Gestion des ressources humaines de projet : 6 attitudes clefs d’un chef de projet

La gestion des ressources humaines de projet permet de s’assurer qu’un nombre suffisant de personnes (quantité) possèdent les compétences et l’expérience requises (qualité) pour mener à bien les activités du projet.

Savez-vous que l’allocation des ressources humaines qualifiées fait partie des tops cinq des critères de réussite des projets ?

Savez-vous que la première source des conflits dans les projets est liée aux ressources humaines ?

Dans cet article, je vous propose de voir comment faire de la gestion des ressources humaines de projet un levier de réussite de votre projet.

En effet, je vous propose dans un premier temps une présentation générale du concept avant de détailler les deux facettes du processus de management des ressources humaines de projet. En l’occurrence : 

Le volet technique qui fait appel à des activités analytiques et à des méthodes de gestion, et l’aspect humain qui repose plutôt sur le leadership du chef de projet. Sans trop tarder, bonne suite de lecture.   

La gestion des ressources humaines de projet, pourquoi est-ce si important ?

Par définition, un projet est toujours unique.

Pour le mener à bien, le chef de projet veille au recrutement et au choix des ressources humaines de projet qualifiées pour assumer divers rôles.

Ainsi, chaque membre de l’équipe projet est sélectionné pour son profil et ses qualifications.

Cependant, chaque individu a également son propre caractère, ses valeurs et sa façon de travailler. Bien faire un travail et prioriser les tâches sont interprétés de différentes manières selon les personnes.

En plus, la gestion d’un projet est souvent stressante. Une mauvaise gestion des ressources humaines de projet peut facilement mener à des tensions, voire à des conflits au sein du groupe.  

À cet effet, et au-delà du savoir-faire dont doivent disposer les membres de l’équipe de projet, le chef de projet doit absolument tenir compte de la dimension humaine et le savoir être des membres de son équipe.  

Enfin, dans la gestion de projet, l’humain est l’élément le plus délicat à gérer. Du coup, la gestion des ressources humaines de projet est la clé de voute dans la réussite ou l’échec de tout projet.

“Cela ne fait aucun sens d’embaucher des gens intelligents puis de leur dire ce qu’ils doivent faire. Nous enrôlons des gens intelligents afin qu’ils nous disent ce que nous devons faire“

Steve Jobs

Comment gérer les ressources humaines de projet ?

Le management des ressources humaines de projet est le processus qui consiste à fournir des ressources humaines au projet afin qu’elles puissent atteindre ses objectifs et réaliser le bénéfice attendu.

L’objectif de la gestion des ressources humaines est de s’assurer qu’un nombre suffisant de personnes (quantité) possèdent les compétences et l’expérience requises (qualité) pour mener à bien les activités du projet.

La gestion des ressources humaines de projet est étroitement liée aux processus de planification, de la gestion du budget et de l’échéancier.

Dans la suite de cet article, je vous propose une analyse du processus de la gestion des ressources humaines de projet sous deux prismes :

• Le prisme analytique du processus fait prévaloir l’analyse des besoins en ressources humaines, la constitution et l’organisation de l’équipe et le plan de gestion de l’équipe ;
• Le prisme de leadership repose sur la gestion des aspects humains dans le management des ressources humaines de projet.

La prise en compte de ces deux volets pour expliquer la gestion des ressources humaines de projet donne une meilleure appréhension du déroulement réel du processus et aussi de sa complexité.

La gestion analytique des ressources humaines de projet

1) Élaboration d’un plan de gestion des ressources humaines de projet

Un plan détaillé de management des ressources humaines de projet couvre l’ensemble du cycle de vie du projet, de la planification à la clôture.

La planification de la dotation dépend largement de l’élaboration d’une structure de découpage du projet (SDP) et du planning de projet, ce qui signifie que ces éléments doivent être créés en même temps.

Le chef de projet doit, pour déterminer les exigences en matière de ressources, analyser les tâches et les produits livrables décrits dans la SDP en fonction de l’énoncé du contenu de projet et des procédures organisationnelles.

L’objectif est de déterminer les rôles, les compétences et les niveaux d’expérience qui correspondent au travail à effectuer. Avant d’évaluer le nombre de ressources nécessaires à la réalisation des tâches.

Ensuite, il rédige la partie du plan qui porte sur les rôles et les responsabilités en fonction des ressources nécessaires au projet.

Le chef de projet affecte ensuite les ressources à des tâches et à des activités de l’échéancier du projet. Il élabore, aussi, un organigramme de projet pour indiquer les liens hiérarchiques entre les membres de l’équipe.

Attention : Pour les projets de petite envergure, toutes les activités citées dans cette section sont si étroitement liées qu’elles sont considérées comme une seule activité directement liée au processus d’élaboration de l’échéancier du projet.

D’une manière générale, ledit plan de gestion des ressources humaines de projet doit traiter les axes suivants :

• Les ressources nécessaires en quantité et en qualité ;
• La façon dont les ressources seront recrutées et développées ;
• Le moment auquel les ressources seront nécessaires et la durée de leur affectation ;
• La façon dont la gestion quotidienne sera définie ;
• La façon dont les ressources seront affectées au projet, puis mutées ailleurs une fois qu’elles auront fini leurs missions.

2) Intégration et formation de l’équipe de projet

Sur la base du plan de dotation, le chef de projet, en collaboration avec la direction des ressources humaines, procède aux recrutements internes et/ou externes des autres membres de l’équipe de management de projet.  

Par la suite, ce processus consiste à faciliter l’intégration des nouveaux membres de l’équipe, à améliorer les interactions entre les membres de l’équipe.

3) Accueil et orientation des membres de l’équipe

Lorsque de nouvelles ressources joignent le projet, le chef de projet les convie à une séance d’orientation. Cette séance aborde les points suivants :

• Présentation aux collègues et présentation des espaces,
• Le contexte de l’organisation :
  • Présentation générale de l’organisation
  • Politiques générales, notamment celles relatives à la santé et sécurité de travail,
• Le contexte du projet et son état d’avancement ;
• Les tâches et les responsabilités particulières liées aux postes ;
• Un aperçu sur les processus du projet, dont la communication, la présence et les réunions d’avancement.

Une bonne pratique pour faciliter l’intégration des nouveaux membres de l’équipe consiste à mettre en place un système de parrainage et un programme d’intégration.

4) Plan de formation de l’équipe de projet

Avant l’intégration de la nouvelle recrue, le chef de projet ou son suppléant examine les compétences de la nouvelle recrue et les compare avec les rôles et les responsabilités nécessaires à chaque phase.

L’analyse des écarts donne lieu à un plan de formation et de perfectionnement adaptée au projet.

Attention : le plan de formation n’est pas un plan statique, il évolue avec le projet. De nouveaux besoins peuvent être identifiés tout au long du projet.

Comment donner du sens à la gestion des Hommes dans le projet ?

Le chef de projet doit fédérer les membres de l’équipe autour d’une vision commune, motiver et diriger son équipe.

Il existe de nombreux styles de leadership applicables.

Il est utile de faire preuve de flexibilité et de proactivité pour adopter les méthodes qui fonctionnent le mieux en fonction de la composition de l’équipe.  

En effet, Une gestion d’équipe efficace consiste à tirer parti des points forts de chaque membre et à minimiser l’impact des faiblesses individuelles.

Ci-après un aperçu des 6 actions à entreprendre par le chef de projet pour créer un environnement de travail propice.

Cela inclut l'instauration d'un climat de confiance, essentiel pour la productivité optimale et le bien-être des membres de l'équipe.

Attention : il faut beaucoup de temps pour gagner la confiance et seulement quelques secondes pour la perdre.

1) Promouvoir le travail d’équipe

Les membres de l’équipe de management de projet ont besoin d’avoir une bonne compréhension des objectifs à atteindre. La clarté des objectifs et une acceptation commune facilitent la cohésion et l’alignement de l’équipe.

Pour tirer le maximum de son équipe, le chef de projet doit l’accompagner dans le cycle de développement pour atteindre rapidement la phase de rendement optimal.

Selon le modèle Tuckman et Mary Ann Jensen, toute équipe traverse les cinq phases de développement suivantes : la création, l’adaptation, la normalisation, la réalisation et la dissolution.

2) Co-élaboration d’une charte d’équipe

Il est fortement recommandé de mettre en place des règles de base de fonctionnement de l’équipe. La mise en place des règles de base communes que l’équipe s’accorde à suivre afin de promouvoir un environnement de travail plus sain.

Il faut aussi souligner l’importance de la formalisation et de la structuration pour le bon fonctionnement de l’équipe. Des rapports d’avancement bien structurés et des réunions régulières bien organisées en sont des exemples.

3) Communiquer et protéger

Un chef de projet efficace veille à ce que les informations pertinentes et nécessaires soient communiquées à l’équipe en temps opportun.

Il se charge également de filtrer de manière judicieuse toute information parasite qui pourrait nuire à l’ambiance de l’équipe, ainsi il préserve l’équipe des influences extérieures négatives.

4) Gérer les conflits

Les conflits sont inévitables et, parfois, souhaitables.

À cet effet, il est primordial de maintenir toujours les canaux de communication ouverts. Ça permet de renforcer le sentiment que toute contribution est précieuse. Enfin, exprimer une opinion divergente pourrait mener à un choix plus créatif.

Il appartient à chaque membre de l’équipe de gérer les conflits. Cependant, lorsqu’un conflit nuit au rendement, c’est au chef de projet d’agir en médiateur et de trancher la question.

Il peut, aussi, escalader le problème à un niveau supérieur avant que le rendement soit touché.

5) Traiter équitablement les membres de l’équipe

Pour diriger l’équipe et obtenir la participation et le ralliement inconditionnel de chaque membre, le chef de projet doit tenir compte des sensibilités individuelles liées au sexe, aux générations, à la culture, à l’origine, et à l'handicap physique.

6) Récompenser et reconnaitre

Le travail bien reconnu au cours des réunions de groupe est un facteur de motivation très positif.

Il existe d’autres processus de récompense et de reconnaissance monétaire ou non qui peuvent s’avérer utiles pour améliorer le moral et la cohésion d'équipe.

Ainsi, le chef de projet doit se demander quelle est la récompense proportionnelle à l’exploit accompli, et de vérifier régulièrement si chacun est mis en valeur justement et à la hauteur de ses accomplissements.

Enfin, c’est très important aussi de célébrer les réussites et les progrès de l’équipe, même s’ils peuvent apparaître minimes.

Conclusion

In fine, j’espère que vous avez une compréhension plus approfondie des différents processus de gestion des ressources humaines de projet et les différentes techniques que vous pouvez utiliser pour mieux gérer et motiver les ressources humaines de projet.

Cependant, si vous avez besoin que je détaille d’autres aspects connexes au leadership et à la gestion des ressources humaines dans le contexte de projet, merci de me faire savoir.

Vos commentaires et retour d’expérience seront plus que les bienvenus.

Bien à vos claviers.