Management du budget de projet : 3 techniques d’estimation et de maîtrise des coûts du projet

Management du budget de projet

Le financement des projets est le nerf de la guerre, mais aussi l’artère vitale, autant pour les chefs de projets que pour les autres parties prenantes (maître d’ouvrage, maître d’œuvre, fournisseurs, etc.).

A cet effet, le management du budget de projet demeure l’un des leviers les plus critiques pour la réussite ou l’échec du projet.

En effet, le défi de chaque chef de projet est de s’assurer que chacune des activités du projet a une estimation pertinente des ressources en termes de qualité et de quantité, d’une part;

D’autre part, de s’assurer de la disponibilité des fonds pour pouvoir engager les ressources de l’activité en temps et en heure.   

Après avoir détaillé la gestion du contenu d’un projet dans un autre article, ici je vous propose de découvrir les principaux concepts du management du budget de projet, et le cycle de vie dudit processus de gestion du budget de projet.

En savoir plus sur la gestion du contenu d’un projet

Management du budget de projet

Enfin, je terminerai avec la présentation des différentes techniques d’estimation des coûts en général, et plus particulièrement celles des coûts de projet.

A vos marques, prêts, bonne lecture.   

Pourquoi le management du budget de projet ?

L’objectif d’un plan de management du budget de projet, appelé aussi plan de management ou de gestion des coûts, consiste à fournir une référence pour :

  • Définir le coût des ressources nécessaires à la réalisation des activités du projet ;
  • Établir le budget de base du projet et les outils de suivi y associés ;
  • Définir la façon dont les reportings budgétaires seront préparés et diffusés ;
  • Aider à la prise de décision et à la réalisation des arbitrages ;
  • Soutenir la communication entre les parties prenantes et instances de gouvernance ;
  • Décrire la façon avec laquelle les écarts de coûts seront gérés.

Mais, concrètement, en quoi consiste le management du budget de projet ?

Par la suite, je vais décrire plus en détail le management de budget de projet et comment contrôler le budget tout au long d’un projet.

C’est quoi le management du budget de projet ?

Le management du budget de projet consiste à la gestion des processus relatifs à la planification, à l’estimation, à la budgétisation et au contrôle des coûts des activités requises pour que le projet soit réalisé selon le budget approuvé.

Le plan de management du budget de projet établit la forme que prennent la planification, la décomposition et le contrôle des coûts d’un projet ainsi que les activités et les critères liés à ces tâches. Ce plan fait partie du plan de gestion de projet.

Le management du budget de projet est une activité qui s’étale sur tout le cycle de vie du projet. Ce processus est décrit ci-dessous en fonction des principales phases du cycle de vie du projet.

Pour plus de détail sur le cycle de vie d’un projet , veuillez-vous référer à l’article Les 5 phases de gestion de projet par la pratique : Étude de cas.

Cycle de vie du budget dans un projet

Les coûts du projet ne sont pas définitifs dès la phase d’initialisation du projet, mais évolueront avec le projet. A l’étape d’idée du projet, l’estimation des coûts est généralement très approximative.

L’estimation des coûts commence grossièrement avant qu’elle soit affinée au fur et à mesure de l’avancement du projet

  • La précision d’ordres de grandeur budgétaire varie entre -25 % et 75%.
  • La précision de l’estimation préliminaire varie entre -15 % et +50.
  • La précision de l’estimation budgétaire varie entre -10 % et +25 %.
  • La précision de l’estimation définitive varie entre -5% et +10%

Pour commencer l’exécution de son projet, il faudra définir une estimation budgétaire définitive.

Ci-après les quatre étapes du cycle de vie du management du budget de projet:

1) Estimation des coûts du projet

Pour estimer les coûts de chaque activité du projet, le chef de projet utilise :

  • la structure de découpage du projet (SDP ou WBS en anglais)
  • le besoin en matière de ressources pour l’accomplissement des activités
  • les tarifs associés aux ressources (humaines et matérielles)
  • la durée prévue des activités

Vous êtes invités à lire les articles suivants pour découvrir le Management des délais du projet ainsi que les composantes à ne pas oublier lors de l’estimation des coûts.

Les documents d’estimation, les données historiques et les renseignements sur les risques servent pour leur part à déterminer les techniques et les méthodes qui permettent d’obtenir les estimations les plus précises.

Je vais décrire plus tard dans cet article, les différentes techniques à utiliser dans les processus de management du budget de projet pour l’estimation des coûts.

Bonne suite de lecture.

2) Élaboration du budget

Les coûts estimatifs de chaque tâche de la SDP sont regroupés afin de connaître le coût global du projet et, par conséquent, d’établir le budget du projet ou la référence de base des coûts.

Le plan de management du budget de projet représente le plan des dépenses, qui détaille la façon dont les fonds seront dépensés et à quel rythme ils le seront.

Les activités liées au projet, les estimations des coûts, les tâches de la SDP, la disponibilité des ressources et le financement prévu sont tous intégrés au calendrier du projet, afin d’affecter les fonds aux ressources et aux tâches.

Le budget validé représente la référence de base des coûts, en fonction de laquelle les mesures de performance et du contrôle des coûts seront évaluées.

Le management du budget de projet s’appuie sur cette référence de base pour s’assurer que le rythme des dépenses correspond aux sources et montants de financement, ainsi qu’à la disponibilité des ressources.

3) Maîtrise et contrôle du budget de projet

La maîtrise du budget s’effectue tout le long du cycle de vie d’un projet et elle s’appuie essentiellement sur le contrôle des coûts.

En effet, les dépenses réelles sont renseignées au fur et à mesure de l’avancement du projet. Ensuite, les rapports sont générés, analysés et diffusés.

Le contrôle des coûts consiste à comparer les coûts engagés par rapport aux coûts de base afin de s’assurer de la conformité et de détecter les éventuels écarts.

L’équipe de management de projet veille à la réalisation des activités suivantes pour s’assurer que le budget reste toujours sous contrôle et le financement demeure suffisant pour achever le projet.

  1. 1
    Surveiller les dépenses liées au projet et vérifier qu’elles respectent le plan de base concernant le total engagé et le rythme des dépenses ;
  2. 2
    Mettre les prévisions à jour en fonction des dépenses réelles et des changements approuvés ;
  3. 3
    Identifier les écarts de coûts et déterminer la cause de ces écarts ;
  4. 4
    Prendre des mesures préventives et correctives pour corriger et anticiper les écarts.

Le chef de projet dispose de plusieurs moyens pour corriger les écarts. Dans les cas où les fonds sont insuffisants, des priorités relatives à l’échéancier, aux coûts, au périmètre et à la qualité peuvent être revues avec le client ou le sponsor.

Les changements apportés doivent être approuvés par le processus formelle de validation des modifications mis en place.

4) Clôture du processus de management du budget de projet  

A la fin du projet, l’équipe de projet, en plus de préparer le rapport de clôture et le rapport sur les leçons apprises, elle réalise également les activités administratives et de clôture des contrats, et documente le processus de façon approfondie.

Le budget, les relevés des dépenses et des paiements et tout autre document complémentaire relatif aux finances ou à la gestion des coûts doivent être mis à jour.

Le bilan de projet devrait également préciser la façon dont les écarts de coûts ont été gérés et indiquer si les fonds initiaux du projet ou d’autres sources de financement ont été utilisés.

3 Techniques d’estimation des coûts pour le management du budget de projet

1) Estimation ascendante

L’estimation ascendante est une méthode d’estimation du coût du projet en agrégeant les estimations des niveaux inférieurs de la structure de découpage du projet (SDP).

Lorsqu’il n’est pas possible d’estimer une activité avec un niveau de confiance suffisant, le travail de cette activité est décomposé plus en détail. Les besoins en ressources sont estimés.

Les estimations de chacune des ressources nécessaires à cette activité sont ensuite agrégées en une quantité totale.

Les activités peuvent présenter, ou non, des dépendances entre elles, ce qui peut avoir un impact sur la désignation et sur l’utilisation des ressources.

Lorsque ces dépendances existent, le schéma d’utilisation des ressources est reflété et documenté dans les besoins en ressources estimés pour ces activités.

Attention : Le coût et l’exactitude de l’estimation dépendent largement de la taille et de la complexité de chaque activité et aussi d’intégration ou non des coûts indirects dans l’estimation.   

3) Estimation par analogie

L’estimation par analogie est une technique d’estimation du coût d’une activité ou d’un projet en utilisant des données historiques d’un projet similaire.

L’estimation par analogie utilise les paramètres d’un projet antérieur similaire, tels que la durée, la taille, le budget, la charge et la complexité, comme référence pour l’estimation.

C’est une approche d’estimation grossière qui doit être ajustée et contextualisée pour tenir compte des différences de complexité entre les projets.

L’estimation par analogie des coûts d’un projet est fréquemment utilisée lorsqu’on ne dispose que de peu d’informations. Généralement, elle est utilisée au début du projet pour avoir des ordres de grandeur dans l’attente d’avoir plus de précisions pour affiner l’estimation.

Attention : Le plus souvent, l’estimation par analogie est la moins coûteuse et prend moins de temps que les autres techniques, mais elle est également la moins exacte.

Attention : Le degré de pertinence et la fiabilité de cette technique d’estimation est proportionnelle au niveau d’expertise de l’équipe en charge de l’estimation, et elle est autant plus fiable que les activités de référence sont de nature semblables.

  3) Estimation à trois points

La technique d’estimation à trois points est utilisée pour améliorer l’exactitude des estimations du coût basées sur une valeur unique.

Cette technique consiste à utiliser les trois scénarios d’estimation ci-après pour définir le coût d’une activité

  • Le scénario du Coût le Plus Probable (CPP).
  • Le scénario du Coût Optimiste (CO).  
  • Le scénario du Coût Pessimiste (CP).  

En fonction de la répartition supposée des valeurs contenues dans la plage des trois (pré) estimations, le coût estimée CE peut être calculé suivant deux formules ou distributions.

  • Distribution triangulaire. CE = (CO + CPP + CP) / 3
  • Distribution bêta. CE = (CO + 4CPP + CP) / 6

Les estimations du coût basées sur les trois points, et en fonction de la distribution choisie, donnent un coût attendu et précisent la plage d’incertitude autour de ce coût.

Conclusion

En guise de conclusion de cet article, j’espère que vous avez une compréhension plus approfondie des différents processus de management du budget de projet et les différentes techniques que vous pouvez utiliser pour estimer les coûts du budget de votre projet.

Cependant, si vous avez besoin que je détaille d’autres aspects connexes à la gestion budgétaire des projets, merci de me laisser savoir.

Vos commentaires et retour d’expérience seront plus que les bienvenus.

Je vous propose maintenant d’évaluer vos acquis en terme de gestion de budget de projet à ce mini Quiz

Mini Quiz sur la gestion du budget

Mohammed Amellah

A propos de l'auteur

Mohammed Amellah, +13 ans d’expérience en gestion de projet, certifié PMP®, IPMA® et Scrum Master, et je suis toujours en perpétuel apprentissage. J’ambitionne de faire bénéficier la communauté des intéressés par la gestion de projet de mon expérience et de mes connaissances.

Les autres articles du dossier

  • Togola Yacouba dit :

    Je trouve très intéressant votre blog de gestion projet. Je suis entrain d’apprendre beaucoup avec vous sans mentir.

    • Mohammed dit :

      Avec plaisir Togola.

      A bientôt

  • Vraiment votre blog est interressant.
    Je suis dans la gestion de projet bientot 10ans. Et j ai un master2 en maitrise d ouvrage pour le development Modev option decision publique et gestion de projet. Mais avec vous je suis vraiment entrain de mieux me perfectionner. Merci pour tout et a toute l equipe.

  • Merci beaucoup, vraiment avec vous on apprend plus.courage

  • LINGANI Moustapha dit :

    Super! Merci pour le partage d’experience. Je découvre dans cet article la méthode d’estimation à 3 points. Merci!

  • Merci vraiment pour le partage de votre expérience

  • Merci beaucoup pour votre soutien à notre endroit
    Par ailleurs, je suis un agent de projet depui 4 ans et ces documents m’ont tellement éclairé et continue de me guider dans le processus…Cependant votre soutien serait aussi nécessaire quant à la documentation.

    • Mohammed dit :

      Bonjour Mady,

      Avec plaisir.

      Que signifie tu par documentation ?

      Si tu parles de modèles et templates de management de projet, nombreux ceux que nous mettons en accès libre depuis les articles.

      A bientôt

  • Vraiment je suis très Content du contenu de cet article. Comment peut on se COMPORter devant un projet coefinance MAIS dont l’un des donateur n’arrive pas à honorer ça parole suite à une situation de catastrophe ou de corona virus par ex.

    • Mohammed dit :

      Bonjour Delon,

      Je ne connais pas le contexte du projet, mais plusieurs cas sont possibles.

      Si le projet est encore viable malgré le retrait de l’un des financeurs, il faudra alors chercher un autre financeur, ou voir si les autres peuvent augmenter leurs parts dans le budget, ou sinon réduire le périmètre du projet …

      Bon courage

      • Justin Masrabaye dit :

        Merci beaucoup Mohammed

  • JE VOUS REMERCIE SINCEREMENT POUR CETTE LECTURE QUI VIENT M’EDIFIER SUR LA GESTION DES PROJETS. JE VIENS D’ETRE RECRUTEE COMME ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER ET J’AI BESOIN DES DOCUMENTS ME PERMETTANT DE MAITRISER LA GESTION FINANCIERE DES PROJETS BIEN QU’ETANT COMPTABLE DE FORMATION J’AI ENCORE BEAUCOUP A APPRENDRE.

    • Mohammed dit :

      Merci Berthe pour ce retour.

      Nous publierons prochainement de nouveaux contenus à ce sujet.

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