Les 5 clefs pour réussir la réunion de lancement de projet et modèle de support à télécharger

Réunion de lancement de projet

Vous devez gérer le lancement d’un nouveau projet très important mais ne savez pas comment vous y prendre ou par quoi commencer?

Vous devez organiser et réussir une réunion de lancement de projet et vous êtes stressé?

Rassurez-vous, il n’ y a pas lieu de s’inquiéter. Découvrez les 5 étapes indispensables qui vous permettront de réussir la réunion de lancement de projet.

Et en bonus, vous pourrez télécharger ici un modèle de support de réunion de lancement de projet prêt à l’emploi.

Cette infographie récapitule ces 5 étapes pour réussir un kick off meeting.

réussir la réunion de lancement de projet

Étape 1 : Comprendre ce qu’est une réunion de lancement de projet

Comprendre à quoi sert la réunion de lancement projet est très important pour l’organiser au mieux. Si ce premier conseil peut vous sembler un peu banal, il est pourtant fondamental.

Je vous expliquerai par la suite pourquoi cette réunion est si importante, mais essayons d’abord de comprendre ce que c’est.

Un kick off meeting se tient avant de passer concrètement à l’action. Il a un rôle préparatoire indispensable au bon fonctionnement du travail d’équipe.

Son but premier est de mettre autour de la table les différentes parties prenantes d’un projet (fournisseurs, clients, responsables, etc.).

Je vous expliquerai plus en détail par la suite qui inviter.

Le kick off meeting fixe les points essentiels à l’accomplissement du projet. Lors de cette réunion, vous allez tout d’abord parler des objectifs de cette réunion et des buts du projet (les raisons qui poussent à le mettre en place, auprès de qui).

Si ces informations sont claires pour vous, elles ne le sont pas forcément pour tous ceux qui vous entourent. Il vous revient alors d’exposer la situation de manière aussi précise et claire que possible lors de cette réunion.

Lorsque tout le monde a saisi l’objectif du projet, il faudra évoquer avec les membres de la réunion l’aspect concret, les chantiers nécessaires pour mener à bien le projet ainsi que les tâches et défis à venir.

Parlez planning, rappelez la date Time To Market souhaitée par le commanditaire du projet et proposez des jalons pour chacun des chantiers du projet.

La réunion de lancement est l’occasion de fédérer l’équipe autour d’un objectif commun : le projet. C’est donc le moment idéal pour valider la répartition des rôles et des tâches de chacun, des délais à respecter et de l’implication des différents acteurs.

À la fin d’une réunion de lancement de projet réussie, il faut que l’objectif soit clair pour tout le monde, que le plan d’action soit identifié, que les rôles soient définis, et qu’un macro planning soit convenu entre les parties prenantes.

Étape 2 : Comprendre pourquoi la réunion de lancement est une étape importante, voire obligatoire, dans le développement d’un projet

Maintenant que nous avons posé les bases de ce qui est attendu dans une réunion de lancement projet, il est temps de comprendre pourquoi c’est une étape si importante.

Pour que l’exécution d’un projet soit efficace, il faut que tout le monde tire dans le même sens. Sans objectif clair, il est très difficile de coordonner le travail. Les actions ne seront plus focalisées vers un objectif commun mais vers une vague idée.

La réunion de lancement projet permet de donner le même niveau d’information à tout le monde, y compris à des prestataires externes à l’entreprise. C’est fondamental pour vous permettre de coordonner au mieux le travail tout au long du projet.

La répartition claire des rôles, avec un planning qui jalonne les différentes étapes, permet à chacun de trouver sa place dans l’exécution du projet. Chaque intervenant à un rôle précis à un moment donné du projet. Jalonner les actions vous permettra d’éviter de nombreux couacs.

Enfin, cette réunion préliminaire vous permet d’impliquer toutes les parties prenantes au projet. Elles savent pourquoi le projet est lancé, comment travailler ensemble et n’ont pas l’impression d’être uniquement des exécutants.

Je suis convaincu que cette réunion est indispensable, même lorsque les personnes se connaissent déjà ou font partie de la même équipe. Mettre les choses à plat, clarifier et fédérer autour du projet sont toujours des étapes indispensables.

Réussir la réunion de lancement est donc un moment essentiel dans la réussite de votre projet !

Étape 3 : Identifiez et conviez les bonnes personnes à participer à la réunion de lancement de projet. Obtenez leur adhésion

L’une des parties les plus difficiles de la réunion de lancement de projet, est d’inviter les bonnes personnes.

Je suis convaincu que vous pensez qu’il ne faut absolument oublier personne au risque d’avoir du mal à fédérer et coordonner le travail par la suite, mais qu’en même temps il ne faut pas inviter n’importe qui pour ne pas faire perdre de temps inutilement.

Rassurez-vous, j’ai quelques astuces pour vous.

Vous êtes chef de projet, il vous incombe donc d’établir en amont de la réunion, un plan précis des étapes du projet. Il vous faudra décrire les principales tâches et donc les différents acteurs qui rentreront dans le projet. Voici donc mon secret personnel : la préparation.

Essayez de prévoir toutes les étapes du plan si tout se déroule correctement, mais également les aléas qui peuvent le mettre à mal. Essayez de fixer des dates, de prévoir les retards, de distribuer les rôles, de chiffrer les différentes charges.

Moins vous laissez de place au hasard, plus vous voyez votre objectif et les moyens à mettre en place clairement, plus il vous sera facile d’identifier les bonnes personnes à convier à la réunion.

Une autre petite astuce : demandez au commanditaire du projet de faire une brève introduction, pour rappeler le contexte, les enjeux et les objectifs du projet. C’est très souvent une bonne idée pour bien entrer en matière.

Cette préparation en amont vous permettra également de répondre aux différentes objections des membres présents à la réunion. S’ils voient que vous savez de quoi vous parlez et que vous avez tout prévu, alors vous obtiendrez leur adhésion.

Étape 4 : Définir un ordre du jour aussi clair et précis que possible

Une fois que vous avez préparé votre plan d’action du projet aussi précisément que possible, il est temps de préparer l’organisation du kick off meeting en lui-même:

  • Réservez une salle
  • Définissez une durée
  • Lorsque vous envoyez les invitations à la réunion, n’oubliez pas l’ordre du jour.

Celui-ci doit être aussi clair et précis que possible. Si possible, essayez de définir un temps imparti pour chaque point à traiter, cela vous évitera d’avoir des réunions interminables qui parlent de tout, sauf du projet.

Voici une proposition concrète de comment vous pouvez organiser votre ordre du jour en infographie :

Ordre du jour réunion de lancement de projet
  1. Tour de table de présentation
  2. Brève introduction du commanditaire du projet (Rappel du contexte, des enjeux et des objectifs)
  3. Présentation détaillée du périmètre du projet
  4. Présentation des chantiers du projets et des impacts
  5. Présentation des informations clefs (macro planning, moyens, budget, les risques du projet)
  6. Présentation des parties prenantes, de l’équipe projet et répartition des rôles
  7. Question / Réponses
  8. Planification des prochaines réunions

Chacune de ces 8 étapes a son intérêt propre. Évidemment, vous êtes libre de les moduler, d’en ajouter ou d’en enlever en fonction de vos expériences.

Je suis d’ailleurs curieux d’avoir votre avis sur ces 8 étapes en commentaires. Qu’est ce que vous en pensez?

Étape 5 : Évitez les erreurs et les pièges en réunion

Les erreurs et pièges à éviter lorsque vous organisez un kick off meeting sont très nombreux. Je ferai sans doute un article plus détaillé sur le sujet, mais voici les points les plus importants à retenir :

Soyez préparé

De nombreuses questions techniques vous seront posées. En tant que chef de projet, on attend de vous que vous soyez capable d’y répondre. Si vous avez respecté l’étape 3, vous devriez en savoir suffisamment pour éviter tout problème.

Arrivez en avance

Vous êtes l’organisateur de la réunion. Il vous faudra donc arriver en avance et vérifier qu’aucun souci d’ordre technique n’empêchera la tenue de la réunion. Les projecteurs sont la principale cause de soucis techniques en réunion.

Proposez des actions concrètes

Rien n’est plus pénible que de sortir d’une réunion en ayant eu l’impression qu’elle en servait à rien. Ayez en tête les objectifs de cette réunion. Proposez une répartition des rôles et des actions concrètes aux participants. Vous gagnerez en crédibilité et en efficacité.

Créez de l’interaction

Rien n’est plus ennuyant qu’un monologue de plusieurs heures. Faites participer les autres, posez des questions, ajoutez des anecdotes personnelles.

Dans tous les cas, n’oubliez pas que si vous avez l’objectif bien en tête, que vous avez préparé avec précision votre plan d’action et que vous comprenez que vous êtes là pour coordonner et non pour imposer, alors la réunion ne pourra que bien se passer.

Support de réunion de lancement de projet

Nous mettons à votre disposition ce modèle de support de réunion de lancement de projet en format ppt que vous pouvez adapter à vos réunions:

Support de réunion de lancement de projet

Toujours inquiet ?

Le dernier conseil que je peux vous donner en matière de réunion de lancement de projet est très simple : n’en faites pas une montagne.

Je comprends que c’est une réunion très importante pour organiser au mieux la vie de votre projet.

Mais je vous rassure : tout ne pourra pas être parfait, personne ne s’attend à ce que ça le soit et vous rencontrerez quoi qu’il arrive des mésaventures lors du projet.

Il est impossible de tout anticiper. Essayez simplement de vous préparer au mieux, d’être honnête et clair dans les objectifs et actions à mener et de créer une dynamique positive autour du projet.

C’est votre capacité d’adaptation tout au long du développement du projet qui est le plus important.

Si vous avez des conseils à ajouter à cet article et qui pourraient être utiles à la communauté, n’hésitez pas à commenter. Je suis curieux d’entendre vos expériences personnelles quant au déroulement de kick off meeting.

Image de mise en avant par Jo_Johnston de Pixabay

Merci pour la lecture

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Comments (32)

  1. Mariam 13 mai 2020
  2. fatima 11 mai 2020
    • Mohammed 13 mai 2020
  3. yannick 10 mai 2020
    • Mohammed 13 mai 2020
  4. alain 8 mai 2020
    • Mohammed 8 mai 2020
  5. said youssouf mmadi 7 mai 2020
    • Mohammed 8 mai 2020
  6. KOLEHE 6 mai 2020
    • Mohammed 8 mai 2020
  7. ABDOU 6 mai 2020
  8. Awa 6 mai 2020
    • Mohammed 6 mai 2020
  9. christophe 6 mai 2020
    • Mohammed 6 mai 2020
  10. Abdelhamid 6 mai 2020
    • Mohammed 6 mai 2020
  11. Sansan tori 5 mai 2020
    • Mohammed 6 mai 2020
  12. Cisse 5 mai 2020
  13. raphael 5 mai 2020
    • Mohammed 6 mai 2020
  14. Mame 5 mai 2020
    • Mohammed 6 mai 2020
  15. Khady 5 mai 2020
  16. Abdelkrim KANBAAI 5 mai 2020
    • Mohammed 6 mai 2020
  17. raphael 28 avril 2020
    • Babacar Cissokho 5 mai 2020
      • Mohammed 6 mai 2020

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