Kick off meeting (réunion de lancement) : 4 conseils et erreurs à éviter, avec modèle

Un kick off meeting est indispensable pour officialiser le lancement d'un projet auprès de toutes les parties prenantes du projet.

Si vous devez gérer un lancement de projet très important et ne savez pas comment vous y prendre ou par quoi commencer, vous êtes au bon endroit !

Découvrez les 4 points clés qui vous permettront de réussir votre réunion de lancement. 

Et en bonus, je vous propose un modèle de support de réunion prêt à l’emploi à télécharger.

Qu'est ce qu'un kick off meeting ?

Un kick off meeting est la première réunion qui se tient avant de passer concrètement à l’action et concrétiser le lancement d'un projet. Il a un rôle préparatoire indispensable au bon fonctionnement du travail d’équipe.

La réunion de lancement marque la fin de la phase d'initialisation et le début de la phase de planification.

Son but premier est de mettre autour de la table les différentes parties prenantes d’un projet (fournisseurs, clients, responsables, etc.) pour clarifier les objectifs, définir les rôles et convenir d'un macro-planning. 

C’est aussi l'occasion idéale pour lancer les demandes d'achat, et ceci en collaboration avec le chef de projet.

Il constitue également un moment clé pour établir un système de suivi commercial efficace, permettant à l'équipe de rester sur la bonne voie et d'atteindre ses objectifs commerciaux.

Prérequis pour un Kick-off Meeting réussi

1. Définir un objectif Clair

Pour que l'exécution d'un projet soit efficace, il faut que tout le monde tire dans le même sens. Sans objectif clair, il est très difficile de coordonner le travail.

Le kick-off meeting permet de donner le même niveau d'information à tout le monde, y compris à des prestataires externes à l'entreprise.

Les actions seront focalisées vers un objectif commun plutôt qu'une vague idée.

2. Coordination et répartition des rôles

La répartition claire des rôles, avec un planning qui jalonne les différentes étapes, permet à chacun de trouver sa place dans l'exécution du projet.

Chaque intervenant a un rôle précis à un moment donné du projet.

Pour répartir les rôles et définir les responsabilités, vous pouvez utiliser la matrice RACI. 

C’est fondamental pour coordonner au mieux le travail tout au long du projet.

3. Jalonnement des actions

Jalonner les actions vous permettra d’éviter de nombreux couacs.

Il s'agit de définir clairement les étapes et les tâches de chaque membre de l'équipe, garantissant que le projet reste sur la bonne voie.

4. Impliquer toutes les parties prenantes

Cette réunion de projet préliminaire vous permet d'impliquer toutes les parties prenantes au projet.

La cartographie des décideurs peut aider à identifier et intégrer tous les intervenants pertinents. 

Elles savent pourquoi le projet est lancé, comment travailler ensemble et n'ont pas l'impression d'être uniquement des exécutants.

Modèle gratuit de support kick off meeting

4 conseils pour réussir votre kick-off meeting

Voyons ci-après 4 points clés pour réussir votre planification de réunion :

1. Convier les bonnes personnes à la réunion de lancement

L’une des parties les plus difficiles du kick off meeting, est d’inviter les bonnes personnes.

Je suis convaincu que vous pensez qu’il ne faut absolument oublier personne au risque d’avoir du mal à fédérer et coordonner le travail par la suite, mais qu’en même temps il ne faut pas inviter n’importe qui pour ne pas faire perdre de temps inutilement.

Rassurez-vous, j’ai quelques astuces :

• Lister les chantiers et acteurs du projet : Vous êtes chef de projet, il vous incombe donc d’établir, en amont de la réunion de lancement, un plan précis des étapes du projet. Il vous faudra décrire les principaux chantiers et aussi les différents acteurs qui y seront impliqués.
• Prévoir les risques éventuels : Essayez de prévoir toutes les étapes du plan si tout se déroule correctement, mais également les aléas qui peuvent le mettre à mal. En savoir davantage sur l'identification des risques projet.
• Estimer les charges et définir des jalons : Consultez en amont les experts techniques pour obtenir des macros estimations des charges, et essayez d'en déduire des jalons à fixer pour les différents chantiers. Moins vous laissez de place au hasard, plus vous voyez votre objectif et les moyens à mettre en place clairement, plus il vous sera facile d’identifier les bonnes personnes à convier à la réunion de projet.

Astuce : Demandez au commanditaire du projet de faire une brève introduction, pour rappeler le contexte, les enjeux et les objectifs du projet.

C’est très souvent une bonne idée pour bien entrer en matière.

La préparation du kick off meeting vous permettra également de répondre aux différentes objections des membres présents à la réunion.

S’ils voient que vous savez de quoi vous parlez et que vous avez tout prévu, alors vous obtiendrez leur adhésion.

2. Définir un ordre du jour clair et précis

Une fois que vous avez préparé votre plan d’action du projet aussi précisément que possible, il est temps de préparer l’organisation du kick off meeting en lui-même.

Pour préparer votre réunion, tâchez de :

• Réserver une salle
• Définir une durée
• Envoyer une invitation au kick off meeting avec l'ordre du jour en attaché

Celui-ci doit être aussi clair et précis que possible.

Si possible, essayez de définir un temps imparti pour chaque point à traiter, cela vous évitera d’avoir des réunions interminables qui parlent de tout, sauf du projet.

Voici un exemple d'un ordre du jour de réunion :

• Tour de table de présentation
• Brève introduction du commanditaire du projet (Rappel du contexte, des enjeux et des objectifs)
• Présentation détaillée du périmètre du projet
• Objectifs et KPI
• Présentation des parties prenantes, de l’équipe projet et répartition des rôles
• Présentation du comité de direction et des instances de gouvernance
• Présentation des informations clefs (macro planning, moyens, budget, les risques du projet)
• Question / Réponses
• Planification des prochaines réunions

Chacune de ces 8 étapes a son intérêt propre.

Évidemment, vous êtes libre de les moduler, d’en ajouter ou d’en enlever en fonction de votre contexte.

Objet : Réunion de lancement du projet SAP 30 / CMRL

Madame / Monsieur,

Nous avons le plaisir de vous informer de la tenue d’une réunion de lancement du projet SAP 30 / CMRL.

Elle se déroulera le [date] à [heure] heures dans nos locaux de [lieu de la réunion].

Cette réunion a pour objectif de présenter les contours du projet, et officialiser son lancement auprès de toutes les parties prenantes du projet.

Vous trouverez en attaché l’ordre du jour, avec les points essentiels à débattre.

Si vous souhaitez évoquer des points en particulier, merci de nous en faire part avant le [date].

Pour confirmer votre présence, veuillez nous répondre par retour d’email ou nous contacter sur ce numéro pour de plus amples informations : [Numéro].

Bien à vous,

Signature

3. Présentez le contenu et bénéfices du projet

Le kick off meeting fixe les points essentiels à l’accomplissement du projet.

Lors de cette réunion, vous allez faire une bonne présentation du projet.

Vous parlerez d'abord des objectifs de cette réunion et des buts du projet (les raisons qui poussent à le mettre en place, auprès de qui).

Si ces informations sont claires pour vous, elles ne le sont pas forcément pour tous ceux qui vous entourent. Il vous revient alors d’exposer la situation de manière aussi précise et claire que possible lors de cette réunion de lancement.

Lorsque tout le monde a saisi l’objectif du projet, il faudra évoquer avec les membres de la réunion l’aspect concret, les chantiers nécessaires pour mener à bien le projet ainsi que les tâches et défis à venir.

4. Parlez planning

Dans un kick off meeting, il faut parlez planning ! Rappelez la date Time To Market souhaitée par le commanditaire du projet et proposez des jalons pour chacun des chantiers du projet.

Par ailleurs, une réunion de lancement est l’occasion de fédérer l’équipe autour d’un objectif commun : le projet.

L'objectif de cette réunion d'équipe est donc de pouvoir valider la répartition des rôles et des tâches de chacun, des délais à respecter et de l’implication des différents acteurs.

À la fin d'une réunion réussie, il faut que l’objectif soit clair pour tout le monde, que le plan d’action soit identifié, que les rôles soient définis, et qu’un macro planning soit convenu entre les parties prenantes.

Je suis convaincu que cette réunion est indispensable, même lorsque les personnes se connaissent déjà ou font partie de la même équipe.

Mettre les choses à plat, clarifier et fédérer autour du projet sont toujours des étapes indispensables.

Réussir la réunion kick off est donc un moment essentiel dans la réussite de votre projet !

Erreurs à éviter dans une réunion kick off

Les erreurs et pièges à éviter lorsque vous organisez un kick off meeting sont très nombreux.

Je ferai sans doute un article plus détaillé sur le sujet, mais voici les points les plus importants à retenir :

1. Ne pas se préparer

De nombreuses questions techniques vous seront posées lors du kick off meeting.

En tant que chef de projet, on attend de vous que vous soyez capable d’y répondre. 

2. Arriver en retard

Vous êtes l’organisateur de la réunion de lancement. Il vous faudra donc arriver en avance et vérifier qu’aucun souci d’ordre technique n’empêchera la tenue de la réunion.

Les projecteurs sont la principale cause de soucis techniques en réunion.

3. Manquer d'actions concrètes

Rien n’est plus pénible que de sortir d'un kick of meeting en ayant eu l’impression qu’elle en servait à rien.

Ayez en tête les objectifs de cette réunion.

Proposez une répartition des rôles et des actions concrètes aux participants. Vous gagnerez en crédibilité et en efficacité.

4. Laisser la monotonie régner

Rien n’est plus ennuyant qu’un monologue de plusieurs heures.

Faites participer les autres tout au long de la réunion kick off, posez des questions, ajoutez des anecdotes ...

Dans tous les cas, n’oubliez pas que si vous avez l’objectif bien en tête, que vous avez préparé avec précision votre plan d’action et que vous comprenez que vous êtes là pour coordonner et non pour imposer, alors la réunion ne pourra que bien se passer.

Nous mettons à votre disposition cet exemple de kick-off meeting sous format PPT que vous pouvez adapter à vos réunions :

Conclusion

Le dernier conseil que je peux vous donner pour réussir votre kick off meeting est très simple : n’en faites pas une montagne.

Je comprends que c’est une réunion très importante pour organiser au mieux la vie de votre projet.

Mais je vous rassure : tout ne pourra pas être parfait, personne ne s’attend à ce que ça le soit et vous rencontrerez quoi qu’il arrive des mésaventures lors du projet.

Il est impossible de tout anticiper.

Essayez simplement de vous préparer au mieux, d’être honnête et clair dans les objectifs et actions à mener et de créer une dynamique positive autour du projet.

C’est votre capacité d’adaptation tout au long du développement du projet qui est le plus important.

Si vous avez des conseils à ajouter à cet article et qui pourraient être utiles à la communauté, n’hésitez pas à commenter.

Je suis curieux de lire vos expériences personnelles quant au déroulement de réunion de lancement.