Chaque contributeur d’un projet a un devoir d’alerte. Il s’agit de faire remonter au chef de projet puis aux instances de pilotage toute information pouvant avoir un impact sur le bon déroulement du projet.
Une alerte peut être de toute nature (technique, juridique, logistique, humaine, fonctionnelle, …). Elle doit être remontée au plus tôt au chef de projets sans que ce dernier soit submergé de fiches d’alertes.
Une alerte peut être un email, SMS, un indicateur rouge sur un tableau de bord … Le principal est d’avoir sa qualification le plus rapidement possible.
Voici quelques exemples d’alertes au cours du projet :
- La démotivation d’un contributeur
- Le manque de feed back au client
- La fausse estimation d’un délai ou d’une charge
- Des lacunes dans le cahier des charges
- Une sous-estimation de la charge de recette
Le rôle du chef de projet est de consolider les alertes des contributeurs et également d’identifier des alertes / risques complémentaires. Les alertes peuvent déclencher une analyse de risques.
Il est possible de gérer un tableau Excel dont les en-têtes de colonnes sont Nature du risque / Responsable / Impact / Proposition de Plan d’actions.
Exemple
- Risque : Les machines ne sont pas prêtes
- Responsable : Jean-Claude
- Impact : délai
- Proposition de Plan d’Actions : changer de prestataire
Pour éviter trop d’alertes sur un projet, il est préférable d’anticiper les risques. Lisez cet article sur la matrice des risques.
Le rôle du CP est de faire en sorte que tous les contributeurs partagent le même objectif : la réussite du projet. Cela nécessite l’exitence d’une vision commune du planning, du budget et du scope. Tout risque sur ces 3 éléments doit être remonté et traité.
A noter que certaines alertes peuvent être remontées de façon automatique en fonction des outils utilisés pour la gestion du projet.
Gérer un projet, c’est prévenir et c’est chercher à garantir la réussite et le développement de toute une nation mais sa réussite repose sur certaines principes.