Une communication efficace va renforcer vos chances de succès, cet article vous permettra de mieux préparer la planification des réunions essentielles au suivi de votre projet.
Mais voyons tout d’abord trois notions à garder en tête lors de l’organisation de ces réunions.
3 Notions de base de la communication efficace
Notion 1 : la « règle des 3 V ».
Selon le professeur Albert Mehrabian il existe en communication une "règle des 3V":
C’est-à-dire que 93% d'une communication est non-verbale.
Cela signifie que la communication écrite uniquement est incomplète car sujette aux interprétations.
Il ne faut bien sûr pas généraliser cette règle mais savoir qu’elle existe et que, dans certains cas, rien ne remplace la communication directe entre les individus.
Pensez à cette règle lorsque vous préparerez votre Plan de Communication projet et planifierez les réunions indispensables au suivi de votre projet.
Lire aussi notre article sur la communication efficace d'un projet .
Notion 2 : le retour d’information
Les messages ne sont pas toujours délivrés ou perçus tels qu’ils sont envoyés.
Pour éviter tout malentendu, pensez à demander :
Vérifiez que le message a été compris tel que vous VOULIEZ l’expliquer.
Ce retour d’information est essentiel pour s’assurer que la communication est bien bilatérale, qu’il n’y a pas de malentendu, de non-dit, de frustration cachée.
C'est la clé des projets réussis.
Ce retour d’information vous mettra parfois sur la voie d’un problème potentiel que vous pourrez plus facilement éviter.
Notion 3 : impliquer TOUTES les parties prenantes
Selon PMI (Project Management Institute) une partie prenante est un individu, un groupe ou une organisation pouvant affecter, être affecté ou percevoir être affecté par, une décision, activité ou résultat d’un projet.
Lorsque vous préparez votre Plan de Communication projet, gardez toujours en mémoire que certaines personnes vont percevoir qu’elles-mêmes ou leur département vont être impactés par le projet.
Ignorer cette perception c’est accepter le risque qu’ils bloquent le projet pour de mauvaises raisons.
Lorsque vous faites la liste des parties prenantes, commencez bien sûr par les parties prenantes les plus évidentes, mais n’oubliez pas de penser à d'autres et demandez-vous quel sera leurs intérêts – à tort ou à raison – pour votre initiative.
Je vous invite à lire cet article pour savoir comment garantir l'adhésion des participants à votre projet.
Il arrive trop souvent que l’on oublie des personnes très influentes qui vont se « venger » en faisant de l’obstruction passive, voire un blocage au moment de la mise en place d’une solution à laquelle ils pensent qu’ils devraient être impliqués.
Dans notre article sur les parties prenantes nous vous expliquons quelques stratégies qui font la différence.
Les raisons courantes de l'échec d'un projet
En quoi toutes ces notions sont-elles importantes pour mon projet ?
Lors de formations en gestion de projet, nous avons demandé aux participants de nous dire pour quelles raisons les projets échouent.
Voici quelques exemples de réponses :
En fait, les projets échouent rarement pour des raisons techniques : 90% des échecs ont leur source dans les facteurs humains.
Cela veut dire que 90% des échecs pourraient être évités !
Une planification solide, une gestion des risques digne de ce nom, mais surtout une communication efficace et bien pensée sont des éléments indispensables du succès des projets.
La communication efficace planifiée et les réunions projet
Il y aura dans votre projet des réunions incontournables, qui devront être intégrées dès l’origine dans le plan, à commencer par le "Kickoff".
En savoir plus sur la réunion du lancement.
Le comité de pilotage (COPIL) ensuite, qui aura lieu probablement chaque mois, à date fixe.
La planification de cette réunion est importante car elle permet aux participants de bloquer leur calendriers pour ces dates.
Les participants au comité de pilotage sont souvent des responsables dont l'agenda est très chargé et non disponibles à courte échéance.
L'erreur à éviter lors des comités de pilotages: monopoliser le temps de parole avec des présentations longues et ennuyeuses.
Pour préparer ces réunions, pensez à organiser un comité de projet avec votre équipe, quelques jours plus tôt, chaque mois aussi.
Cette réunion de suivi de projet vous permettra de préparer le contenu de votre présentation au comité de pilotage, tous ensemble, en se mettant d'accord sur les messages à passer.
Chaque semaine, prévoyez une réunion avec votre équipe - ou une réunion par fonction si votre projet comporte plusieurs groupes de travail indépendants.
Vous pouvez, pendant ces réunions revoir aussi le registre des risques.
Mais souvent, cette réunion est séparée - et donc à planifier aussi.
La réunion de suivi des risques permet d’ajouter, de supprimer ou de mettre à jour les descriptions de risques et les procédures à adopter lorsque ces risques grandissent ou deviennent un problème à régler.
Si votre projet implique des prestataires de services, pensez à organiser une réunion de suivi en vous mettant d'accord avec vos prestataires sur la périodicité et le lieu.
Comme pour les membres du comité de pilotage, les prestataires ont un calendrier chargé car ils travaillent pour plusieurs clients en parallèle.
Et enfin, lors de la clôture de votre projet, prévoyez une réunion de clôture, séparée ou tous ensemble, avec le comité de pilotage, les prestataires et les parties prenantes principales, y compris bien sur votre équipe.
Voir aussi l'article sur l'importance de célébrer les jalons.
S'il y a une règle qui est valable pour toutes ces réunion, eh bien c'est la préparation.
Puisque toutes les réunions ci-dessus sont des réunions planifiées, pensez à les préparer en tenant compte des notions expliquées plus tôt dans cet article.
Prévoyez un temps de parole pour toutes les parties, et provoquez le retour d’information.
Lorsque vous parlez, observez les participants.
Certains ont peut-être des questions mais hésitent à les poser.
Le langage corporel d’autres peut montrer une approbation, un manque d’intérêt ou un désaccord.
Il est très important de clarifier toutes les positions pour éviter tout malentendu ou blocage.
Toutes les réunions doivent se terminer sur des décisions communes, voire sur l’organisation d’une réunion de suivi.
Voir aussi les types de réunions.
La communication non planifiée
1. La réunion spécifique
Cette réunion est organisée en fonction des besoins.
Elle a pour but de discuter d'un sujet ou problème particulier et de se mettre d'accord sur la marche à suivre pour solutionner chaque cas précis.
Il arrivera que vous deviez organiser en urgence une réunion avec des personnes externes, des personnes basées dans d’autres sites ou en déplacement.
Pensez dès le départ à l'accès à des outils vous permettant de pouvoir contacter sans délai une ou plusieurs parties prenantes afin de dialoguer et de résoudre sans tarder un éventuel problème.
La préférence est à donner à des outils du type télé ou vidéo-conférence, les courriels peuvent se perdre, être mal compris ou tous simplement non-lus.
En savoir plus sur comment les outils collaboratifs peuvent aider à la gestion de projet.
2. La réunion ou conversation informelle
Il arrivera que vous rencontriez à la machine à café un membre de l’équipe, un contributeur, une partie prenante avec laquelle vous engagerez une conversation au sujet du projet.
Ces conversations informelles peuvent souvent mener à entrevoir un risque pour le projet, un aspect auquel on n’aurait pas pensé jusqu’ici, une opportunité d’améliorer la qualité du travail ou de livrables.
Il ne faut surtout pas sous-estimer les informations récoltées lors de de ces conversations. Il faut au contraire les provoquer.
Par expérience, les conversations informelles sont l’occasion de clarifier des points incompris voire oubliés lors des réunions.
Elles permettent de résoudre des problèmes, d’améliorer la communication et sont généralement très bénéfiques au projet.
Et si elle permettent de soulever un gros problème, il vaut mieux y faire face immédiatement.
En conclusion
La communication efficace tous azimuts est essentielle au bon fonctionnement de votre projet.
Parce que nous sommes humains, parce que nous sommes sociaux, parce qu’elle permet de clarifier des situations, de lier des alliances et de forger l’esprit d’équipe.
Chaque réunion projet, chaque conversation est une chance de partager des informations et surtout d’en recevoir.
Si vous avez un bureau individuel, ne fermez la porte que lorsque vous avez des conversations difficiles ou privées. Les portes fermées réduisent les possibilités de recevoir des informations.
Une bonne communication vous évitera bien des écueils, vous aidera à traverser les épreuves ensemble et augmentera de manière significative vos chances de succès.
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