Exécution de Projet

La phase de réalisation d'un projet est la quatrième phase de gestion de projet. Elle correspond à l'exécution des activités prévues. Dans la plupart des cas, et cela peut varier selon le contexte, c'est la phase la plus étendue du cycle de vie d'un projet, demandant une grande quantité d'énergie et de ressources.

Au cours de cette phase, les membres de l'équipe de projet travaillent ensemble pour accomplir les tâches et les activités qui ont été planifiées dans la phase précédente, c'est-à-dire la phase de planification. L'objectif est de concrétiser à l'idée du projet et d'atteindre les objectifs fixés.

Cet article décrit le processus, les outils et les erreurs à éviter durant cette phase cruciale du projet. 

Qu’est ce que la phase de réalisation de projet ?

La phase de réalisation ou d'exécution est l'une des 5 phases du cycle de vie d'un projet et c'est là où la planification est mise en action. 

C'est une composante essentielle intégrée dans le cadre logique de suivi de projet. Elle utilise le plan de projet en tant qu'entrée et génère les livrables du projet en tant que sortie.

Au cours des phases d'initialisation et de planification, tous les éléments ont été mis en place pour préparer la phase de production des livrables du projet. 

C'est maintenant le moment de passer à l'action en accord avec tout ce qui a été préparé en amont. Une préparation minutieuse est essentielle pour que cette phase d'exécution de projet se déroule au mieux, et il est évident qu'il y aura des activités de contrôle et de suivi pendant cette étape.

Une erreur courante est de passer directement à l'exécution en négligeant les autres étapes du projet. Cependant, la gestion de projet définit tous les prérequis pour que cette phase de production des livrables du projet se déroule de manière optimale, ainsi que tous les processus à suivre durant cette étape que nous allons explorer en détail.

Etapes de réalisation de projet

Lors de ces étapes d'exécution de projet, le chef de projet est responsable de diriger l'équipe de projet dans la réalisation des tâches et des activités assignées. 

Il faut bien évidemment utiliser les bons outils qui seront le plus efficaces et pertinent. Voyons les spécificités de chaque étape :

Etape 1. La gestion des ressources

La gestion des ressources implique d'une part l'équipe du projet et d'autre part les prestataires :

1.1. L’équipe projet

Les ressources nécessaires à la réalisation du projet doivent être gérées pendant la phase d'exécution.

Cela peut inclure la gestion des ressources humaines, telles que le recrutement, la formation, l'affectation des tâches et l'évaluation des performances, ainsi que la gestion des ressources matérielles, telles que les équipements, les fournitures et les locaux.

L'équipe projet doit être constituée avec prudence et bien gérée.

La matrice RACI est un excellent outil pour déterminer les rôles et les responsabilités de chacun.

La matrice des compétences, quant à elle, vous sera utile pour attribuer les différentes tâches à vos membres d'équipe selon leurs compétences.

1.2. Les prestataires

Sur la base de votre cahier de charges finalisé et publié, il est question de sélectionner les prestataires et ensuite de gérer les approvisionnements et les prestations de votre projet.

Le choix des prestataires peut inclure l'acquisition de matériaux, l'externalisation de services spécifiques ou l'engagement de consultants spécialisés. Cela implique l'identification des besoins, l'évaluation des offres, la négociation des contrats et la sélection du prestataire le plus approprié pour répondre aux exigences du projet.

La gestion des approvisionnements englobe les activités liées à l'approvisionnement en matériaux, équipements ou services nécessaires à l'exécution du projet. 

Cela comprend :

• L'identification des besoins en approvisionnement
• Le suivi des fournisseurs pour prévenir les retards
• La passation des commandes
• La réception des livraisons
• La vérification de la conformité
• La gestion des retours le cas échéant 

Ainsi, une bonne gestion des approvisionnements garantit la disponibilité des ressources nécessaires tout au long de la phase d'exécution de projet.

Etape 2. La communication avec les parties prenantes

Une bonne exécution de projet nécessite une communication suffisante et efficace tout au long de la production des livrables de projet. 

Pour cela, il faut mettre en place un plan de communication et maîtriser les processus de transmission des informations.

Dans ce plan, il y a entre autres les différents moyens de communication et les réunions ainsi que les parties prenantes qui y participent.

Etape 3. La coordination de l’équipe projet

La première étape de la phase de réalisation de projet consiste à mettre en place l'équipe de projet et à clarifier les rôles et les responsabilités de chacun. 

Durant cette phase les différentes activités du projet doivent être coordonnées pour s'assurer que le projet est mené à bien de manière harmonieuse et efficace.

Pendant cette étape, les rapports d'avancement sont essentiels. Ils fournissent un résumé de l'état d'avancement du projet, des tâches réalisées, des problèmes rencontrés, des risques identifiés et des actions correctives entreprises. Ces rapports permettent de tenir l'équipe informée et assurent une coordination efficace.

Etape 4. Le développement des livrables

Le développement des livrables est l'étape où le contenu du projet, tel qu'énoncé dans la charte de projet et détaillé dans le plan de projet, prend vie.

Les livrables du projet sont produits pendant la réalisation de projet. Il peut s'agir de produits, de services, de documents ou d'autres types de résultats concrets.

Le contenu du projet permet à l’équipe du projet d’effectuer une planification plus détaillée, guide son travail lors de l'exécution et fournit une référence de base pour évaluer si les demandes de modifications ou des exigences supplémentaires sont comprises ou non dans le périmètre du projet.

Ce sont les livrables détaillés dans le contenu du projet qui doivent être réalisés lors de cette phase.

Etape 5. La gestion des délais et suivi de l’avancement

Par définition, les projets sont des initiatives complexes et limitées dans le temps. Il est nécessaire lors de cette phase d'exécution de suivre de près l'avancement du projet et de maîtriser les délais des différentes activités et tâches.

Le diagramme de Gantt et de PERT sont d'excellents outils pour cela.

Cependant, des fois, le chef de projet est contraint à faire des ajustements de planning lors de cette phase et d'utiliser des techniques d’optimisation des ressources, de compresser l'échéancier ou d'avoir recours à l'exécution accélérée par chevauchement.

L'avancement du projet doit être suivi régulièrement pendant la phase de réalisation de projet pour s'assurer que les objectifs du projet sont atteints dans les délais et les budgets prévus.

Des tableaux de bord et des rapports d'avancement peuvent être utilisés pour suivre l'état d'avancement du projet. Ils sont communiqués aux différentes parties prenantes suivant le plan de communication établi.

Modèle de tableau de bord de suivi de budget

Voici, ci-après, un modèle de tableau de bord de suivi de budget à télécharger pour suivre les écarts de coûts et de délais de votre projet :

Etape 6. La résolution des problèmes

En phase d'exécution d'un projet, plusieurs problèmes peuvent survenir, certains spécifiques à cette phase du projet.

Voici quelques exemples courants de problèmes rencontrés durant cette phase :

• Retards dans l'exécution des tâches en raison de ressources insuffisantes, de mauvaise coordination, de problèmes de communication ou de changements imprévus
• Dépassement du budget du à des coûts imprévus, une mauvaise estimation des ressources nécessaires ou une mauvaise planification financière
• Non conformités dans les livrables du projet en raison d'une mauvaise exécution, d'une mauvaise coordination ou d'un manque de suivi des normes de qualité
• Conflits d'équipe entre les membres de l'équipe de projet peuvent survenir en raison de divergences d'opinions, de problèmes de communication ou de différences de travail...

Ces problèmes peuvent avoir un impact significatif sur le projet, entraînant des retards, des dépassements de coûts, des problèmes de qualité et des conflits au sein de l'équipe.

Il est important de les identifier rapidement et de prendre des mesures correctives pour minimiser leur impact sur le projet. 

Voici quelques étapes pour résoudre les problèmes en phase d'exécution :

• Etape 1 : Identifiez clairement le problème et définissez sa nature, sa cause et son impact sur le projet. Plus vous comprenez le problème, plus il sera facile de le résoudre
• Etape 2 : Analysez les informations disponibles, examinez les documents pertinents et consultez les membres de l'équipe de projet pour mieux comprendre la situation. Identifiez les facteurs qui ont contribué au problème
• Etape 3 : Explorez différentes solutions possibles pour résoudre le problème. Considérez les avantages, les inconvénients et les conséquences de chaque option. Impliquez les membres de l'équipe de projet et les parties prenantes concernées pour obtenir leur point de vue
• Etape 4 : Choisissez la meilleure option parmi les différentes alternatives en fonction de l'analyse effectuée. Sélectionnez une solution qui résout le problème de manière efficace tout en minimisant les impacts négatifs sur le projet
• Etape 5 : Mettez en place un plan d'action clair pour mettre en œuvre la solution choisie. Identifiez les responsabilités, les délais et les ressources nécessaires. Communiquez et coordonnez avec les membres de l'équipe de projet pour exécuter le plan d'exécution de projet
• Etape 6 : Évaluez régulièrement les résultats obtenus et ajustez le plan si nécessaire. Assurez-vous que la solution résout réellement le problème et ne crée pas de nouveaux problèmes
• Etape 7 : Assurez-vous de communiquer de manière transparente et efficace pour maintenir la confiance et la satisfaction des parties prenantes. 
• Etape 8 : Les risques du projet ont été identifiés lors de la phase planification, cependant il est nécessaire de les suivre et les maitriser tout au long du projet grâce au maintien du registre des risques et de la matrice des risques.

Tout au long du projet, des risques peuvent avoir lieu, on les appelle alors des problèmes, et nous devons les suivre dans le registre des problèmes et leur apporter les réponses nécessaires

• Etape 9 : La conduite du changement est un axe clef qui influence le taux de réussite d'un projet.

En effet, la nature humaine a tendance à préférer le statu quo. Par conséquent, le changement est souvent un processus complexe et difficile. Réussir la conduite du changement dans un projet nécessite beaucoup de réflexions et d’outils.

Vous pouvez utiliser notamment le modèle ADKAR afin de réussir la conduite du changement dans votre projet.

Les outils de la phase d’exécution

Dans l'ensemble, la phase de réalisation projet est cruciale pour la réussite d'un projet, car elle permet de passer de la planification théorique à la réalité pratique et de mettre en place les bases pour la phase suivante, la phase de surveillance et de contrôle. 

Il faut utiliser les bons outils afin d'aider les chefs de projet à gérer efficacement les tâches, les ressources et les risques tout au long de cette phase de projet.

Cependant, il est important de noter que les outils ne remplacent pas la nécessité d'une gestion de projet efficace et d'une communication claire entre les membres de l'équipe de projet.

1. Outils de gestion des tâches

Les logiciels de gestion de projet tels que Microsoft Project, Asana, Trello et Monday.com peuvent aider à organiser et à suivre les tâches, les dépendances, les échéances et les ressources.

2. Outils de collaboration

Des outils tels que Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, permettent de faciliter la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe de projet.

3. Outils de suivi et de contrôle

Les tableaux de bord utilisés en phase de réalisation de projet permettent de suivre l'état d'avancement du projet en temps réel, d'identifier les problèmes et les risques émergents, et de prendre des décisions éclairées.

4. Outils de gestion de changement

Les outils de gestion des changements tels que JIRA, permettent de suivre les demandes de changements, de les évaluer et de les approuver ou de les rejeter.

5. Outils de gestion de la qualité

Les outils de gestion de la qualité tels que les listes de vérification de la qualité et les procédures de test, permettent de s'assurer que les livrables répondent aux normes de qualité requises.

6. Outils de gestion des risques et problèmes

Les outils de gestion des risques tels que la matrice des risques, permettent d'identifier et de gérer les risques potentiels tout au long du projet.

Un des outils efficaces pour résoudre les problème est le diagramme d'Ishikawa ou diagramme 5m. Il est aussi appelé diagramme de cause et effet, il aide à identifier et comprendre les cause des problèmes permettant d’élaborer des solutions élaborées

7. Outils de gestion des ressources

Les outils de gestion des ressources tels que les diagrammes de Gantt, permettent de planifier et de suivre l'utilisation des ressources telles que le personnel, les équipements et les fournitures.

Erreurs à éviter

Il y a plusieurs erreurs courantes à éviter en phase d'exécution de projet pour assurer le succès de celui-ci. En voici quelques-unes :

• Les erreurs de communication peuvent entraîner des retards, des erreurs et des coûts supplémentaires
• Les déviations par rapport au plan initial doivent être évaluées attentivement et justifiées en fonction de leur impact sur le projet. Un plan de redressement peut être prévu en cas de dérive incontrôlable
• Une surveillance inadéquate peut entraîner des retards et des coûts supplémentaires
• La gestion inadéquate des risques peut entraîner des retards et des coûts supplémentaires
• Le manque de collaboration peut entraîner des erreurs, des retards et des conflits
• La sous-estimation des ressources peut entraîner des retards, des erreurs et des coûts supplémentaires
• Le manque de flexibilité peut entraîner des retards et des erreurs.
  

Conclusion

La phase de réalisation de projet est la phase de production des livrables. Elle peut sembler la plus importante pour ceux qui ne sont pas familiers avec la gestion de projet, mais sa réalisation et son succès dépendent étroitement de toutes les autres phases qui garantissent leur bon déroulement.

En résumé, il est important de :

• Suivre le plan de gestion de projet établi en phase de planification
• Surveiller l'avancement du projet
• Gérer les risques et les ressources de manière efficace
• Favoriser la collaboration et la flexibilité
• Maintenir une communication claire et ouverte pour éviter les erreurs courantes en phase d'exécution de projet
  

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