Cartographie des compétences : Processus, enjeux et outils

La cartographie de compétences est un processus de gestion des ressources humaines qui permet de mesurer les compétences, les connaissances et les aptitudes des collaborateurs d'une organisation.

Dans cet article, nous allons découvrir le processus de cartographie des compétences, en explorant à qui il est destiné, ses enjeux pour l'entreprise, comment le mettre en place , les erreurs à éviter lors de sa mise en œuvre, ainsi que les méthodes et les outils qui peuvent être utilisés pour réaliser une cartographie des compétences efficace. 

Qu'est-ce que la cartographie de compétences ?

La cartographie de compétences est une méthode utilisée par les organisations pour identifier et visualiser l'ensemble des compétences dont elles disposent parmi leur personnel.

Cette approche est particulièrement pertinente dans le contexte de la montée en compétence des équipes projet, où il est crucial de comprendre les capacités actuelles et les besoins futurs en termes de développement professionnel.

Cette pratique s'inscrit généralement dans une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), comme elle peut s'appliquer au domaine de la gestion de projets.

Elle consiste à dresser un tableau ou sur un mindmap, les compétences disponibles et nécessaires pour chaque poste dans l'organisation, les attentes et les besoins en formation de chaque acteur. 

La cartographie de compétences peut aider à :

• Identifier les compétences existantes et celles qui manquent au sein de l'organisation
• Planifier les besoins en formation et en recrutement
• Définir les parcours professionnels possibles pour les collaborateurs
• La mobilité interne
• L'identification des talents
  

Cartographie de compétences : pour qui ?

La cartographie de compétence n’est pas seulement un outil au service des professionnels RH et de la formation. C’est également un outil de management et d’auto-management.

Elle est particulièrement pertinente pour répondre aux besoins de 4 acteurs clés au sein d'une organisation :

1) Directeurs et responsables en ressources humaines

Les directeurs et responsables en ressources humaines peuvent bénéficier de la cartographie des compétences pour :

• Identifier la stratégie RH
• Déterminer la démarche GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) / GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels)
• Elaborer les plans de recrutements, de succession et de mobilité

2) Responsables de formation

La cartographie des compétences aide les responsables de formation à déterminer les besoins en formation et en développement pour améliorer la performance de l'entreprise.

3) Managers

Les managers peuvent utiliser la cartographie des compétences afin de repérer les points forts et les points faibles individuels et collectifs pour constituer une équipe permanente ou une équipe projet, en interne ou en transversal.

4) Collaborateurs

Les collaborateurs peuvent se servir de la cartographie des compétences dans le but de s’autonomiser, s’auto-évaluer et s’auto-coacher au quotidien. 

Avec cet outil rendu accessible à tous, les collaborateurs peuvent comprendre ce que l’entreprise attend d’eux et anticiper leur évolution de manière objective et fondée sur des éléments tangibles.

Il existe une 5ème catégorie d’acteur qui a de plus en plus besoin de la cartographie des compétences : 

5) Chef de projet

La cartographie des compétences sera nécessaire au chef de projet quand il co-élabore la charte d’équipe projet. Cette exigence devient primordial afin d'assurer le succès des projets dans un environnement de travail où la collaboration et la coopération sont essentielles.

Les organisations deviennent de plus en plus participatives et le management de projet devient de plus en plus transversal. La tâche de pilotage des projets ne se limite plus à diriger des acteurs placés sous notre autorité hiérarchique.

Ainsi, l'un des défis majeurs auxquels les chefs de projet sont confrontés est de constituer une équipe cohérente et complémentaire. 

Méthodes pour cartographier les compétences

Pour réaliser une cartographie des compétences, plusieurs outils peuvent être utilisés, selon les besoins spécifiques de l'organisation :

• Matrice de la charte d'équipe
• Matrice des acteurs
• Matrice des compétences
  

Pour rappel, une charte d’équipe est une représentation visuelle des valeurs et du mode de fonctionnement de votre équipe. Il s’agit d’un processus collaboratif qui servira de référentiel tout au long du projet pour garder le cap autour d’une vision partagée, de rappeler les engagements des uns et des autres en termes de valeurs, d’attentes et de contributions.

Dans ce qui suit, nous mettrons l'accent sur la cartographie des compétences la plus complète qui est : la cartographie de la charte d’équipe.

L’exercice n’est pas toujours considéré comme simple par les chefs de projets. Par conséquent, la cartographie des compétences est assez-souvent absente de la charte d’équipe. 

Certains chefs de projets qui n'ont pas de relation hiérarchique avec les acteurs impliqués, se posent des questions sur leur autorité et leur légitimité à aborder ce type de situation. 

Ces questions expliquent pourquoi la cartographie des compétences est souvent absente :

• "Comment les acteurs vont-ils réagir ?"
• "Je ne suis pas compétent pour conduire ce type de cartographie !"
• "J’ai déjà du mal à « recruter » des personnes, je ne vais pas les embêter avec ce type de question !"
• "J’ai déjà essayé, mais personne ne sait réellement faire sa cartographie des compétences. Alors de là à leur demander quels sont celles qu’ils vont mettre à disposition du projet, c’est une autre paire de manche …!"
  

Vous pouvez donc choisir de faire une sous-carte sur les acteurs eux-mêmes et/ou sur les compétences uniquement.

Astuce : 

Demandez-leurs 3 compétences-clés qu’ils peuvent mettre à disposition du projet. En mode mind mapping, c’est assez facile de détailler la compétence avec des sous-branches pour bien l’expliquer.

Enjeux de la cartographie des compétences pour l'entreprise

Voici les enjeux majeurs pour l'entreprise :

• Identifier les compétences clés du futur pour atteindre les objectifs de l'entreprise
• Évaluer les compétences actuelles des employés
• Mesurer les écarts entre les compétences attendues et celles disponibles
• Mieux utiliser les compétences disponibles des collaborateurs
• Déterminer les besoins en formation et en développement pour améliorer la performance des employés
• Identifier les opportunités de développement de carrière pour les employés
• Mettre en place des plans de succession pour les postes clés
  

La cartographie des compétences n'a d'intérêt qu'en s'inscrivant dans une stratégie globale de GPEC qui fait place de plus en plus à la GEPP. Et bien entendu, vous pourriez aussi cartographier les emplois et les métiers.

En résumé : 

La cartographie de compétences permettra alors de déterminer les besoins en formation et en développement pour améliorer la performance de l'entreprise.

Quelles sont les compétences que nous pouvons cartographier ?

Nous pouvons distinguer 3 catégories de compétences :

• Hard skills
• Soft skills
• Mad skills

Si les 2 premières catégories sont désormais bien connues dans leur terminologie anglaise, la dernière l’est moins.

1) Les hard skills

Les hard skills ou compétences dures sont les compétences techniques requises pour un poste. Ce sont, historiquement, les premières compétences professionnelles les plus facilement identifiables et mesurables, celles qui sont encore les plus valorisées sur un CV.

2) Les soft skills

Les soft skills ou compétences souples sont les compétences relationnelles qui mettent en avant ses capacités à s’adapter à son environnement, collaborer, communiquer, manager, prendre du recul sur une situation. On parle alors plus de savoir-être que de savoir-faire, plus de QE (quotient émotionnel) que de QI (quotient intellectuel).

3) Les mad skills

Les mad skills ou compétences folles sont les autres compétences que les recruteurs scrutent, notamment les activités non professionnelles des candidats.

Quand les compétences professionnelles ne font plus la différence, on cherche alors la singularité dans des compétences acquises dans les loisirs ou le sport qu’on espère transférable en situation de travail.

En résumé :

• Sur un plan collectif, ce sont principalement les hard skills et soft skills qui sont prises en compte pour élaborer les référentiels de compétences
• Sur un plan individuel, vous pourrez intégrer les mad skills dans une cartographie de compétences individuelles. Elles relèvent trop de l’expérience personnelle pour intégrer un référentiel
  

5 étapes pour mettre en place la cartographie de compétences

Mettre en place une cartographie des compétences est un processus qui peut se dérouler en plusieurs étapes.

Voici une proposition d'une méthode en 5 étapes :

Étape 1 - Définir les besoins de compétences clés futures nécessaires à l'entreprise

Cela implique d'analyser les objectifs de l'entreprise, les postes clés et les compétences requises pour chaque poste. C'est l'occasion d'élaborer un référentiel des compétences attendues. 

Il s'agit d'un document qui liste les compétences nécessaires pour chaque poste ou chaque domaine d'activité de l'entreprise. Il permet de définir les critères de compétence pour chaque poste. 

Vous pourrez vous appuyer sur des référentiels externes et si vous n'en trouvez pas de satisfaisant, vous devrez en élaborer un en interne.

Étape 2 - Recenser et évaluer les compétences actuelles des employés

Cette démarche permet d'avoir une vue d'ensemble des compétences disponibles et d'identifier les domaines où des formations pourraient être nécessaires.

Pour réaliser ce recensement, plusieurs méthodes peuvent être employées. Tout d'abord, les entretiens individuels offrent l'occasion de discuter directement avec chaque employé de ses compétences, de ses ambitions et de ses aspirations professionnelles. C'est également le moment d'échanger sur ses besoins en formation.

Étape 3 - Mettre en place des plans de succession pour les postes clés

Cette étape cruciale vise à assurer la continuité et la pérennité de l'entreprise en prévoyant des relèves pour les postes clés. Cela implique d'identifier les collaborateurs ayant les compétences, les aptitudes et le potentiel nécessaires pour assumer ces rôles stratégiques à l'avenir.

Cette démarche ne se résume pas seulement à la sélection des candidats potentiels, mais comprend également l'élaboration de plans de formation et de développement sur mesure. Ces plans sont conçus pour combler les lacunes en compétences identifiées et pour renforcer les compétences existantes, en se basant sur les exigences spécifiques de chaque poste clé. Ils peuvent inclure des formations ciblées, du mentorat, des rotations de postes ou des expériences de leadership, par exemple.

Etape 4 - Développer des plans de formation 

Cette étape cruciale fait suite à l'analyse précise des compétences existantes au sein de l'entreprise, alignée avec les objectifs de celle-ci. Si cette première étape a été correctement effectuée, l'élaboration d'un plan de formation sera grandement facilitée.

Ce plan de formation est destiné à développer ou à renforcer les compétences et les connaissances attendues des collaborateurs. Il est basé sur les écarts identifiés entre les compétences actuelles et les compétences requises pour atteindre les objectifs stratégiques de l'entreprise.

Etape 5 - Evaluer la réussite des plans de formation

Cette dernière étape est fondamentale pour mesurer l'efficacité des actions de formation mises en œuvre. Elle permet de s'assurer que les plans de formation ont bien contribué à développer ou renforcer les compétences des collaborateurs comme prévu.

Pour réaliser cette évaluation, il est pertinent de reprendre les méthodes et outils de la deuxième étape, tels que les entretiens individuels, les tests de compétences, les revues de performance, les grilles d'évaluation des compétences ou les questionnaires d'auto-évaluation.

Il est également recommandé de prendre en compte d'autres indicateurs, tels que le taux de participation aux formations, le niveau de satisfaction des collaborateurs, les retours des formateurs et des managers, ou encore l'impact de la formation sur la performance individuelle et collective.

4 erreurs à éviter lors de la cartographie de compétences

Lors de la cartographie des compétences, il est important d'éviter certaines erreurs courantes qui pourraient compromettre l'efficacité et la pertinence du processus.

Voici quelques erreurs à éviter :

1) Ne pas impliquer les collaborateurs

Cartographier les compétences peut être le moment d'un véritable acte managérial et l'occasion de tendre vers plus de management participatif et collaboratif.

Pour élaborer les référentiels de compétence en interne, vous pouvez lancer des questionnaires d'auto-évaluation, conduire des entretiens individuels, animer des groupes de travail composés de collaborateurs et managers représentatifs.

N'oubliez surtout pas de poursuivre vos efforts d'implication à toutes les étapes du processus de cartographie de compétences, de l'identification à l'évaluation.

2) Ne pas évaluer régulièrement les compétences des employés

Les compétences des employés peuvent changer au fil du temps.

Il est donc important d'évaluer régulièrement les compétences des employés pour s'assurer qu'elles correspondent aux compétences clés nécessaires à chaque poste.

3) Ne pas aligner les plans de formation sur les objectifs de l'entreprise

Si les compétences et les connaissances des employés doivent être évaluées régulièrement pour s'assurer de leur pertinence, les objectifs stratégiques doivent aussi régulièrement être revus et actualisés pour ajuster en conséquence les plans de formation et de développement.

4) Ne pas prendre en compte les différences individuelles

Les employés ont des compétences, des connaissances et des aptitudes différentes. Il est important de prendre en compte ces différences individuelles lors de la cartographie de compétences.

Les plans de formation et de développement doivent être adaptés aux besoins individuels de chaque employé. Pour cela, vous devrez disposer d'outils qui vous permettent d'avoir à la fois une vision macro et micro des compétences pour faciliter l'individualisation du management.

Outils pour cartographier les compétences

Réussir une cartographie de compétences n'est pas seulement élaborer une base de données mais aussi animer tout un processus de recueil des compétences afin d'évaluer facilement des compétences tant sur le plan individuel que collectif. 

Lors de la mise en place d'une solution de mapping des compétences, il est essentiel de prendre en compte l'ergonomie de celle-ci pour les différents acteurs impliqués : RH, manager et collaborateur.

Par conséquent, vous favoriserez l'adoption et l'utilisation efficace de la cartographie des compétences au sein de votre organisation.

1) Excel ou Mind Mapping

Pour cartographier les compétences, vous pouvez utiliser des logiciels classiques comme un tableur, un logiciel de Mind Mapping ou des logiciels dédiés et ceci en fonction de votre budget et vos besoins spécifiques : 

• Si vous n'avez pas de budget et si vous êtes une PME, alors vous vous tournerez vers Excel qui est un outil polyvalent pour organiser, structurer et analyser vos données. Cependant, cela nécessitera plus d'effort pour présenter vos données sous forme de cartes ou de graphiques
• Vous avez assez de budget, tournez-vous vers un logiciel de cartographie mentale ou Mind Mapping. Vous gagnerez en ergonomie, car les logiciels de Mind Mapping sont des supports de conduite d'entretien et d'animation de groupe de travail très efficaces. Nous vous conseillons en priorité MindManager, le logiciel de Mind Mapping multivue qui permet des affichages en mode Kanban ou Gantt

Il est donc crucial de prendre en compte vos besoins spécifiques, vos ressources disponibles et votre budget lors du choix d'un logiciel pour la cartographie des compétences.

Il vous est possible aussi d'envisager de commencer avec des outils plus simples et évoluer vers des solutions plus avancées au fur et à mesure que vos besoins grandissent.

2) Logiciels dédiés : SIRH et Gestion de Talents

Avant de vous tourner trop vite vers des logiciels spécialisés en gestion des compétences et des talents, disposez-vous déjà d'un logiciel SIRH (système d'information sur les ressources humaines) ?

De plus en plus de SIRH dispose d'une "brique" gestion des compétences.

Si vous souhaitez mettre en place des GPEC / GEPP pour un nombre important de collaborateurs, vous devrez alors sans doute vous tourner vers des logiciels dédiés comme : 

• Cegid Talentsoft
• Skillsoft
• Cornerstone
• Workday
• PeopleFluent
• Lumesse...
  

Conclusion

La cartographie de compétences est un processus important pour améliorer la performance globale de l'entreprise. Elle aide à recruter et maintenir un personnel qualifié, motivé et performant pour contribuer de manière significative à la réussite de l'entreprise.

Le processus permet :

• D'identifier les compétences clés
• D'évaluer les compétences actuelles des employés
• De développer des plans de formation et de développement  
• De mettre en place des plans de succession efficaces
  

Pour réussir ce processus de gestion des ressources humaines, il est important : 

• D'impliquer les employés
• D'aligner les plans de formation sur les objectifs de l'entreprise
• De prendre en compte les différences individuelles
• D'évaluer régulièrement les compétences des employés