Comment établir et mesurer une Definition of Done (DoD) en Agilité

La Definition of Done (DoD) est un concept souvent sous-estimé qui joue un rôle important dans la gestion des projets et l'amélioration de la performance des équipes.

Cet article présente les méthodes pour développer une DoD adaptée, la mettre en œuvre et l'ajuster selon les besoins. Il met en avant son rôle dans la facilitation d'une collaboration efficace et l'atteinte d'une qualité de projet supérieure.

Que vous soyez chef de projet, membre d'une équipe agile ou simplement intéressé par une meilleure dynamique de groupe, ce guide vous offre des clés pour améliorer l'aboutissement de vos projets grâce à la DoD.

Définition et Objectifs

Au cœur de toute démarche agile se trouve un concept fondamental souvent évoqué mais parfois mal interprété : la Definition of Done (DoD).

Mais qu'est-ce exactement que la DoD et pourquoi joue-t-elle un rôle si crucial dans la gestion de projets agiles ?

La Definition of Done est un ensemble de critères spécifiquement définis qu'une tâche ou un livrable doit satisfaire pour être considéré comme "terminé" dans le cadre d'un projet.

Ces critères varient d'un projet à l'autre, mais ils partagent un objectif commun : fournir une compréhension claire et partagée de ce que signifie l'achèvement d'une tâche.

Cela assure non seulement la qualité et la cohérence du travail effectué, mais aussi l'alignement des attentes entre l'équipe de projet et les parties prenantes.

Dans les sections suivantes, je vous propose de comprendre ce concept sous les prismes du QQOQCCP.

Pourquoi – Importance de la DoD

la Definition of Done transcende la simple idée d'une checklist pour devenir une déclaration d'intention et de qualité.

Dans le dynamique environnement agile, marqué par des changements et adaptations constants, la DoD se pose comme une balise inébranlable, guidant les équipes vers la réussite.

Elle est cruciale pour contourner le piège du "travail presque terminé", où les tâches, bien que semblant complètes, ne satisfont pas pleinement aux attentes ou exigences.

En clarifiant ce que signifie "terminé", la DoD facilite une estimation plus précise du travail, une planification affinée, et ultimement, une livraison de produit plus fiable.

1) La DoD et la Qualité du Livrable

Cet outil joue un rôle prépondérant dans la garantie de la qualité des livrables.

Par l'instauration de normes claires dès le début, elle veille à ce que chaque composant du projet réponde à des critères de qualité spécifiques.

Cela minimise les risques de malentendus et les nécessités de retravail coûteux, faisant de la DoD un outil indispensable pour assurer une qualité produit élevée tout au long du cycle de vie du projet.

2) Les bénéfices de la méthode

La DoD est au cœur de la livraison de valeur et de la qualité dans les projets agiles, offrant plusieurs avantages essentiels :

  • Alignement et clarté : En définissant explicitement ce que "terminé" implique, elle aligne les attentes de tous, évitant ainsi malentendus et déceptions, et assurant une vision commune clairement définie.
  • Qualité et cohérence : Elle garantit que chaque livrable respecte un certain niveau de qualité, essentiel tant pour la satisfaction du client que pour la réputation de l'équipe.
  • Facilitation de la planification et des estimations : En précisant les exigences pour chaque livrable, les équipes peuvent planifier et estimer leurs travaux plus efficacement, évitant pertes de temps et surcoûts.
  • Amélioration continue : Cet outil est un levier d'amélioration continue, permettant aux équipes d'affiner leurs processus et leurs livrables à travers une revue régulière et l'expérience acquise.

La DoD s'affirme comme un élément central dans l'harmonisation des objectifs, la garantie de la qualité, l'amélioration de la planification et le support du développement continu, soulignant son importance bien au-delà d'une simple liste de contrôle. 

Elle se révèle être un instrument crucial de réussite pour les équipes agiles, démontrant sa valeur ajoutée significative dans le processus de travail.

Qui - Les acteurs impliqués dans la DoD

La Definition of Done est le fruit d'un effort collaboratif impliquant divers acteurs clés au sein d'un projet agile. 

Comprendre qui participe à ce processus est essentiel pour assurer son efficacité et son adoption généralisée.

1) Les Membres de l'équipe Agile

Au cœur de la création de la DoD se trouvent les membres de l'équipe agile : développeurs, testeurs, designers, en somme les acteurs du projet. 

Ils possèdent une compréhension détaillée des aspects techniques et opérationnels du projet, ce qui les rend indispensables pour définir des critères réalistes et applicables pour la DoD.

2) Le Scrum Master ou le Coach Agile

En effet, il joue un rôle de facilitateur dans le processus de définition de la DoD. 

Il aide l'équipe à comprendre son importance et veille à ce que sa formulation soit claire, concise et compréhensible pour tous.

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Certification scrum PSM I

3) Les parties prenantes y compris les clients

Les parties prenantes et les clients jouent également un rôle crucial.

Leur perspective externe aide à aligner la DoD avec les attentes et les exigences du marché.

Leur participation assure que cet outil ne se limite pas à une vue interne du projet, mais reflète également les besoins et les désirs du client final.

4) Les autres départements impliqués

Dans de nombreux projets, d'autres départements tels que le marketing, les ventes, et le support client peuvent être impliqués dans la création de la DoD.

Leur contribution peut aider à s'assurer que tous les aspects du projet sont couverts, notamment en ce qui concerne le lancement du produit et son adoption par les utilisateurs.

En reconnaissant le rôle et la contribution de chacun de ces acteurs, la Definition of Done devient un document véritablement collaboratif et intégrateur, reflétant une vision partagée du projet.

Dans la prochaine section, nous explorerons le "Comment" - les étapes pratiques et les meilleures pratiques pour établir et maintenir une DoD efficace.

Comment - Élaborer une Definition of Done

L'élaboration d'une Definition of Done efficace est un processus qui nécessite réflexion, concertation et adaptation.

Voyons comment les équipes agiles peuvent créer et mettre en œuvre une DoD qui soutient leurs objectifs et améliore la qualité de leurs livraisons.

Étape 1 : Initier le dialogue et recueillir les contributions

La création d'une la Definition of Done commence par une discussion ouverte au sein de l'équipe et avec les parties prenantes. 

C'est le moment de recueillir les idées, les préoccupations et les attentes de chacun.

Cette étape initiale est cruciale pour s'assurer que la Definition of Done reflète une compréhension partagée des objectifs du projet.

Étape 2 : Définir des critères clairs et mesurables

Après avoir recueilli les contributions, l'équipe doit définir des critères clairs et mesurables pour la Definition of Done. 

Ces critères doivent être spécifiques, réalisables, pertinents et temps-dépendants (SMART). 

Par exemple :

Plutôt que de dire simplement "le code doit être propre", spécifiez "le code doit passer tous les tests unitaires et être revu par deux autres développeurs".

Étape 3 : Validation et accord

Une fois les critères établis, ils doivent être validés et approuvés par tous les membres de l'équipe et les parties prenantes clés.

Cela garantit l'engagement de chacun envers la Definition of Done et facilite son adoption dans les processus de travail.

Étape 4 : Intégration et suivi

La Definition of Done doit ensuite être intégrée dans les flux de travail quotidiens de l'équipe. 

Cela peut impliquer :

Le suivi régulier de la Definition of Done aide à s'assurer que les critères sont constamment respectés.

Étape 5 : Révision et adaptation

Enfin, la Definition of Done n'est pas un document figé. 

Elle doit être révisée régulièrement pour refléter les leçons apprises, les changements dans l'équipe ou le projet, et les retours des parties prenantes.

Une Definition of Done qui évolue avec le projet garantit son applicabilité et son utilité continues.

En suivant ces étapes, les équipes agiles peuvent élaborer une Definition of Done qui non seulement définit clairement ce que signifie "terminé", mais qui s'intègre également de manière fluide dans leur culture et leurs processus de travail.

Dans la prochaine partie, nous examinerons le "Quand" de la DoD - le moment idéal pour sa mise en place et son évolution au fil du temps.

Quand - Timing de création et révision de la DoD

Le timing de la création et de la révision de la Definition of Done est aussi crucial que son contenu.

Comprendre le "quand" de la DoD permet de maximiser son efficacité et d'assurer qu'elle reste alignée avec les besoins changeants du projet et de l'équipe.

1) Établissement initial de la DoD

Idéalement, la DoD devrait être établie dès le début du projet.

Lors de la planification et avant le premier sprint, prendre le temps de définir clairement ce que signifie "terminé", aide à poser des bases solides pour le travail à venir.

Cela assure que l'équipe et les parties prenantes sont sur la même longueur d'onde dès le départ, minimisant ainsi les confusions et les malentendus ultérieurs.

2) Révision et adaptation continues

La DoD n'est pas statique.

Elle doit être révisée et adaptée de manière régulière pour refléter les changements dans le contexte du projet, les capacités de l'équipe et les retours des parties prenantes. 

Un bon moment pour revoir la DoD est à la fin de chaque sprint ou phase majeure du projet. 

Ces révisions permettent d'incorporer les apprentissages et les feedbacks, assurant que la DoD reste pertinente et utile.

kit-Guide de feedback

Modèle de guide de feedback

Assurez-vous du bon déroulé d’une séance de feedback en one-to-one

3) Répondre aux changements de projet

Lorsque le projet subit des modifications significatives, comme un changement dans les objectifs, la portée ou les ressources, il est important de revoir la DoD en conséquence.

Ces moments de changement sont des opportunités pour ajuster la DoD afin qu'elle continue de servir au mieux le projet et l'équipe.

4) Encourager l'adaptabilité et l'amélioration continue

En fin de compte, le "quand" de la DoD est guidé par un principe fondamental de l'agilité : l'adaptabilité.

En restant flexible et réceptif aux besoins changeants, la DoD devient un outil vivant qui favorise l'amélioration continue et le succès du projet.

Où - Contextes d'application de la Definition of Done

La Definition of Done est un outil polyvalent qui trouve sa place dans une multitude de contextes et de projets agiles.

Comprendre où la DoD peut être appliquée et comment elle peut être adaptée aux différents environnements est essentiel pour maximiser son efficacité.

1) Dans le développement de vos livrables

Le contexte le plus commun pour la DoD est dans le développement des livrables suivant une méthode agile.

La DoD aide à clarifier par exemple quand un morceau de code ou une fonctionnalité est prêt à passer au stade suivant, que ce soit le test, la revue de code, ou la livraison au client.

Les critères de la DoD dans ce contexte peuvent inclure des aspects techniques comme le passage de tests automatisés, la conformité aux normes de codage, et l'approbation des revues de design.

2) Dans des projets non-techniques

La DoD n'est pas exclusive au développement logiciel.

Elle est également applicable dans des projets non-techniques, tels que les campagnes marketing, les projets de design graphique, ou la gestion d'événements.

Dans ces cas, la DoD peut inclure des éléments comme la validation de la stratégie marketing, l'approbation du design final, ou la finalisation des plans logistiques.

3) Dans des environnements hybrides

Dans des environnements de travail hybrides, où des approches traditionnelles et agiles coexistent, la DoD sert de pont entre différentes équipes et départements.

Elle permet d'assurer que les livrables répondent aux exigences des deux approches et facilite la collaboration interdépartementale.

4) Adaptabilité selon la taille et la maturité de l'équipe

La DoD doit également être adaptée en fonction de la taille et de la maturité de l'équipe

Une petite équipe agile peut avoir besoin d'une DoD plus simple et plus directe, tandis qu'une grande équipe ou une organisation mature peut nécessiter une DoD plus élaborée et détaillée.

C'est donc un outil flexible qui peut être adapté à une large gamme de projets et d'environnements.

Sa capacité à s'ajuster aux besoins spécifiques de chaque contexte en fait un élément inestimable dans l'arsenal de toute équipe agile.

Le prochain paragraphe, "Combien", examinera comment quantifier l'impact de la DoD sur le succès du projet.

Combien - Mesurer le succès d’une DoD

La mesure du succès d'un projet agile est souvent qualitative, mais la Definition of Done offre une opportunité de quantifier certains aspects de ce succès.

Comprendre comment mesurer et évaluer son impact, peut aider les équipes à ajuster leurs processus et à améliorer continuellement leur performance.

1) Mesure de l'adhérence à la DoD

Un des moyens les plus directs de quantifier l'impact de la DoD est de mesurer le pourcentage de tâches ou de livrables qui satisfont complètement à ces critères à leur première évaluation.

Un taux élevé d'adhérence indique une compréhension claire des objectifs et une haute qualité de livraison.

Au fil du temps, l'objectif sera d'augmenter ce taux, reflétant ainsi une amélioration continue.

2) Réduction des Cycles de Révision et des Retouches

Un autre indicateur clé est la réduction du nombre de cycles de révision ou de retouches nécessaires pour qu'un livrable atteigne la "DoD".

Une DoD bien définie et bien comprise devrait conduire à une diminution de ces itérations, ce qui indique une efficacité accrue et une meilleure prévision des besoins du projet.

3) Impact sur les délais de livraison

La DoD peut également influencer positivement les délais de livraison du projet. 

En ayant des critères clairs dès le départ, les équipes peuvent planifier plus efficacement et éviter les retards causés par l'incertitude ou les malentendus.

Mesurer les changements dans les délais de livraison avant et après l'implémentation de la DoD peut révéler son impact sur la ponctualité du projet.

4) Satisfaction des parties prenantes

Enfin, bien que plus qualitative, la satisfaction des parties prenantes est un indicateur important.

Une DoD efficace conduit à un meilleur alignement des attentes et à une plus grande satisfaction du client, qui peut être évaluée par des enquêtes de satisfaction ou des feedbacks réguliers.

En quantifiant ces aspects, les équipes peuvent obtenir une vision claire de l'efficacité de leur DoD et identifier les domaines nécessitant des améliorations.

Cela permet de transformer la DoD en un outil non seulement de gestion, mais aussi de mesure et d'amélioration continue du succès du projet.

Conclusion

En comprenant les multiples facettes de la Definition of Done à travers les prismes du QQOQCCP, nous avons vu qu’il s’appliquait dans divers domaines, que ce soit dans le cadre d’une gestion de projet agile ou classique.

De sa définition à son application, en passant par son évolution et son impact mesurable, la DoD se révèle être bien plus qu'une simple liste de vérification.

Elle est le pilier d'une collaboration efficace, d'une qualité irréprochable et d'une livraison de projet réussie.

AUDREY DEGUARA

A propos de l'auteur

Impliquée dans l’univers du projet depuis son Master Spécialisé au Canada en 2003, Audrey accompagne les projets en guidant les chefs de projet et les product owners/ scrum masters à tirer le meilleur des équipes projet.

Passionnée par le projet et l’Humain, elle s’est investie dans divers secteurs d’activité. Toutes ses expériences ont comme fil rouge l’accompagnement autour de ce sujet.
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