Comment organiser votre Sprint Planning Agile : Meilleurs pratiques (+Quiz)

Le sprint planning est une cérémonie agile importante que les équipes Scrum doivent réaliser. Sans objectif ni préparation, un sprint peut rapidement dérailler.

Mais comment l'organiser ?

Dans cet article, je vais examiner en détail ce rituel scrum et vous offrir quelques conseils utiles pour vous guider lors de votre prochain sprint planning agile.

À la fin de l’article, vous allez trouver également un quiz pour valider votre apprentissage.

Sprint Planning : Définition

Dans l'approche Agile et plus spécifiquement dans le contexte du cadre Scrum, la planification de sprint, également appelée Sprint Planning, est l'une des cérémonies Scrum :

Lors du Sprint Planning, le PO présente les différentes user stories (US) qu’il a priorisées.

Il s’organise entre la fin d’un sprint et le début de l’itération suivante. 

L’objectif de la réunion est de laisser la possibilité à toute l’équipe de poser le maximum de questions sur les fonctionnalités présentées afin d’avoir une vision claire des tâches à réaliser

La réunion se terminera par un engagement de l’équipe.

Toutes les tâches intégrées dans le sprint devront être terminées à la fin.

Ces éléments assemblés forment une liste de User Stories que le Product Owner va regrouper dans ce qui s’appelle le Sprint backlog (ou backlog de sprint).

kit-Sprint Backlog

Modèle de Sprint Backlog

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À la fin d’une réunion sprint planning, le sprint goal et le sprint backlog doivent être bien identifiés et assez clairs pour tous les membres de l’équipe :

  • Sprint goal : C’est l’objectif du sprint exprimé en une phrase pour clarifier les attentes du sprint;
  • Sprint backlog : L’ensemble des US que l’équipe s’engage à livrer à la fin du sprint.

Pourquoi le Sprint Planning est-il important ?

Un Sprint Planning réussi est crucial pour le succès d'une équipe Scrum, car il sert de fondation à une organisation efficace du travail à venir.

Le Sprint Backlog, outil central de cette étape, joue un rôle clé en rassemblant l'ensemble des User Stories sélectionnées pour le sprint, ainsi que les tâches nécessaires pour atteindre les objectifs fixés et produire un incrément de produit de qualité.

Ce document, régulièrement révisé par l'équipe tout au long du sprint, fonctionne comme un plan de travail détaillé, offrant une vision claire et partagée des engagements pris.

Comment organiser un Sprint Planning ?

Que vous n’ayez encore jamais organisé ce rituel ou que vous souhaitiez vous améliorer, voici une check-list des étapes essentielles du sprint planning :

Etape 1 : Préparer le backlog

Avant la réunion, le Product Owner doit s’assurer que les éléments du product backlog qu'il souhaite voir développés, soient prêts pour être présentés et discutés lors de la réunion.

1) Affiner la taille des User Stories

Une des tâches du Product Owner est de s’assurer que toutes les User Stories dans le product backlog soient assez petites pour être réalisées par un membre de l’équipe en un sprint

Si elle ne répond pas à ce critère, l’US est trop conséquente et il faut la re-découper.

En effet, lors du Sprint Planning on ne présentera pas les Epics.

Les Epics sont des US non affinées qui ne sont pas assez précises pour que l’équipe puissent estimer leurs complexités. 

Si une US crée trop de débat lors d’un Sprint Planning, l’équipe peut demander au PO de la retravailler et de l’affiner à nouveau. 

2) Prioriser les User Stories

Que ce soient des bugs, des nouvelles fonctionnalités ou des tâches techniques, tous ces éléments doivent être correctement identifiés, rédigés et hiérarchisés dans le product backlog.

Le PO doit avoir réfléchi à la priorisation des User Stories en estimant la valeur métier qu’elle représente.

Bien entendu, il ne peut pas estimer sa complexité technique mais le fait de réaliser une première priorisation au sein du product backlog permet à l’équipe de comprendre l’objectif du sprint.

Ce travail de préparation est nécessaire, car si le PO s’occupe de tout cela pendant la réunion, il sera moins efficace et la réunion sera très longue pour tous les participants.

Etape 2 : Suivre une logistique d'organisation

Cette réunion est une des cérémonies agiles les plus cruciales de votre calendrier Scrum, il est important de savoir comment organiser un sprint planning. 

Je vous conseille de dédier un après-midi ou une matinée entière à ce rituel. 

Selon le Guide Scrum, un Sprint Planning doit durer maximum 2 fois le nombre de semaines qui constituent votre itération.

Exemple :

Si votre sprint dure 2 semaines alors le temps de votre planification de sprint sera de 4h maximum.

Tous les membres de l’équipe doivent participer à cette réunion ! 

Pensez à réserver une salle avec un vidéo projecteur afin que vous puissiez partager les maquettes, les user stories et tous les éléments qui peuvent aider l’équipe à comprendre le travail à réaliser.

N’hésitez pas à faire des pauses et à prendre avec vous de quoi boire ou grignoter pour rendre l’échange plus convivial. 

Etape 3 : Maitriser la notion de vélocité

Qu’importe la manière d’estimer ses user stories, il faut avant tout connaître la notion de vélocité. 

1) Analyser la vélocité du sprint dernier

Estimer les User Stories du backlog permet de leur donner des points de complexité et de définir l’engagement de l’équipe sur une itération. 

En additionnant toutes les valeurs des US prévues pour le prochain sprint, on peut connaître l’engagement pris pour cette itération. 

Exemple

Si la somme des estimations des US de mon sprint s’élèvent à 60 story points, alors mon équipe s’engage à développer 60 points de complexité pour ce sprint.

Il est conseillé de s’appuyer sur le nombre de story points réalisés lors du dernier sprint pour évaluer l’engagement du prochain. 

Ce nombre de points de complexité réalisés et considérés comme “terminés” par l’équipe est appelé vélocité.

2) Prévoir les différentes variables pouvant impacter le sprint

En plus de la vélocité du dernier sprint, il ne faut pas oublier que l’engagement d’un sprint peut être modifié par plusieurs facteurs : 

  • Les vacances des membres de l’équipe ou des métiers : En août, les entreprises tournent généralement au ralenti. Les absences rendent le partage d’informations plus compliqué ainsi que les prises de décisions.
  • Les jours fériés: Par exemple, pendant le mois de mai, l’équipe verra sa vélocité baisser à cause de la répétition des jours fériés.
  • Le nombre de bugs : Il faut toujours conserver un certain pourcentage de sa vélocité pour la dette technique et la résolution de bugs. Généralement je conserve 10% de la vélocité de l’équipe pour réduire la dette technique et 30% pour la résolution des erreurs ou des imprévus.

3) Déterminer une nouvelle vélocité

Une fois que vous connaissez la vélocité du sprint dernier et que vous avez pris connaissance des variables pouvant impacter le prochain, vous pouvez calculer le nouvel engagement de votre équipe.

Il faut respecter cet engagement et intégrer le nombre d’US dont la somme des story points est identique à l’engagement de l’équipe.

Etape 4 : Animer la réunion du Sprint Planning

Pendant la réunion, vous allez faire défiler les User Stories que vous avez prévu d’intégrer dans le prochain sprint. 

L’équipe peut décider de faire repartir une User Story en rédaction si celle-ci suscite trop de débat, n’est pas assez claire ou doit être re-découpée. 

Généralement les réunions de planification de sprint se déroulent ainsi : 

  1. Présentation de l’objectif global du sprint : En quelques phrases, donnez une synthèse globale des priorités du sprint.
  2. Exposition de la nouvelle vélocité : Présentez à votre équipe la vélocité du sprint dernier et le nouvel engagement pour le prochain.
  3. Présentation des modifications de la roadmap (le cas échéant).
  4. Rappel la définition de “terminé” (DoD)Un petit rappel ne fait jamais de mal à personne. Cette notion est importante et permet de faire repartir l’équipe sur de bonnes bases lors du prochain sprint.
  5. Présentation des User Stories à l’équipe.
  6. Questions / réponses pour chaque récit utilisateur : L’équipe se doit de poser le plus de questions possibles pour réduire tous risques de mauvaises interprétations des maquettes ou des incompréhensions des User Stories.
    Si un des membres ressort de l’échange avec une idée vague c’est que le sprint planning est un échec.
  7. Le Scrum Master appelle à l’estimation: Pour estimer vos US vous pouvez utiliser la méthode du Poker planning ou de la taille des t-shirts (XS,S,M,L,XL).

J’écrirai un article détaillé sur les méthodes d’estimations des fonctionnalités dans un projet Agile.

Gardez un oeil sur le montant total des story points au fur et à mesure que vous avancez dans la réunion.

Lorsque l’engagement exposé en début de réunion est atteint, il n’est plus nécessaire d’estimer le reste des récits utilisateurs, car elles ne seront pas intégrées dans l’itération.

D’où l’intérêt d’avoir priorisé votre backlog produit avant la réunion.

De ce fait, les US les plus importantes sont présentées et estimées en premier. 

Conclusion

Et voilà, vous savez comment organiser un sprint planning ! 

Cette réunion peut sembler très complexe, mais avec une bonne préparation, c’est l’élément le plus efficace de l’arsenal des cérémonies Scrum. 

Je suis curieuse de savoir si vous avez des astuces pour améliorer une planification de sprint.

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Mini quiz sur le sprint planning

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Agathe Penverne

A propos de l'auteur

Product owner, coach agile et rédactrice expérimentée. Son aspiration est d'aider ses semblables et ses équipes à s’épanouir dans des environnements agiles et à s'organiser autour de la résolution de problèmes.

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