Quel projet n'a pas à la bouche le mot collaboration ? Ou encore le mot flexibilité ?
A juste titre !
Collaboration et flexibilité sont des éléments clés de la réussite des projets, plus particulièrement de nos jours avec ce monde VUCA.
Naturellement, les méthodes agiles ont pris une place prépondérante.
Et au cœur de ces méthodes se trouve une pratique quotidienne toute simple et pourtant très puissante : le Daily Meeting.
Nous verrons dans cet article quelles sont ses règles de bonne conduite.
Je vous donnerai toutes les astuces pour que vos DSM soient efficaces, appréciées, et même attendues !
Pourquoi est-ce important de maîtriser l’art du Daily Meeting ?
Tout simplement parce qu'il est essentiel pour :
- Maintenir une communication fluide au sein de l’équipe
- Assurer une bonne coordination des efforts
- Identifier rapidement les obstacles
Aussi, bien menés, les Daily Scrum Meetings (DSM) peuvent transformer la dynamique de travail et ainsi améliorer considérablement la productivité tout en renforçant la cohésion de l’équipe.
Ceci dit, comme toute pratique, ces réunions perdent parfois de leur efficacité si certains basiques ne sont pas respectés ou, plus communément, si les participants ne s’y investissent pas pleinement.
C’est pourquoi je vous propose de partir des principes fondamentaux de ce rituel afin d’adopter par la suite des stratégies pour l'optimiser.
Vous l'avez compris, l’objectif de cet article est d’aider les équipes et leurs leaders à améliorer leurs DSM en proposant des astuces concrètes.
Comprendre le Daily Scrum Meeting
Comme définit par le Guide Scrum, “l’objectif du Daily Scrum Meeting, aussi connu sous le nom de stand-up meeting, est d’inspecter l’évolution vers le sprint goal et, par conséquent, d’adapter le Sprint Backlog si nécessaire en adaptant le travail planifié à venir”.
Aujourd'hui, cette réunion est très souvent virtuelle.
Court et structuré, le DSM permet aux équipes de se synchroniser, de partager des mises à jour et de s'organiser pour résoudre rapidement les problèmes qui pourraient entraver leur progression.
C’est une pratique essentielle dans la plupart des méthodologies agiles, particulièrement en Scrum.
Ce concept trouve ses racines avec les méthodes de développement de produits innovantes utilisées par les entreprises japonaises, notamment Toyota puis se voit plus largement répandu avec la méthodologie Scrum.
1) Principes fondamentaux
Ce meeting répond aux trois principes fondamentaux du framework :
- Transparence : Tous les membres de l’équipe ont une visibilité complète sur l’avancement des travaux
- Inspection : La réunion quotidienne permet de vérifier la progression et d’identifier rapidement les problèmes
- Adaptation : En fonction des informations partagées, l’équipe peut ajuster ses priorités et ses stratégies pour atteindre les objectifs fixés
2) Objectifs
Le Daily Scrum Meeting a plusieurs objectifs clés :
- Synchronisation de l’équipe : Chaque membre partage ce qu’il a fini la veille, ce qu’il prévoit de finir aujourd’hui et les obstacles éventuels. Cela permet à tous les membres de l’équipe de rester alignés sur les objectifs du sprint et de comprendre comment leur travail s’intègre dans l’ensemble du projet.
- Identification des obstacles : En identifiant rapidement les blocages, l’équipe peut trouver des solutions plus efficacement et éviter les retards.
- Ajustement des priorités : Les informations échangées lors du Daily Meeting peuvent conduire à des ajustements de priorités permettant ainsi à l’équipe de concentrer sur les objectifs les plus importants.
3) Durée et fréquence
Conçu pour être court et efficace, le Daily Scrum Meeting ne devrait pas dépasser 15 minutes, et ce, indépendamment de la taille de l’équipe.
Cette durée est cruciale pour maintenir l’attention et l’engagement de tous.
Si une discussion nécessite plus de temps, elle sera reportée après la réunion pour une discussion plus approfondie et dédiée exclusivement aux personnes concernées.
La fréquence du DSM est quotidienne, généralement à la même heure et au même endroit.
Cette régularité aide à créer une routine et à assurer que tout le monde soit préparé à partager ses mises à jour.
Idéalement, le meeting se tient en début de journée pour orienter les efforts de l’équipe dès le départ.
Préparer un Daily Meeting efficace
Comme tout événement, sécuriser un DSM efficace nécessite une préparation et l’usage d'outils appropriés.
Notre objectif est clair : se synchroniser.
C'est au Scrum Master (en tout cas au début du projet) de s’assurer que la session sera productive et engageante.
1) Challenge collectif
Pour cela, le premier défi sera de collectivement :
1.1 Choisir le bon moment
Le Daily Scrum Meeting doit être programmé à un moment où tous les membres de l’équipe peuvent participer sans interruption (je rappelle… pendant 15 minutes).
La matinée est souvent le moment idéal car elle permet de définir les priorités de la journée dès le début.
Il peut arriver aussi qu’une équipe préfère avant la pause déjeuner ou en fin de journée, bénéficiant ainsi des contraintes des uns et des autres pour maintenir le temps.
1.2 Définir une fréquence régulière
Même si le terme "Daily Meeting" suggère une réunion quotidienne, certaines équipes peuvent ajuster la fréquence en fonction de leurs besoins spécifiques.
L’important est de maintenir une fréquence régulière pour ne pas perdre le rythme.
1.3 Fixer des règles claires
Établir des règles de conduite pour les DSM permet de structurer la réunion et d’assurer qu’elle reste productive.
2) Rôles et responsabilités
L'efficacité du Daily Scrum Meeting repose sur la clarté des rôles et responsabilités de chaque participant :
2.1 Le Scrum Master
Il facilite la réunion et s’assure qu’elle commence à l’heure, répond à l’objectif de synchronisation et se termine à temps.
2.2 Le Product Owner
Bien qu’il ne participe pas toujours au Daily Scrum Meeting, sa présence peut être envisagée pour répondre au pilier de transparence de l’équipe.
Toutefois, il n’a pas à intervenir si les développeurs ne le.la sollicitent pas.
2.3 Les membres de l'équipe
Chaque membre de l’équipe a la responsabilité de venir préparé, de partager des informations concises et pertinentes, et de signaler les obstacles qui nécessitent une attention particulière.
Ils doivent également écouter activement les mises à jour des autres pour ajuster leur propre travail si nécessaire.
2) Structure type
Il ne suffit pas de simplement se réunir tous les jours, il faut s'assurer que chaque réunion soit utile pour tous.
Il est généralement conseillé de suivre une structure bien définie qui permet de couvrir les points essentiels sans perdre de temps.
Voici une structure type que vous pouvez adopter :
Le Scrum Master ou la personne qui facilite la réunion commence par une brève introduction, rappelant l'objectif du Daily Scrum Meeting et les règles de base.
Chaque membre de l’équipe répond à 3 questions clés :
- Qu’ai-je fini hier ?
- Que vais-je finir aujourd’hui ?
- Quels sont mes obstacles ?
C’est le moment de mettre à jour les cartes pour refléter l’état actuel des tâches.
Enfin, le Scrum Master fait une synthèse des points importants et des actions à entreprendre.
Comme conduire un DSM réussi
Maintenir l'engagement et l'attention de tous les participants lors d'un Daily Scrum Meeting reste un challenge.
Alors voici 8 astuces pour y parvenir :
- Rester debout : Ainsi les participants seront moins enclins à s’attarder sur des détails inutiles
- Timer la durée des interventions (généralement à 1-2 minutes par personne) vous aidera à garder la réunion sur les rails
- Le Scrum Master posera des questions pour clarifier les points soulevés et s'assurer que tout le monde a l'occasion de s'exprimer. Encourager les membres les plus silencieux à partager leurs mises à jour peut également aider. Également ceux dont le non-verbal exprime un désaccord ou une incompréhension
- Varier les formats vous permettra parfois de briser la monotonie. Par exemple, d'utiliser des métaphores pour décrire leurs obstacles ou utiliser un set de photolangage peut rendre les réunions plus intéressantes
- Quel que soit le nombre de participants, un DSM ne doit pas dépasser 15 minutes. Cela oblige chacun à être concis et à se concentrer sur les points essentiels. Dans l’inconscient collectif, 15 minutes de synchronisation, c’est OK. Au-delà, cela peut devenir une perte de temps.
- Reporter les discussions détaillées après la réunion entre les personnes concernées afin de conserver la dynamique.
- Planifier des réunions de suivi pour les problèmes complexes
- Même pour une réunion de 15 minutes, un petit agenda peut aider à structurer les discussions et à s’assurer que tous les points importants sont couverts. Cela peut inclure les mises à jour des tâches, la revue des obstacles et une session rapide de questions-réponses
Chercher la petite bête pour améliorer les Daily Meetings
Voici quelques astuces pour maximiser l’efficacité de vos DSM :
1) Éviter les pièges courants
- Recadrer les discussions qui dérivent pour éviter de les laisser s'éterniser. Rappeler régulièrement l'objectif de la réunion: une mise à jour rapide et une identification des obstacles
- Le Scrum Master veille à recentrer les discussions sur ce qui est pertinent pour l'avancement immédiat du projet afin de coller à l’objectif du sprint
- Avec le temps, les DSM peuvent devenir routiniers et perdre de leur dynamisme. Varier les formats. Introduire des éléments de surprise. Diversifier les questions. Autant d’éléments permettant de maintenir l'intérêt.
2) Encourager la participation active
- Faire tourner le rôle de facilitateur pour encourager chacun à s’impliquer et développer des compétences en facilitation.
- Utiliser des techniques d'engagement : l’usage d’un "baton de parole" l’introduction de contraintes pour répondre à des questions de manière créative (par exemple, en utilisant des métaphores)
- Encourager une culture de respect et d’écoute active, afin que chacun se sente à l’aise pour s’exprimer
3) Utilisation des rétrospectives
Exploiter vos rétrospectives pour réfléchir sur ce qui fonctionne bien et ce qui pourrait être amélioré dans vos les DSM.
Voici comment les utiliser efficacement :
- Demandez à l’équipe ce qu’elle pense des réunions. Quels sont les points positifs ? Quels sont les aspects à améliorer ?
- Tester des améliorations : Prenez les suggestions de l’équipe et mettez-les en pratique lors des prochaines réunions.
- Évaluer les changements : Après avoir testé des modifications, évaluez leur impact. Sont-ils plus efficaces ? Les membres de l’équipe se sentent-ils plus engagés ?
Conclusion
En conclusion, ces stand up meetings sont bien plus qu'une simple formalité. Ils constituent un outil essentiel pour la synchronisation, la communication mais surtout pour identifier rapidement les obstacles au sein des équipes.
Il est évident que les Daily Meetings, lorsqu'ils sont bien menés, peuvent apporter une valeur considérable. Ils permettent de renforcer la transparence et promouvoir la collaboration en s'assurant l’alignement de tous aux objectifs communs.
Cependant, il reste indispensable de rester flexible et d'adapter ces réunions aux besoins spécifiques de l'équipe, en cherchant toujours à les améliorer.
Je vous encourage vivement à intégrer ces éléments dans votre routine, vous pourrez maximiser son efficacité et favoriser la collaboration et l'amélioration continue.
