les 7 composantes indispensables d’un bilan de projet

Le bilan de projet est un document de collecte et d'analyse des leçons apprises à postériori de la gestion de projet.

Il aide à mesurer les écarts, les impacts imprévus, et plus globalement les enseignements tirés du projet, positives ou négatives soient-elles.

Dans cet article, je vais vous montrer à quel point l’impact de la clôture d’un projet peut être considérable, tant pour le projet que pour l’organisation.

Pour ce faire, je commence par vous proposer de découvrir la raison d’être des processus de clôture et le bilan de projet.

Dans la suite de l’article je vais vous proposer une check-list de contrôle pour s’assurer de la pertinence et de la cohérence d’ensemble du bilan de projet.

Sans trop tarder, je vous invite à découvrir les fondamentaux de la clôture de projet.

Bonne lecture !

Pourquoi faire un bilan de projet ?

De nombreux praticiens de gestion de projet négligent les processus de clôture.

Pour eux, une livraison de projet réussie est définie par l’achèvement des livrables selon les objectifs de temps et de coût.

Ces praticiens oublient que le groupe de processus de clôture de projet est aussi important que les groupes de processus d’initiation, de planification, d’exécution, de suivi et de contrôle.

Par définition, un projet est une initiative limitée dans le temps, avec un début et une fin, entreprise dans le but de créer un produit, un service ou un résultat unique.

À l’instar des autres phases ou groupes de processus de gestion de projet, Il est donc essentiel de marquer cette phase de clôture par un bilan de projet, pour atteindre les résultats escomptés de la gestion de projet.

En effet, la fin d’un projet est un bon moment pour s’asseoir et évaluer les activités exécutées tout au long du cycle de vie du projet, et d’en tirer des enseignements, de réfléchir aux accomplissements et de partager ce qui a été appris.

1) Identifier les leçons apprises

La documentation des leçons apprises est un élément essentiel du processus d’amélioration continue, et d’apprentissage organisationnel.

Cette section est l’une des composantes les plus essentielles du bilan de projet.

Dans cette section du bilan de projet, l’équipe de projet répond aux questions suivantes :

Maintenant, dans la vraie vie beaucoup d’organisations gèrent mal la clôture de projet et négligent ou bâclent le bilan de projet.

Dans ce cas de figure, l’efficacité et l’efficience organisationnelles prennent un coup dur.

Quels risques en l'absence d'un bilan de projet?

Au-delà du manque à gagner pour l’organisation, faute de négliger les processus de clôture et de bilan de projet appropriés, l’organisation peut encourir plusieurs risques aussi.

Je vous présente ci-après deux cas concrets de cette contre-performance organisationnelle, due à une mauvaise clôture de projet :

1) Avoir des projets ouverts à l’infini

De nombreuses organisations ont entrepris des projets qui, malgré le respect de toutes leurs obligations en matière de périmètre, de budget et de délais, ont continué d’être perçus par l’organisation comme des projets.

Dans ce scénario, l’organisation ne fait pas de transition de la phase projet à la phase maintenance et exploitation.

Par conséquent, pas de distinction entre la responsabilité de l’équipe projet, et les autres départements en charge d’exploitation et de maintenance.

A titre d’exemple, dans un projet d’aménagement urbain l’équipe projet après la livraison était toujours tenue responsable de maintenir l’infrastructure.

Ainsi, l’équipe projet s’est retrouvée obligée de se débrouiller pour assurer l’arrosage et l’entretien régulier des espaces verts; l’entretien préventif et curatif de la voirie, d’éclairage publique et du réseau d’assainissement.

En conséquence, ceux qui ont les compétences, les outils, les moyens et les capacités nécessaires pour exploiter et maintenir les produits et livrables de projet ne sont pas chargés de le faire.

Et à la place, ceux qui n’ont pas ces compétences, outils, moyens et capacités (l’équipe de gestion de projet) sont tenus d’exploiter et de maintenir ces actifs.

Dans cet exemple, l’équipe de projet accomplit un excellent travail dans le projet et ne parvenait pas à livrer convenablement la deuxième mission d’exploitation.

Je vous laisse imaginer les impacts sur le moral de l’équipe projet et sur l’efficacité et l’efficience organisationnelle à l’échelle de l’institution.

2) Exposer l’organisation à des risques juridiques et financiers

Un projet qui n’est pas correctement clôturé peut engager la responsabilité de l’organisation vis-à-vis des parties externes.

Ci-après deux exemples de cette exposition : 

C’est quoi au juste la clôture et le bilan de projet ?

Le groupe de processus de clôture de projet est défini dans le PMBOK ® comme :

Le groupe de processus qui comprend des processus exécutés, pour conclure toutes les activités de tous les groupes de processus de gestion de projet, afin de terminer officiellement le projet, la phase, ou obligations contractuelles.

En d’autres termes, la clôture du projet est la combinaison des trois éléments suivants :

• S’assurer que tous les travaux sont terminés
• S’assurer que tous les processus de gestion de projet convenus ont été exécutés
• Reconnaître officiellement par l’ensemble des parties prenantes concernées l’achèvement du projet

Quand dois-je dresser le bilan de projet ?

Tous les praticiens s’accordent sur le fait que le bilan de projet doit être fait à la fin d’un projet.

Néanmoins, des bilans intermédiaires lors de la clôture de chaque phase ou après chaque point de contrôle sont recommandés, aussi.

Par ailleurs, et avant de répondre à la question de savoir quand tracer la ligne et dresser le bilan de projet, le chef de projet doit d’abord comprendre la valeur que les processus de clôture créeront pour l’organisation.

Les 7 composantes d’un bilan de projet

La section ci-dessous décrit des lignes directrices sous forme d’une check-list, que les chefs de projet pourraient utiliser pour clôturer et élaborer le bilan de leurs projets de manière complète :

1) Transition

S’assurer de la transition vers les utilisateurs et responsables de maintenance.
A cet effet, il est recommandé de vérifier que l’équipe d’exploitation a eu la formation, les outils, la documentation et les capacités nécessaires pour remplir leur rôle et prendre le relais.

2) Objectifs

S’assurer que le projet a atteint le ou les objectifs et les résultats pour lesquels il a été entrepris.

3) Approbation et réception 

S’assurer que l’ensemble du périmètre des travaux est terminé, et s'assurer de recevoir l’acceptation officielle et documentée du client et du sponsor ou maître d’ouvrage.
Il est indispensable de matérialiser la réception par un PV de réception ou un document similaire.

4) Contrats

Passez en revue tous les contrats avec les fournisseurs et avec l’équipe de projet.

S'assurer que toutes les parties ont honoré leurs obligations contractuelles, les fournisseurs ont livré tous les produits ou services requis et que l’organisation a effectué tous les paiements nécessaires.

Libérer les cautions si applicable.

Attention: il faudrait s’assurer que le fournisseur délivre tous les produits livrables supplémentaires, qui peuvent inclure, mais sans s’y limiter, la documentation du produit, les dessins, les garanties, les contrats de service, et aussi la désactivation des accès et des privilèges accordés aux équipes du fournisseur, etc.

5) Leçons apprises

Documenter les leçons apprises pour référence future et revoir et améliorer les pratiques de gestion de projet.

6) Équipe projet 

Dissoudre l’équipe de projet et retourner officiellement les ressources à leurs emplacements fonctionnels.

7) Célébrer

Enfin, mais peut-être le plus important, célébrer la réussite du projet avec votre équipe de projet.
Ils ont fait le travail et méritent une reconnaissance et une opportunité de se défouler en attendant le démarrage d'un prochain projet.

Je vous propose ci-après, un template gratuit de bilan de projet prêt à l'emploi :

Étude de cas d’un bilan de projet  

Pour rappel, le but du bilan de projet est de souligner l’achèvement du projet en évaluant sa performance par rapport aux références de bases initiales.

Ceci, en déterminant les leçons apprises et en confirmant que les activités contractuelles essentielles et les autres activités de clôture de projet ont été réalisées.

Ce document transfère également les livrables, produits et services à l’entité en charge de la maintenance et de l’exploitation.

Ce transfert comprend l’engagement à mesurer les avantages et les résultats fournis par le produit, ainsi que le résultat ou le service produit par le projet.

Le bilan de projet proposé dans cet article inclut les sections suivantes :

• Identification du projet
• Analyse des écarts
• Retour sur l’analyse des risques
• Impact imprévu
• Post implantation
• Leçons apprises
• Dépôt et suivi des documents de projet

L’équipe de projet a travaillé dur pour avoir une excellente documentation de projet, il ne faut donc pas la perdre.

Conclusion

A la fin de cet article, j’espère que vous avez une vision plus claire sur la valeur ajoutée d’une clôture en bonne et due forme, ainsi que les risques encourus en son absence.  

Maintenant, et après être sensibilisé à l’intérêt de la clôture et du bilan de projet, vous en tant que chef de projet ou membre de l’équipe projet, êtes-vous prêt à mettre en place les processus de clôture et de bilan de projet ?

N’hésitez pas à poser vos questions ou partager votre vécu sur le sujet !

A vos claviers 🙂