les 7 composantes indispensables d’un bilan de projet

Bilan de projet

Avez-vous déjà entendu dire l’une ou plusieurs des déclarations ci-après concernant la clôture et le bilan du projet?

  • Il s’agit d’une tâche purement administrative et bureaucratique.
  • Le bilan de projet est une activité à très faible valeur ajoutée.

De mon côté, je l’avais entendu et je continue à le constater dans la pratique de plusieurs projets.

En effet, de nombreux praticiens de gestion de projet négligent les processus de clôture.

Pour eux une livraison de projet réussie est définie par l’achèvement des livrables selon les objectifs de temps et de coût.

Ces praticiens oublient que le groupe de processus de clôture de projet est aussi important que les groupes de processus d’initiation, de planification, d’exécution, de suivi et de contrôle.

En savoir plus sur le cycle de vie d'un projet.

Dans cet article, je vais vous montrer à quel point l’impact de la clôture d’un projet peut être considérable, tant pour le projet que pour l’organisation.

Pour ce faire, je commence par vous proposer de découvrir la raison d’être des processus de clôture et le bilan de projet.

Dans la suite de l’article je vais vous proposer une check-list de contrôle pour s’assurer de la pertinence et de la cohérence d’ensemble du bilan de projet.

Sans trop tarder, je vous invite à découvrir les fondamentaux de la clôture de projet.

Bonne lecture!

I- Clôture et bilan de projet: pourquoi en faire toute une histoire?

Par définition, un projet est une initiative limitée dans le temps, il a un début et une fin, entreprise dans le but de créer un produit, un service ou un résultat unique.

Par définition, un projet est une initiative limitée dans le temps, il a un début et une fin, entreprise dans le but de créer un produit, un service ou un résultat unique.

A l’instar des autres phases ou groupe de processus de gestion de projet, Il est donc essentiel de marquer cette phase de clôture pour atteindre les résultats escomptés de la gestion de projet.

En effet, la fin d’un projet est un bon moment pour s’asseoir et évaluer les activités exécutées tout au long du cycle de vie du projet et d’en tirer des enseignements, de réfléchir aux accomplissements et de partager ce qui a été appris.

1) Identifier les leçons apprises

La documentation des leçons apprises est un élément essentiel du processus d’amélioration continue et d’apprentissage organisationnel, du coup cette section est l’une des composantes les plus essentielle du bilan de projet.

Dans cette section du bilan de projet, l’équipe de projet répond aux questions suivantes :

  • Qu’est ce qui a bien marche pour capitaliser dessus ?
  • Qu’est ce qui a marché moins et comment s’y prendre la prochaine fois pour faire mieux ?

Maintenant, dans la vraie vie beaucoup d’organisations gèrent mal la clôture de projet et négligent ou bâclent le bilan de projet.

Dans ce cas de figure, l’efficacité et l’efficience organisationnels prennent un coup dur.

2) Ne pas clôturer un projet, et alors ?

Au-delà du manque à gagner pour l’organisation faute de négliger les processus de clôture et de bilan de projet appropriés, l’organisation peut encourir plusieurs risques aussi.

Je vous présente ci-après deux cas concrets de cette contre-performance organisationnel due à une mauvaise clôture de projet:

2.1 Avoir des projets ouverts à l’infini

De nombreuses organisations ont entrepris des projets qui, malgré le respect de toutes leurs obligations en matière de périmètre, de budget et de délais, ont continué d’être perçus par l’organisation comme des projets.

Dans ce scénario, l’organisation ne fait pas de transition de la phase projet à la phase maintenance et exploitation.

Par conséquent pas de distinction entre la responsabilité de l’équipe projet et les autres départements en charge d’exploitation et de maintenance.

A titre d’exemple, dans un projet d’aménagement urbain l’équipe projet après la livraison était toujours tenu responsable de maintenir l’infrastructure.

Ainsi, l’équipe projet s’est retrouvée obligée de se débrouiller pour assurer l’arrosage et l’entretien régulier des espaces verts; l’entretien préventif et curatif de la voirie, d’éclairage publique et du réseau d’assainissement.

En conséquence, ceux qui ont les compétences, les outils, les moyens et les capacités nécessaires pour exploiter et maintenir les produits et livrables de projet ne sont pas chargés de le faire.

Et à la place, ceux qui n’ont pas ces compétences, outils, moyens et capacités (l’équipe de gestion de projet) sont tenus d’exploiter et de maintenir ces actifs.

Attention : L’équipe de projet a toutes les compétences, les outils, les moyens et la capacité de développer les livrables du projet, mais pas nécessairement de maintenir et d’exploiter ces livrables.

Dans cette exemple, l’équipe de projet accomplit un excellent travail dans le projet et ne parvenait pas à livrer convenablement la deuxième mission d’exploitation.

Je vous laisse imaginer les impacts sur le moral de l’équipe projet et sur l’efficacité et l’efficience organisationnel à l’échelle de l’institution.

2.2 Exposer l’organisation à des risques juridiques et financiers

Un projet qui n’est pas correctement clôturé peut engager la responsabilité de l’organisation vis-à-vis des parties externes.

Ci-après deux exemples de cette exposition : 

Exemple 1: Les paiements incomplets sur les contrats

Un chef de projet dans un chantier d’aménagement urbain avait oublié de clôturer son projet et par conséquent de mettre une fin officielle, en temps opportun, à un contrat de location des engins.

Par la suite, il s’est retrouvé en litige avec le fournisseur pour le paiement d’une facture salée pour l’immobilisation des engins sur le chantier, alors que le projet n’en avait plus besoin.

Exemple 2: Un périmètre incomplet dans les services ou produits livres aux clients

Un projet d’assainissement urbain validé et réceptionné, et son équipe de projet est dissoute.

Trois mois plus trad, le client voulait préparer la saison hivernale et s’assurer de mettre en place des plans de prévention des inondations.

 Benh, mauvaise surprise, les plans de recollement n’ont pas été produit.  

II- C’est quoi au juste la clôture et le bilan de projet ?

Le groupe de processus de clôture de projet est définit dans le PMBOK comme :

Le groupe de processus qui comprend des processus exécutés pour conclure toutes les activités de tous les groupes de processus de gestion de projet afin de terminer officiellement le projet, la phase, ou obligations contractuelles.

En d’autres termes, la clôture du projet est la combinaison des trois éléments suivants :

  1. 1
    S’assurer que tous les travaux sont terminés,
  2. 2
    S’assurer que tous les processus de gestion de projet convenus ont été exécutés, et
  3. 3
    Reconnaître officiellement par l’ensemble des parties prenantes concernées l’achèvement d’un projet.

III- Quand dois-je dresser le bilan de projet?

Tous les praticiens s’accordent sur le fait que le bilan de projet doit être fait à la fin d’un projet.

Néanmoins, des bilans intermédiaires lors de la clôture de chaque phase ou après chaque point de contrôle sont recommandés, aussi.

Par ailleurs, et avant de répondre à la question de savoir quand tracer la ligne et dresser le bilan de projet, le chef de projet doit d’abord comprendre la valeur que les processus de clôture créeront pour l’organisation.

Ainsi, lors de la conception des phases du projet, deux facteurs doivent être pris en considération:

1) Les bonnes pratiques applicables dans le secteur d’activité

A titre d’exemple, je cite ici les principales étapes ou phase du cycle de développement d’un projet immobilier :  

  • Les études d’esquisse (ESQ);
  • Les études d’avant-projet (AVP);
  • Le dossier de consultation des entreprises (DCE);
  • Suivi de l’exécution des travaux (DET) ou suivi de chantier;
  • Réception provisoire des travaux;
  • Réception définitive. 

2) L’actif organisationnelle et le niveau de maturité

Il est recommandé de prendre en considération la maturité organisationnelle, la culture, les politiques et les spécificités du secteur dans la définition des phases et des points de contrôles.

Plus de détail concernant les points de contrôle de projet dans l’article Pilotage de projet.

IV- Les 7 composantes d’un bilan de projet

La section ci-dessous décrit des lignes directrices sous forme d’une check-list que les chefs de projet pourraient utiliser pour clôturer et élaborer le bilan de leurs projets de manière complète:

  1. 1
    Transition: s’assurer de la transition vers les utilisateurs et responsables de maintenance.
    A cet effet, il est recommandé de vérifier que l’équipe d’exploitation a eu la formation, les outils, la documentation et les capacités nécessaires pour remplir leur rôle et prendre le relais.
  2. 2
    Objectifs: s’assurer que le projet a atteint le ou les objectifs et les résultats pour lesquels il a été entrepris.
  3. 3
    Approbation et réception: s’assurer que l’ensemble du périmètre des travaux est terminé et s'assurer de recevoir l’acceptation officielle et documentée du client et du sponsor ou maître d’ouvrage.
    Il est indispensable de matérialiser la réception par un PV de réception ou un document similaire.
  4. 4
    Contrats: Passez en revue tous les contrats avec l’équipe de projet et les fournisseurs.
    S'assurer que toutes les parties ont honoré leurs obligations contractuelles, les fournisseurs ont livré tous les produits ou services requis et que l’organisation a effectué tous les paiements pertinents.
    Libérer les cautions si applicable.
    Attention: il faudrait s’assurer que le fournisseur délivre tous les produits livrables supplémentaires, qui peuvent inclure, mais sans s’y limiter, la documentation du produit, les dessins, les garanties, les contrats de service, et aussi la désactivation des accès et des privilèges accordés aux équipes du fournisseur, etc.
  5. 5
    Leçons apprises: Documenter les leçons apprises pour référence future et revoir et améliorer les pratiques de gestion de projet.
  6. 6
    Equipe projet : dissoudre l’équipe de projet et retourner officiellement les ressources à leurs emplacements fonctionnels.
  7. 7
    Célébrer: Enfin, mais peut-être le plus important, célébrer avec votre équipe de projet.
    Ils ont fait le travail et méritent une reconnaissance et une opportunité de se défouler en attendant le démarrage du prochain projet.

V- Étude de cas d’un bilan de projet  

Pour rappel, le but du bilan de projet est de souligner l’achèvement du projet en évaluant sa performance par rapport aux références de bases initiales.

Ceci, en déterminant les leçons apprises et en confirmant que les activités contractuelles essentielles et les autres activités de clôture de projet ont été réalisées.

Ce document transfère également les livrables, produits et services à l’entité en charge de la maintenance et de l’exploitation.

Ce transfert comprend l’engagement à mesurer les avantages et les résultats fournis par le produit,ainsi que le résultat ou le service produit par le projet.

Le bilan de projet propose dans cet article inclut les sections suivantes :

  1. 1
    Identification du projet;
  2. 2
    Analyse des écarts;
  3. 3
    Retour sur l’analyse des risques;
  4. 4
    Impact imprévu;
  5. 5
    Post implantation;
  6. 6
    Leçons apprises;
  7. 7
    Dépôt et suivi des documents de projet.

L’équipe de projet a travaillé dur pour avoir une excellente documentation de projet, il ne faut pas donc la perdre.

Attention : Si l’organisation ne dispose pas d’archives dans lesquelles extraire les anciens enregistrements, les connaissances acquises seront perdues. Ainsi, avant de fermer un projet, archivez tous les documents et notes et données qui pourraient s’avérer utiles. 

VI- Modèle de bilan de projet

Je vous propose ci-après, un template de bilan de projet prêt à l'emploi :

Télécharger ce modèle de bilan de projet


VII- Conclusion

A la fin de cet article, j’espère que vous avez une vision plus claire sur la valeur ajoutée d’une clôture en bonne et due forme, ainsi que les risques encourus en son absence.  

Maintenant, et après être sensibilisé à l’intérêt de la clôture et du bilan de projet, vous en tant que chef de projet ou membre de l’équipe projet, êtes-vous prêt à mettre en place les processus de clôture et de bilan de projet ?

N’hésitez pas à poser vos questions ou partager votre vécu sur le sujet !

A vos claviers 🙂

Mohammed Amellah

A propos de l'auteur

Mohammed Amellah, +13 ans d’expérience en gestion de projet, certifié PMP®, IPMA® et Scrum Master, et je suis toujours en perpétuel apprentissage. J’ambitionne de faire bénéficier la communauté des intéressés par la gestion de projet de mon expérience et de mes connaissances.

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