Comment organiser un Sprint Planning : le guide complet

Comment organiser un sprint planning

La réunion de planification du sprint est une cérémonie importante que les équipes Scrum doivent réaliser. Sans objectif ni préparation, un sprint peut rapidement dérailler. Mais comment organiser un sprint planning ?

Dans cet article, je vais examiner en détails cette réunion et vous offrir quelques conseils utiles pour vous guider lors de votre prochain sprint planning agile. 

A la fin de l’article vous allez trouver également un quiz pour valider votre apprentissage.

Qu’est-ce qu’un sprint planning ?

La planification de sprint (ou sprint planning) est une des cérémonies du cadre méthodologique Scrum.

En savoir plus sur les cérémonies de la méthodologie Scrum

Elle est préparée par le Product Owner, animée par le Scrum Master et toute l’équipe Scrum doit y assister. 

En savoir plus sur les acteurs et rôles de la méthodologie Scrum

Lors du Sprint Planning, le PO présente les différentes US qu’il a priorisées. Il s’organise entre la fin d’un sprint et le début de l’itération suivante. 

L’objectif de la réunion est de laisser la possibilité à toute l’équipe de poser le maximum de questions sur les fonctionnalités présentées afin d’avoir une vision claire des tâches à réaliser. 

La réunion se terminera par un engagement de l’équipe. Toutes les tâches intégrées dans le sprint devront être terminées à la fin.

Ces éléments assemblés forment une liste de User Stories que le Product Owner va regrouper dans ce qui s’appelle le Sprint backlog (ou backlog de sprint). 

En savoir plus sur les User Stories, backlog et autres notions de la méthodologie Scrum

A la fin d’une réunion sprint planning, le sprint goal et le sprint backlog doivent être bien identifiés et assez clairs pour tous les membres de l’équipe :

  • Sprint goal : C’est l’objectif du sprint exprimé en une phrase pour clarifier les attentes du sprint
  • Sprint backlog : L’ensemble des US que l’équipe s’engage à livrer à la fin du sprint

À présent, vous connaissez la notion de planification de sprint. Découvrons pourquoi cette réunion est un élément central de la méthodologie Scrum. 

Pourquoi le sprint planning est-il important ?

Le sprint planning est une incroyable opportunité de donner de la visibilité à l’équipe. 

Rassembler les membres pour leur présenter les tâches à réaliser dans l’itération suivante permet de donner à tout le monde une vision globale des rôles de chacun.

Votre équipe est plus confiante et les risques de confusions au sujet des tâches et de leur hiérarchisation sont réduits.

Concrètement le sprint planning permet de : 

  • Comprendre les User Stories en détail;
  • Estimer la complexité des tâches;
  • Valider la compréhension commune du produit;
  • Hiérarchiser les tâches;
  • Favoriser la collaboration et le sentiment d’équipe;
  • Améliorer les connaissances et les compétences des membres de l’équipe;
  • Apporter des perspectives et visions différentes grâce aux échanges .

Un sprint planning bien réalisé est donc un vecteur de succès pour une équipe Scrum. Cependant, cette réunion, souvent longue, peut être difficile à maîtriser.

Voici un guide complet pour découvrir comment réussir votre planification de sprint. 

Comment organiser un sprint planning

Que vous n’ayez encore jamais organisé ce rituel ou que vous souhaitiez vous améliorer, voici une check-list des étapes essentielles du sprint planning.

1.Tout d’abord, préparez votre backlog

Avant la réunion, le Product Owner doit s’assurer que tous les éléments qui font partie du product backlog soient prêts pour être présentés et discutés lors de la réunion.

Il faut pour cela : 

  • Affiner la taille des User Stories
  • Prioriser les éléments du product backlog

Checklist du PO à télécharger pour préparer son Sprint Planning

Comment organiser un Sprint Planning

Affiner la taille des User Stories

Une des tâches du Product Owner est de s’assurer que toutes les User Stories dans le product backlog soient assez petites pour être réalisées par un membre de l’équipe en un sprint. 

Si elle ne répond pas à ce critère, l’US est trop conséquente et il faut la re-découper. 

En effet, lors du Sprint Planning on ne présentera pas les Epics.

Les Epics sont des US non affinées qui ne sont pas assez précises pour que l’équipe puissent estimer leurs complexités. 

Si une US crée trop de débat lors d’un Sprint Planning, l’équipe peut demander au PO de la retravailler et de l’affiner à nouveau. 

Prioriser les US

Que ce soient des bugs, des nouvelles fonctionnalités ou des tâches techniques, tous ces éléments doivent être correctement identifiés, rédigés et hiérarchisés dans le product backlog. 

Le PO doit avoir réfléchi à la priorisation des User Stories en estimant la valeur métier qu’elle représente.

Bien entendu, il ne peut pas estimer sa complexité technique mais le fait de réaliser une première priorisation au sein du product backlog permet à l’équipe de comprendre l’objectif du sprint

Ce travail de préparation est nécessaire car si le PO s’occupe de tout cela pendant la réunion, il sera moins efficace et la réunion sera très longue pour tous les participants.

2. Organiser un sprint planning : la logisitique

Cette réunion est une des cérémonies les plus cruciales de votre calendrier Scrum, il est important de savoir comment organiser un sprint planning. 

Je vous conseille de dédier un après-midi ou une matinée entière à ce rituel. 

Selon le Guide Scrum, un Sprint Planning doit durer maximum 2 fois le nombre de semaines qui constituent votre itération.

Par exemple, si votre sprint dure 2 semaines alors le temps de votre planification de sprint sera de 4h maximum.

Tous les membres de l’équipe doivent participer à cette réunion. 

Pensez à réserver une salle avec un vidéo projecteur afin que vous puissiez partager les maquettes, les user stories et tous les éléments qui peuvent aider l’équipe à comprendre le travail à réaliser.

N’hésitez pas à faire des pauses et à prendre avec vous de quoi boire ou grignoter pour rendre l’échange plus convivial. 

3. La notion de vélocité

Qu’importe la manière d’estimer ses user stories, il faut avant tout connaître la notion de vélocité

Analyser la vélocité du sprint dernier

Estimer les User Stories du backlog permet de leur donner des points de complexité et de définir l’engagement de l’équipe sur une itération

En additionnant toutes les valeurs des US prévues pour le prochain sprint, on peut connaître l’engagement pris pour cette itération. 

Par exemple, si la somme des estimations des US de mon sprint s’élèvent à 60 story points, alors mon équipe s’engage à développer 60 points de complexité pour ce sprint. 

Il est conseillé de s’appuyer sur le nombre de story points réalisés lors du dernier sprint pour évaluer l’engagement du prochain. 

Ce nombre de points de complexité réalisés et considérés comme “terminés” par l’équipe est appelé vélocité. 

Prévoir les différentes variables pouvant impacter le sprint

En plus de la vélocité du dernier sprint, il ne faut pas oublier que l’engagement d’un sprint peut être modifié par plusieurs facteurs : 

  • Les vacances des membres de l’équipe ou des métiers : en août, les entreprises tournent généralement au ralenti.
    Les absences rendent le partage d’informations plus compliqué ainsi que les prises de décisions. 
  • Les jours fériés: par exemple, pendant le mois de mai, l’équipe verra sa vélocité baisser à cause de la répétition des jours fériés. 
  • Le nombre de bugs: il faut toujours conserver un certain pourcentage de sa vélocité pour la dette technique et la résolution de bugs.

    Généralement je conserve 10% de la vélocité de l’équipe pour réduire la dette technique et 30% pour la résolution des erreurs ou des imprévus. 

Déterminer une nouvelle vélocité

Une fois que vous connaissez la vélocité du sprint dernier et que vous avez pris connaissance des variables pouvant impacter le prochain, vous pouvez calculer le nouvel engagement de votre équipe.

Il faut respecter cet engagement et intégrer le nombre d’US dont la somme des story points est identique à l’engagement de l’équipe.

4. Les étapes de la réunion du Sprint Planning

Pendant la réunion, vous allez faire défiler les User Stories que vous avez prévu d’intégrer dans le prochain sprint. 

L’équipe peut décider de faire repartir une User Story en rédaction si celle-ci suscite trop de débat, n’est pas assez claire ou doit être re-découpée. 

Généralement les réunions de planification de sprint se déroulent ainsi : 

  • 1) Présentation de l’objectif global du sprint :
    En quelques phrases, donnez une synthèse globale des priorités du sprint.

  • 2) Exposition de la nouvelle vélocité :
    Présentez à votre équipe la vélocité du sprint dernier et le nouvel engagement pour le prochain.

  • 3) Présentation des modifications de la roadmap (si il y a).

  • 4) Rappel la définition de “terminé” (DoD) :
    Un petit rappel ne fait jamais de mal à personne. Cette notion est importante et permet de faire repartir l’équipe sur de bonnes bases lors du prochain sprint. 

  • 5) Présentation des US à l’équipe.

  • 6) Questions / réponses pour chaque US :
    L’équipe se doit de poser le plus de questions possibles pour réduire tous risques de mauvaises interprétations des maquettes ou incompréhensions des User Stories.

    Si un des membres ressort de l’échange avec une idée vague c’est que le sprint planning est un échec. 

  • 7) Le Scrum Master appelle à l’estimation:
    Pour estimer vos US vous pouvez utiliser la méthode du Poker planning ou de la taille des t-shirts (XS,S,M,L,XL).

    En savoir plus sur le Poker planning

    J’écrirai un article détaillé sur les méthodes d’estimations des fonctionnalités dans un projet Agile.

Gardez un oeil sur le montant total des story points au fur et à mesure que vous avancez dans la réunion.

Lorsque l’engagement exposé en début de réunion est atteint, il n’est plus nécessaire d’estimer le reste des US car elles ne seront pas intégrées dans l’itération.

D’où l’intérêt d’avoir priorisé votre backlog produit avant la réunion.

De ce fait, les US les plus importantes sont présentées et estimées en premier. 

Conclusion

Et voilà, vous savez comment organiser un sprint planning ! 

Cette réunion peut sembler très complexe, mais avec une bonne préparation, c’est l’élément le plus efficace de l’arsenal des cérémonies Scrum. 

Je suis curieuse de savoir si vous avez des astuces pour améliorer une planification de sprint.

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Mini quiz sur le sprint planning

Evaluez vos connaissances avec ce mini quiz.

Merci pour la lecture

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