Pilotage de projet : Etude de cas et 2 modèles à adapter

Pour mener l’avion à sa destination, le pilote surveille le tableau de bord pour vérifier la direction, la vitesse et l’altitude de l’avion et les ajuster en fonction du plan de vol approuvé.

Il informe les passagers de la position de l’appareil et des zones de turbulence à traverser, il s’assure également qu’aucun problème ne survient et prend les actions correctives nécessaires, le cas échéant.

Le parallèle avec le pilotage de projet est tellement vrai !

Le chef de projet en tant que commandant de bord du projet doit piloter le projet et assurer le suivi du déroulement du projet conformément aux références de base de projet, identifie et traite les problèmes et gère les modifications.

Dans cet article, je vous propose, dans un premier temps, de découvrir l’intérêt et les différents concepts associés au suivi et au pilotage de projet.  

Par la suite, je vous présenterai une étude de cas avec des modèles à télécharger de rapport d’avancement et tableau de bord de projet afin de piloter un projet dans les règles de l'art.

Si vous êtes familier avec les concepts de pilotage de projet, vous pouvez aller directement à la deuxième partie de l’article.

Bonne lecture.

Pourquoi le suivi et le pilotage de projet sont-ils importants?

Afin d’assurer un pilotage de projet réussi, un système de suivi et d’évaluation adapté aux enjeux et à l’envergure du projet est une composante essentielle de la bonne gestion de projet.

Un suivi et une évaluation fiables réalisés en temps opportun produisent des informations utiles pour :

Qu’entend-on par suivi et évaluation dans le pilotage de projet?

Le suivi et le pilotage de projet consiste à collecter et à analyser systématiquement les données du projet, pour suivre les progrès réalisés par rapport aux références de base du projet et ses objectifs initiaux, et vérifier leur conformité avec les normes établies.

Par la suite, diffuser les informations pertinentes aux parties prenantes intéressées pour donner une visibilité sur l’avancement du projet et l’atteinte des objectifs.

Le pilotage de projet par le biais de suivi et d’évaluation permet d’identifier les tendances qui se dessinent, d’adapter les stratégies, de guider la prise de décisions relatives à la gestion du projet et de rectifier le tir, le cas échant.

1) Définition du suivi et de l’évaluation

Bien que les termes suivi et évaluation soient souvent utilisés ensemble, comme s’il s’agissait du même concept, le suivi et l’évaluation sont en fait deux séries bien distinctes , mais complémentaires, de pilotage de projet.

1.1) Suivi

Le suivi est un processus continu qui se concentre sur les activités en cours. 

Il permet aux chefs de projets de savoir si au final un projet a atteint les objectifs prévus. Il leur permet aussi de savoir si les ressources sont suffisantes et sont utilisées comme elles le devraient.

Le but ultime du suivi dans le pilotage de projet est d’améliorer l’efficacité du projet.

1.2) Évaluation

En effet, l’évaluation est effectuée à des moments précis, pour examiner comment les activités se sont déroulées et quels ont été leurs effets.

Elle vise à évaluer la pertinence, la cohérence, les effets, l’efficacité et l’efficience.

Le suivi pourrait fournir une base utile pour l’évaluation.

Suivi et évaluation pourraient être expliqués autrement par : observer les progrès enregistrés par un projet (suivi) et porter des jugements sur la base de cette observation (évaluation).

2) Tableaux de bord de projet

2.1) Pilotage de projet: Suivi des processus versus suivi des résultats  

Il existe deux principaux types de suivi pour le pilotage de projet

Le suivi de réalisation va au-delà du suivi de processus car il cherche à fournir de l’information sur les résultats obtenus afin de faire le suivi des risques, d’une part, et de déterminer si l’utilisation des ressources est efficiente, d’autre part.

Il s’agit donc plus d’un suivi de résultats plutôt qu’un suivi de moyens.

2.2) Indicateurs de mesures pour le pilotage de projet

Les indicateurs peuvent être qualitatifs ou quantitatifs.

Les indicateurs quantitatifs sont souvent considérés comme plus objectifs et moins biaisés que les indicateurs qualitatifs.

Les données qualitatives ne représentant pas une mesure exacte des activités suivies, les généralisations ou les comparaisons sont limitées, tout comme la crédibilité des conclusions.

D’après ma petite expérience dans ce domaine, je peux dire qu'aussi bien les méthodes qualitatives que les méthodes quantitatives ont des caractéristiques subjectives et objec­tives dans la construction des tableaux de bord de gestion de projet.

Par conséquent, il est recommandé d’adopter un mixte qui tire profit des deux approches, les données quanti­tatives mesurant ce qui est arrivé et les données qualitatives examinant comment et pourquoi c’est arrivé.

2.2.1) Comment créer et choisir ses indicateurs de pilotage de projet ?

Pour le choix de vos indicateurs de mesure, je recommande de veiller à vérifier qu’ils répondent aux cinq questions CCQQO :

• Combien ?
• Comment ?
• Quoi ?
• Qui ? = Groupe Cible ou bénéficiaires
• Quand ? = Période ou échéance
• Où ? = Localisation

Pour ce faire, la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Ambitieux, Réaliste, Temporel) peut être votre meilleur ami dans la construction et la définition des indicateurs de pilotage de projet.

Étude de cas : Pilotage de projet

Si vous souhaitez voir comment ces concepts et principes s’appliquent dans la vraie vie, vous êtes alors au bon endroit !

1) Contexte 

Olivier est un chef de projet chevronné, employé d’un grand industriel pharmaceutique européen.

Il a été mandaté pour la mise en place d’un nouveau système de gestion de la chaîne logistique.

L’objectif du projet est de revoir le modèle DRP (Distribution Resource Planning ou la planification des ressources de distribution) à travers la mise en place d’un nouveau système d’information.

Pour faire simple, le modèle DRP permet d’optimiser les stocks et d’améliorer le taux de service, par le biais de calcul des besoins des entrepôts des commandes à livrer (chaîne aval) et des besoins prévisionnels pour alimenter le stock (chaîne amont).

Allons voir de près ce que Olivier va faire pour piloter un projet!

Conscient de l’intérêt d’un système de pilotage pertinent comme levier de réussite du projet, il s’est engagé dès le départ dans la conception et la mise en place d’un plan de pilotage de projet.    

2) Consultations et définition des objectifs du système de pilotage du projet

Le but de cette étape pour olivier est de répondre aux questions de base suivantes :

Lors de cette phase, le chef de projet n’a épargné aucun effort pour s’assurer d’une meilleure consultation des parties prenantes pour mieux intégrer leurs besoins en matière d’information dans le plan de pilotage de projet.

3) Concevoir et planifier le système de pilotage de projet

3.1) Indicateurs de mesure de performance

3.1.1) Indicateurs d’activité

Afin de pouvoir mesurer l’avancement du projet par rapport aux références de base du projet, olivier a adopté la méthode de la valeur acquise

On entend par la référence de base, la version approuvée des trois principales composantes du plan de gestion de projet, en l’occurrence l’échéancier, les coûts, et le contenu.

Par la suite l’équipe projet d’olivier a développé un modèle pour mesurer la santé de projet par le biais des indicateurs de la valeur acquise, et notamment :

Si vous êtes intéressé par la méthode la plus puissante en matière de pilotage de projet, en l’occurrence la valeur acquise, j’ai mis ci-joint un peu plus loin dans l'article un modèle prêt à l’emploi.

Vous pouvez le télécharger et commencer à mesurer le progrès véritable de vos projets par rapport au progrès planifié.

3.1.2) Indicateurs de résultats

En plus des indicateurs de suivi des activités du projet, les parties prenantes avaient exprimé le besoin d’être en mesure d’apprécier le degré d’atteinte des objectifs du projet.

A cet effet, Olivier et son équipe ont organisé plusieurs tournées de consultation avec les parties prenantes clés pour cerner les attentes et les exigences.

Enfin, ils ont arrêté la liste ci-après des indicateurs de résultat intermédiaires et post-déploiement.

• L’évaluation du niveau d’usage de la solution et de la satisfaction des utilisateurs du plan de conduite de changement;
• Utilisation d’un baromètre sociale pour prendre le pouls de l’organisation;
• Évaluation des actions de formation à chaud et à froid;
• Amélioration des indicateurs logistiques
  • Taux de satisfaction des commandes d’approvisionnement des succursales;
  • Taux de rupture du stock central et des entrepôts des succursales;
  • Taux de rotation des stocks et valeur des stocks dormants ; 
• Le retour sur investissement du projet.

3.2) Rapport d’avancement

Olivier et son équipe de projets ont conçu un modèle de rapport d’avancement qu'ils vont utiliser tout au long du cycle de vie du projet, pour communiquer les renseignements clés sur le projet.

Ce rapport d’avancement permet de répondre rapidement aux questions suivantes :

Le modèle développé est joint à cet article, vous pouvez le télécharger, l’adapter à la réalité et aux spécificités de votre projet.

Par la suite, vous pouvez commencer à l’utiliser comme outil de pilotage de projet et de communication avec les parties prenantes.

3.3) Points de contrôle

Vu la criticité et l’envergure de ce projet, il était important d’instaurer les points de contrôle pour donner une assurance raisonnable aux parties prenantes que le projet sera un succès et aussi pour les impliquer dans les prises de décisions cruciales pour le projet.  

Les points de contrôle (Gates en anglais) marquent les moments où le comité de pilotage peut déterminer s’il faut poursuivre le projet ou pas.

Pour les besoins de cet article, je me limite à présenter le modèle des cinq points de contrôle à l’échelle macro.

Par la suite, il appartient à tout un chacun de l’adapter et de le détailler en fonction des spécificités de chaque projet.

• Point nº 1 – Etude d’opportunité et financement
  • Confirmation du financement et des résultats opérationnels souhaités.
• Point nº 2 – Charte du projet
  • Confirmation des ressources, du soutien et de la gouvernance.
• Point nº 3 – Plan détaillé du projet et spécifications fonctionnelles
  • Confirmation de la mise à disposition des ressources pour amorcer la phase de réalisation.
  • Validation des exigences métiers.
• Point nº 4 – Achèvement de la configuration
  • Confirmation des prérequis de déploiement métiers et techniques.
• Point nº 5 – Evaluation post déploiement
  • Analyse rétrospective pour tirer les leçons.
  • Évaluation de l’atteinte des objectifs de projet

Modèles de tableau de board de projet

Comme cité ci-haut, je vous propose un template de tableau de bord de projet complet que vous pouvez adapter et utiliser.

Ainsi qu'un modèle de rapport de suivi de projet plus léger, que vous pouvez utiliser pour présenter un aperçu général. 

Conclusion

En guise de conclusion, je voudrais juste rappeler que mon objectif de cet article était de sensibiliser et d’inciter les professionnels de gestion de projets à :

Merci d’avoir pris le temps de lire la totalité cet article, maintenant à vous la parole.

Comment vous y prenez pour le suivi et le pilotage de projet ? J’ai hâte de lire vos commentaires, vos questions et votre vécu sur le sujet !

Et n'hésitez pas à partager cette publication afin d'aider d'autres personnes à piloter un projet.