Pour mener l’avion à sa destination, le pilote surveille le tableau de bord pour vérifier la direction, la vitesse et l’altitude de l’avion et les ajuster en fonction du plan de vol approuvé.
Il informe les passagers de la position de l’appareil et des zones de turbulence à traverser, il s’assure également qu’aucun problème ne survient et prend les actions correctives nécessaires, le cas échéant.
Le parallèle avec le pilotage de projet est tellement vrai !
Le chef de projet en tant que commandant de bord du projet doit piloter le projet et assurer le suivi du déroulement du projet conformément aux références de base de projet, identifie et traite les problèmes et gère les modifications.
Dans cet article, je vous propose, dans un premier temps, de découvrir l’intérêt et les différents concepts associés au suivi et au pilotage de projet.
Par la suite, je vous présenterai une étude de cas avec des modèles à télécharger de rapport d’avancement et tableau de bord de projet afin de piloter un projet dans les règles de l'art.
Si vous êtes familier avec les concepts de pilotage de projet, vous pouvez aller directement à la deuxième partie de l’article.
Bonne lecture.
I- Pourquoi le suivi et le pilotage de projet sont-ils importants?
Afin d’assurer un pilotage de projet réussi, un système de suivi et d’évaluation adapté aux enjeux et à l’envergure du projet est une composante essentielle de la bonne gestion de projet.
Un suivi et une évaluation fiables réalisés en temps opportun produisent des informations utiles pour :
II- Qu’entend-on par suivi et évaluation dans le pilotage de projet?
Le suivi et le pilotage de projet consiste à collecter et à analyser systématiquement les données du projet, pour suivre les progrès réalisés par rapport aux références de base du projet et ses objectifs initiaux, et vérifier leur conformité avec les normes établies.
Par la suite, diffuser les informations pertinentes aux parties prenantes intéressées pour donner une visibilité sur l’avancement du projet et l’atteinte des objectifs.
Le pilotage de projet par le biais de suivi et d’évaluation permet d’identifier les tendances qui se dessinent, d’adapter les stratégies, de guider la prise de décisions relatives à la gestion du projet et de rectifier le tir, le cas échant.
1) Définition du suivi et de l’évaluation
Bien que les termes suivi et évaluation soient souvent utilisés ensemble, comme s’il s’agissait du même concept, le suivi et l’évaluation sont en fait deux séries bien distinctes , mais complémentaires, de pilotage de projet.
1.1) Suivi
Le suivi est un processus continu qui se concentre sur les activités en cours.
Il permet aux chefs de projets de savoir si au final un projet a atteint les objectifs prévus. Il leur permet aussi de savoir si les ressources sont suffisantes et sont utilisées comme elles le devraient.
Le but ultime du suivi dans le pilotage de projet est d’améliorer l’efficacité du projet.
1.2) Évaluation
En effet, l’évaluation est effectuée à des moments précis, pour examiner comment les activités se sont déroulées et quels ont été leurs effets.
Elle vise à évaluer la pertinence, la cohérence, les effets, l’efficacité et l’efficience.
Le suivi pourrait fournir une base utile pour l’évaluation.
Suivi et évaluation pourraient être expliqués autrement par : observer les progrès enregistrés par un projet (suivi) et porter des jugements sur la base de cette observation (évaluation).
2) Tableaux de bord de projet
2.1) Pilotage de projet: Suivi des processus versus suivi des résultats
Il existe deux principaux types de suivi pour le pilotage de projet
Le suivi de réalisation va au-delà du suivi de processus car il cherche à fournir de l’information sur les résultats obtenus afin de faire le suivi des risques, d’une part, et de déterminer si l’utilisation des ressources est efficiente, d’autre part.
Il s’agit donc plus d’un suivi de résultats plutôt qu’un suivi de moyens.
Vous pouvez consulter l’article sur la gestion du portefeuille de projet pour plus de détails sur la gestion du bénéfice.
2.2) Indicateurs de mesures pour le pilotage de projet
Les indicateurs sont des informations caractérisant la performance d’une action. Ce sont, pour le suivi et le pilotage d’un projet, des échelles de progression.
Les indicateurs peuvent être qualitatifs ou quantitatifs.
Les indicateurs quantitatifs sont souvent considérés comme plus objectifs et moins biaisés que les indicateurs qualitatifs.
Les données qualitatives ne représentant pas une mesure exacte des activités suivies, les généralisations ou les comparaisons sont limitées, tout comme la crédibilité des conclusions.
Attention : Les méthodes quantitatives peuvent être très coûteuses, et peuvent exclure les explications et les perceptions des parties prenantes sur le pourquoi de la chose.
D’après ma petite expérience dans ce domaine, je peux dire qu'aussi bien les méthodes qualitatives que les méthodes quantitatives ont des caractéristiques subjectives et objectives dans la construction des tableaux de bord de gestion de projet.
Par conséquent, il est recommandé d’adopter un mixte qui tire profit des deux approches, les données quantitatives mesurant ce qui est arrivé et les données qualitatives examinant comment et pourquoi c’est arrivé.
2.2.1) Comment créer et choisir ses indicateurs de pilotage de projet ?
Pour le choix de vos indicateurs de mesure, je recommande de veiller à vérifier qu’ils répondent aux cinq questions CCQQO :
- Combien ?
- Comment ?
- Quoi ?
- Qui ? = Groupe Cible ou bénéficiaires
- Quand ? = Période ou échéance
- Où ? = Localisation
Pour ce faire, la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Ambitieux, Réaliste, Temporel) peut être votre meilleur ami dans la construction et la définition des indicateurs de pilotage de projet.
III- Étude de cas : Pilotage de projet
Si vous souhaitez voir comment ces concepts et principes s’appliquent dans la vraie vie, vous êtes alors au bon endroit !
1) Contexte
Olivier est un chef de projet chevronné, employé d’un grand industriel pharmaceutique européen.
Il a été mandaté pour la mise en place d’un nouveau système de gestion de la chaîne logistique.
L’objectif du projet est de revoir le modèle DRP (Distribution Resource Planning ou la planification des ressources de distribution) à travers la mise en place d’un nouveau système d’information.
Pour faire simple, le modèle DRP permet d’optimiser les stocks et d’améliorer le taux de service, par le biais de calcul des besoins des entrepôts des commandes à livrer (chaîne aval) et des besoins prévisionnels pour alimenter le stock (chaîne amont).
Allons voir de près ce que Olivier va faire pour piloter un projet!
Conscient de l’intérêt d’un système de pilotage pertinent comme levier de réussite du projet, il s’est engagé dès le départ dans la conception et la mise en place d’un plan de pilotage de projet.
2) Consultations et définition des objectifs du système de pilotage du projet
Le but de cette étape pour olivier est de répondre aux questions de base suivantes :
Lors de cette phase, le chef de projet n’a épargné aucun effort pour s’assurer d’une meilleure consultation des parties prenantes pour mieux intégrer leurs besoins en matière d’information dans le plan de pilotage de projet.
Je vous recommande de consulter l’article sur la gestion des parties prenantes de projet
3) Concevoir et planifier le système de pilotage de projet
3.1) Indicateurs de mesure de performance
3.1.1) Indicateurs d’activité
Afin de pouvoir mesurer l’avancement du projet par rapport aux références de base du projet, olivier a adopté la méthode de la valeur acquise
On entend par la référence de base, la version approuvée des trois principales composantes du plan de gestion de projet, en l’occurrence l’échéancier, les coûts, et le contenu.
Pour plus de détail sur la valeur acquise, vous pouvez consulter l’article suivant : Qu’est-ce que la valeur acquise ?
Par la suite l’équipe projet d’olivier a développé un modèle pour mesurer la santé de projet par le biais des indicateurs de la valeur acquise, et notamment :
Si vous êtes intéressé par la méthode la plus puissante en matière de pilotage de projet, en l’occurrence la valeur acquise, j’ai mis ci-joint un peu plus loin dans l'article un modèle prêt à l’emploi.
Vous pouvez le télécharger et commencer à mesurer le progrès véritable de vos projets par rapport au progrès planifié.
3.1.2) Indicateurs de résultats
En plus des indicateurs de suivi des activités du projet, les parties prenantes avaient exprimé le besoin d’être en mesure d’apprécier le degré d’atteinte des objectifs du projet.
A cet effet, Olivier et son équipe ont organisé plusieurs tournées de consultation avec les parties prenantes clés pour cerner les attentes et les exigences.
Enfin, ils ont arrêté la liste ci-après des indicateurs de résultat intermédiaires et post-déploiement.
- L’évaluation du niveau d’usage de la solution et de la satisfaction des utilisateurs du plan de conduite de changement;
- Utilisation d’un baromètre sociale pour prendre le pouls de l’organisation;
- Évaluation des actions de formation à chaud et à froid;
- Amélioration des indicateurs logistiques
- Taux de satisfaction des commandes d’approvisionnement des succursales;
- Taux de rupture du stock central et des entrepôts des succursales;
- Taux de rotation des stocks et valeur des stocks dormants ;
- Le retour sur investissement du projet.
3.2) Rapport d’avancement
Olivier et son équipe de projets ont conçu un modèle de rapport d’avancement qu'ils vont utiliser tout au long du cycle de vie du projet, pour communiquer les renseignements clés sur le projet.
En savoir plus sur les 5 phases du : Cycle de vie de projet
Ce rapport d’avancement permet de répondre rapidement aux questions suivantes :
Le modèle développé est joint à cet article, vous pouvez le télécharger, l’adapter à la réalité et aux spécificités de votre projet.
Par la suite, vous pouvez commencer à l’utiliser comme outil de pilotage de projet et de communication avec les parties prenantes.
3.3) Points de contrôle
Vu la criticité et l’envergure de ce projet, il était important d’instaurer les points de contrôle pour donner une assurance raisonnable aux parties prenantes que le projet sera un succès et aussi pour les impliquer dans les prises de décisions cruciales pour le projet.
Les points de contrôle (Gates en anglais) marquent les moments où le comité de pilotage peut déterminer s’il faut poursuivre le projet ou pas.
Dans les faits, les points de contrôle marquent le passage vers la phase ou l’étape suivante d’un projet. Ils permettent d’évaluer la qualité du travail effectué et, au besoin, de réorienter le projet ou de prendre des mesures correctives.
Pour les besoins de cet article, je me limite à présenter le modèle des cinq points de contrôle à l’échelle macro.
Par la suite, il appartient à tout un chacun de l’adapter et de le détailler en fonction des spécificités de chaque projet.
- Point nº 1 – Etude d’opportunité et financement
- Confirmation du financement et des résultats opérationnels souhaités.
- Point nº 2 – Charte du projet
- Confirmation des ressources, du soutien et de la gouvernance.
- Point nº 3 – Plan détaillé du projet et spécifications fonctionnelles
- Confirmation de la mise à disposition des ressources pour amorcer la phase de réalisation.
- Validation des exigences métiers.
- Point nº 4 – Achèvement de la configuration
- Confirmation des prérequis de déploiement métiers et techniques.
- Point nº 5 – Evaluation post déploiement
- Analyse rétrospective pour tirer les leçons.
- Évaluation de l’atteinte des objectifs de projet
IV- Modèles de tableau de board de projet
Comme cité ci-haut, je vous propose un template de tableau de bord de projet complet que vous pouvez adapter et utiliser.
Télécharger ce modèle de tableau de bord de projet
Ainsi qu'un modèle de rapport de suivi de projet plus léger, que vous pouvez utiliser pour présenter un aperçu général.
Télécharger ce modèle de rapport de suivi de projet
V- Conclusion
En guise de conclusion, je voudrais juste rappeler que mon objectif de cet article était de sensibiliser et d’inciter les professionnels de gestion de projets à :
- 1S’assurer d’intégrer les besoin et attentes des parties prenantes en termes d’information à produire et à communiquer sur une base régulière.
- 2Prévoir des points de contrôle, pour s’assurer que le projet est toujours sur la bonne voie de réussite.
- 3Prévoir un mixte d’indicateurs pour le pilotage de projet, d’une part des indicateurs qualitatifs et quantitatif.
Des indicateurs d’activités ou de processus et des indicateurs de résultat, d’autres part.
Merci d’avoir pris le temps de lire la totalité cet article, maintenant à vous la parole.
Comment vous y prenez pour le suivi et le pilotage de projet ? J’ai hâte de lire vos commentaires, vos questions et votre vécu sur le sujet !
Et n'hésitez pas à partager cette publication afin d'aider d'autres personnes à piloter un projet.
Sincère merci à vous Mohammed,
Je ne sais pas comment vous remercier, ça coïncide avec le projet que je fais suivi en ce moment et j’en suis très ravie. Ça m’aide à améliorer mes connaissances sur la gestion de projet et très intéressant d’avoir votre méthodologie.
Merci encore.
Avec plaisir Fenosoa 🙂
Merci beaucoup Mohammed,
J’éprouve toujours un grand plaisir à vous lire. Votre clarté dans l’écriture et votre simplicité dans la transmission du savoir sont la marque des grands Hommes.
Longue vie et bonne santé.
Bonjour Mamadou,
Avec plaisir. Ravi que nos contenus te soient utiles.
A bientôt
Pour moi, je ne saisi pas comment exprimer ma joie de découverte des notions combien salutaire pour la bonne gestion des projets. Je vous remercie sincèrement pour cette aide professionnelle précieuse que vous offrez. Tous les notions sont extrêmement intéressantes puisque pratiques.
Bonjour Diafara,
Avec plaisir.
Cet article est très pertinent pour mon parcours de gestionnaires de projet. Je suis très ravis et j’en ferai bon usage. Il m’éclaire d’avantage sur une formation que j’ai suivi cette semaine même sur la GAR.
Vraiment sincère merci
Un sincère merci à vous pour cet énorme travail. Je suis très édifié, et pour cela permettez moi de vous féliciter pour la clarté des expressions et les zones d’ombres abordées. Recevez mes encouragements pour la suite de vos travaux.
Désiré Somé au Burkina Faso
Bonjour Désiré,
Ravi que nos contenus te plaisent.
Merci pour ton feedback et tes encouragements.
Merci Mohamed pour ce travail. Vos conseils sont précieux .
Bon courage
Avec plaisir Wafik
Bonsoir Mohamed
J’adore ce que tu fais et la manière dont tu le présentes. Très clair, compréhensible par le plus grand nombre, mais surtout coiffé au coin du bon sens et d’une pratique réussie de la gestion de projet.
A recommander à tous les étudiants en école d’ingénieurs et aux chefs de projets qui, bien souvent, oublient les bases de la gestion de projet.
Bonne continuation et bonne route
Bonjour Guy,
Merci pour ton feedback et tes encouragements.
C’est le travail de toute une équipe 🙂
Merci Mohammed Amellah. Très claire et instructif. je continue de vous suivre.
Bonjour Mohamed, j’ai bien apprécié cet article. Le suivi évaluation permet d’apprendre sur le vécu du projet non seulement pour l’améliorer mais pour en formuler d’autres de meilleure qualité en tirant les enseignements des acquis, des insuffisances ainsi que des solutions qui leur ont été apportées. Merci pour le partage !
Bonjour Ibrahima,
Merci pour ton feedback.
A bientôt
Très intéressant et pédagogique.Félicitations pour la clarté quant à la présentation de la démarche. Un processus rationnel pour optimiser les efforts et atteindre les buts recherchés.
Avec plaisir.
Merci Hacene.
Bonjour cher Mohamed. Une fois encore tout nos encouragements à vous pour vos recherches perpétuelles en vue de nous édifier sur le sujet « Gestion de projet ». Je retiens que l’un des éléments importants dans le pilotage d’un projet est la prise en compte des besoins et attentes des parties prenantes.
A bientôt!
Merci Ndouengar pour te encouragements.
A bientôt
Merci Mohammed pour ce rafraîchissement de ma mémoire sur la gestion de projet. C’est vraiment très édifiant. La méthodologie, le langage clair et simple. Merci aussi pour les exemples et les thèmes présentés. J’apprends beaucoup
Avec plaisir Carine.
Ravi que nos contenues te soient utiles.
Bonjour,
je vous remercie pour toutes ces méthodologies et outils que vous mettez à notre disposition, mais surtout pour le travail que vous abattez.
Avec plaisir Anna.
Merci pour te encouragements.
Merci Mohamed. Bonne complétude des différents rapports et étapes de gestion et de suivi de projet. C’est vraiment clair et très convivial comme site. Une très bonne source d’informations de qualité et d’outils adaptés pour des résultats probants.
Merci Alassane pour ton feedback 🙂
Bonjour,
J’apprécie énormément votre approche méthodologique, surtout les illustrations et les modèles que vous ajoutez nous permet de mieux comprendre les domaines de connaissance en matière de gestion de projet….en attente vous lire.
Fabrice .K
Merci Fabrice.
A bientôt
Merci, très bon article