En matière de suivi des performances d’un projet, le budget et le planning sont à surveiller de près. À ce titre, la courbe en S est un outil incontournable que devrait maitriser tout chef de projet pour monitorer efficacement l’avancement des activités.
Voyons en détail comment représenter la courbe et comment utiliser ce modèle en gestion de projet.
Qu’est ce que la courbe en S
La courbe en S est une représentation graphique des coûts du projet.
Comme son nom l’indique la courbe représente la forme S ou plus précisément une fonction mathématique sigmoïde :
Cependant, appliquée à la gestion de projet, elle n’en a que l’aspect et ne suit pas cette fonction mathématique. Alors pourquoi une forme de S ?
La courbe en S a pour objectif de mesurer l’avancement réel du projet, au fil du temps, en termes de coûts par rapport à une référence bâtie en phase de planification de projet.
Nous verrons plus bas quels sont les indicateurs concernés.
Voici une vidéo tutorielle récapitulative qui vous apprend à construire et analyser votre courbe en S :
Pourquoi parle-t-on de courbe en forme S ?
Intéressons-nous à présent à la forme de la courbe en S.
Prenons l’exemple de ce graphique qui mesure les coûts réels cumulés du projet (axe des ordonnées) en fonction du temps (axe des abscisses).
On peut constater que la progression de la courbe se dessine sous 3 tendances différentes qui correspondent à 3 périodes de la vie du projet.
Période 1 : Phase d’initialisation et planification
Le projet démarre, toutes les parties prenantes ne sont pas encore fortement engagées dans les activités.
Par conséquent, les coûts progressent lentement.
Période 2 : Phase d'exécution
Le projet est en ébullition, la majorité des équipes « délivrent », ce qui se traduit par un point d’inflexion en fin de P1.
A ce stade, les coûts cumulés augmentent rapidement.
Période 3 : Phase de clôture
La majorité des livrables attendus sont livrés, le projet est clôturé et les livrables passent en exploitation.
Après un nouveau point d’inflexion, cette fois-ci à la baisse, les coûts cumulés se stabilisent.
Voilà donc pourquoi on parle de courbe en S en Management de projet. La majorité des projets suivent cette tendance et ce phasage.
Bien entendu, le S aura une forme différente selon les projets. Il sera droit et resserré si la phase P2 est très intense et très courte.
À l’inverse le S sera étiré et allongé si le projet s’inscrit dans le temps et que la phase 2 est très progressive.
Cependant, la courbe ne doit normalement pas être une droite linéaire ; car dans la vie du projet, il n’est pas possible d’avoir un engagement immédiat de toutes parties prenantes dès le début de vie du projet et constant jusqu’à la fin de ce dernier.
Télécharger ce modèle de la valeur acquise
La courbe en S pour suivre la santé de votre projet
Notions indispensables : la valeur acquise et la valeur planifiée
Nous ne pouvons citer la courbe en S sans évoquer les notions de valeur acquise et de valeur planifiée.
De quoi s’agit-il ?
Le suivi des coûts réels du projet « CR » (Actuals costs en anglais), ne permet pas à lui seul de déterminer la bonne santé du projet.
En effet, que peut-on en déduire de cette seule courbe ? Que les dépenses sont importantes sur une période donnée ?
Et alors ? C’est peut-être normal au regard des activités de l’équipe projet. Ou au contraire, c'est probablement inquiétant si peu de livrables ont avancé.
On se rend compte que la photo des coûts à un instant T ne veut pas dire grand-chose si on n’intègre pas une notion d’avancement physique des travaux.
C’est ce qu’on appelle l’analyse de la valeur acquise (Earned Value Analysis en anglais).
Ainsi, pour exploiter la courbe, il va falloir utiliser deux autres tendances, qui vont chacune mesurer deux indicateurs incontournables :
- La valeur planifiée VP : la valeur du travail planifiée à achever. En d’autres termes, la référence de coûts pour le projet
- La valeur acquise EV (earned value) : La valeur du travail réellement réalisé à un moment donnée. Si le travail est achevé à 100%, alors la valeur acquise est égale à la valeur planifiée.
Ainsi la conjonction des 3 courbes CR, VP, EV sur le même graphique permettra de monitorer le projet en termes de coûts, mais aussi en termes de délai comme nous allons le voir plus bas.
Comment faire une courbe en S sur Excel ?
Pour réaliser une courbe en S, prenons comme exemple un projet dont la durée est estimée à 1 an et dont le budget est estimé à 400 000 EUR.
Voici donc les étapes à suivre :
Étape 1 - Calculer la valeur planifiée (VP)
Au départ du projet, la seule courbe qui peut être tracée est celle de la valeur planifiée VP.
En effet, elle correspond aux hypothèses de base du budget, à savoir le coût prévisionnel cumulé de chaque activité du projet :
Étape 2 - Renseigner les coûts réels
Ensuite, au fur et à mesure de l’avancement du projet, nous allons pouvoir compléter pour chaque mois, le coût réel (CR) et la valeur acquise (VA).
Commençons par la courbe en S des coûts réels (CR). Ce sont les coûts réellement consommés pour effectuer une tâche :
Étape 3 - Calculer la valeur acquise
Puis traçons la courbe de la valeur acquise. Cette dernière représente le coût budgétisé du travail effectué (cbte).
Voici comment la calculer :
Vous noterez que la valeur acquise est exprimée en % de réalisation des tâches.
La valorisation en euros correspond à ce pourcentage multiplié par le budget planifié pour ces tâches (VP) :
Étape 4 - Afficher les courbes
Enfin superposons les 3 courbes en S sur le même graphique :
Comment utiliser la courbe en S
Venons-en à l’essentiel, à savoir l’exploitation de la courbe en S afin de suivre l’avancement du projet.
1) Suivre les coûts
Les indicateurs de coûts sont basés sur 2 courbes en S : La valeur acquise et les coûts réels.
- C’est la différence entre la valeur du travail achevé à un moment donné et les coûts réels au même moment
- Un résultat >0 signifie un excédent budgétaire
- Un résultat <0 signifie un déficit budgétaire.
Ce ratio indique si le projet respecte le budget et si le travail réellement effectué correspond aux coûts réels :
- Un ratio >1 : inférieur aux coûts planifiés
- Un ratio <1 : supérieur aux coûts planifiés
Découvrez dans cet article les bonnes pratiques du suivi budgétaire.
2) Suivre les délais
Il peut sembler paradoxal de parler de suivi de délais alors que les courbes sont exprimées en valeur monétaire.
Pourtant, des indicateurs de délais sont déductibles des 2 courbes en S, à savoir : la valeur acquise (VA) et la valeur planifiée (VP).
- C’est la différence entre la valeur du travail achevé à un moment donné et le travail planifié au même moment
- Un résultat > 0 signifie une avance par rapport à l’échéancier
- Un résultat < 0 signifie retard par rapport à l’échéancier
L’interprétation des courbes en S et des indicateurs
Sur la base de l’exemple projet précédent :
1) Interprétation des coûts du projet
On remarque que le résultat de l’écart des coûts (EC) est négatif tout au long du projet.
Par corrélation, il en est de même pour l’indicateur de performance des coûts (IPC).
Visuellement sur le graphique, c’est l’écart entre les courbes VA et CR qui symbolise la dérive budgétaire.
Si la courbe CR est au-dessus de la courbe VA, alors le projet est en déficit budgétaire.
À l’inverse, si la courbe VA est au-dessus de la courbe CR, alors le projet est en excédent budgétaire.
2) Interprétation des délais du projet
Ici, le résultat de l’écart de délais (EV) varie au long du projet.
Bien que stable et proche de 0 au début du projet, il se dégrade en phase P2 après le point d’inflexion, pour finalement se rééquilibrer en fin de projet.
L’indicateur de performance des délais suit évidement la même tendance.
Cela se traduit par un projet qui connait des retards à un certain moment de son cycle de vie, mais dont les équipes rattrapent le temps perdu en fin de projet.
Visuellement sur le graphique, c’est l’écart entre les courbes VA et VP qui symbolise le respect de l’échéancier.
Si la courbe VP est au-dessus de la courbe VA, alors le projet est en retard
À l’inverse, si la courbe VA est au-dessus de la courbe VP, alors le projet est en avance.
Conclusion
En matière de suivi des performances, la courbe en S est un outil puissant pour monitorer l’avancement du projet en termes et de coûts et d’échéancier.
Si elle semble difficile à appréhender pour les non-initiés, elle se révèle rapidement incontournable pour le chef de projet, car elle permet de détecter et d’anticiper toute dérive, et par conséquent de prendre les mesures nécessaires pour rééquilibrer la situation.
À travers cet article, j’espère vous avoir convaincu d’utiliser cet outil et vous invite à découvrir notre modèle Excel qui vous permettra d’exploiter immédiatement la courbe.
Vos commentaires et suggestions sont les bienvenus.
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J’ai beaucoup apprécié vos explications sur la VA, VP, CR, IPC, IPD. Merci infiniment.
Merci pour ce retour Christel !