituellement pas invitées aux rétrospectives afin de ne pas entraver les échanges.
Certains membres pourraient se sentir mal à l’aise en présence des utilisateurs.
Le but d’une rétrospective de sprint est d’améliorer le quotidien de l’équipe.
On peut y discuter :
- de l’efficacité des processus ou des outils
- des relations entre les membres
- des problèmes intervenus dans le sprint
- de ce qui a bien fonctionné et de ce qui n’a pas fonctionné
L’objectif est de trouver un plan d’action pour le prochain sprint qui capitalise sur ces remarques.
Astuces du sprint retrospective
#1 Organisez le rituel de manière originale
Il y a plein d’exemples sur internet qui offrent des formats de rétrospectives amusantes.
J’aime utiliser de temps en temps des rétrospectives à thème.
Par exemple, l’organisation d’une rétrospective Star Wars, en décorant un mur avec le côté obscur de la force et un côté clair.
Les participants devront noter sur des post-it ce qui a marché durant le sprint et ce qui n’a pas marché.
Puis ils devront coller ces post-its dans leur endroit respectif et définir ensemble comment combattre le côté obscur.
#2 Créez un espace qui facilite la parole
Pensez à apporter de la nourriture, des marqueurs colorés, des notes autocollantes et d’autres choses ludiques pour encourager la participation.
#3 Générez des informations significatives à partir de la conversation
Si vous sentez qu’il y a plus à dire, que la personne laisse sous-entendre des choses ou qu’il faut lire entre les lignes, encouragez les membres de l’équipe à aller plus loin.
#4 Demandez à l’équipe de prioriser et de choisir 3 à 4 sujets à débattre
En 45 minutes, une équipe n’a souvent pas le temps de traiter tous les sujets qui ressortent.
En conclusion
Il est important pour moi de vous rappeler que la seule réalisation de ces rituels ne rendra pas votre équipe agile.
Les rituels du cadre Scrum doivent faire partie d’un processus plus vaste transformant votre manière de conduire un projet.
Si la culture Agile est bien comprise et bien appliquée, les cérémonies agiles devraient faciliter les échanges au sein de l’équipe agile.
N’hésitez pas à lire nos autres articles sur l’agilité pour vous imprégner de cette belle philosophie.
