Il y a des fois où le projet ne va pas dans le sens voulu, ni pour le chef de projet, ni pour les équipes ou pour le client. Cela peut potentiellement mener à un mécontentement et parfois à un arrêt du projet.
Ne cherchez pas plus loin, cela peut être, à cause de la dérive du périmètre ou scope creep en anglais. C’est un effet, qui arrive souvent dans les projets, lorsque les processus de projet et la communication sont méconnus.
Nous verrons ici tout à propos de ce phénomène et comment l’éviter. L’agilité en est un remède, nous verrons comment.
Qu’est-ce que le Scope Creep ?
L’expression scope creep ou dérive du périmètre vient du fait que les équipes travaillent dans le projet en ayant perdu de vue le périmètre initial ou les volontés du client, ce qui mène à une grande insatisfaction du client.
En effet, il s’agit de changer de manière répétée le périmètre à la demande du client jusqu’à ce que l’équipe projet s’éloigne du projet initialement prévu.
Cela cause beaucoup de problématiques que nous détaillerons dans cet article.
La dérive de périmètre peut se manifester par :
- Un manque de communication avec le client tout le long du projet
- La prise en compte de demandes supplémentaires du client sans passer par une validation du changement, ce qui modifie le périmètre initial. Dans ce cas-là, le périmètre sera dépassé, car même si le client demande des nouvelles exigences, il souhaite quand même que le projet soit livré dans les mêmes temps et avec les mêmes ressources
- Trop de révisions du périmètre qui ont pu brouiller l’équipe sur l’ensemble du périmètre
- Un périmètre trop vague
- Une incompréhension du périmètre ou des processus par l’équipe
- Une flexibilité excessive qui permet à l’équipe de faire des changements à la volée sans passer par un processus d'approbation des demandes
- Un manque de connaissance de la gestion de projet par les parties prenantes
- Un long projet qui donne le temps aux parties prenantes de changer de stratégies ou d’objectifs.
Pourquoi faut-il le surveiller ?
Le Scope Creep, est un risque majeur, ses impacts sont considérables sur les composantes essentielles à la gestion de projet, à savoir : le périmètre, le calendrier, les ressources, la qualité et les parties prenantes.
Il peut même faire stopper un projet.
J’ai eu l’expérience d’analyser un arrêt de projet inattendu. Il s’avère que le client n’était plus satisfait du projet. Le projet n’avançait pas, les jalons n’avaient pas étés respectés.
Pourtant, lorsque le projet a été analysé lors de la réunion de clôture, plusieurs constats ont été faits :
- Le budget a été dépassé
- Les ressources étaient vraiment occupées sur le projet
- Le périmètre n’avait pas été respecté
- Les relations avec le client n’ont pas été entretenues correctement
- Le planning a du retard et les délais n'ont pas été tenus
- Un effet tunnel a eu lieu, avec une perte de vue de la progression du projet et une communication presque coupée avec le client.
Lorsque l’on analyse les causes :
- Les membres de l’équipe à l'origine du projet ne connaissaient pas assez le périmètre du projet établi en avant-vente et lors de la signature du contrat
- Les besoins du client ont été pris au fil du projet, et non au préalable
- Les réunions avec le client sur la progression du projet étaient insuffisantes.
Cet exemple démontre un effet tunnel où l'on se retrouve dans une situation sans issue.
Cela impacte les aspects suivants dans la gestion du projet :
- Le budget : prise en compte d’éléments supplémentaires coûteux
- Le planning : l'arrivée de nouveaux éléments retarde le planning
- Les ressources : elles sont mobilisées, mais ne travaillent pas sur le projet comme initialement prévu
- Les parties prenantes : le client et le sponsor sont insatisfaits vis-à-vis du projet. Cela engendre également de la frustration chez les équipes
- Le périmètre : il n’a pas été respecté
- Les risques : les nouvelles demandes sont prises sans étudier leurs impacts ainsi que les risques qui y sont associés
- La qualité : les changements peuvent détériorer la qualité du projet.
Comment éviter le scope creep ?
Voici les bonnes pratiques pour éviter la dérive du périmètre du projet :
1) Insuffler la culture de gestion de projet et former sur les processus
Évidemment, Il faut s’assurer que l’équipe projet intègre et connaisse bien tous les processus de gestion de projet.
Notamment celui de comprendre tous les aspects du projet, son périmètre et le fait que tout changement doit se faire après autorisation et étude des possibles impacts.
2) Établir la documentation de référence en début de projet
Il faut veiller à établir les documents de projet suivants :
- La charte de projet, une sorte de contrat interne entre le sponsor, les membres de l’équipe et chef de projet en tête de file. Elle permet d’identifier les risques du projet, les parties prenantes, le périmètre et ce qui est hors périmètre. C’est ce que l’avant-vente transmet à l’équipe projet. Il faut, évidemment, que l’équipe projet connaisse bien ce qui a été vendu et prévu
- Le budget avec les coûts et surtout la consommation de ressources
- Les exigences du projet, il faut les connaitre et ne pas les modifier fréquemment
- Le planning de base avec les jalons et les tâches prévues
- La matrice des risques avec les premiers risques du projet identifiés. Ces risques sont souvent d’ordres commerciaux, stratégiques ou concernant les parties prenantes
- Un Work Breakdown Structure bien élaboré et des priorités bien définies.
Tous ces documents doivent être maîtrisés et connus du chef de projet et de l’équipe projet en général.
3) Établir une bonne gouvernance
Comme vu précédemment, il est important d'avoir une bonne communication entre le client et le sponsor.
Pour cela, il faut établir une bonne gouvernance constituée des instances de pilotage suivantes :
- Un kick off meeting ou réunion de lancement avec toutes les parties prenantes : le chef de projet, l’équipe projet, le client et le sponsor. Elle permet de bien cadrer le projet et en maîtriser toutes les composantes
- Des réunions opérationnelles régulières, celles-ci doivent être suffisamment espacées pour bien rendre compte de la progression, mais tout de même rapprochées et régulières. Il s'agit souvent du Comité de Projet ou CoProj ayant lieu toutes les semaines ou deux semaines. Ces réunions permettent de s’assurer avec l'équipe que le périmètre et l’avancement sont bien conformes à ce qui est attendu par le client. Elles permettent également de rectifier plus vite lorsqu'une dérive est observée
- Des réunions décisionnelles, moins fréquentes que les réunions opérationnelles, celles-ci impliquent les directions et les décisionnaires. Elles sont appelées CoPil ou Comité de Pilotage et ont lieu tous les mois ou tous les deux mois.
Découvrez ici comment construire un schéma de gouvernance.
4) Assurer une communication et une gestion des parties prenantes
La gestion des parties prenantes (client, sponsors, équipe projet) est primordiale pour éviter le scope creep.
4.1 Le client
Bien que le client et le sponsor se soient mis d'accord au préalable sur les livrables du projet initialement, le client peut émettre des modifications, pensant qu’un ajout dans le projet est facile à mettre en place et n’aura pas d’impact sur le déroulement du projet.
Dans ce cas-là, il faut expliquer clairement le planning et tous les impacts d'éventuels changements. Ainsi que l'ensemble des étapes du projet.
Le client doit être accompagné tout au long du projet et le sponsor doit s’assurer que les besoins du client n’ont pas changé. Dans le cas inverse, il faut analyser et étudier l'impact de ces changements avant de les approuver.
Un projet n’est pas figé et peut évoluer dans le temps, il faut que cette évolution soit bien accompagnée.
Comme dans tout principe de communication, bien expliquer les tenants et aboutissants permet d'anticiper tout problème.
4.2 Le sponsor
Le sponsor suit l’avancement, et l’équipe projet doit être en mesure de satisfaire ses attentes et de l’impliquer dans la vie du projet.
Même si le sponsor manque généralement de temps, il est important qu’il ait, au même titre que le client, un bon niveau d’information pour pouvoir faciliter le projet à l’équipe.
4.3 Les membres de l’équipe
Entretenir les relations avec les membres de l’équipe et leur bonne compréhension du projet évitent toute problématique future liée à l’incompréhension de certains aspects du projet.
4.4 Le chef de projet
C’est évidemment le rôle du chef de projet d'harmoniser et de coordonner toutes ces relations pour éviter le Scope Creep.
En tant que chef de projet, vous devez éviter d'ajouter des fonctionnalités et des exigences supplémentaires afin de ne pas étendre la portée.
En développant une équipe collaborative, libre de discuter et de partager les impacts sur le projet, vous allez soutenir le projet de la meilleure façon.
5) Gérer les demandes de changements avec un processus et un comité de changement
Tout changement doit être soumis à un comité de changement qui étudiera tous les impacts et pourra donner son autorisation.
Ce processus permet d’analyser tous les aspects des demandes de changement.
Il se peut, dans certains cas, de faire preuve de souplesse, mais cela revient à la direction. En suivant la stratégie commerciale (client historique, fidélisation, etc.) et en s’assurant que cela n’aura pas d’impact négatif.
Puisque tous les projets changent depuis le kickoff jusqu’à la fin, il est indispensable de pouvoir contrôler ces changements en ayant un plan de gestion du changement.
Ce plan est mis en place par un comité d'approbation des modifications, appelé en anglais "Control Change Board".
Que faire si votre projet s'est déjà aventuré dans le Scope Creep ? Comment reprendre le contrôle et remettre le projet sur les rails ?
À moins que votre projet ne dispose d'un budget illimité et d’aucun délai, ce qui, par définition, signifierait qu'il ne s'agit pas d'un projet, il y a de fortes chances que vous ne puissiez pas passer à travers vos priorités existantes et nouvelles.
Pour éviter l'échec du projet, il est essentiel de s'arrêter, de revoir et de redéfinir les priorités.
Il faudra alors mettre en place une stratégie de redressement de projet.
Peut-on parler du scope creep en agilité ?
L'approche agile a été créée pour éviter cet effet tunnel.
Elle a l'avantage d'inclure le client à chaque phase. Le périmètre est rediscuté au début de chaque cycle ou sprint.
Le Scope Creep a lieu lorsqu'il y a une longue durée dans le projet sans contact et sans communication avec le client, cela favorise l’effet tunnel.
Or, en agilité, les cycles sont plus courts et à chaque nouveau cycle, les tâches sont redéfinies et doivent être validées en présence du client et du sponsor.
Comme vu précédemment, une des causes principales de l’effet tunnel est l’absence d’une gouvernance et de communication permanente avec le client.
Dans un contexte agile, la gouvernance et les processus font que le client est toujours impliqué.
Néanmoins, les causes de l’effet tunnel en management agile peuvent être :
- Une priorité des tâches dans le backlog qui n’est pas assez précise
- Un nouveau cycle, itération ou sprint débute sans que les objectifs ne soient clairs
- Des modifications sont introduites de manière forcée pendant un cycle
- De nouvelles fonctionnalités sont développées à la hâte, sans exigence ni analyse des coûts
Comment éviter le scope creep en agilité ?
Dans un management agile comme dans une gestion de projet classique, c’est le découpage en tâches qui permet d'éviter l’effet tunnel.
C’est lors de la préparation du backlog, qu'il est primordial de bien élaborer, afin d'éviter les risques du Scope Creep.
Il faut aussi bien évidemment nettoyer le backlog régulièrement, en priorisant bien les tâches et en éliminant toutes celles qui ne sont plus utiles pour maintenir un périmètre sain.
Il faut aussi des processus de gestion du changement appropriés avec une flexibilité contrôlée.
Pour les tâches hautement prioritaires, les Product Owner ou les chefs de projet doivent s'assurer qu'ils recueillent suffisamment d'informations sur les éléments hautement prioritaires avant d'effectuer le nettoyage du backlog.
Conclusion
Le Scope Creep est un effet largement étudié et analysé. Lorsque les processus de la gestion de projet sont bien respectés, ils permettent d’éviter ou d’amoindrir son effet.
Peu importe le type de méthodologie, si le périmètre n’est pas cadré correctement et que les tâches ne sont pas découpées et priorisées adéquatement, le risque de dérive du périmètre devient non négligeable.
Cette dérive peut survenir à n'importe quelle phase d'un projet, mais si vous anticipez son arrivée, il peut être nettement plus facile de s'en prémunir.
Une autre dérive connue du non-respect du périmètre s’appelle le « Gold Plating » où l’équipe projet ajoute des nouvelles fonctionnalités sans l’accord du client, contrairement au « Scope Creep » qui ne respecte pas le périmètre en intégrant les demandes du client.
L’important est de bien accompagner les parties prenantes et de mettre en place tout ce qui est nécessaire en matière de gestion du changement.
