Le Balanced Scorecard ou Tableau de bord prospectif, outil stratégique par excellence

Balanced Scorecard

Méthode permettant de mesurer les activités de l’entreprise, la Balanced Scorecard est un outil de management permettant de partager une vision et des stratégies avec chacun dans l’entreprise.


Que veut dire Balanced Scorecard (BSC) ?

C’est en 1992 que Robert Kaplan et David Norton partagent une méthode permettant de mesurer les activités d'une entreprise en fonction de 4 perspectives :

  • Client – quelle image a le client de notre entreprise ?
  • Processus – quels processus améliorer pour augmenter notre efficacité et diminuer nos coûts ?
  • Apprentissage – comment améliorer notre savoir-faire ?
  • Finances – nos finances sont-elles gérées de manière optimale ?

Ces quatre dimensions sont liées entre elles.

En effet, pour obtenir de bons résultats financiers il faut des clients satisfaits et fidèles, ce qui ne peut être obtenu que par des processus de qualité qui à leur tour dépendent d’un personnel engagé et de qualité.

La boucle est ainsi bouclée.

On construit donc une stratégie sur le long terme, qui fait évoluer toute l’entreprise et pas seulement les résultat financiers et les bénéfices à court terme.

Tout commence par la « vision » de l’entreprise : quelle place envisageons-nous avoir sur le marché et à quelle échéance ?

A partir de cette « vision », nous pourrons établir des stratégies et des objectifs à atteindre pour chacune des perspectives et ainsi construire un tableau de contrôle balancé.

La « balanced scorecard » est donc un outils stratégique de l’entreprise.

Cette méthode est appelée « Tableau de bord prospectif » (TBP) ou « Tableau de bord balancé » en français.

Nous allons donc utiliser « Tableau de bord prospectif » dans cet article.

Quels sont les avantages d’un Tableau de bord prospectif ?

Les avantages sont multiples, à commencer par le partage d’objectifs communs à travers l’organisation, du management exécutif au manutentionnaire.

Tous vont partager une même vision, mesurable, du futur de l’entreprise.

 Il y a donc un aspect « rassemblement » mais aussi un aspect « clarification des priorités » pour tout un chacun dans l’entreprise.

Au-delà de cet aspect humain et rassembleur, cette approche permet de lier des stratégies et des objectifs aux buts à long terme pour l’entreprise. On pourra ainsi mieux balancer et gérer les budgets annuels.

Les objectifs étant clairs, on pourra prévoir les actions nécessaires pour les réaliser, prioritiser les projets et lier les résultats à ces objectifs et perspectives.

Le tableau de bord permettra donc aux dirigeants de l’entreprise de voir comment chacun des aspects clients, processus, apprentissage et finances va participer à l’évolution de la société et aux atteintes des objectifs fixés.

Un avantage supplémentaire et non des moindres : tous les indicateurs sont présentés sur une seule page. Visibilité optimale.

Qu’est-ce que cela signifie pour mon projet ?

Tout d’abord, votre projet est probablement une des stratégies permettant d’atteindre un ou plusieurs des objectifs décrits dans ce tableau de bord.

Il est donc nécessaire que vous mettiez à jour ce tableau de bord afin de visualiser votre contribution.

Le tableau de bord prospectif rassemblant tous les objectifs liés à la vision à long terme, on peut en déduire que tous les projets de l’entreprise y sont représentés, c’est-à-dire tout le portfolio de projets en cours.

Cette approche synthétique des résultats, nous vous proposons de l’introduire également dans vos propre rapport synthétiques en faisant référence à la perspective dans laquelle s’inscrit votre projet – et en liant les résultats aux indicateurs du tableau de bord prospectif de l’entreprise.

Présenter votre projet dans cette perspective vous permettra aussi de démontrer la manière dont votre projet participe à l’évolution de l’entreprise dans son ensemble et comment il contribue à atteindre la vision générale.

Le rapport joint au tableau de bord doit donc être synthétique, de préférence sur une seule page.

En plus des trois aspects du triangle d’or, on parlera de son avancée par rapport aux indicateurs du tableau de bord et on donnera un visibilité simple des risques actuels.

Comment construire le balanced scorecard

La Vision

Comme spécifié, tout commence par la Vision de l’entreprise.

Cette vision doit être claire, simple et de préférence spécifier un objectif de temps.

Il s’agit de la vision de l’entreprise : elle doit être comprise à tous les niveaux et rassembler autour d’un « motto » commun.

Cette vision sera donc le fruit d’une ou plusieurs réunions de travail des dirigeants de l’entreprise.

Lors de ces réunions, nous allons définir le long terme de la société.

La vision doit être acceptée et adoptée à l’unanimité des participants.

Les 4 perspectives et leurs objectifs

Autour de cette vision, nous aurons donc 4 perspectives ou dimensions telles que décrites plus haut : Clients, Finances, Processus et Apprentissage.

Pour chacune de ces dimension, nous allons maintenant définir des objectifs spécifiques et mesurables.

Chacun de ces objectifs a pour but de se rapprocher de la vision.

Si la vision est à cinq ans, les objectifs cumulés des 5 années à venir correspondront aux buts fixés.

Si, par exemple, on prévoit une augmentation de 10% du chiffre d’affaires, on aura probablement pour objectif une augmentation annuelle de 2%.

Pour chacune des perspectives, nous allons donc définir des objectifs SMART, souvent annuels, qui deviendront les guides de chaque département de l’entreprise dans les années qui viennent.

Les stratégies

Maintenant que nous avons des objectifs clairs, quels sont les moyens d’y arriver ?

Pour atteindre certains de ces objectifs, il sera nécessaire de mettre en place des projets ou des programmes plus ou moins complexes.

D’autres objectifs nécessiteront un recentrage de l’activité de groupes ou de département.

Ce recentrage est bien sûr facilité par le partage de la vision à tous les niveaux.

Chacun pouvant visualiser son apport à chacune des dimensions.

On créera donc une vue stratégique du tableau de bord et l’on définira les indicateurs clés pour chaque stratégie et objectifs.

Cette vue synthétique et stratégique va utiliser des codes couleurs, de façon à voir d’un seul coup d’œil les performances de l’entreprise et son évolution vers la vision a long terme.

Le portfolio de projets

Nous avons donc une vue du portefeuille de projets liés à nos objectifs.

En savoir plus sur le portefeuille de projets.

Chacun des projets du tableau de bord prospectif va donc faire l’objet d’un suivi particulier.

Pour faciliter ce suivi, un rapport succinct sera créé – en plus des rapports de projets pour le sponsor ou le comité de pilotage projet – et joint au suivi du tableau de bord.

Ce rapport simple du projet contiendra les informations essentielles : délais, périmètre, coûts et utilisera des codes couleurs.

On ajoutera bien sûr les risques essentiels ainsi qu’un commentaire sur le statut actuel.

La revue mensuelle

Joel A. Barker a dit un jour (traduction approximative de l’anglais) : « Une vision sans actions est un rêve éveillé. Des actions sans vision sont juste des passe-temps. Une vision suivie d' actions peuvent changer le monde. »

La vision seule ne suffit donc pas. Et les actions doivent être liées à une vision.

Pour s’assurer que nous allons « changer le monde », nous allons donc organiser des réunions régulières de suivi de la stratégie.

Ces réunions seront le plus souvent mensuelles.

Leur but est de s’assurer que tout est mis en place pout atteindre notre but et notre vision.

Ces réunions des dirigeants de l’entreprise vont servir à analyser le tableau de bord et ses résultats, définir les actions de correction éventuelles, corriger le cas échéant certains objectifs.

Tout comme nous aurons publié la vision est ses objectifs, nous publierons donc aussi les résultats mensuels, afin que tout un chacun puisse suivre l’évolution périodique vers notre but commun.

Modèle du Balanced Scorecard

Nous vous proposons ce template du Tableau de Bord Prospectif que vous vous pouvez télécharger et adapter à votre structure.

Télécharger ce modèle de Balanced Scorecard


Conclusion

La Balanced Scorecard ou Tableau de Bord Prospectif n’est pas seulement un excellent outil de management, c’est aussi un outil fédérateur.

Il permet de décliner une vision à long terme pour l’entreprise en objectifs mesurables et réalisables.

Chaque individu pourra ainsi visualiser et comprendre comment il/elle contribue au bien et à l’évolution de son entreprise.

Pour les dirigeants, ce tableau de bord permet aussi de donner des priorités aux activités et/ou projets en fonction des finances et de l’adéquation aux objectifs de l’entreprise.

En tant que chef de projet, vous vous concentrez bien sûr sur le but et les objectifs tels que spécifiés dans la charte.

Mettre votre projet dans la perspective du tableau de bord lui donne une dimension supplémentaire qui valorise votre travail et celui de votre équipe.

Et ainsi projeter votre succès dans le développement de l’entreprise.

Daniel

A propos de l'auteur

J'aime échanger, apprendre en permanence mais aussi partager mes expériences. Je suis certifié PMP depuis pas mal d'années et j'ai mené à bien de nombreux projets majeurs. J'ai aussi accompagné de nombreux collègues jusqu'à la certification.

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