Dans ce monde moderne où tout va si vite, il est devenu essentiel de dompter le temps et d'apprivoiser nos priorités pour être efficaces. Entrepreneurs, cadres d’entreprises, je vous propose d’aborder ensemble les secrets et les trésors cachés de la gestion du temps et des priorités.
Laissez-moi vous emmener dans cette aventure où conseils, astuces et outils se mêlent pour vous offrir des clés pratiques et directement applicables dans vos vies professionnelles.
Les méthodes pour mieux gérer son temps
Les entrepreneurs font face à de nombreuses tâches et responsabilités, ce qui peut rapidement rendre difficile la conciliation entre travail et vie personnelle en l'absence d'une organisation appropriée.
Voici des méthodes pratiques pour optimiser votre temps et atteindre vos objectifs plus efficacement :
1) La règle des 2 minutes, ou la conquête du temps perdu
David Allen, le célèbre auteur de la méthode Get Things Done (GTD), nous livre une maxime d'une simplicité désarmante : si une tâche requiert moins de deux minutes, réalisez-la sans attendre !
Ainsi, vous vous libérerez de l'emprise des reports et des distractions, et naviguez avec assurance sur les flots de l'efficacité.
2) La technique Pomodoro, ou la quête du Graal de la concentration
Francesco Cirillo nous convie à une aventure épique : celle de la maîtrise du temps.
La technique Pomodoro vous invite à scinder votre travail en tranches de 25 minutes, les "pomodoros", séparées par des pauses de 5 minutes.
Au bout de quatre "pomodoros", accordez-vous une pause plus longue, de 15 à 30 minutes. Cette méthode vous permet de maintenir votre concentration au sommet et de repousser les assauts de la fatigue.
Découvrez dans cette vidéo comment utiliser la méthode Pomodoro à votre avantage :
Les outils pour optimiser ses priorités
Entrepreneurs, dirigez-vous vers une organisation optimale en utilisant le Mind Mapping comme allié de choix.
1) Le Mind Mapping, ou la cartographie des territoires inexplorés
Le Mind Mapping, cet art de structurer visuellement vos idées et informations, est une pépite inestimable pour organiser vos projets et planifier vos journées.
Un exemple d'outil populaire est XMind8. Il vous embarque à bord de son navire, vous offrant la possibilité de partager vos cartes mentales avec votre équipage.
Grâce à cet outil, vous pourrez répartir votre temps entre différents projets et suivre leurs avancées avec la précision d’un horloger suisse, le tout en un clin d’œil.
Exemple :
Imaginons Julien, un freelance spécialisé dans la création de sites web et le développement d'applications mobiles. Julien travaille seul, jonglant entre plusieurs projets en même temps.
C’est un indépendant multitâches (la conception, la programmation, la communication avec ses clients et la prospection de nouveaux contrats). Il doit être organisé et productif pour mener à bien ses missions et satisfaire les attentes de ses clients.
Un jour, Julien découvre un outil de mind mapping et décide de l'utiliser pour mieux organiser son travail et améliorer sa productivité. Voici comment il procède :
- Brainstorming et planification : Julien commence par créer une carte mentale pour chaque projet en cours. Il y note les différentes étapes du projet, les ressources nécessaires, les échéances et les priorités. Cette démarche lui permet de visualiser l'ensemble du projet, tout en pouvant faire des focus sur des points précis. Prioriser les tâches à accomplir devient un jeu d’enfant pour atteindre ses objectifs
- Suivi des avancées : Au fur et à mesure de l'avancement des projets, Julien met à jour ses cartes mentales pour suivre les progrès réalisés. Il peut ainsi facilement identifier les tâches terminées et celles qui restent à accomplir, ce qui lui permet d'ajuster sa planification si nécessaire et de tenir ses clients informés des avancées
- Prospection et développement de l'activité : Enfin, Julien utilise l'outil pour gérer la prospection de nouveaux clients et le développement de son activité. Il crée une carte mentale dédiée aux opportunités commerciales, aux contacts à relancer, aux événements à ne pas manquer, aux idées de projets à explorer et pour sa veille concurrentielle.
Grâce à cette organisation, Julien devient plus efficace et renforce son activité de freelance, tout en étant plus équilibré.
2) La matrice d'Eisenhower, ou la boussole pour trouver le nord de ses priorités
La matrice d'Eisenhower est un outil incontournable pour classer vos tâches selon leur importance et leur urgence.
Grâce à cette boussole des priorités, vous pouvez vous focaliser sur les tâches importantes et urgentes, déléguer celles urgentes, mais moins importantes, planifier celles importantes, mais non urgentes, et éliminer ou reporter celles qui ne sont ni importantes ni urgentes.
Exemple :
Paul est un chef de projet dans une entreprise de développement logiciel. Paul, comme nous tous, peine à distinguer les priorités.
Voici désormais, comment Paul met en pratique la matrice d'Eisenhower pour classer et organiser ses tâches :
- Quadrant 1 - Important et urgent : Paul doit résoudre immédiatement un problème critique sur un logiciel qui est sur le point d'être livré à un client. Il s'agit d'une tâche à la fois importante et urgente, qu'il doit traiter en priorité.
- Quadrant 2 - Important, mais non urgent : Paul sait que le développement de compétences techniques de son équipe est essentiel pour la réussite à long terme des projets. Il planifie donc des formations pour les prochains mois. Bien qu'importantes, ces formations ne sont pas urgentes et peuvent être organisées sur un planning à moyen terme.
- Quadrant 3 - Non important, mais urgent : Un collègue de Paul demande de l'aide pour résoudre un problème mineur sur un autre projet. Bien que ce ne soit pas important pour le travail de Paul, il s'agit d'une requête urgente pour son collègue. Paul délègue cette tâche à un membre de son équipe qui a un peu de temps disponible pour aider son collègue.
- Quadrant 4 - Non important et non urgent : Paul reçoit régulièrement des invitations à des réunions d'information ou des webinaires qui ne sont pas directement liés à ses projets. Ces activités ne sont ni importantes ni urgentes pour Paul, il choisit ainsi de les décliner ou de les reporter à un moment où il aura moins de travail.
Paul parvient ainsi à mieux organiser son temps en se concentrant sur les tâches importantes et urgentes, délègue les tâches urgentes, mais moins importantes et planifie les actions importantes, mais non urgentes.
Les tâches non importantes et non urgentes sont écartées ou reportées, ce qui lui permet de gagner du temps et d'être plus productif dans son travail quotidien.
Des objectifs SMART pour mieux gérer son temps
Entrepreneurs, vous souhaitez naviguer sereinement, aussi fixez-vous des objectifs SMART.
Les objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Pertinents et Temporels) sont le phare qui guide votre navire professionnel à travers les tempêtes et les écueils.
En vous fixant des objectifs clairs et précis, vous évitez de dériver et maintenez le cap vers le succès.
Exemple :
Prenons l'exemple de Paul, un cadre d'entreprise qui souhaite optimiser la durée des réunions hebdomadaires de son équipe.
Il se fixe l'objectif SMART suivant : "Réduire de 30% la durée des réunions hebdomadaires de l'équipe d'ici deux mois, en améliorant leur organisation et leur efficacité".
- Spécifique : L'objectif est clairement défini, il s'agit de réduire de 30 % la durée des réunions hebdomadaires de l'équipe.
- Mesurable : L'objectif est quantifiable, la réduction de 30 % peut être mesurée en comparant la durée actuelle des réunions à celle souhaitée.
- Atteignable : L'objectif est réaliste, car il est possible d'optimiser l'organisation des réunions pour les rendre plus courtes et efficaces.
- Pertinent : L'objectif est pertinent, puisque des réunions plus courtes et efficaces permettront de gagner du temps pour se concentrer sur d'autres tâches importantes.
- Temporel : L'objectif est délimité dans le temps, avec un délai de deux mois pour atteindre la réduction de 30 %.
Pour atteindre cet objectif, Paul met en place diverses actions, comme la préparation d'un ordre du jour précis ou la désignation d'un animateur pour chaque réunion.
Un dernier conseil : oser déléguer
Savoir déléguer est un atout majeur dans la gestion du temps et des priorités.
En confiant certaines tâches à des collaborateurs compétents, vous pouvez vous concentrer sur les missions stratégiques et valorisantes.
Il est essentiel de bien choisir les tâches à déléguer et de veiller à ce que vos collaborateurs disposent des compétences et des ressources nécessaires pour les mener à bien.
Conclusion
En bref, gérer son temps et ses priorités est un enjeu crucial pour les actifs d’aujourd’hui. En adoptant des méthodes approuvées, en utilisant des outils adaptés et en se fixant des objectifs clairs, vous pouvez améliorer votre efficacité, gagner en sérénité et concilier performance et bien-être.
Alors, n'attendez plus pour mettre en pratique ces conseils et astuces et donner un nouveau souffle à votre vie professionnelle !
Embarquez dès à présent dans cette odyssée du temps et des priorités, et hissez haut les voiles de la réussite !
