Le rapport d’étonnement: qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert?

Rapport d'étonnement

Le rapport d’étonnement. Qu’est-ce qui se cache sous ce nom étrange et à quoi ça sert ?

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Définition du rapport d’étonnement

Utilisé régulièrement dans certaines entreprises, le rapport d’étonnement est un document demandé aux nouveaux collaborateurs dans lequel on va leur demander de décrire ce qui les a étonnés depuis leur embauche et pendant leur intégration dans leur équipe ou département.

Le but étant de:

  • Découvrir les forces et les faiblesses de l’organisation;
  • Identifier d’éventuels dysfonctionnements afin de les corriger;
  • Récolter aussi de nouvelles idées d’amélioration continue.

Ce rapport sera communiqué au responsable hiérarchique direct et aux ressources humaines.

On se met d’accord avec le nouvel employé sur la durée de ces observations : un mois, six semaines, ou trois mois par exemple.

On peut aussi utiliser cet outil lorsqu’ un collaborateur est assigné à une nouvelle fonction, comme par exemple être assigné à un nouveau projet.

C’est ce cas de figure que nous allons examiner dans cet article.

A quoi ça sert le rapport d’étonnement?

Ce rapport va servir à améliorer la gestion de l’entreprise, grâce à un nouveau regard, une vue aussi candide que possible de son fonctionnement.

  • Parmi les avantages pour l’entreprise on peut citer :
  • Une source de propositions d’améliorations à tous les niveaux;
  • Aider à l’ identification des points faibles ou dysfonctionnements;
  • Faciliter l’intégration de la nouvelle recrue;
  • Identifier d’éventuels problèmes de communication;
  • Et bien d’autres…
  • Pour le/la nouveau/velle venu(e), les avantages sont :
  • Comprendre plus rapidement l’entreprise;
  • S’intégrer plus rapidement;
  • Participer à l’évolution de l’organisation;
  • Avoir une occasion de partager – diplomatiquement – les critiques positives;
  • Être valorisé(e), écouté(e), considéré(e).

Déroulement du processus

C’est soit le chef hiérarchique direct, soit la DRH qui initie le processus.

Dans notre cas, ce sera vous en tant que chef de projet.

On présente à la recrue le cadre de ce rapport.

A quoi il va servir pour améliorer l’organisation.

Quels en sont les avantages pour le nouveau venu/la nouvelle venue.

La période pendant laquelle les observations seront faites (ex. 4/6 semaines).

On conseille de prendre des notes régulières et au minimum une fois par jour pour éviter les oublis.

On peut aussi montrer un exemple de rapport particulièrement intéressant.

On s’accorde sur le/les destinataires du rapport final.

Quel avantage pour mon projet ?

Par définition, un projet est une initiative unique, limitée dans le temps.

Cela ne veut pas dire qu’il faille toujours repartir de zéro.

Bénéficier des expériences passées ou d’un point de vue nouveau peuvent, sans aucun doute, nous aider à optimiser notre propre approche du projet.

D’autre part, les informations récoltées peuvent potentiellement nous faire entrevoir un risque non documenté jusqu’ici.

Ou encore nous faire entrevoir des solutions auxquelles nous n’avions pas pensé.

Pour un chef de projet, cela peut mener parfois à remettre en question son style de management, ou à voir les choses sous un angle différent.

Quand demander un rapport d’étonnement ?

Idéalement, dès le premier jour.

Cela permet de récolter des observations à froid.

De comprendre comment a fonctionné l’embauche et quelles ont été les premières impressions.

De savoir si l’intégration a été facile ou si des améliorations sont nécessaires.

Mais ce type de rapport ne doit pas être limité aux nouveaux venus, on peut vouloir un retour d’information durant la vie d’un projet.

Cela permet de comprendre comment fonctionne l’équipe, et quelles sont les relations entre les parties prenantes.

Que va-t-on capturer ?

Le rapport comprend les rubriques suivantes :

  • Cadre des observations : dans lequel nous expliquons le contexte de cet exercice;
  • Le recrutement : on demande de commenter les impressions recueillies lors de l’embauche;
  • L’intégration dans l’équipe : comment s’est passé l’intégration dans le projet ?
  • Les valeurs et la culture de l’entreprise : quelles sont les premières impressions de la société ?
  • Les relations avec vos supérieurs et collègues : la hiérarchie fonctionne-t-elle ?
  • Votre occupation dans le projet : le poste correspond-t-il aux attentes ?
  • Le projet : des améliorations à apporter dans la gestion de ce projet en particulier ?
  • Informations complémentaires : quelles nouvelles idées pourraient apporter la différence ?
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Modèle de rapport d'étonnement

Nous mettons à votre disposition un template de rapport d'étonnement que vous pouvez télécharger.

Comme son nom l’indique, le document partagé avec vous est un modèle, n’hésitez pas à l’adapter à vos besoins, à ajouter ou retirer des rubriques, ou à utiliser un langage plus adapté particulièrement à votre entreprise.

Vous pouvez aussi décider que le retour sera anonyme et retirer les informations nominatives.

Télécharger ce modèle de 

rapport d'étonnement

Que fait-on avec le rapport ?

Une analyse détaillée permettra de classifier les réponses par domaine.

On peut par exemple, classer par :

  • Dysfonctionnements;
  • Communication;
  • Organisation;
  • Projet;
  • Améliorations continues;
  • Idées nouvelles;
  • Incompréhensions à clarifier;

Vous pouvez aussi demander à plusieurs personnes de faire un rapport.

Ce processus est d’autant plus intéressant si le nombre de personnes impliquées est élevé.

Cela vous permettra de comparer les résultats et trouver sans doute des points communs qui peuvent vous servir à donner des priorités par la suite.

Et permettre de petites corrections d’organisation ou de communication qui peuvent avoir d’énormes bénéfices pour le projet et l’entreprise.

Conclusion

Bien que le rapport d’étonnement ne soit pas encore très répandu, il présente des avantages certains, pour l’entreprise comme pour la nouvelle recrue.

Il est important que le nouveau collaborateur / la nouvelle collaboratrice soit confiant(e) dans les processus.

Pour cela, il faut l'expliquer aux bénéfices, et rassurer sur le fait qu’il n’y aura pas de retour négatif pour l’employé(e).

Ce point est essentiel car il explique pourquoi parfois cette approche ne fonctionne pas dans certaines entreprises qui ne sont pas prêtes pour ce type de retour.

Le retour d’information doit être candide, diplomate, positif, aussi neutre et objectif que possible.

Il faut favoriser la recherche de nouvelles idées, de propositions qui vont réellement faire la différence.

Il est possible que ce type de retour d’informations coince un peu au départ.

Mais les entreprises qui l’utilisent à des fins d’amélioration continue en sortent plus dynamiques, plus efficaces.

Et leurs collaborateurs se sentent plus valorisés que dans des entreprises « classiques ».

Si cela n’a pas fonctionné du premier coup, demandez-vous comment améliorer le processus.

Faites-vous aussi aider par la DRH.

Avez-vous déjà utiliser ce type de rapport? partagez avec nous votre expérience.

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Daniel

A propos de l'auteur

J'aime échanger, apprendre en permanence mais aussi partager mes expériences. Je suis certifié PMP depuis pas mal d'années et j'ai mené à bien de nombreux projets majeurs. J'ai aussi accompagné de nombreux collègues jusqu'à la certification.

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