Le temps est une donnée fondamentale dans notre société ultra-connectée, qui demande à tout le monde d’aller toujours plus vite et d’être toujours plus performant. Bien gérer son temps est donc devenu un critère fondamental de réussite, que ce soit dans sa vie professionnelle ou dans sa vie personnelle.
Optimiser et gérer au mieux le temps permet de gagner en productivité dans de nombreux domaines. Cela permet également d’avoir une meilleure visibilité sur de nombreux projets.
Mais c’est quoi, concrètement, la gestion de temps ? Quel est son impact ? et quelles sont les techniques et les méthodes de gestion du temps ?
Qu’entend-on par gestion du temps?
Nous allons ici faire un point définition. Si cela peut vous sembler inutile, détrompez-vous !
Il est au contraire fondamental de comprendre ce qu’est la gestion du temps pour poser les bases de notre réflexion.
La gestion du temps peut se décliner sous 3 formes :
- Savoir bien gérer son temps personnel
- Savoir déléguer efficacement pour gagner du temps
- Savoir planifier et prioriser ses tâches dans le temps
Toute gestion du temps implique ce formalisme très précis :
- Définir une ligne conductrice du travail
- Créer un formalisme, planifier aussi précisément que possible
- Définir des KPI (ICP en français, Indicateurs Clefs de Performance)
- Utiliser les outils adéquats pour mesurer l’évolution du projet par rapport à la ligne conductrice du travail.
Ces points sont indispensables. Que ce soit pour gérer un projet, développer vos compétences ou simplement pour optimiser votre journée.
Les notions que nous allons évoquer ici sont donc tout autant applicables à la gestion du temps personnel, pour optimiser votre quotidien. Il faudra bien évidemment les adapter un peu.
En effet, le formalisme que nous avons décrit plus haut se retrouve dans toutes sortes de petits événements du quotidien.
Par exemple : quand vous lisez une recette de cuisine, celle-ci a fait l’objet d’une analyse de gestion du temps, comme décrit ci-dessus. Chaque tâche est expliquée, utile, minutée et formalisée. La ligne conductrice est claire : créer un plat délicieux, en suivant un formalisme clair.
Si vous êtes dubitatif quant à l’application de ces méthodes de gestion du temps dans votre vie personnelle, c’est normal. Ne vous forcez pas.
Si vous ne décidez d’appliquer ces conseils qu’à votre vie professionnelle, vous y gagnerez quand même beaucoup !
Je vous conseille donc de mettre en application dès que possible les conseils que nous allons évoquer dans cet article (et dans les prochains qui seront sur le même thème : la gestion du temps) à un maximum de domaines de votre vie, si vous souhaitez optimiser votre temps.
Pourquoi ?
Tout simplement parce que bien gérer son temps vous assurera plus de plaisirs dans votre vie personnelle au quotidien !
La préparation est cruciale dans une bonne gestion de temps
Le secret d’une gestion du temps réussie est sa préparation.
Si on a souvent l’impression que c’est en passant à l’action qu’on va résoudre un problème, une bonne préparation est pourtant une étape encore plus importante au succès.
Ne foncez pas tête baissée !
Prenez du recul et de la hauteur, cela vous permettra de visualiser tous les tenants et aboutissants d’un problème, d’en déceler l’essentiel et d’en évincer le superflu.
Les étapes de la préparation
En utilisant ces quatre étapes simples, vous pourrez mieux analyser la situation et mettre en place les bons outils et les bonnes méthodes pour améliorer votre gestion du temps :
- Définissez la portée globale de vos objectifs et projets avec précision
- Choisissez les méthodes que vous souhaitez mettre en place
- Segmentez autant que possible votre objectif en missions simples
- Estimez des durées pour atteindre vos objectifs aussi précis que possibles
Si vous êtes face à un événement nouveau dans votre vie, il est encore plus important de suivre ces quelques étapes simples pour vous organiser.
Elles sont fondamentales pour avoir une visibilité complète, pour décomposer le problème en missions concrètes et obtenir, in fine, une efficacité redoutable et une gestion du temps optimale.
Attention : Il est important de répertorier et centraliser toutes ces informations en un point précis, facile d’accès. Sinon, votre travail d’organisation peut devenir un vrai casse-tête !
La priorisation
Une fois les différentes tâches découpées, il vous faut les prioriser.
Pour ce faire, il faut comprendre qu’une tâche fonctionne très souvent en interdépendance avec une autre tâche.
Il faut d’abord trouver les tâches de base qui vont permettre de poser des fondations saines et ensuite les tâches plus complexes qui viennent corroborer votre travail.
Cela vient donc grandement compliquer notre analyse et explique pourquoi il ne faut pas foncer tête baissée.
Combien de fois avez-vous commencé une tâche avant de vous rendre compte que vous auriez-dû faire autre chose avant ?
Nous vous conseillons donc de :
- Créer un diagramme reprenant toutes les tâches que vous avez listées
- Noter les interdépendances entre les tâches
- Trouver le chemin le plus efficace pour atteindre votre objectif
Sachez qu’il existe finalement assez peu de chemins réellement efficaces pour accomplir votre objectif.
Prenez le temps de le découvrir et vous gagnerez au final un temps considérable et une tranquillité d’esprit sans pareil !
Une fois le chemin le plus simple trouvé, il vous faudra encore :
- planifier les tâches avec un calendrier aussi précis que possible, lister les coûts de chacune de ces opérations s’il y en a,
- arbitrer entre les étapes, les coûts, les objectifs et les moyens que vous avez pour essayer de trouver le meilleur compromis entre objectif et réalité.
C’est seulement une fois toutes ces analyses préliminaires que vous aurez votre ligne conductrice et que vous pourrez passer à l’action.
Découvrez dans cet article comment se motiver et passer à l'action immédiatement.
La gestion de temps s’apparente donc dans un premier temps à une analyse détaillée de ce que vous avez à faire.
Quel est l’impact de la gestion du temps dans le travail ?
La gestion du temps peut avoir un impact significatif dans votre travail, que ce soit au niveau de :
- Sa qualité,
- Son efficacité,
- Le sentiment positif que vous aurez en exécutant votre plan.
Comment définir un travail de qualité ?
Une gestion du temps de qualité se traduit souvent par une grande auto-satisfaction.
Pourquoi ? Tout simplement parce que pour y arriver, nous avons dû faire preuve de discipline, de maîtrise des émotions et de la quête d’amélioration.
Une bonne gestion de temps permet donc à la fois de :
- Se focaliser sur l'essentiel
- Mieux gérer ses émotions
- Avoir une vision claire de ce qu'on veut
- Se développer personnellement, en acquérant notamment patience et discipline.
L’efficacité, moteur de la gestion de temps
Si vous avez une bonne gestion du temps, vous irez à l’essentiel, et obtiendrez un maximum de résultant en un temps limité.
Efficacité : Capacité de produire le maximum de résultats avec le minimum d’effort.
Quand on regarde la définition de l’efficacité, on comprend facilement pourquoi la gestion du temps en est directement liée.
La gestion de temps a un impact direct sur votre bien-être au travail.
Personnellement, quand je suis face à une grande mission, j’ai tendance à ressentir du stress.
Beaucoup de salariés font face à un burn-out lorsqu’ils se sentent débordés par la quantité de travail à fournir.
Si la gestion du temps ne permet pas de résoudre tous les problèmes liés au mal-être au travail, il permet d’en soulager une partie.
En découpant votre mission en tâches concrètes, en ayant une visibilité sur vos actions et un fil conducteur à suivre, vous gagnerez grandement en tranquillité d’esprit.
Aussi, l’impact d’une gestion de temps optimisée dans votre travail sera immense. Vous en tirerez de nombreux bénéfices et avantages.
Cette tranquillité d’esprit, vous allez également la retrouver dans votre vie personnelle.
Ceci dit, la gestion du temps se met en place progressivement et nous allons voir les méthodes de gestion du temps qui vous permettront de vous améliorer petit à petit, au quotidien, pour faire face à l’évolution de vos responsabilités et de votre carrière.
Comment savoir si vous avez un problème de gestion de temps?
- Si vous ne respectez pas les tâches fixées
- Si l’avancée ne se fait pas au rythme souhaité
- Si vous faites face à des imprévus de manière constante, lorsque vous avancez dans votre travail
- Si vous vous sentez constamment fatigué et dépassé par les événements
- Si vous avez travaillé toute la journée sans pouvoir citer en fin de journée ce que vous avez accompli
- Si vous rencontrez des difficultés à respecter votre timeline et vos deadlines
Alors, vous avez sûrement un problème, et le moment est arrivé pour découvrir les méthodes de gestion du temps pour reprendre le contrôle.
Quelques pistes pour mieux gérer son temps
La première méthode de gestion du temps est la définition de la ligne conductrice, faite lors du travail préparatoire que nous avons évoqué précédemment.
En effet, le rôle de la ligne conductrice que vous avez créée (autrement dit, votre objectif), est de vous permettre d’avoir une vision chronologique de l’avancée de votre travail.
Cette analyse des progrès par rapport à votre ligne conductrice s’appelle l’Earned Value Management en anglais (la gestion de la valeur acquise en français).
Derrière ces mots savants, il y a un concept simple : analyser votre travail actuel par rapport à l’objectif que vous avez défini.
Si vous rencontrez des difficultés à respecter votre timeline, alors il y a un problème dans la préparation de votre travail.
Le dernier avantage de créer un processus clair autour de la gestion de temps est de déceler les actions parasites.
Attention : si vous avez quelques imprévus de temps à autre, ne vous affolez pas : cela est normal et nous vous montrerons comment les gérer.
En résumé, si vous n’avez pas fait de travail préparatoire :
- Vous n’avez probablement qu’une vague idée de ce qu’est votre ligne directrice.
- Il est par conséquent très difficile de savoir précisément s’il y a un problème dans votre gestion du temps.
- Et il est tout simplement impossible de trouver les causes de vos problèmes.
Conclusion
Cet article a pour but de vous faire prendre conscience de l’importance de la gestion du temps dans votre vie professionnelle.
Dans nos prochains articles, nous présenterons plus en détail les méthodes de gestion du temps qui vous permettront, une fois appliquées :
- De déceler les problèmes de votre gestion du temps ;
- D’améliorer l’efficacité de votre travail ;
- D’améliorer la qualité de votre travail ;
- De vous éviter le stress ;
- D’avoir une visibilité concrète sur vos missions ;
- De procéder à un développement personnel permanent ;
- D’avoir un calendrier précis d’actions ;
- D’avoir des indicateurs qui vous permettent de mesurer votre performance au travail.
Cette gestion de temps implique de mettre en place des étapes précises et un grand formalisme que nous détaillerons dans de futurs articles.
Et vous, avez-vous déjà procédé de cette manière pour améliorer votre vie professionnelle ?
Avez-vous déjà essayé d’appliquer de telles méthodes de gestion du temps dans votre vie personnelle ?
Je suis curieux de lire en commentaire, votre vécu sur le sujet !
À très vite pour de nouveaux articles.
je suis trés heureux de votre assistance
Avec plaisir Joseph 🙂