Comment intégrer le design dans scrum pour maximiser la valeur

“Good design is good business”, cette citation d’un ancien CEO d’IBM date des années 70 et pourtant rien n’est plus vrai aujourd’hui. Le succès des logiciels, applications mobiles, réseaux sociaux et autres produits phares du marché, est fortement corrélé à l’ingéniosité de l’expérience utilisateur qu’ils offrent.

C’est pour cette raison que l’expérience utilisateur est le levier sur lequel se base les méthodes et frameworks de développement de produits et services afin de créer le maximum de la valeur aux clients.

Qu’en est-il alors de Scrum ? LA méthode agile la plus utilisée dans le monde !

Dans sa version 2020, le guide Scrum l'a défini comme un framework qui “aide les personnes, les équipes et les organisations à générer de la valeur grâce à des solutions adaptatives pour des problèmes complexes”.

Le lien avec le design n’est peut-être pas évident, mais il est difficile d’imaginer la conception de solutions à forte valeur ajoutée sans un fort investissement en design. Voyons cela plus en détails.

Le design, qu’est-ce que c’est ?

Le design correspond au process de bout en bout de création d'un produit qui répond au besoin d'un utilisateur tout en respectant les contraintes marché.

Un design réussi est celui qui se base sur une compréhension approfondie de l'utilisateur, de son vécu, de ses besoins et de ses attentes.

C'est ce qu'on appelle la Customer Centricity. Un design orienté client permet aux entreprises de fidéliser leurs clients, d'en acquérir de nouveaux et de s'assurer une croissance rapide. 

Plusieurs études ont montré aussi que les entreprises qui sont orientées-client s'adaptent plus facilement aux changements et arrivent ainsi à acquérir une agilité business.

Le design est également considéré comme un outil de résolution de problème. Le lien avec Scrum devient plus évident !

Il est donc légitime de se demander comment les frameworks et les pratiques de design s'imbriquent avec la méthode Scrum.

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Scrum vs. les frameworks de design

Tout d'abord, il est utile de faire la distinction entre les frameworks de design tels que le "Design Thinking" et le "Sprint Design" et les pratiques de design telles que l'idéation, le prototypage ou le “Story Mapping”. 

A l'échelle du cycle de vie d'un produit, les frameworks de design se positionnent en amont de Scrum dans les phases d'étude d'opportunité ou de faisabilité. Alors que Scrum se positionne davantage dans l'étape de “Delivery” qui consiste à créer le produit.

Cela n'interdit pas pour autant l'application de méthodes issues de ces cadres de conception au sein même des sprints de Scrum, ce qui enrichit le travail du Scrum Master.

Qu'en est-il alors du design au sein de Scrum ?

Scrum est avant tout un framework Agile, il s'aligne par défaut sur le principe du "Just Enough Design Up Front". Un concept qui limite les efforts de design, au minimum nécessaire, au développement d'un produit puisque seule l'implémentation permet de valider la conception.

La littérature de Scrum fournit quelques orientations sur le sujet et précise que :

  • Démarrer par un prototype ou un MVP et se baser sur les feedbacks des utilisateurs permet de concevoir de meilleurs produits
  • Il est contreproductif de concevoir tout le produit en amont du développement parce que la charge de travail du “rework” sera plus lourde
  • Il est nécessaire de se focaliser sur les travaux de développement et de ne pas dépasser le ratio de 10% pour les activités d'analyse et de conception d'un produit

Scrum ne parle pas non plus de rôle de designer, de phase de conception de produit ni de recommandations précises pour les activités de conception.

Ce framework précise en revanche qu'il est impératif d'avoir dans l'équipe toutes les compétences nécessaires à la résolution d'un problème ou au développement d'une solution.

Comment intégrer "concrètement" du design dans Scrum ?

Même si la méthode Scrum ne fournit pas de directives pratiques pour conduire le design d’un produit, les équipes digitales et la communauté de praticiens ont cumulé plus de vingt ans d'expérimentation sur ce sujet. Plusieurs challenges ont émergé et donc naturellement plusieurs bonnes pratiques ont été établis également.

défis des équipes Scrum avec design

Les principaux challenges des équipes Scrum sont relatifs à la culture agile et ses principes :

  • L’incertitude : Les équipes Scrum acceptent d’avancer avec un certain niveau d’incertitude pour le développement d’un produit alors que les designers ont tendance à vouloir approfondir leur compréhension pour proposer des conceptions adaptées
  • Les feedbacks négatifs : Scrum se veut empirique et se base sur les feedbacks des utilisateurs pour valider ou invalider un design ou une fonctionnalité. Les propositions ingénieuses des designers ne sont pas toujours bien accueillies par les utilisateurs finaux
  • Les itérations : Le développement itératif nécessite la revue du design à la lumière des nouveaux besoins. Ceci implique des changements, des fois, non négligeable sur la conception des produits
  • Le timeboxing : Scrum a pour principe de définir le temps limite nécessaire pour une tâche, une itération ou une cérémonie. Ce principe implique la nécessité de limiter le temps alloué aux activités des designers alors que ces derniers se basent sur de la recherche, de la création et de l’innovation pour lesquels il est difficile d’estimer une charge ou un délai sans altérer la qualité du résultat.

Pour remédier à ces différentes problématiques, un ensemble de pratiques ont fait leurs preuves et ont permis aux équipes Scrum de fluidifier l’intégration du design dans les Sprints :

  • Aligner la culture : Les membres de l’équipe et les designers doivent partager une culture commune et un ownership commun sur le produit autour duquel ils collaborent. Cela permet de poser les bases pour garantir une communication efficace et éviter les longs débats lors des ateliers, des “Sprints Planning” et des revues de produits
  • Intégrer des profils “Designer / Développeur” : Cela revient à intégrer dans l’équipe des profils endossant aussi bien le rôle de designer que celui de développeur. Cette configuration, quand elle est possible, instaure une proximité entre les deux rôles et facilitent la planification des Sprints
  • Utiliser deux tracks Scrum : Spliter l’équipe en deux équipes Scrum, une équipe pour la conception constituée de designers et développers, et une deuxième équipe pour le développement des produits. Ensuite, installer un décalage d’un Sprint entre les deux équipes et garder ainsi un seul framework pour le suivi des activités de design et de développement tout en garantissant la disponibilité des livrables de conception pour les développeurs
  • Utiliser les “Spikes” de design : Planifier dans un Sprint des créneaux limités pour explorer les sujets avec beaucoup d’incertitude. À l’issue du Spike, des informations peuvent emerger permettant au designer de mieux cerner le sujet
  • Exclure le design du périmètre de Scrum : Gérer les activités de design en dehors de Scrum avec un process dédié au design qui répond aux spécificités de l’équipe de designers, par exemple avec des boards Kanban
  • Avoir des cérémonies communes : S’assurer que les designers assistent aux différentes cérémonies pour garantir un maximum d’alignement.
  • Utiliser le management visuel : Des tableaux physiques ou digitales permettant de donner de la visibilité sur l'avancement des travaux des designers, les feedbacks clients, les difficultés des designers ou encore leurs réalisations et réussites
  • Inclure le design dans la “Definition Of Ready” et la “Definition Of Done” : Il est judicieux d’inclure les livrables de design dans la DoR pour s’assurer que les développements seront basés sur la bonne conception. Exiger également une review du designer avant la clôture des users stories permet de s’assurer que le design a été implémentée avec précision
  • Inclure les tests utilisateurs dans les Sprints : Planifier des tests avec les utilisateurs finaux, quand c’est possible, aussi bien durant les phases de prototypage que durant les développements
  • Séparer design et code : Décorréler l’implémentation du design du code des fonctionnalités. C’est plus facile ainsi, pour les développeurs, de faire des changements de conception
  • Éviter les “étiquettes” : Ne pas chercher à tout prix à catégoriser les designers comme étant “Agiles”. Le design et l’agile se complètent et ont surtout la même finalité, à savoir la création de valeur !

Conclusion

Ce qu'il faut retenir c’est que chaque équipe et chaque produit a ses spécificités. 

Le meilleur moyen de construire la meilleure démarche commune intégrant Scrum et Design c'est d’expérimenter en intégrant les feedbacks utilisateurs, la satisfaction client et les retours des collaborateurs, tous rôles confondus.

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Boutaina Boudhaim

A propos de l'auteur

Ingénieur IT de formation. Boutaina opère, depuis 2009, dans le management, le coaching et la formation d’équipes IT et métiers. Spécialiste de l’agilité et de la gestion de changement, elle a accompagné plusieurs grands comptes dans le secteur de la banque et de l’assurance pour la mise en place de l’agilité et le déploiement de produits digitaux. Elle est certifiée SAFE, Agile PM, PSM, DevOps, Lean IT, ITIL et PMP.

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