Travailler en mode projet est un processus qui nécessite une transition organisée et méthodique. Que ce soit pour lancer un nouveau projet ou pour adapter une équipe existante à une approche plus structurée, la mise en place d'un mode projet demande une réflexion préalable et une planification appropriée.
Dans cet article, nous verrons l’intérêt du fonctionnement en mode projet ainsi que la méthodologie à suivre pour une mise en place réussie.
Nous vous donnons également quelques conseils pour convaincre votre direction de mettre en place ce processus.
Quels prérequis pour travailler en mode projet ?
Certaines entreprises se lancent dans des projets sans réellement comprendre la signification et la gestion appropriée de ceux-ci.
Dans les secteurs ou entreprises où la discipline de gestion de projet est méconnue, il est primordial de sensibiliser les dirigeants à l'importance des projets et de les aider à les reconnaître en tant que tels.
Le manque de connaissance en matière de gestion de projet ou de compréhension de sa définition entraîne une mauvaise gestion lorsqu'un projet se présente. Cela peut impacter les aspects fondamentaux de gestion de projet, à savoir :
- Le périmètre
- Le budget
- Les délais
- Les ressources
- Les relations avec les clients
Qu’est-ce que la gestion en mode projet ?
Selon le PMI®, un projet est défini comme "une activité unique qui a un début et une fin déterminés et qui a pour objectif de produire un produit ou une connaissance inédite".
Cette définition souligne le caractère singulier du projet et implique une notion de mutation ou de transition. Elle illustre le passage d'un état préalable à la mise en œuvre du projet à un état distinct après son achèvement.
La gestion en mode projet est une approche structurée pour mener à bien des initiatives spécifiques et temporaires, appelées projets.
C'est une méthode de gestion qui vise à atteindre des objectifs définis dans des délais et des ressources prédéterminés.
Elle implique généralement les étapes suivantes :
Vidéo tutorielle (+ Exemples)
Cette vidéo résume les points clés d'une approche de gestion de projet standardisée, avec des retours d'expérience :
Quels sont les bénéfices du travail en mode projet ?
Le travail en mode projet présente plusieurs avantages significatifs :
1) Définition claire des objectifs et alignement des efforts
Le travail en mode projet permet de définir clairement les objectifs, les livrables attendus et les critères de réussite. Cela aide à aligner les efforts de l'équipe et à concentrer les ressources sur des résultats spécifiques.
2) Structure organisée pour la gestion des tâches complexes
Il offre une structure organisée pour accomplir des tâches complexes. En planifiant les activités, en définissant les dépendances et en assignant des responsabilités, il devient plus facile de gérer et de suivre le progrès du travail.
3) Allocation optimale des ressources
Cela permet aussi une meilleure allocation des ressources. Les membres de l'équipe sont assignés en fonction de leurs compétences et de leur disponibilité, ce qui garantit une utilisation optimale des ressources humaines, financières et matérielles.
4) Flexibilité et adaptabilité face aux changements
Les projets offrent une flexibilité pour s'adapter aux changements et aux nouveaux défis. Des ajustements peuvent être apportés au plan initial pour répondre aux besoins changeants, ce qui permet de rester réactif et d'optimiser les résultats.
5) Collaboration et communication renforcées
Ils nécessitent souvent une collaboration étroite entre les membres de l'équipe et les parties prenantes. Cela favorise la communication, l'échange d'idées, la résolution de problèmes collectifs et la prise de décisions collaboratives.
6) Apprentissage et amélioration continue
Travailler en mode projet permet également d'apprendre et de s'améliorer continuellement. Après chaque projet, des évaluations peuvent être effectuées pour identifier les succès, les échecs et les leçons apprises. Cela permet de capitaliser sur les expériences passées et d'appliquer les meilleures pratiques aux projets futurs.
7) Stimulation et motivation de l'équipe
Enfin, il peut être stimulant et motivant, car il permet aux membres de l'équipe de se concentrer sur des objectifs spécifiques et de voir les résultats de leur travail. Cela favorise l'engagement et la satisfaction professionnelle.
Qu'est-ce qu'une organisation en mode projet ?
Une organisation en mode projet est une structure ou une approche adoptée par une entreprise ou une organisation pour exécuter ses activités en utilisant des équipes et des ressources spécifiquement dédiées à des projets individuels.
Contrairement à une organisation traditionnelle basée sur une structure hiérarchique fonctionnelle, où les employés sont généralement regroupés par départements ou fonctions, une organisation en mode projet met l'accent sur la réalisation de résultats spécifiques par le biais de projets distincts.
Dans une organisation en mode projet, les équipes de projet sont créées pour mener à bien des initiatives spécifiques.
Chaque projet est dirigé par un chef de projet qui est responsable de la coordination des activités, de la gestion des ressources et de la réalisation des objectifs du projet.
Les membres de l'équipe sont généralement sélectionnés en fonction de leurs compétences et de leurs expériences spécifiques liées au projet.
Voici quelques éléments clés d'une organisation en mode projet :
1) Structure matricielle
Dans une organisation en mode projet, la structure est souvent matricielle, ce qui signifie que les membres de l'équipe de projet sont rattachés à la fois à leur projet spécifique et à leur fonction ou département d'origine.
Cela permet d'avoir une coordination efficace et de tirer parti des compétences spécialisées des membres de l'équipe.
2) Objectifs spécifiques
Chaque projet a des objectifs clairs et spécifiques à atteindre.
Ces objectifs sont définis en fonction des besoins de l'entreprise et peuvent être liés à la création d'un nouveau produit, à la mise en œuvre d'un système, à la réalisation d'un projet de construction, etc.
3) Gestion du cycle de vie des projets
Une organisation en mode projet met en place des processus et des méthodologies pour gérer le cycle de vie des projets, de la planification à l'exécution, au contrôle et à la clôture.
Cela permet une gestion systématique et cohérente des projets à travers l'organisation.
4) Communication et collaboration
Une communication efficace et une collaboration étroite entre les membres de l'équipe de projet et les parties prenantes sont essentielles dans une organisation en mode projet.
Cela favorise l'échange d'informations, la résolution de problèmes et la prise de décisions basées sur des données.
5) Flexibilité et agilité
Travailler en mode projet signifie souvent être plus flexible et agile, ce qui permet de s'adapter rapidement aux changements et aux nouveaux défis.
Une organisation fonctionnant ainsi peut réallouer les ressources en fonction des besoins du projet et ajuster les priorités en conséquence.
6) Gestion des ressources
Les ressources, qu'il s'agisse de personnel, de budgets ou de matériel, sont allouées en fonction des projets spécifiques. Cela permet une utilisation optimale des ressources disponibles et une meilleure gestion des coûts.
Comment convaincre sa hiérarchie de travailler en mode projet ?
Pour pouvoir travailler en mode projet, il est impératif d’embarquer la direction, les décisionnaires.
Un premier pas peut être le passage par une prestation par un cabinet extérieur ou par l’embauche d’un PMO ou expert en gestion de projet/portefeuille. Mais cela peut provenir d’un des collaborateurs qui a de l’appétence pour la gestion de projet et qui remarque les bénéfices à travailler en mode projet pour son entreprise.
Cela peut aussi provenir du responsable de l’activité qui l’identifie comme un projet et décide de convaincre sa direction de mettre en place les bonnes méthodes de gestion de projet.
Voici quelques conseils qui pourraient vous aider à embarquer votre direction dans l'adoption du mode projet :
- Préparez-vous en identifiant les avantages spécifiques de travailler en mode projet pour votre entreprise. Mettez en évidence les bénéfices tels que la meilleure gestion des ressources, l'atteinte d'objectifs spécifiques, l'amélioration de la collaboration et de la communication, l'adaptabilité aux changements, etc. Montrez comment ces avantages peuvent avoir un impact positif sur les résultats de l'entreprise
- Effectuez une analyse de faisabilité pour montrer que le passage en mode projet est réalisable pour votre entreprise. Présentez des exemples de réussites de projets similaires dans d'autres organisations ou industries pour illustrer les résultats probables
- Préparez un plan détaillé qui explique comment vous envisagez de mettre en œuvre le mode projet. Décrivez les étapes nécessaires, les ressources requises, les responsabilités et les délais. Cela montre que vous avez réfléchi à la transition et que vous êtes prêt à prendre en charge la gestion des projets
- Identifiez les défis ou les problèmes auxquels votre entreprise est confrontée actuellement en raison de l'approche traditionnelle. Par exemple, des retards, des dépassements de budget, des problèmes de coordination, etc. En soulignant ces risques, vous pouvez démontrer comment le mode projet peut les atténuer et améliorer les performances globales
- Proposez de commencer par un projet pilote pour démontrer les avantages du mode projet. Choisissez un projet qui est susceptible d'apporter des résultats concrets et mesurables, puis utilisez-le comme exemple pour convaincre votre hiérarchie
- Appuyez vos arguments avec des chiffres et des données tangibles pour étayer vos points. Par exemple, présentez des études de cas, des statistiques sur les améliorations obtenues dans d'autres organisations grâce à l'adoption du mode projet, ou des projections des gains potentiels pour votre entreprise
- Identifiez les membres de votre équipe qui possèdent des compétences pertinentes pour la gestion de projets et mettez en évidence leur capacité à soutenir cette transition. De plus, assurez-vous de disposer des ressources nécessaires, telles que des outils de gestion de projet, des formations, etc...
- Anticipez les objections que votre hiérarchie pourrait soulever et préparez des réponses solides pour les dissiper. Cela montre que vous avez réfléchi à toutes les implications et que vous êtes prêt à faire face aux défis potentiels
- Organisez une réunion avec votre hiérarchie pour présenter votre proposition de passage en mode projet. Utilisez une approche persuasive en mettant en avant les avantages clés, en répondant aux préoccupations et en proposant des solutions concrètes
Voici, en image, un récapitulatif des principales caractéristiques d'une organisation qui travaille en mode projet :
La méthodologie pour travailler en mode projet
Après avoir pris la décision de passer en mode projet, voici les étapes à suivre :
Etape 1 - Définissez vos objectifs
- Identifiez clairement les résultats que vous souhaitez atteindre avec votre projet
- Définissez des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis (SMART) pour guider vos efforts
Etape 2 - Établissez un plan d'action
- Créez un plan détaillé qui décrit les étapes nécessaires pour atteindre vos objectifs
- Identifiez les ressources nécessaires, les délais, les responsabilités et les échéances
Cela vous aidera à organiser vos activités et à suivre vos progrès.
Etape 3 - Allouez des ressources
- Identifiez les ressources nécessaires pour mener à bien votre projet. Cela peut inclure des ressources humaines, financières, technologiques, matérielles…
- Assurez-vous d'avoir les ressources adéquates pour chaque étape de votre projet
Etape 4 - Organisez votre équipe
Si vous travaillez avec une équipe :
- Assignez des rôles et des responsabilités clairs à chaque membre
- Assurez-vous que chacun comprend ses tâches et ses délais
- Encouragez la communication et la collaboration au sein de l'équipe
Etape 5 - Suivez vos progrès
Mettez en place un système de suivi pour évaluer régulièrement vos progrès par rapport aux objectifs fixés.
Cela vous permettra d'identifier les problèmes potentiels et de prendre des mesures correctives si nécessaire.
Etape 6 - Gérez les risques
- Identifiez les risques potentiels liés à votre projet
- Elaborez des stratégies pour atténuer ces risques
- Soyez prêt à faire face aux obstacles
- Adaptez votre plan si nécessaire
Etape 7 - Restez flexible
Les projets peuvent évoluer et changer au fil du temps. Cette évolution peut parfois nécessiter un recadrage du projet, qui est une partie intégrante de la flexibilité en gestion de projet.
La flexibilité signifie être disposé à adapter votre plan initial face à des informations nouvelles ou à des circonstances changeantes.
Il peut s'agir de modifications dans les objectifs du projet, d'obstacles imprévus, de nouvelles priorités ou d'opportunités à saisir.
Etape 8 - Célébrez les succès
N'oubliez pas de célébrer les petites victoires et les réussites tout au long du projet. Cela contribuera à maintenir la motivation et l'engagement de votre équipe.
En suivant ces étapes, vous serez en mesure de passer en mode projet et d'aborder votre travail de manière structurée et organisée.
Conclusion
Une organisation en mode projet peut être bénéfique pour les entreprises qui ont besoin de gérer des initiatives complexes et spécifiques, car elle permet une approche plus focalisée, une meilleure coordination et une responsabilité claire pour la réalisation des résultats attendus.
Travailler en mode projet offre une approche structurée pour atteindre des objectifs spécifiques, favorise la collaboration et la communication, permet une gestion efficace des ressources et offre des opportunités d'apprentissage et d'amélioration continue. Ces avantages en font une approche largement adoptée dans de nombreux domaines professionnels.
La transition vers un mode projet peut prendre du temps et nécessiter des efforts constants. Soyez persévérant dans votre démarche et prêt à ajuster votre approche en fonction des commentaires et des préoccupations de votre hiérarchie. Montrez-vous engagé et déterminé à mettre en œuvre cette approche pour améliorer les résultats de l'entreprise.
Aujourd’hui, il est inconcevable de ne pas avoir de projets dans une entreprise. Cependant, la notion de projet n’étant pas connue de tous. Les projets ne sont alors pas identifiés comme tels dans les entreprises et ne sont pas gérés de manière adéquate. Il est du ressort des personnes qui en sont responsables de les identifier comme tel et de convaincre les décisionnaires de gérer ces projets avec les principes et méthodologies de gestion de projet.
