Comment créer un diagramme de Gantt en 6 étapes, avec un exemple Excel

Diagramme de gantt

Le diagramme de Gantt est un incontournable en gestion de projet. Intéressons-nous à cet outil indispensable et à son utilisation.

Qu’est-ce que le diagramme de Gantt?

Le diagramme de Gantt est un graphique à barres horizontales qui permet de visualiser et de gérer les tâches à réaliser. 

Utile pour la coordination et la planification, le diagramme de Gantt montre aussi l’avancement du projet.

Le diagramme de Gantt représente :

  • En abscisse le temps (exprimés en mois, en semaine ou en jours)
  • En ordonnée la liste des tâches
  • Des barres horizontales alignées dans le prolongement de chaque tâche, représentent la durée de chaque tâche. Ces barres permettent de représenter des chevauchements de tâches dans le temps
  • Des flèches représentent les liens de dépendance entre les tâches, car certaines tâches ne peuvent être commencées tant que d’autres ne sont pas terminées. Tandis que d’autres peuvent être menées en parallèle, les liens de dépendance ne sont donc pas automatiques
Pour plus de clarté, prenons un exemple et voyons comment procéder, étape par étape.

Créer un diagramme de Gantt sur excel en 6 étapes

Étape 1: La liste des tâches

Il s'agit dans notre exemple d’un développement informatique à intégrer à un progiciel existant.

Comme tout projet, il devra d’abord faire l’objet d’une étude d’opportunité, d’une charte projet et ainsi de suite.

La liste des tâches à effectuer pour réaliser notre projet sera :

kit management de projet
Gantt liste des tâches
Gantt liste des tâches

Nous avons organisé notre liste en phases de projet successives.

Si chaque phase est dépendante de la précédente, il y a des tâches individuelles qui peuvent être réalisées en parallèle afin de réduire les délais de réalisation.

Découpons donc le travail de manière graphique.

Étape 2: Le WBS (Work Breakdown Structure).

Le WBS va nous permettre de générer une structure de découpage du travail.

Pour plus d’information, n’hésitez pas à lire notre article sur le WBS :

Découvrez ici comment créer un WBS projet avec un modèle

Voici ce que cela donne dans notre exemple :

On peut voir ici qu’un certain nombre de tâches peuvent être réalisées en parallèle, dans chaque phase du projet.

Par exemple, la justification fonctionnelle peut se faire en parallèle avec l’estimation des coûts car souvent ce sont des personnes différentes qui s’en occupent.

Par contre bien sûr, nous avons besoin de ces deux estimations avant de procéder à la rédaction de la Charte Projet.

Étape 3: Mise à jour de la liste des tâches et de leur dépendances

Grâce à notre WBS, nous pouvons maintenant mettre à jour notre liste des tâches, et leur dépendance vis-à-vis des tâches précédentes.

Pour cela, nous ajoutons à gauche une colonne avec un numéro de séquence pour chaque tâche ou groupe de tâche.

Et nous ajoutons une autre colonne à droite pour définir la ou les tâches qui doivent être terminées avant de pouvoir réaliser les tâches suivantes.

Dans notre cas, cela donne :

Gantt - les tâches et leurs dépendances
Gantt - les tâches et leurs dépendances

Nous avons maintenant une idée claire des tâches à effectuer, ainsi que des activités que nous pouvons faire simultanément.

Pour calculer le temps qu’il nous faudra pour réaliser notre projet, il nous faut maintenant estimer le travail tâche par tâche.

Étape 4: Estimation de la durée des tâches

Si vous avez déjà réalisé un projet similaire, cela peut être pour vous un jeu d’enfant.

Nous vous conseillons de faire toujours appel à des experts, afin de confirmer vos estimations – et en tout cas de vous guider si certains aspects vous sont encore inconnus.

Astuce : Toujours faire appel aux experts pour les estimations et prévoir un petit coussin de sécurité

Les estimations trop optimistes (O) sont à la merci du moindre problème.

Les estimations pessimistes (P) risquent de rencontrer des réactions négatives de l’équipe et du comité de pilotage.

Comme pour toute bonne estimation, prenez l’hypothèse la plus probable (PP).

Estimation de la durée des tâches du diagramme de gantt

Vous pouvez aussi appliquer la formule suivante :

Délai estimée= ((estimation Optimiste+4)*(estimation Plus Probable+estimation Pessimiste)) / 6

Nous pouvons, grâce à ces estimations, estimer les délais de notre projet.

Pour nous aider, nous allons maintenant représenter ces résultats sous forme de PERT.

Etape 5: Le diagramme PERT

Le diagramme de PERT peut se présenter de différentes manières, la logique restant la même.

Pour pouvoir mettre l’ensemble de nos explications sur Excel, nous l’avons représenté comme ceci :

Ensuite nous allons compléter notre liste des tâches avec les durées estimées de chaque tâche :

Gantt - Tâches leurs dépendances et estimations de temps
Gantt- Tâches leurs dépendances et estimations de temps

L’addition des tâches sur le chemin critique nous donne un total de 187 jours depuis l’initiation du projet jusqu’à la réunion de clôture.

En savoir plus sur le chemin critique

Étape 6: Le diagramme de Gantt

Forts de toutes ces informations, nous pouvons maintenant créer ou compléter le diagramme de Gantt en y ajoutant les dates et les responsables des tâches.

Les tâches en cours ou terminées s’affichent dans notre exemple en VERT.

kit management de projet

Les tâches planifiées sont en BLEU.

Certains logiciels de diagrammes de Gantt représentent les dates jalons de projet par des losanges. Nous les avons représentées ici par un carré.

Nous y avons aussi ajouté un calcul automatique de l’état d’avancement des phases et du projet.

Idéalement, ces tâches devraient être attribuées à des ressources différentes pour éviter tout conflit.

Voilà notre Gantt enfin prêt!

Vous avez donc à votre disposition un exemple complet utilisable rapidement.

Modèle de digramme de Gantt

Exemple :

Téléchargez l'exemple ci-après pour l'adapter aux spécificités de votre projet.

Télécharger ce modèle de diagramme de Gantt


Quelques avantages du diagramme de Gantt

Le Gantt tel que nous venons de le construire contient des informations essentielles à la gestion de notre projet.

Tout d’abord il reprend toutes les tâches du projet, structurées et avec leurs dépendances.

Nous pouvons aussi maintenant maintenir à la fois, les dates de début et dates de fin, ainsi que les personnes en charge de chacune de ces tâches.

Ensuite, nous pouvons suivre leur évolution dans le temps et visualiser les tâches exécutées en parallèle (ici en bleu).

Mais aussi les dates jalons (ici les carrés bleus).

Une zone tachetée nous montre aussi la date du jour : nous pouvons donc ici voir que certaines tâches sont en retard (pour les besoins de l’exercice évidemment ;-))

Enfin, nous pouvons calculer la progression et confirmer – ou pas – que nous sommes dans les délais prévus au démarrage du projet.

On le voit, le Gantt est devenu une source d’informations essentielle pour gérer notre projet.

A quoi dois-je faire attention?

1) Ne vous jetez pas tout de suite sur un outil de création du Gantt

Nous vous conseillons toujours de commencer par un diagramme WBS et/ou diagramme PERT. 

En effet, grâce à la représentation graphique des tâches et de leurs dépendances, il sera plus facile de mettre les tâches et activités dans le bon ordre en connaissant aussi leur durée et leur impact.

Le Pert et le Gantt se complètent parfaitement lors de la planification de votre projet.

2) Assignez toujours une ressource à chaque tâche

Il est très important que chaque activité soit sous la responsabilité d’un/une membre de l’équipe. Tout ne peut pas dépendre du seul chef de projet, bien évidemment.

3) N'oubliez ni les congés ni les week-ends

Cela peut paraître évident et pourtant c’est une erreur de débutant assez fréquente.

Très peu de projets travaillent jour et nuit, 7j/7.

Cela influence évidemment le planning qui doit être en jours ouvrés et pas, ou en jours calendaires.

Une tâche planifiée pour 10 jours prendra donc 2 semaines calendaires.  

4) La mise à jour du diagramme de Gantt

Comme tout outil de gestion, le diagramme de Gantt ne peut que reproduire les informations que vous lui avez données.

Il est donc primordial de tenir à jour l’état d’avancement de chaque tâche, pour en tirer tous les bénéfices.

A maintenir donc avec le plus de précision que possible.

Existe-t-il des logiciels de Gantt gratuits ?

Il y a aujourd’hui de très nombreux logiciels de Gantt, qui vous simplifieront la tâche de création et de mise à jour de votre planning.

Si la plupart sont encore payants, il existe bien sûr aussi des logiciels Open Source qui vous aideront dans votre tâche, comme par exemple la version téléchargeable du GanttProject.

Cet outil se présente comme ceci :

Diagramme de Gantt

 

Vous pouvez trouver d’autres outils de Gantt en ligne.

Le choix est donc assez large et va dépendre à la fois de vos besoins, de vos moyens, et de vos attentes.

Basez-vous sur des tests comparatifs, et choisissez celui qui vous paraît le plus adapté à vos attentes personnelles.

Avantages et inconvénients des outils Gantt

Diagramme de Gantt portées et limites

Leurs avantages

  • Faciles, visuels, et rapides à utiliser.
  • On obtient en effet très rapidement des résultats graphiques de notre projet, et on peut visualiser l’enchaînement des activités qui mèneront à la livraison de notre initiative.
  • Ce sont des outils fantastiques, d'une aide précieuse pour le chef de projet.
  • Ils permettent souvent de calculer le plan de charge et résumer les besoins en ressources.

Leurs inconvénients

  • Les fichiers ainsi créés ont souvent un format propriétaire ; Cela veut dire qu’ils ne peuvent être lus que par d’autres utilisateurs de ce logiciel.
  • Ils ont les inconvénients de leurs avantages : ce ne sont souvent pas de bons outils de communication ou de partage des informations en dehors de l’équipe projet.
  • Des extraits ou des images seront dans ce cas nécessaires.

Conclusion

Le diagramme de Gantt est un outil incontournable pour le chef de projet et son équipe.

Il permet de visualiser le travail à faire et le travail accompli.

C’est souvent un outil fédérateur de l’équipe projet.

Pour construire un Gantt solide, il est nécessaire de découper le travail et de le structurer.

L'objectif du découpage est de comprendre les dépendances, mais aussi les actions qui peuvent être réalisées en parallèle afin d’optimiser les délais.

Pour ce faire, des outils comme le WBS et/ou le PERT sont parfaitement adaptés.

Enfin, faites appel aux experts pour estimer le temps de travail : cela solidifiera les bases de vos estimations.

Notre exemple de planning est réalisé sous Excel, un outil généraliste et nous vous l’offrons gratuitement.

Il existe bien sûr des logiciels gratuits ou payants pour réaliser les Gantt.

A vous de choisir ce qui est le plus adapté à vos besoins.

Et n’oubliez pas : il faut le tenir à jour en permanence pour en tirer la quintessence.

kit management de projet

Daniel

A propos de l'auteur

J'aime échanger, apprendre en permanence mais aussi partager mes expériences. Je suis certifié PMP depuis pas mal d'années, et j'ai mené à bien de nombreux projets majeurs. J'ai aussi accompagné de nombreux collègues jusqu'à la certification.

Les autres articles du dossier

  • Merci beaucoup pour le partage de connaissance et de votre savoir-faire.

  • NESTOR KOUAME dit :

    Merci beaucoup pour cet article sur le Père Gantt.

  • Alassane dit :

    Merci pour le partage de ces documents forts utiles

  • Yeo Ernest dit :

    Je souhaiterai aussi lui dire merci pour ce qu’il a fait pour la génération future qu’il a pensé instruire!

  • Merci beaucoup pour tout ce que vous faites. Vous semez (le savoir) à tous les vents et vous appliquez parfaitement ce qu’a dit le Champion du monde de la FORMULA 1, M. Schumacher : Il n’ y a pas de limitation de vitesse sur le chemin de l’EXCELLENCE (ma traduction). Félicitations.

  • Merci pour cette riche information sur le diagramme de Gantt.

  • Merci bien pour cette information

  • Merci, cet article m’a rappelé ma première formation en gestion d’entreprise et toute mon estime pour vous.

  • J’ aimerais pouvoir former des jeunes gestionnaires de projets a l’ utilisation du Diagramme de Gantt. Des suggestions?

  • J’apprécie bcp cet article parce qu’il m’a permit enfin de comprendre l’histoire de son fondateur mais aussi d’avoir un exemple de cas traité avec cette méthode. Je l’utilisais tous les jours sans savoir que c’était la méthode Gantt. Merci à Henri mais aussi à Claire qui m’a fait connaitre ça.

  • Salut ,
    Je suis content parce que tu m’as permis de faire la connaissance avec le père de cet outil. Je me tiens disponible et disposé pour apprendre beaucoup plus .
    Merci et bon travail.

  • Le diagramme de Gantt…. je l’utilise presque tous les jours pour la planification et le suivi des projets… Cela facilite mon suivi.

  • Merci pour cet article.
    Il m’a permis de découvrir M. Gantt :).

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