L’entretien individuel est un moment important dans la relation entre le membre de l’équipe et son chef de projet.
Nous vous proposons ici une vue différente de cet entretien et comment en tirer un maximum dans l’intérêt de tous.
Qu’est-ce que l’entretien individuel ?
L’entretien individuel, aussi appelé entretien d’évaluation, permet au membre de l’équipe projet de faire le point sur l’atteinte des objectifs, les points forts et points positifs, mais aussi les améliorations à apporter.
Dans de nombreuses entreprises, ces entretiens sont systématiques et souvent annuels. Ils sont réglementés, mais facultatifs et en général coordonnés par les Ressources Humaines.
Avant tout entretien, assurez-vous de connaître les aspects légaux qui y sont liés et les règles propres à l’entreprise et les conventions collectives éventuelles.
Par exemple, si les informations partagées sont sauvegardées dans un système informatique, il est essentiel de respecter le Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD).
Le collaborateur reçoit alors une copie des documents créés.
Ces entretiens doivent être planifiés et communiqués à l’avance.
Ils sont individuels, comme leur nom l’indique, et ont lieu en tête-à-tête.
De quoi parle-t-on pendant l’entretien individuel ?
On parle bien sûr du projet, de ses objectifs et des activités du membre de l’équipe dans la réalisation du projet, et de sa participation au travail commun.
Pour cela, on va :
- Évaluer les objectifs de la période passée par rapport au planning initial
- Définir les objectifs et activités de la période suivante
- Évaluer la qualité du travail et les efforts accomplis
- Parler des possibilités individuelles d’amélioration
- Discuter de besoins éventuels de formation
- Parler des changements ou corrections possibles dans l’approche du projet
- Clarifier les attentes de chacun.
On ne parle surtout pas d’autres personnes, ni de vie privée ou de religion.
L’entretien se concentre autour des performances de l’individu, le membre de l’équipe.
Les aspects émotionnels de l'entretien individuel
Chaque individu appréhende ces entretiens de manière différente.
Il y aura les « décontractés » qui arriveront les mains dans les poches.
Il y aura les autres, que l’angoisse de ces discussions ont empêché de dormir les nuits précédentes.
En tant que chef de projet, vous devez prendre en compte ces moments émotionnels et réagir en conséquence.
Prenez le temps d’observer l’arrivée de votre collaborateur et d’adapter votre propre attitude afin de rendre la conversation la plus détendue possible.
Nous avons bien sûr un travail, une mission à accomplir.
Mais nous pouvons obtenir un bon résultat de l’entretien de mille façons différentes, tout en gardant une transparence essentielle en communication.
Le décontracté
Que se passe-t-il si, par exemple, le " décontracté" est un membre de l’équipe dont vous êtes moyennement satisfait, qui est moins efficace que ses collègues ?
Le mode détendu risque de rapidement tourner à la discussion amère.
L’angoissé
Il est impératif de le mettre à l’aise avant d’engager toute conversation.
C’est bien sûr plus facile lorsque ces angoisses sont infondées.
Un peu plus délicat lorsque ces angoisses sont générées par une auto-critique plutôt réaliste.
Et pourtant, une conversation ouverte ne peut se baser ni sur des angoisses ni sur de la décontraction inadéquate.
Le rôle de l’intelligence émotionnelle
Il faudra donc accepter d’avoir parfois des conversations difficiles, cruciales.
Ces conversations « cruciales » peuvent avoir lieu tout au long de votre projet et pas seulement lors des entretiens individuels.
Il faudra faire preuve d’intelligence émotionnelle : c’est à dire « l'habileté à percevoir et à exprimer les émotions, à les intégrer pour faciliter la pensée, à comprendre et à raisonner avec les émotions, ainsi qu'à réguler les émotions chez soi et chez les autres »
N'hésitez pas non plus à lire « Conversations cruciales », un investissement en formation personnelle qui s’avérera très précieux tout au long de votre carrière.
Les meilleurs chefs de projet et les meilleurs leaders d’entreprise ont tous en commun cette faculté à s’adapter à l’interlocuteur, à convaincre, afin d’atteindre ensemble leurs objectifs.
Observer les réactions de vos interlocuteurs, leur gestuelle et posture corporelle vous permettra d'adapter votre propre comportement et facilitera grandement le dialogue.
Votre adaptation peut être différente selon que vous soyez le collaborateur de votre patron ou que vous parliez à un collaborateur travaillant sous votre responsabilité.
L'important est de rester juste et transparent tout en mettant à l'aise votre interlocuteur et en restant vous-même maître de vos émotions.
Le rôle des entretiens dans le projet
Si l'entretien individuel est bien sûr centré sur l’évaluation d’un collaborateur en particulier, n’oubliez pas votre objectif commun : délivrer un projet en respectant la triple contrainte de périmètre, délais et coûts.
Cet objectif commun fait partie de la discussion et ouvre des perspectives de conversations différentes.
Partager des objectifs, c’est partager un bout de chemin ensemble.
Vous avez donc des choses en commun.
Pour cela, n’hésitez pas à parler de ce projet commun et de votre perspective du travail accompli et à accomplir ensemble.
Demandez un retour d’information.
La conversation pourra alors prendre une autre tournure car le retour d’information peut vous permettre d’entrevoir de nouveaux risques ou de nouvelles opportunités.
Entrevoir un problème, c’est aussi créer la possibilité de le résoudre avant qu’il n’affecte négativement vos objectifs communs.
Cet entretien individuel devient alors une occasion pour vous d’améliorer encore l’esprit d’équipe et donc de bénéficier au projet ainsi qu’à toutes les parties prenantes.
Tout le monde est gagnant !
La fréquence des entretiens individuels
La plupart des entreprises procèdent à des évaluations annuelles ou bi-annuelles.
Si votre projet est de moins de douze mois ou si vous désirez augmenter la fréquence de ces rencontres car votre équipe et vous-mêmes avez compris leurs bénéfices, n’hésitez pas à les organiser chaque trimestre – avec l’accord de la DRH évidemment.
Encore une fois, ces entretiens doivent être planifiés et communiqués.
Ils ne doivent pas devenir une charge inutile, ni pour vous ni pour votre équipe.
La fréquence sera donc définie avec l'accord de votre équipe.
Conclusion
L’entretien individuel est souvent considéré par les collaborateurs comme une corvée inutile, voire désagréable.
C’est pourtant un outil très appréciable pour l’individu lui-même (elle-même) car il permet de faire le point de la situation, de montrer le travail accompli – et donc parfois d’obtenir une formation, une prime, une augmentation ou une promotion.
C’est aussi un outil qui permet au responsable de provoquer un retour d’information très utile et parfois d’entrevoir des besoins de correction très positifs pour le projet dans son ensemble.
Il est bon en tout cas de comprendre les aspects émotionnels que ce genre de discussions peut générer.
La bonne gestion de ces aspects émotionnels sera bénéfique non seulement pour l’individu et son responsable, mais aussi pour l’esprit d’équipe du projet.
Cet outil devient donc un levier pour le bon déroulement du projet dans son ensemble.
La bonne maîtrise de l’intelligence émotionnelle est par ailleurs un atout majeur pour une communication réussie avec toutes les parties prenantes du projet, du maître d’ouvrage au membre de l’équipe, en passant par les acteurs clés et le management.
