Portefeuille de projet : pourquoi et comment constituer et le gérer en 5 étapes, avec modèle

La gestion de portefeuille de projets consiste à mettre en œuvre un ensemble de processus et de méthodes pour gérer des groupes de projets alignés avec la stratégie d’une entreprise, afin de maximiser sa valeur globale et donc le succès de ses projets. 

La gestion continue d’un projet, de son choix, sa mise en place, jusqu’à son achèvement, est l’une des clés de son succès.

L’étape de choix d’un projet est cruciale et est faite en tenant compte des autres projets concurrents d’une entreprise : c’est l’un des objectifs de la gestion de portefeuille.

Avant de voir comment constituer et gérer un portefeuille de projets, nous allons d’abord comprendre ce qu’est un portefeuille de projet.

Nous verrons ensuite son importance et sa mise en place en 5 étapes.

Voici une vidéo tutorielle récapitulative qui vous apprend à constituer, prioriser et évaluer des projets à inclure dans un portefeuille de projet :

Qu'est-ce qu'un portefeuille de projets ?

Un portefeuille de projets est composé de projets, de programmes, de sous-portefeuilles et d’autres activités/opérations d’une entreprise.

Selon le PMI®, un projet est un effort visant à créer un produit ou un service unique en un temps donné.

Un programme est un groupe de projets à forte corrélation, dont le but est de répondre à un objectif commun.

Un portefeuille, quant à lui, est le regroupement de plusieurs programmes, de plusieurs projets et d’opérations, tous gérés ensemble dans le but d’atteindre les objectifs stratégiques d’une entreprise.

Dans un portefeuille, tous les éléments ne sont pas forcément interdépendants ; et contrairement aux projets individuels, qui sont définis par des livrables spécifiques, un portefeuille soutient les orientations stratégiques d’une entreprise. 

Pour vous permettre de mieux comprendre, nous mettons en évidence ci-dessous les relations entre projets, programmes et portefeuille de projets ainsi que leur alignement avec les objectifs stratégiques d’une entreprise.

Voici ci-après un exemple d’un portefeuille de projets :

schéma d'un portefeuille de projets
Kit Management de Projet
Le Kit Management de Projet

Qu'est ce que la gestion de portefeuille ?

Une entreprise va préférer regrouper ses projets et ses programmes au sein d'un portefeuille de projets pour les gérer plus efficacement car ainsi ils vont vivre ensemble, sous un ensemble d'objectifs communs, plutôt que séparément dans des silos : c’est la gestion de portefeuille.

Celle-ci fournit une vue d’ensemble sur les projets et programmes de l’entreprise et aide les différents managers à analyser et à prendre les bonnes décisions pour leurs projets/programmes.

D’autre part, la gestion de portefeuille de projets veille à ce que tout un ensemble de projets, programmes et portefeuilles s’aligne bien sur la stratégie de l’entreprise.

Elle offre des processus d’approbation et d’exécution plus efficaces, en tenant compte de la capacité de production réelle globale de l’entreprise.

Elle permet ainsi de sélectionner les bons programmes et/ou projets en priorisant les plus bénéfiques pour l’entreprise, et en fournissant les ressources nécessaires.

gestion du portefeuille de projet

En effet, le regroupement dans des portefeuilles permet d'optimiser l'affectation des ressources, leur hiérarchisation et leur programmation sur plusieurs projets en fonction des objectifs financiers et stratégiques de l'organisation.

Différence entre gestion de projet, de programme et portefeuille

L’objectif de la gestion de projet est de faire les projets correctement tout en respectant, les délais, le budget, et la qualité, avec la satisfaction des parties prenantes.

L’objectif de la gestion de programme est de faire les projets à forte corrélation afin d’en optimiser le rendement. 

La gestion de portefeuille, quant à elle, a pour objectif de faire les projets à forte valeur ajoutée.

Les projets à forte valeur ajoutée sont ceux qui maximisent les bénéfices pour l'entreprise, non seulement d'un point de vue purement financier, mais aussi en tenant compte des objectifs stratégiques et de la feuille de route à long terme de l'organisation.

la sélection de projet

Modèle de sélection des projets

Une étude de cas concrète avec des formules automatisées

4 bonnes raisons pour mettre en place une gestion de portefeuille

La gestion de portefeuille offre de nombreux avantages qui varient d’une entreprise à une autre.

Peu importe votre domaine d’activité, voici quatre raisons pour lesquelles vous devez mettre en place une gestion de portefeuille de projet alignée sur la stratégie de votre entreprise :

1) La possibilité d’avoir une vue d’ensemble

Elle met en évidence l'importance de se concentrer sur le long terme, avec une vue d'ensemble sur tous les projets, programmes et opérations d’une entreprise.

Ainsi, l’entreprise ne perd pas de vue ses objectifs stratégiques et commerciaux, et ne se laisse pas perdre par les problèmes/urgences qui accompagnent ses activités.

D’autre part, gérer un portefeuille permet une prise de décision plus éclairée, basée sur des données plus précises et plus objectives.

2) L’amélioration des mesures de performance

Elle met l’accent sur le suivi et le contrôle de la performance des projets, en liant la réalisation de la stratégie de l’entreprise au choix et à l’exécution des bons projets.

Dans la gestion de portefeuille de projets, l’évaluation en permanence et en temps réel de la santé du contenu du portefeuille en se basant sur des stratégies et seuils bien définis permet aux PMO de s’assurer de l’alignement des projets par rapport à la stratégie de l’entreprise. 

Cela se traduit par une meilleure compréhension de la vie des projets par les parties prenantes et une meilleure capacité à anticiper les problèmes qui peuvent subvenir sur les projets.

3) Une meilleure collaboration entre les équipes

Les grandes entreprises ayant plusieurs unités organisationnelles qui partagent des ressources communes, font souvent face à des conflits liés aux ressources partagées et une concurrence parfois rude pour l’accès aux ressources.

Pour résoudre ces problèmes, le processus de sélection et de priorisation utilisé dans la gestion de portefeuille encourage une distribution stratégique des ressources, une culture ouverte en utilisant une approche basée sur la valeur et la priorisation de la stratégie de l’entreprise (priorité au business). 

Cette approche élimine les préjugés entre les différentes directions et permet une meilleure collaboration et une ambiance plus conviviale.

4) La diminution des risques

Elle permet de suivre les risques de deux façons :

  • au niveau projet en se concentrant sur les risques à l’exécution de projets individuels
  • au niveau portefeuille en définissant le profil risque/rendement de l’ensemble du portefeuille

Cela permet d’une part de mieux anticiper certains risques ; et d’autre part, de définir des plans de remédiation plus complets en prenant en compte les éléments extérieurs aux projets individuels, dans une logique de pilotage multi-projets. 

5 étapes pour constituer et gérer un portefeuille de projet

La mise en place d'une gestion de portefeuille doit être définie de manière à optimiser le profil de risque et l'exposition globale de l’entreprise.

Par conséquent, le portefeuille doit être équilibré. 

Cela signifie que l'incorporation de tout projet dans un portefeuille nécessite la réalisation d'une étude approfondie pour évaluer les conséquences sur l'ensemble des autres projets.

Nous décrivons ici les cinq 5 étapes principales pour constituer et gérer un portefeuille :

1) Identification des objectifs stratégiques de l’entreprise

Afin d’expliquer comment déterminer les objectifs stratégiques de l’entreprise, nous allons d’abord définir ce qu’est la stratégie :

La stratégie est l’acte de déterminer les finalités et les objectifs fondamentaux à long terme de l’entreprise, de mettre en place les actions et d’allouer les ressources nécessaires à atteindre lesdites finalités.

Prenons un exemple concret, supposons que vous tenez un magasin alimentaire. Son objectif est-il de proposer des aliments naturels ou les aliments bon marché avec les prix les plus bas du marché ? Si l'offre des aliments naturels est la priorité, alors les projets visant à promouvoir une agriculture naturelle seront à prioriser par rapport aux autres projets.  

L’identification des objectifs stratégiques d’une entreprise consiste à définir un état futur désiré de l’organisation à travers de multiples analyses prospectives.

Ces analyses permettent d’identifier les forces, les faiblesses, les menaces, les opportunités, les meilleures pratiques et les grands enjeux.

À cet effet, la direction générale peut tenter de prévoir les différentes positions ou états désirés de l’entreprise selon le pire et le meilleur des scénarios.

L’objectif de cette activité est de permettre aux dirigeants de se projeter dans le futur et d’interpréter les impacts, les risques et les bénéfices des décisions qu’ils devront prendre.

2) Recueil d'idées

La mise en place d’un processus formel de recueil des idées auprès de vos équipes est l’étape la plus importante, car les idées peuvent venir de partout.

Il faut pouvoir les recueillir de la manière la plus simple possible, et les analyser.

Lors de l’analyse des idées, il ne faut pas perdre de vue leur alignement stratégique.

étapes gestion portefeuille projet

3) Sélection des "bons" projets

Une fois les idées recueillies, un processus bien élaboré doit être suivi pour évaluer et sélectionner les projets à mettre en place dans le cadre d’un portefeuille.

À cet effet, il est essentiel de déterminer d’abord les critères d’évaluation. 

Il s’agit de créer une liste simple de critères, comme par exemple, le retour sur investissement (ROI), en fonction desquels chaque projet sera mesuré et noté. 

Ces critères seront ensuite utilisés pour évaluer les projets candidats.

Cela permettra d'avoir, dans le portefeuille, des projets complètement alignés sur la stratégie de l’entreprise.

Enfin, une priorisation dans votre portefeuille projet est nécessaire, pour une meilleure gestion des ressources et une meilleure atteinte des résultats.

Nous mettons à votre disposition ce modèle de sélection des projets, qui inclut à la fois des critères de sélection et un exemple d’évaluation de projets que vous pouvez adapter à votre propre gestion de portefeuille.

Télécharger ce modèle gratuit de sélection des projets


4) Validation de la faisabilité du portefeuille

A la fin de la sélection des projets, il est important de valider le portefeuille de projet dans son ensemble.

C’est une étape de vérification et de validation qui permet de s’assurer que le portefeuille de projets est bien équilibré et aligné sur les objectifs de l’entreprise.

Il faut que la combinaison de projets dans le portefeuille ne soit ni trop importante, ni trop risquée, ni au-dessus de la capacité de production de l’entreprise.

Une fois le portefeuille de projets validé, les chefs de projets peuvent être assignés.

5) Lancement, gestion et suivi du portefeuille

Le lancement des projets d’un portefeuille dépend fortement des contraintes propres aux projets, aux ressources et à l'interdépendance entre les projets.

Si par exemple, deux de vos projets de développement informatique doivent passer en recette interne dans 11 mois et que vous ne disposez que d’un seul AMOA expert sur ce domaine, cela posera un problème si vous, en tant que gestionnaire de portefeuille, vous ne lancez pas ces projets au bon moment.

En effet, l’une des activités de la gestion de portefeuille de projets est la planification des projets contenus dans le portefeuille avec l’obtention du Go/No Go, en tenant compte de leurs jalons, de leurs interdépendances et de la disponibilité des ressources « clés ».

En complément des activités de planification, le suivi et contrôle du portefeuille de projets est également une des activités principales à considérer.

Il s’agit de :

  • Établir des reportings en consolidant les données de projet pour un suivi plus précis des éléments importants de chaque projet : délais, budgets, livrables, etc.
  • Suivre les risques de tous les projets contenus dans le portefeuille
  • Prendre des décisions plus efficaces en ce qui concerne le maintien ou non d’un projet dans le portefeuille, l’ajout de nouveaux projets ou la mise en attente de certains projets
  • Vérifier en permanence que le portefeuille apporte la valeur attendue en surveillant la performance des projets
  • Identifier et résoudre les conflits entre les projets, les ressources, etc.
  • Vérifier et suivre, en temps réel, l’alignement stratégique du portefeuille de projets

Conclusion

Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, la mise en place de la gestion de portefeuille vous permettra de :

  • Rationaliser la sélection et la mise en œuvre des projets
  • Élaborer une bonne stratégie d'allocation et d'utilisation de vos ressources clés 
  • Et définir des modèles de gestion de la valeur et des risques très efficaces

Tout cela impacte le succès de vos projets et donc de votre entreprise.

La mise en œuvre d’une approche de pilotage de portefeuille de projets réussie, exige une bonne visibilité des relations et des dépendances entre les projets ainsi qu'une excellente compréhension des objectifs stratégiques de l'entreprise.

Kit management de projet
Kit Management Projet

Olga Rodier

A propos de l'auteur

Certifiée PMP, PSPO et PSM, Olga est chef de projets/programme dans le domaine des IT lequel est pour elle, une véritable passion. Aujourd'hui, elle s'est donnée pour mission d'accompagner les chefs de projet dans la gestion efficace de leurs projets avec des outils adaptés leur permettant d'avoir une meilleure assurance de la réussite de leurs projets.

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