Dans des projets de plus en plus contraints, nous, chefs de projet, nous nous retrouvons parfois désarmés face à des exigences de livraison intenables en termes de qualité et de délais.
Je parle ici des livrables propres aux chefs de projet et non des autres livrables produits par l’équipe de projet.
On se trouve souvent dans des situations où l’on atteint notre performance maximale et où le seul moyen de livrer dans les délais est de ralentir le temps.
Dans cet article, je partage volontiers avec vous une méthode personnelle que j’ai expérimentée et améliorée au fil des années. Celle-ci m’a beaucoup aidé à surmonter mes propres limites de performance.
Nous allons aborder le principe, puis la méthode et enfin comment visualiser votre réussite.
Le principe
Ralentir le temps est impossible à notre niveau individuel, c’est une vérité que l’on sait tous.
Mais, la bonne nouvelle, c'est qu’il y a un autre moyen d’être plus efficace.
C’est l’agilité individuelle.
Au lieu de ralentir le temps, augmentez votre efficacité personnelle encore plus. Cela revient au même.
Nous allons prendre exemple sur certains principes du manifeste agile, applicable au niveau individuel, pour construire la base de cette méthode.
1) Diviser pour maîtriser
Afin d’atteindre une plus grande efficacité dans vos livraisons – livrer rapidement et en bonne qualité – il faudrait garder en esprit l’une des pratiques de base de l’agilité.
Cela consiste à décomposer le périmètre en de très petits livrables faciles à maîtriser. Là, « diviser pour mieux régner » est la clé de voûte de tout ce qui va suivre.
Puis, nous faisons appel au premier des principes de l’agilité :
« Notre plus haute priorité est de satisfaire le client en livrant rapidement et régulièrement des fonctionnalités à grande valeur ajoutée ».
L’idée est de garder un rythme assez rapide et régulier et soutenu de livraison afin de vous motiver et de satisfaire vos parties prenantes. Mais, vous l’aurez compris, sans décomposition, pas de rapidité ni de régularité.
Dans le même sens de maîtrise du périmètre, nous faisons appel au troisième principe de l’agilité :
« Livrez fréquemment un logiciel opérationnel avec des cycles de quelques semaines à quelques mois et une préférence pour les plus courts ».
Là se trouve le nerf de la guerre de cette méthode.
Il faut livrer des livrables fonctionnels avec des cycles courts.
Par contre, au niveau individuel, on parle d’heures, voire de jours, plutôt que de semaines.
Vos livrables doivent être assez petits, rappelez-vous !
2) Calculer l'avancement par la valeur ajoutée
Le deuxième volet concerne le calcul de l’avancement.
C’est ce qui va vous permettre de garder une motivation infaillible et de livrer des livrables conformes aux attentes, dans les délais impartis.
C’est un cycle bénin qui s’installe :
- Vous améliorez votre performance
- Vous mesurez votre efficacité personnelle
- Vous percevez votre réussite
- Vous vous motivez
- Et systématiquement, votre performance s’améliore encore et encore.
Ici, nous allons faire appel au septième principe de l’agilité :
« Un logiciel opérationnel est la principale mesure d’avancement ».
Ne livrez que ce qui a de la valeur pour vos parties prenantes !
Un rapport mi-achevé, par exemple, ne fera qu’ajouter plus d’incertitude et de complexité à votre projet.
3) Mesurer par la perception
On dit bien : « Voir, c'est comprendre. Montrer, c'est partager la compréhension ».
Cette citation marche aussi pour montrer son avancement à soi-même, et apprendre à mieux mesurer son avancement.
Et l’avantage de cette méthode, c'est qu’elle n’utilise pas des calculs mathématiques pour calculer l’avancement, mais le pouvoir de la perception visuelle.
L’avantage de la perception est qu’elle va vous donner envie de faire plus, d’avancer et de vous rappeler continuellement vos précédentes réussites.
Checklist de l'agilité individuelle
Voici une checklist qui vous aidera à surmonter vos limites de performance personnelle :
Télécharger la checklist de l'agilité individuelle
La méthode
Cette méthode nécessite quelques outils très accessibles et que nous utilisons tous dans notre quotidien :
- Des post-its de petite taille (idéalement 3 cm x 1 cm et de 4 couleurs différentes au minimum)
- Un petit carnet
- Un stylo pour écrire
- Les espaces vides de votre PC portable : « palm rest », bords d’écran, etc.
Les post-its seront le support sur lequel vous écrirez les intitulés de vos livrables.
Elles seront comme de micro « User-Stories ».
Le carnet sera le support de votre Backlog individuel.
1) La base : maintenir (reprioriser) le backlog
La première chose à faire est de mettre noir sur blanc, les différents livrables que l’on attend de vous.
Votre carnet sera votre allié, pour vous aider à visualiser la taille de votre Backlog et l’étendue de votre périmètre.
Une astuce pour bien maintenir votre Backlog, est de définir chaque livrable en une seule ligne.
Cela vous permet de garder un Backlog aéré et lisible avec un regard rapide dessus.
Aussi, n’hésitez pas à mettre, entre deux crochets, le lot de votre projet concerné par le livrable décrit.
Ceci vous donnera rapidement une idée sur les lots qui nécessitent plus d’attention et qui vous prennent plus de temps.
Vous pouvez aussi mettre à la fin de chaque définition de livrable, la date à laquelle il est dû.
2) Le contenu compte : que des livrables ou des actions
Passons maintenant aux post-it. Elles contiendront ce que vous devez livrer et/ou faire.
Comme livrable, on peut avoir :
- Un rapport
- Un compte-rendu de réunion
- Un mail très important à écrire
- Une présentation à préparer
- Un document à mettre à jour, etc.
Comme action, on peut avoir :
- Une réunion à animer
- Un appel très important à faire
- Un rappel à un membre de l’équipe
- Un sujet à creuser
- Une question à instruire
- Une invitation à envoyer, etc.
Certains livrables ou actions, vous sembleront trop petits pour les mettre sur un post-it. Mais il est, quand même, important de les mettre afin de visualiser votre avancement.
Ces derniers, augmenteront votre motivation malgré leur insignifiance.
2.1) La taille compte
À vrai dire, deux tailles comptent :
- La taille de votre post-it, qui ne doit pas dépasser 3 cm x 1 cm pour pouvoir être collé sur votre PC (ou, au pire des cas, sur un A4)
- De plus, la taille de votre livrable ou action compte aussi
En effet, leur élaboration ne doit pas prendre plus que quelques heures, voire, au maximum deux jours.
Sinon, vous connaissez la règle, il faut décomposer encore plus.
Pour les livrables et/ou actions qui prennent beaucoup plus de temps à cause d’un blocage externe – une donnée d’entrée de votre rapport par exemple – de la part d’une partie prenante, nous allons changer la position du Post-it.
Cela permet de le sortir temporairement du travail en cours afin de le reprendre après.
2.2) La position compte
En fait, la position ainsi que la disposition comptent.
La position :
La position de votre post-it sur les espaces vides de votre PC, indiquera l’état d’avancement et le niveau d’urgence du livrable et/ou de l’action.
Pour simplifier, il faudrait que vous soyez capables de savoir rapidement, est-ce que votre livrable/action est :
- À faire (« To do »)
- En cours d’élaboration (« Doing »)
- Fait (« Done »)
- En attente (longue ou courte) : le déblocage prendra beaucoup ou peu de temps
- Très urgent : le cas des livrables demandés par votre client, sponsor ou manager
La disposition :
La disposition (horizontal / vertical) du post-it indiquera son statut :
- En cours
- En attente de déblocage
Les post-it à la verticale, sont ceux où il y a un quelconque blocage.
Ceux qui sont à l’horizontale sont les post-it « normaux ».
Chacun pourra adapter les espaces vides de son PC aux différents statuts des post-it. Mais, je vous propose ma manière de faire pour vous donner une idée.
Sur votre PC, vous pourrez utiliser les espaces vides comme suit :
- En haut à droite du clavier (Zone verte) : les post-it des livrables / actions en cours
- En haut à droite de votre écran (Zone jaune) : les post-it des livrables / actions très urgents à prioriser et livrer dans la journée
- En bas, à gauche de votre clavier (Zone bleue) : les post-it des livrables / actions bloquées temporairement ou en attente d’une donnée d’entrée externe pour une courte durée ne dépassant pas les 2 jours
- En bas, à droite de votre pavé tactile (Zone orange) : les post-it de livrables / actions à faire. C’est en quelque sorte votre « Sprint Backlog »
- En haut, à gauche de votre clavier (Zone rose) : les post-it des livrables / actions bloquées pour une longue durée dépassant les 3 jours
- En bas, à gauche de votre pavé tactile (Zone grise) : les post-it des livrables / actions livrées. C’est la zone des réussites.
2.3) La couleur du post-it compte
Puisque cette méthode se base sur la force de notre cerveau à lire et interpréter rapidement ce qu’il perçoit au regard, la couleur a aussi son rôle à jouer.
Pour classer ou hiérarchiser les actions / livrables, vous pouvez utiliser les différentes couleurs pour faire un classement selon :
- Le sujet (échéancier, coût, qualité, etc)
- Le client (sponsor, équipe projet, client externe, etc)
- La nature (action, livrable, évènement, etc)
Vous pouvez bien sûr classer selon d’autres critères selon les besoins de votre activité.
2.4) Voir le post-it « Done » compte
La zone grise des post-it terminés est très importante dans cette méthode.
Tout chef de projet passe souvent par des moments où il a l’impression de ne pas avancer ou de n’avoir rien fait sur le projet depuis un bon moment.
Ces sentiments peuvent être liés à des doutes personnels qui nourrissent un sentiment de désespoir et fait perdre plus de temps.
Le remède est dans la zone grise.
C’est comme un rétroviseur pour votre avancement.
Regarder les post-it terminés, vous rassure en continu que vous avez élaboré des tâches et livré des livrables. Cela vous rassure quant à votre performance.
Elle a un effet presque magique sur le moral. Il est donc essentiel de garder un œil sur les petits pas qu'on a pu faire jusqu’à date.
2.5) La quantité des « en-cours » compte
L’intérêt de cette méthode réside aussi dans la limitation des en-cours.
La zone verte ne doit accueillir que le nombre de post-it qu’on pourrait coller dessus.
Généralement, cela ne dépasse pas six à huit post-it à faire par jour.
Cela vous permettra de ne pas vous surcharger et d'éviter d'encombrer votre inconscient avec des tâches inutiles.
Celles qui, de toute façon, vous ne pourrez pas accomplir, même si vous faites une longue journée de travail.
2.6) La quantité des « à faire » compte
L’intérêt de cette méthode réside aussi dans la limitation des activités à faire.
À l’instar de la zone verte, la zone orange ne doit pas trop s’encombrer.
Il est recommandé de n’y mettre qu’un nombre raisonnable de post-it.
Par exemple, les activités planifiées pour deux ou trois jours de travail normal.
Le reste des activités à faire sera consigné dans votre Backlog sur votre petit carnet.
De plus, vous pouvez imaginer que votre itération dure une semaine et que votre objectif sacré serait de livrer toutes les actions / livrables planifiés sans exception.
3) Suivre le processus même pour les tâches non planifiées
Il nous arrive souvent de faire des activités qu’on n’avait pas prévues et qu’on arrive à faire rapidement entre deux activités planifiées ou deux livrables.
Souvent ce sont des tâches demandées par nos managers ou nos clients.
Mais notre conscient va rarement s'en souvenir à la fin de la journée.
Il nous posera alors la question :
« Comment avons-nous fait pour livrer si peu de livrables ? », sans prendre en compte le temps perdu sur les activités non planifiées.
Cela fait pas mal de remords à supporter.
L’astuce est de mettre sur post-it ces activités non planifiées une fois. Puis, vous les terminez et vous les collez dans la zone grise du travail achevé.
Ainsi, vous saurez que vous avez bien avancé et la preuve est toujours en face de vous.
La réussite
Si vous supposez que votre Sprint dure une semaine, alors vendredi soir, il faudrait fêter votre réussite comme il faut.
Vous pouvez choisir votre propre méthode, mais il y a une manière qui vous permettra de regarder vos réussites sur une longue durée.
1) Écrasez vos post-it
Écrasez vos réussites de la semaine !
Vous pouvez à la fin de la semaine, prendre chaque post-it contenant une action / livrable terminé et l’écraser pour en faire une petite boule de papier.
Vous pouvez aussi relire son contenu avant de l’écraser, pour vous rappeler ce que vous avez vécu pendant une longue semaine de travail.
Cela vous donnera aussi une idée générale sur le volet ou le domaine de connaissance qui vous a pris le plus de temps.
2) Gardez et regardez vos réussites écrasantes
Vous pouvez garder vos post-it écrasés dans un bocal en verre sur votre bureau.
Cela vous permettra de visualiser votre avancement chaque jour et chaque semaine.
De plus, les différentes couleurs des post-it apporteront un côté artistique à votre décoration de bureau.
Enfin, nous sommes d’accord que c’est un peu bizarre de garder un bocal de post-it écrasés.
Cela va sûrement apporter des questions de vos collègues et de vos supérieurs, avec qui vous pourrez partager la méthode afin qu’ils améliorent aussi leur performance.
Ces échanges pourront également nourrir une réflexion sur la manière de rebondir après un échec de projet.
Conclusion
En conclusion, gardez à l’esprit, n’importe quelle méthode n'apporte ses fruits que si vous l’adaptez aux exigences de votre environnement et aux contraintes de vos projets.
Vous pouvez ne pas respecter toute la méthode dans tous ses détails, mais il faut absolument décomposer votre périmètre en de plus petits livrables, livrer quotidiennement pour garder la motivation et surtout, faites du pouvoir de la vision votre allié.
Augmentez vos performances et faîtes de votre quotidien des réussites écrasantes !
