Les rituels SCRUM ou cérémonies ou encore évènements sont des notions importantes du management agile.
Ils aident à diffuser des informations au moment opportun, à apporter une vision commune et à partager les progrès de l’équipe.
Dans cet article, je vais vous présenter les rituels agiles.
Pour chaque évènement scrum, je vais vous donner les petites astuces que je mets en pratique lorsque je travaille dans une équipe Scrum.
Qu'est-ce qu'un rituel scrum ?
Un rituel Scrum est un évènement qui permet d'assurer la transparence sur l'avancement du projet.
D'après le guide Scrum, un évènement est l'occasion formelle pour inspecter et adapter les artefacts Scrum.
Le Sprint ou itération est un conteneur pour tous les autres événements.
À ce titre, il est lui-même considéré comme un évènement en soi.
Le guide recommande une durée allant d'une semaine à un mois.
Cette dernière reste fixe tout au long du projet.
Ainsi, les cérémonies Scrum vont rythmer le calendrier de l’équipe tout le long du développement du produit.
À ce titre, Scrum est bien considéré comme une approche « timeboxée ».
Cette équipe doit être capable de résoudre rapidement les problèmes dans des environnements imprévisibles.
Quels sont les 5 cérémonies agiles scrum ?
Voici 5 rituels du cadre scrum sont :
- Le Sprint
- La planification de sprint (ou Sprint planning)
- La daily Scrum meeting
- La revue de sprint (ou Sprint review)
- La rétrospective de sprint (ou Sprint retrospective)
Voyons les spécificités de chacun de plus près :
1) Sprint
Le Sprint est lui-même considéré comme un rituel dans la dernière mise à jour du guide Scrum de Novembre 2020.
À l'image de la poupée russe, le Sprint contient l’ensemble des autres évènements qui font partie de l’évènement principal qu’est le Sprint.
D’après le guide Scrum “Tout le travail nécessaire pour atteindre l’Objectif de Produit, y compris le Sprint Planning, les Daily Scrums, la Sprint Review et la Sprint Retrospective, se fait dans le cadre des Sprints.”
Exemple :
Pas clair tout ça...?
Voici une petite illustration qui va vous rendre la mise à jour du guide Scrum digeste :
Visualisons les All Blacks.
Le match, c’est leur projet.
Les mi-temps leurs sprints.
Le Haka, la sprint planning….
Comme on le voit, il s’agit de moments forts dans l’évènement majeur : le match.
2) Sprint planning
La planification du sprint s’organise à chaque début de sprint.
Elle est conçue pour que le product owner et l’équipe de développement se réunissent et examinent le backlog du produit afin de déterminer quelles fonctionnalités sont prioritaires et lesquelles sont à intégrer dans le prochain cycle.
À travers une série de discussions, voire de négociations, l’équipe devrait finalement créer un Backlog de sprint contenant tous les besoins qu’elle s’engage à combler d’ici à la fin du sprint.
Idéalement, elle commence même à définir les tâches qu’elle prévoit de réaliser.
Ce Backlog de sprint va constituer l’objectif du sprint.
Le Product Owner qui se doit d’avoir rangé et nettoyé le product backlog, se charge de présenter les user stories à l’équipe.
Il doit également être en mesure de clarifier toutes les questions ou hypothèses de l’équipe de développement.
S’il n’a pas la réponse, alors ce point nécessite de nouvelles informations que le Product Owner s’engage à clarifier.
D’ici là, on ne sélectionne pas cet item.
Généralement, durant cet évènement scrum, l’équipe donnera ses estimations grâce à un jeu de poker planning ou en utilisant les tailles de t-shirt afin de donner les story points correspondantes aux user stories.
Habituellement, cette réunion dure de 2 à 8 heures maximum en fonction de la durée d’une itération (2h par semaine de sprint).
Pour 2 semaines de sprint, on aura donc 4 heures de sprint planning à chaque début de sprint.
Astuces du sprint planning
#1 Gardez un œil sur l’horloge
Le temps peut passer très vite dans ce genre de réunions portées sur des questions et sur des débats.
Prenez le temps de bien décortiquer les user stories.
Cependant, si l’étude d’une user story se prolonge trop, cela signifie qu’elle n’est pas “prête” pour être intégrée dans le sprint.
Le Product Owner devra la revoir afin de la clarifier.
#2 N’hésitez pas à faire une pause café au milieu de la réunion
Laissez les esprits se refroidir pour mieux se concentrer quand la réunion reprendra ; la réunion devant durer 4h et nécessitant la participation de toute l’équipe, la concentration est de mise.
#3 Gardez à l’esprit les variables
Les variables peuvent impacter votre engagement : Les vacances, les jours fériés…
Ces notions sont importantes pour estimer avec précision la quantité de travail qui peut être accomplie dans un sprint.
3) Daily scrum meeting
Le Daily Scrum (ou DSM) est l’occasion pour l’équipe de se réunir quotidiennement, afin de se synchroniser sur les avancements, la répartition des activités et d'identifier les blocages (s'il y en a).
C’est l'équipe de développement qui est responsable du déroulement de cette cérémonie.
Par souci d’efficacité, elle ne doit pas dépasser les 15 minutes et elle est chronométrée.
Fonctionner de cette manière permet d’éviter la “réunionite”.
Beaucoup d’équipes la réalise debout et sans leurs écrans dans le but d'augmenter leur efficacité, de réduire les distractions causées par les mails et d'éviter les débats inutiles.
Durant ce rituel, chaque membre de l’équipe va répondre à 3 questions :
- Qu’est-ce que j’ai fait hier ?
- Qu’est-ce que je vais faire aujourd’hui ?
- Est-ce que je rencontre des blocages ?
Si une problématique est soulevée pendant une DSM et qu’elle commence à créer débat, il faudra planifier un point réservé au sujet avec les personnes concernées, éventuellement inviter certains experts.
Astuces du daily meeting
#1 Pensez à régler une minuterie !
L'équipe de développement est chargée de suivre le rythme de cette réunion rapide.
#2 Tenez la réunion à la même heure chaque jour de la semaine
Rendez cela soit aussi routinier que possible pour l’équipe.
Les participants ne doivent même plus se poser de questions.
Cela doit devenir une habitude.
#3 Faites des visioconférences
Si votre équipe est délocalisée, pensez aux visioconférences afin que l’équipe puisse toujours se voir.
#4 Utilisez une balle ou un stylo de parole
Je l'utilise souvent !
Cet objet symbolise le droit de prendre la parole pour celui qui le tient entre les mains et l’écoute active pour les autres.
#5 Choisissez un ton léger et amusant
Selon moi, le ton d’une DSM doit être léger et amusant.
La cérémonie doit être axée sur la collecte et la communication d’informations, mais elle doit aussi être le démarrage d’une bonne journée de travail.
3) Sprint Review
La revue de sprint est la seule des rituels scrum où les parties prenantes sont présentes.
Elle va de 45 minutes à 1 heure par semaine de sprint.
Si on considère que le sprint est toujours d’une durée de 2 semaines : la revue de sprint durera donc 1 heure 30.
Tous les travaux réalisés pendant le sprint leur sont présentés lors de cette réunion.
Après la démonstration des nouvelles fonctionnalités, le Product Owner et les autres parties prenantes concernées font part de leurs impressions et clarifient leurs exigences.
Cela permet aux parties prenantes de voir l’avancement du produit, s’il respecte la vision, et de l’adapter au fur et à mesure qu’il est développé.
Il est important que toute l’équipe soit présente à cette réunion pour maintenir un pont solide entre l’équipe Scrum et les parties prenantes.
À la suite de ce rituel, de nouvelles User Stories peuvent être intégrées dans le Product Backlog.
Astuces du sprint review
#1 Notez les commentaires
Notez bien tous les commentaires émis lors de cette cérémonie scrum.
Les commentaires exploitables doivent être convertis en nouveaux éléments de Backlog de produit.
#2 Préparez le rituel à l'avance
Assurez-vous que vous saurez mettre votre client en action.
Ne le laissez surtout pas passif.
Idéalement, envisagez la réunion suffisamment tôt dans le sprint pour envisager son déroulé et surtout son prototype.
Généralement, je commence à mettre le sujet sur la table une semaine avant la démo.
#3 Posez les questions aux parties prenantes
Le Product Owner ainsi que l’équipe, doivent préparer en amont une liste de questions pour lancer les échanges et chercher des feedbacks complémentaires.
Son but est de recueillir des commentaires et de fournir également des réponses à toutes les questions qui surviennent.
#4 Donnez de la valeur ajoutée par le Feedback
Souvenez-vous que l’enjeu est de capter des retours, pas de convaincre à tout prix.
Bien souvent, je note des équipes qui cherchent à convaincre coûte que coûte.
Mais finalement, comprendre ce qui rend hésitant est étonnamment un atout pour l'incrément futur.
#5 Tenez le Product Backlog à jour avant le lancement du nouveau sprint
Afin de gagner en efficacité sur le prochain sprint, il faudra bien sécuriser que le Product Owner, et mette à jour le Product Backlog avant la clôture de celui-ci.
4) Sprint retrospective
Suite à la revue de sprint, l’équipe organise la dernière cérémonie du sprint.
Ce rituel offre à l’équipe un espace où les membres peuvent réfléchir librement à son fonctionnement.
Les rétrospectives durent généralement de 45 min par semaine de sprint jusqu'à 3h maximum, selon la taille de l’équipe.
Dans notre exemple où le sprint dure 2 semaines, les rétrospectives dureront 1 heure et demie.
Le Product Owner peut être présent, mais ce n’est pas obligatoire.
Les parties prenantes ne sont en revanche pas présentes aux rétrospectives.
Le but d’une rétrospective de sprint est d’améliorer le quotidien de l’équipe, son fonctionnent.
C’est clairement la revue qui apporte la valeur-ajoutée à la performance de l’équipe.
C’est d’ailleurs la seule et unique revue orientée process et non produit.
On peut y discuter :
- de l’efficacité des processus ou des outils
- des relations entre les membres
- des problèmes intervenus dans le sprint
- de ce qui a bien fonctionné et de ce qui n’a pas fonctionné
L’objectif est de trouver un plan d’action pour le prochain sprint qui capitalise sur ces remarques.
Astuces du sprint retrospective
#1 Organisez le rituel de manière originale et surtout adaptez-le aux besoins de l’équipe
Il y a plein d’exemples sur internet qui offrent des formats de rétrospectives amusantes.
J’aime utiliser de temps en temps des rétrospectives à thème.
Par exemple, l’organisation d’une rétrospective Star Wars, en décorant un mur avec le côté obscur de la force et un côté clair.
Les participants devront noter sur des post-it ce qui a marché durant le sprint et ce qui n’a pas marché.
Puis, ils devront coller ces post-its dans leur endroit respectif et définir ensemble comment combattre le côté obscur.
Il m’est aussi arrivé de changer le déroulé de la rétrospective au vu du déroulé de la sprint review.
#2 Créez un espace qui facilite la parole
Pensez à apporter de la nourriture, des marqueurs colorés, des notes autocollantes et d’autres choses ludiques pour encourager la participation.
#3 Générez des informations significatives à partir de la conversation
Si vous sentez qu’il y a plus à dire, que la personne laisse sous-entendre des choses ou qu’il faut lire entre les lignes, encouragez les membres de l’équipe à aller plus loin.
#4 Demandez à l’équipe de sélectionner les sujets
S’il y a beaucoup de sujets afin de choisir 3 à 4 sujets à débattre, il est probable que l’équipe n’est pas le temps de traiter tous les sujets qui ressortent.
#5 Priorisez les actions d’amélioration
Il vaut mieux une action implémentée dans le prochain sprint et qui porte ses fruits plutôt qu’une multitude initiée et non achevée !
En conclusion
Il est important pour moi de vous rappeler que la seule réalisation de ces rituels ne rendra pas votre équipe agile.
En revanche, l’absence de l’une d’elles sera un frein évident à la réussite de votre projet puisque chaque routine sert un objectif spécifique : planifier, synchroniser, améliorer le produit, s’améliorer.
Les rituels du cadre scrum doivent faire partie d’un processus plus vaste transformant votre manière de conduire un projet.
Si la culture agile est bien comprise et bien appliquée, les cérémonies agiles faciliteront les échanges au sein de l’équipe agile.
N’hésitez pas à lire nos autres articles sur l’agilité pour vous imprégner de cette belle philosophie.
