La méthode Kaizen pour améliorez vos processus avec exemple

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Qu'est-ce que la méthode Kaizen?

Le mot kaizen est la fusion des deux mots japonais kai et zen qui signifient respectivement « changement » et « bon », c’est-à-dire un changement qui permet une amélioration.

Cette démarche vise généralement à améliorer la qualité d'un produit, service ou process par le billet d'organisation d'ateliers Kaizen.

Mais pas que ça. L'atelier Kaizen peut être utilisé pour divers raisons citées ci-après.

L’atelier Kaizen

Dopez la créativité de votre équipe et explorez toutes les solutions possibles d’une problématique grâce à l’atelier Kaizen.

Cette technique est une forme de brainstorming que vous pouvez appliquer dans de nombreuses situations:

Vous êtes face à un problème, des gaspillages et vous devez trouver et sélectionner des solutions (étape d’un projet ne fonctionnant pas et devant être remise en cause…);
Vous souhaitez choisir un projet parmi de nombreuses possibilités (exemple choix d’un cadeau pour un client, choix d’un voyage d’entreprise…);
Vous êtes face à une panne et vous recherchez toutes les causes possibles;
Vous cherchez à améliorer un processus, une organisation ou une répartition de travail
Etc.

La méthode Kaizen vous permet alors, en équipe, d’explorer toutes les solutions possibles, de les regrouper, de les prioriser ou les classer, pour vous permettre de faire un choix.

Ce choix, fruit d’un consensus ou d’une analyse collective par des experts de leur domaine, obtiendra de fait l’adhésion de la grande majorité des acteurs.

Il s’agit donc de réunir une équipe pluridisciplinaire qui analysera les problèmes, cherchera des solutions et définira un plan d’action et le mettra en place.

Vous pouvez également utiliser la méthode des 5S au début de l'atelier.

Quelle est la spécificité d’un atelier Kaizen ?

C’est une méthode rapide et efficace qui s’effectue sur une période très réduite : d’une seule réunion à, au plus, quelques jours d’analyse. Afin qu’il soit efficace, il est important qu’il soit animé par une personne de l’entreprise ou par un intervenant extérieur.

Un exemple d’application concrète et rapide de la méthode Kaizen

L’animateur de la réunion pose la question.
Les participants sont invités à réfléchir à cette question;
Ils écrivent 3 réponses / solutions / propositions sur 3 post-it différents mis à leur disposition;
L’animateur de la réunion récolte les post-it les lit à haute voix et si besoin demande des précisions concernant la proposition indiquée sur le post-it;
Les post-it sont collés sur un tableau ou un mur;
Et sont regroupés par typologie de réponse grâce à la participation de chacun;
Pour chaque groupe de post-it, les participants sont invités à donner un nom;
Les différentes solutions sont hiérarchisées.
Par exemple en utilisant la technique suivante : chaque participant vote pour 3 solutions sur 3 post-it, les votes de chacun sont regroupés, chaque solution obtient un certain nombre de points
On peut affiner le vote petit à petit ou sélectionner les solutions les plus plébiscitées pour les explorer.