Comment définir et gérer les livrables projet efficacement (Modèles)

Le produit, service ou résultat qui sera livré par le projet sera découpé en plusieurs livrables projet. 

Un livrable projet, "deliverable" en anglais, est ainsi le résultat du découpage d'un projet en résultats intermédiaires qui concourent à la réalisation du résultat attendu par le projet.

Dans cet article, nous verrons ce que c'est un livrable, comment définir les livrables de projet, et comment les gérer.

Livrable projet : Définition

Nous avons vu qu’un projet a pour objectif de créer un produit, un service ou un résultat unique bien précis.

Un projet a aussi un début et une fin.

Pour les petits projets, ce nouveau service ou produit peut être défini comme le livrable du projet.

Pour les projets qui partagent plusieurs objectifs, ces objectifs peuvent être découpés en plusieurs résultats à atteindre.

Pour assurer une bonne compréhension du projet, ces livrables sont structurés dans une roadmap projet.

Mais, qu'est ce qu'un livrable dans un projet ?

Une définition d'un livrable peut être : un résultat spécifique, tangible et mesurable du projet.

Celui-ci est définis dans le contrat de projet pour une clarté des termes et conditions.

Dans la plupart des projets, il existe plusieurs livrables projet constituant le produit final donné pour le client, mais aussi ceux internes au projet – à commencer par la charte du projet puis par le Cahier des Charges.

Il y a donc des livrables associés au projet et ceux associés au(x) résultat(s) du projet.

Les livrables associés aux résultats du projet doivent faire l’objet de tests de qualité et souvent avoir leur PV de réception.

Ceux-ci sont également liés à des jalons du projet, intermédiaires ou majeurs.

Tout comme les jalons de projet, les livrables sont définis par une étroite collaboration entre le planificateur projet et le chef de projet.

Modèle de suivi des livrables

Nous mettons à votre disposition ce modèle de suivi des livrables d'un projet qui vous permettra de les maitriser.

Livrable, jalon, et tâche, quelles différences ?

Le livrable projet est une étape du résultat final attendu par le projet.

Un jalon, "milestone" en anglais, est une deadline d'une tâche ou d'un livrable.

Il marque des groupes de livrables, des groupes d’activités ou des achèvements majeurs qui prennent une place primordiale dans la réalisation du projet.

Une tâche, est l'action à mener pour obtenir un résultat, qui est le livrable. 

Voici en infographie la différence entre ces trois notions :

Quand définir un livrable projet ?

Les principaux résultats du projet sont définis dès la rédaction du cahier des charges. 

Ils font partie intégrante de la planification du projet, car chacun est lié à un jalon du projet.

Un plan bien défini, commence toujours par la découpe des objectifs du projet en livrables.

Ces derniers sont alors placés dans le temps, phase par phase et selon leur dépendance.

Exemples livrables projet

1) Votre projet consiste en la livraison d’un nouveau site Web

En tant que chef de projet, votre client peut demander une livraison unique : vous avez donc un seul livrable « résultat ».

Ce dernier devra faire l’objet d’un procès-verbal de réception, un jalon majeur, car il marque la fin de la phase de réalisation.

Vous aurez probablement aussi un livrable intermédiaire consistant en un prototype du site Web afin de valider les concepts et la présentation générale.

Les tests et la validation de ce prototype seront un jalon intermédiaire.

À ces deux livrables de résultat, vous ajouterez les livrables « projet ».

Ces derniers sont des documents créés par le projet, approuvés officiellement entre autres par le maître d’ouvrage, marquant des jalons majeurs du projet – et au minimum : charte du projet, cahier des charges et délais.

Les livrables d'un projet ne nécessitent pas de PV de réception puisqu’ils sont soit signés sur le document, soit approuvés lors de réunions de pilotage dont on a établi des comptes-rendus détaillés.

Dans ce premier exemple de livrables projet, votre liste sera la suivante :

• Charte de projet
• Cahier des charges
• Plan de management des délais
• Prototype à tester
• Livraison site Web
• Procès-verbal de réception
• Rapport de Clôture de projet

Pour la simplicité de l’exercice, nous n’avons pas listé les livrables intermédiaires (internes au projet) tels que Registre des Risques, Plan de Communication, etc.

Ce sont, eux aussi, des documents tangibles et mesurables, mais sont des outils de gestion de projet, pas des objectifs en soi.

2) Votre projet consiste en la livraison d’un progiciel

Un progiciel consiste en plusieurs fonctions.

Dans notre exemple, nous supposons que le progiciel couvre les fonctions financières, ventes, chaine d’approvisionnement et logistique.

Chaque fonction concerne des parties prenantes différentes. Les fonctionnalités du progiciel peuvent être livrées selon des calendriers différents.

Vous allez donc découper votre progiciel en objectifs et résultats par fonction, voir éventuellement par sous-fonction.

Chaque livrable projet sera validé séparément puisqu’il concerne des parties prenantes différentes.

Vous pouvez décider de planifier les livrables projet en groupe de fonctions ou séparément, cette décision devant bien sûr être prise dans la phase de planification du projet.

Pour ce deuxième exemple de livrables, votre liste est la suivante :

• Note de cadrage ou charte de projet
• Cahier des charges
• Plan de management des délais
• Prototype finances à tester
• Prototype ventes à tester
• Prototype approvisionnements à tester
• Prototype logistique à tester
• Livraison fonction Finances
• Livraison fonction Ventes
• Livraison fonction Approvisionnement
• Livraison fonction Logistique
• Procès-Verbal de Réception Finances
• Procès-Verbal de Réception Ventes
• Procès-Verbal de Réception Approvisionnement
• Procès-Verbal de Réception Logistique
• Rapport de clôture projet

4 Conseils à suivre pour réussir vos livrables projet

1) Listez tous les livrables

Partez du cahier des charges, faites une liste complète des livrables projet et publiez-là pour tous les membres de votre équipe et partagez-là comme référence pour les bénéficiaires du projet.

2) Faites les valider

Lors de la documentation de l’expression des besoins, vous avez défini clairement les attentes du client.

Il est essentiel que vous fassiez aussi valider le produit fini afin de confirmer que vous avez livré selon les attentes.

Cette étape, qui est souvent sous-estimée, peut vous éviter de nombreuses déconvenues voire des corrections coûteuses en temps et en argent.

3) Gérez les versions du livrable

Il n’est pas rare que le prototype initial ne réponde pas totalement aux besoins.

On appliquera donc des corrections dont il faut gérer les versions afin que les équipes et le client travaillent et testent toujours la version la plus récente.

4) Prenez en compte le retour des utilisateurs

Restez à l’écoute des utilisateurs.

Ce retour d’information est essentiel pour s’assurer que vous travaillez dans la bonne direction, qu’il n’y a ni malentendu ni décalage entre les attentes du client et le travail de l’équipe projet.

Prévoyez du temps dans votre planning pour répondre aux questions et faire les corrections ou modifications souhaitées.

N’attendez surtout pas que le produit soit fini : une erreur pourrait alors avoir des conséquences désastreuses.

Pour éviter un tel scénario, certains projets ont une équipe du client en permanence impliquée dans le développement et les tests des produits et livrables projet.

3 Erreurs à éviter dans les livrables projet

1) Livrables imprécis

L'absence de tangibilité et de mesurabilité dans un livrable projet est la porte ouverte aux mécompréhensions entre le client et l’équipe projet.

Soyez précis, les attentes doivent être très claires pour chacun des livrables.

Le niveau de détail doit correspondre au niveau de détail attendu.

Certains peuvent être génériques, d’autres plus techniques ou plus précis.

Reportez-vous au cahier des charges, car cela influence la planification et la charge de travail.

2) Le manque de documentation

Tout projet, tout livrable projet doit faire l’objet d’une documentation détaillée afin de faciliter le travail et les discussions.

Gardez cette documentation, elle peut servir à des projets ultérieurs ou à des questions ultérieures.

Consignez certains retours utilisateurs qui peuvent servir de leçons et éviter des discussions futures.

3) Le manque de suivi

Afin de suivre vos livrables de projet, vous pouvez développer un document de suivi tel que dans notre exemple ci-dessous.

Le document doit contenir une liste exhaustive des livrables pour lesquels un accord devra être obtenu.

Conclusion

La qualité d'un livrable projet et son adéquation avec les attentes du client déterminent le succès d’un projet.

Ils sont liés à des jalons intermédiaires ou majeurs du projet et doivent être suivis et compris de toutes les personnes concernées.

Pour les plus importants, un Procès-Verbal de réception vous permettra de confirmer que celui-ci correspond aux attentes du client et que vous pouvez passer à l’étape suivante du projet ou à sa clôture.

Il est très fortement recommandé d’établir et de partager une liste complète des livrables projet afin de suivre leur évolution tout au long du projet.