Comment piloter un projet en 3 étapes (+exemple et modèles )

Le pilotage de projet permet de s'assurer que le projet est réalisé conformément aux exigences et aux attentes des parties prenantes. Il permet également de détecter rapidement les problèmes et les risques potentiels, afin de pouvoir y remédier avant qu'ils ne deviennent des obstacles majeurs.

Dans cet article, nous verrons l’intérêt et les différents concepts associés au pilotage de projet.  

Je vous propose une étude de cas avec des modèles à télécharger de rapport d’avancement et tableau de bord de projet pour vous aider à piloter votre projet dans les règles de l'art.

Qu’est ce que le pilotage de projet ?

C'est aussi la diffusion des informations pertinentes aux parties prenantes intéressées pour donner une visibilité sur l’avancement du projet et l’atteinte des objectifs.

Ainsi, par le biais de suivi et d’évaluation, il permet d’identifier les tendances qui se dessinent, d’adapter les stratégies, de guider la prise de décisions relatives à la gestion du projet et de rectifier le tir, le cas échant.

Qu'entend-t-on par le suivi et l'évaluation dans le pilotage ?

Bien que les termes "suivi et évaluation" soient souvent utilisées ensemble, comme s’il s’agissait du même concept, ce sont en fait deux séries bien distinctes, mais complémentaires, de pilotage de projet.

1.1) Suivi

Le suivi est un processus continu qui se concentre sur les activités en cours. 

Il consiste à collecter et analyser les données au fil de l’eau pour mesurer le progrès par rapport aux résultats attendus.

Avec les avancées technologiques, le suivi à distance est devenu une pratique courante, permettant aux chefs de projets de surveiller les avancées sans être physiquement présents sur site, ce qui s'avère particulièrement pertinent dans le contexte de la gestion des équipes hybrides.

Il permet aux chefs de projets de savoir si au final un projet a atteint les objectifs prévus, et de savoir si les ressources sont suffisantes et sont utilisées comme elles le devraient.

Le but ultime du suivi dans le pilotage de projet est d’améliorer l’efficacité du projet.

Il existe deux principaux types de suivi pour le pilotage de projet :

• Le suivi des activités : il concerne l’évaluation des moyens mis en œuvre pour atteindre les objectifs fixés. Ce type de suivi inclut des informations sur l’avancement des activités
• Le suivi des réalisations : il concerne l’impact des activités du projet sur les objectifs.

Le suivi de réalisation va au-delà du suivi de processus, car il cherche à fournir de l’information sur les résultats obtenus afin de faire le suivi des risques, d’une part, et de déterminer si l’utilisation des ressources est efficiente, d’autre part. Il s’agit donc plus d’un suivi de résultats plutôt qu’un suivi de moyens.

1.2) Évaluation

L’évaluation est une démarche d’appréciation analytique qui consiste à juger les moyens utilisés et les résultats obtenus en regard des objectifs poursuivis.

En effet, l’évaluation est effectuée à des moments précis, pour examiner comment les activités se sont déroulées et quels ont été leurs effets.

Elle vise à évaluer la pertinence, la cohérence, les effets, l’efficacité et l’efficience.

Le suivi pourrait fournir une base utile pour l’évaluation.

Ainsi, le suivi et l'évaluation pourraient être expliqués par : l'observation des progrès enregistrés par un projet (suivi) et la prise de décision sur la base de cette observation (évaluation).

Pourquoi est-ce nécessaire ?

Afin d’assurer un pilotage de projet réussi, un système de suivi et d’évaluation adapté aux enjeux et à l’envergure du projet est une composante essentielle de la bonne gestion de projet.

Un suivi et une évaluation fiables réalisés en temps opportun produisent des informations utiles pour :

• Soutenir la mise en œuvre du projet avec des rapports fiables, qui aident à prendre des décisions pour améliorer la performance du projet
• Contribuer à l’apprentissage organisationnel et à la capitalisation sur les connaissances et les expériences des projets
• Soutenir les principes de redevabilité et de respect des processus de gestion de projet en vigueur. En mettant en œuvre des principes de redevabilité efficaces, les responsables de projet peuvent garantir que le projet est mené de manière responsable et répond aux attentes des parties prenantes
• Offrir aux parties prenantes, non représentées dans le comité de pilotage, la possibilité de donner leur avis, démontrant la transparence de l’équipe projet et son ouverture sur son écosystème
• Promouvoir et célébrer les réalisations et les succès du projet, ce qui impacte positivement le moral et contribue à la mobilisation des ressources.

Quel est le rôle du chef de projet dans le pilotage de projet ?

Pour mener l’avion à sa destination, le pilote surveille le tableau de bord pour vérifier la direction, la vitesse et l’altitude de l’avion et les ajuster en fonction du plan de vol approuvé.

Il informe les passagers de la position de l’appareil et des zones de turbulence à traverser, il s’assure également qu’aucun problème ne survient et prend les actions correctives nécessaires, le cas échéant.

L'analogie avec le pilotage de projet est tellement vrai !

Le chef de projet, en tant que commandant de bord du projet, doit piloter le projet et assurer le suivi du déroulement du projet conformément aux références de base de projet, identifie et traite les problèmes et gère les demandes de modifications.

Les outils du pilotage de projet

Le pilotage de projet est un processus complexe qui nécessite l'utilisation d'un ensemble d'outils adaptés. Voici quelques-uns des outils les plus couramment utilisés pour piloter un projet :

1) Tableaux de bord de projet

Le tableau de bord est un outil essentiel pour piloter un projet. Il permet de visualiser l'avancement du projet de manière claire et concise, en fournissant des informations sur les tâches en cours, les délais, le budget, les risques et les problèmes potentiels.

Il permet également de suivre l'atteinte des objectifs du projet, en fournissant des indicateurs clés de performance (KPI). Ces indicateurs peuvent inclure des mesures telles que le nombre de tâches terminées, le coût du projet par rapport au budget, le temps de réalisation par rapport aux délais prévus, et d'autres indicateurs pertinents pour le projet.

En utilisant un tableau de bord, les chefs de projet peuvent avoir une vue d'ensemble de l'avancement du projet, ainsi qu'une compréhension claire des problèmes et des risques potentiels.

Cela leur permet de prendre des décisions éclairées et de mettre en place des plans d'action pour résoudre les problèmes et minimiser les risques.

2) Indicateurs de mesures pour le pilotage de projet

Les indicateurs sont des informations caractérisant la performance d’une action. Ce sont, pour le suivi et le pilotage d’un projet, des échelles de progression.

Les indicateurs peuvent être qualitatifs ou quantitatifs.

Les indicateurs quantitatifs sont souvent considérés comme plus objectifs et moins biaisés que les indicateurs qualitatifs.

Les données qualitatives ne représentant pas une mesure exacte des activités suivies, les généralisations ou les comparaisons sont limitées, tout comme la crédibilité des conclusions.

Attention : Les méthodes quantitatives peuvent être très coûteuses, et peuvent exclure les explications et les perceptions des parties prenantes sur le pourquoi de la chose.

D’après ma petite expérience dans ce domaine, je peux dire qu'aussi bien les méthodes qualitatives que les méthodes quantitatives ont des caractéristiques subjectives et objec­tives dans la construction des tableaux de bord de gestion de projet.

Par conséquent, il est recommandé d’adopter un mixte qui tire profit des deux approches, les données quanti­tatives mesurant ce qui est arrivé et les données qualitatives examinant comment et pourquoi c’est arrivé.

Comment créer et choisir ses indicateurs de pilotage de projet ?

Pour le choix de vos indicateurs de mesure, je recommande de veiller à vérifier qu’ils répondent aux cinq questions CCQQO :

• Combien ?
• Comment ?
• Quoi ?
• Qui ? = Groupe Cible ou bénéficiaires
• Quand ? = Période ou échéance
• Où ? = Localisation

Pour ce faire, la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Ambitieux, Réaliste, Temporel) peut être votre meilleur ami dans la construction et la définition des indicateurs de pilotage de projet.

3) Le diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet qui permet de visualiser les tâches et les délais dans un graphique en barres.

Il permet aux chefs de projet de planifier les tâches et les délais de manière efficace et de suivre leur avancement tout au long du projet.

4) Le registre des risques et problèmes

Le registre des risques et problèmes est un outil qui permet aux chefs de projet de prioriser et d'identifier les risques qui nécessitent une action. Il permet ainsi de prendre des mesures préventives pour minimiser les risques et de mettre en place des plans d'urgence en cas de besoin.

4) La courbe en S

La courbe en S est un outil de pilotage de projet qui permet de représenter graphiquement l'avancement du projet. Elle permet de visualiser la progression du projet par rapport à la planification initiale et d'identifier les écarts en termes de coûts et de délais.

Elle aide ainsi à prendre des décisions pour corriger les dérives et garantir la réussite du projet.

Modèles de tableaux de bord

1. Modèle de suivi de budget

Voici un modèle de suivi de budget par la valeur acquise. Téléchargez-le et commencez à mesurer le progrès véritable de vos projets par rapport au progrès planifié.

2. Modèle de rapport de suivi de projet

Voici un modèle de rapport de suivi de projet plus léger, que vous pouvez utiliser pour présenter un aperçu général. 

Ces templates devront être adaptés aux besoins spécifiques de chaque organisation.

Comment piloter un projet en 3 étapes (cas pratique)

Si vous souhaitez voir comment ces concepts et principes s’appliquent dans la vraie vie, voici un cas pratique de pilotage de projet :

1) Contexte 

Olivier est un chef de projet chevronné, employé d’un grand industriel pharmaceutique européen.

Il a été mandaté pour la mise en place d’un nouveau système de gestion de la chaîne logistique.

L’objectif du projet est de revoir le modèle DRP (Distribution Resource Planning ou la planification des ressources de distribution) à travers la mise en place d’un nouveau système d’information.

Pour faire simple, le modèle DRP permet d’optimiser les stocks et d’améliorer le taux de service, par le biais de calcul des besoins des entrepôts des commandes à livrer (chaîne aval) et des besoins prévisionnels pour alimenter le stock (chaîne amont).

Allons voir de près ce qu'Olivier va faire pour piloter un projet.

Conscient de l’intérêt d’un système de pilotage pertinent comme levier de réussite du projet, il s’est engagé dès le départ dans la conception et la mise en place d’un plan de pilotage de projet.    

2) Définition des objectifs du système de pilotage du projet

Le but de cette étape pour olivier est de répondre aux questions de base suivantes :

• Pourquoi avons-nous besoin du suivi et de l’évaluation
• Quel est le besoin des parties prenantes en termes d’information

Lors de cette phase, le chef de projet n’a épargné aucun effort pour s’assurer d’une meilleure consultation des parties prenantes pour mieux recueillir leurs besoins et exigences et les intégrer dans le plan de pilotage.

3) Concevoir et planifier le système de pilotage de projet

3.1) Indicateurs de mesure de performance

3.1.1) Indicateurs de suivi des activités

Afin de pouvoir mesurer l’avancement du projet par rapport aux références de base du projet, olivier a adopté la méthode de la valeur acquise.

On entend par la référence de base, la version approuvée des trois principales composantes du plan de gestion de projet, en l’occurrence l’échéancier, les coûts et le contenu.

Ensuite, l’équipe projet d’olivier a développé un modèle pour mesurer la santé de projet par le biais des indicateurs de la valeur acquise, notamment :

• Écarts des Coûts et des Délais
• Indicateur de Performance des Coûts et des Délais
• Coût à l’achèvement

Utilisez le modèle de suivi de budget fourni plus haut et adaptez-le à votre projet.

3.1.2) Indicateurs de suivi des résultats

En plus des indicateurs de suivi des activités du projet, les parties prenantes avaient exprimé le besoin d’être en mesure d’apprécier le degré d’atteinte des objectifs du projet.

A cet effet, Olivier et son équipe ont organisé plusieurs tournées de consultation avec les parties prenantes clés pour cerner les attentes et les exigences.

Enfin, ils ont arrêté la liste ci-après des indicateurs de résultat intermédiaires et post-déploiement :

• L’évaluation du niveau d’usage de la solution et de la satisfaction des utilisateurs du plan de conduite de changement
• Utilisation d’un baromètre sociale pour prendre le pouls de l’organisation
• Évaluation des actions de formation à chaud et à froid
• Amélioration des indicateurs logistiques :
  • Taux de satisfaction des commandes d’approvisionnement des succursales
  • Taux de rupture du stock central et des entrepôts des succursales
  • Taux de rotation des stocks et valeur des stocks dormants 
• Le retour sur investissement du projet.

3.2) Rapport d’avancement

Olivier et son équipe de projets ont conçu un modèle de rapport d’avancement qu'ils vont utiliser tout au long du cycle de vie du projet, pour communiquer les renseignements clés sur le projet.

Ce rapport d’avancement permet de répondre rapidement aux questions suivantes :

• Qu’est-ce qui a été accompli dernièrement ?
• Le projet respecte-t-il le budget, l’échéancier et le périmètre initial ?
• Dans le cas contraire, quel est l’impact sur l’ensemble du projet ?
•  Quelles mesures correctives ont été prises ou seront prises ?
• Quels sont les risques et enjeux cruciaux et quels sont leurs impacts sur le projet ?
• Qui seront les Clients/utilisateurs de ces produits et/ou services et comment seront-ils utilisés?

3.3) Points de contrôle

Vu la criticité et l’envergure de ce projet, il était important d’instaurer les points de contrôle pour donner une assurance raisonnable aux parties prenantes que le projet sera un succès et aussi pour les impliquer dans les prises de décisions cruciales pour le projet.  

Les points de contrôle (Gates en anglais) marquent les moments où le comité de pilotage peut déterminer s’il faut poursuivre le projet ou pas.

Dans les faits, ces Gates marquent le passage vers la phase ou l’étape suivante d’un projet. Ils permettent d’évaluer la qualité du travail effectué et, au besoin, de réorienter le projet ou de prendre des mesures correctives.

Dans cet article, je me limite à présenter le modèle des cinq points de contrôle à l’échelle macro.

Il appartient à tout un chacun de l’adapter et de le détailler en fonction des spécificités de chaque projet.

3.3.1) Étude d’opportunité et financement

Confirmation du financement et des résultats opérationnels souhaités.

3.3.2) Charte de projet

Confirmation des ressources, du soutien et de la gouvernance.

3.3.3) Plan détaillé du projet et spécifications fonctionnelles

• Confirmation de la mise à disposition des ressources pour amorcer la phase de réalisation
• Validation des exigences métiers.

3.3.4) Achèvement de la configuration

Confirmation des prérequis de déploiement métiers et techniques.

3.3.5) Évaluation post déploiement

• Analyse rétrospective pour tirer les leçons.
• Évaluation de l’atteinte des objectifs de projet

Conclusion

En guise de conclusion, je voudrais juste rappeler que mon objectif de cet article était de sensibiliser et d’inciter les professionnels de gestion de projets à :

• S’assurer d’intégrer les besoins et attentes des parties prenantes en termes d’information à produire et à communiquer sur une base régulière
• Prévoir des points de contrôle, pour s’assurer que le projet est toujours sur la bonne voie de réussite
• Prévoir un mixte d’indicateurs pour le pilotage de projet, d’une part des indicateurs qualitatifs et quantitatif. Des indicateurs d’activités ou de processus et des indicateurs de résultat, d’autre part.

Et vous, comment vous y prenez-vous pour le suivi et le pilotage de projet ? 

Et n'hésitez pas à partager cette publication afin d'aider d'autres personnes à piloter un projet.