Qu’est-ce qu’un livrable de projet et comment l’utiliser pour maitriser son projet?

Le produit, service ou résultat qui sera livré par le projet sera découpé en objectifs et en livrables projet.

Dans cet article nous définissons la notion de livrable, comment les définir et comment les gérer.

Définition de livrable

Nous avons vu qu’un projet a pour objectif de créer un produit, un service ou un résultat unique bien précis. Un projet a aussi un début et une fin.

Pour les petits projets, ce nouveau service ou produit peut être défini comme le livrable du projet.

Pour les projets qui partagent plusieurs objectifs, ces objectifs peuvent être découpés en multiple livrables (Deliverables en anglais).

Dans la plupart des projets il existe de multiple livrables constituant le produit final donné pour le client, mais aussi des livrables internes au projet – à commencer par la Charte du projet puis par le Cahier des Charges.

Il y a donc des livrables associés au projet et des livrables associés au(x) résultat(s) du projet.

Les livrables associés aux résultats du projet doivent faire l’objet de tests de qualité et souvent avoir leur PV de réception.

Aussi, les livrables de résultats sont liés à des jalons du projet, intermédiaires ou majeurs.

Quand définit-on les livrables projet ?

Les livrables principaux du produit ou résultats du projet sont définis dès la rédaction du Cahier des charges. 

Les livrables font partie intégrante de la planification du projet car chacun est lié à un jalon du projet.

Un plan bien défini, commence toujours par la découpe des objectifs du projet en livrables.

Ces livrables sont alors placés dans le temps, phase par phase et selon leur dépendance.

Exemples de livrables de projet :

Exemple 1 : votre projet consiste en la livraison d’un nouveau site Web

Votre client peut demander une livraison unique : vous avez donc un seul livrable « résultat ».

Ce livrable devra faire l’objet d’un procès-verbal de réception, un jalon majeur car il marque la fin de la phase de réalisation.

Vous aurez probablement aussi un livrable intermédiaire consistant en un prototype du site Web afin de valider les concepts et la présentation générale.

Les tests et la validation de ce prototype seront un jalon intermédiaire.

A ces deux livrables de résultat, vous ajouterez les livrables « projet ».

Ces livrables projet sont des documents créés par le projet, approuvés officiellement entre autres par le maître d’ouvrage, marquant des jalons majeurs du projet – et au minimum : Charte du projet, Cahier des charges, et délais.

Les livrables projet ne nécessitent pas de PV de réception puisqu’ils sont soit signés sur le document, soit approuvés lors de réunions de pilotage dont on a établi des comptes-rendus détaillés.

Dans ce premier exemple, la liste de vos livrables sera donc :

Pour la simplicité de l’exercice, nous n’avons pas listé les livrables intermédiaires ou les livrables internes au projet tels que Registre des Risques, Plan de Communication  etc…

Ce sont eux aussi des documents tangibles et mesurables mais sont des outils de gestion de projet, pas des objectifs en soi.

Exemple 2 : votre projet consiste en la livraison d’un progiciel

Un progiciel consiste en plusieurs fonctions.

Dans notre exemple, nous assumons que le progiciel couvre les fonctions financières, ventes, chaine d’approvisionnement et logistique.

Chaque fonction concerne des parties prenantes différentes. Les fonctionnalités du progiciel peuvent être livrées selon des calendriers différents.

Vous allez donc découper votre progiciel en objectifs et livrables par fonction, voir éventuellement par sous-fonction.

Chaque livrable sera validé séparément puisqu’il concerne des parties prenantes différentes.

Vous pouvez décider de planifier les livrables en groupe de fonctions ou séparément, cette décision devant bien sûr être prise dans la phase de planification du projet.

Pour ce deuxième exemple, la liste des livrables pourrait être :

Modèle de suivi de livrables projet

Nous mettons à votre disposition ce modèle de suivi des livrables qui vous permettra d'avoir une bonne maitrise de vos livrables.

4 Conseils à suivre pour réussir vos livrables

1# Listez tous les livrables

Partez du cahier des charges, faites une liste complète des livrables et publiez-là pour tous les membres de votre équipe et  partagez-là comme référence pour les bénéficiaires du projet.

2 #Faites valider les livrables

Lors de la documentation de l’expression des besoins, vous avez défini clairement les attentes du client.

Cette étape, qui est souvent sous-estimée, peut vous éviter de nombreuses déconvenues voire des corrections coûteuses en temps et en argent.

3# Gérez les versions de livrables

Il n’est pas rare que le prototype initial ne réponde pas totalement aux besoins.

On appliquera donc des corrections dont il faut gérer les versions afin que les équipes et le client travaillent et testent toujours la version la plus récente.

4# Prenez en compte le retour des utilisateurs

Restez à l’écoute des utilisateurs.

Ce retour d’information est essentiel pour s’assurer que vous travaillez dans la bonne direction, qu’il n’y a ni malentendu ni décalage entre les attentes du client et le travail de l’équipe projet.

Prévoyez du temps dans votre planning pour répondre aux questions et faire les corrections ou modifications souhaitées.

N’attendez surtout pas que le produit soit fini : une erreur pourrait alors avoir des conséquences désastreuses.

Pour éviter un tel scénario, certains projets ont une équipe du client en permanence impliquée dans le développement et les tests des produits et livrables.

3 Erreurs à éviter dans les livrables projet

1# Livrables imprécis

Un livrable qui n‘est pas tangible et mesurable est la porte ouverte aux mécompréhensions entre le client et l’équipe projet.

Soyez précis, les attentes doivent être très claires pour chacun des livrables.

Le niveau de détail doit correspondre au niveau de détail attendu.

Certains livrables peuvent être génériques, d’autres plus techniques ou plus précis.

Reportez-vous au cahier des charges car cela influence la planification et la charge de travail.

2# Le manque de documentation

Tout projet, tout livrable doit faire l’objet d’une documentation détaillée afin de faciliter le travail et les discussions.

Gardez cette documentation, elle peut servir à des projets ultérieurs ou à des questions ultérieures.

Consignez certains retours utilisateurs qui peuvent servir de leçons et éviter des discussions futures.

3# Le manque de suivi des livrables

Afin de suivre vos livrables, vous pouvez développer un document de suivi tel que dans notre exemple ci-dessous.

Le document doit contenir une liste exhaustive des livrables pour lesquels un accord devra être obtenu.

Conclusions

La qualité des livrables et leur adéquation avec les attentes du client déterminent le succès d’un projet.

Les livrables sont liés à des jalons intermédiaires ou majeurs du projet et doivent être suivis et compris de toutes les personnes concernées.

Pour les livrables majeurs, un Procès-Verbal de réception vous permettra de confirmer que celui-ci correspond aux attentes du client et que vous pouvez passer à l’étape suivante du projet ou à sa clôture.

Il est très fortement recommandé d’établir et de partager une liste complète des livrables afin de suivre leur évolution tout au long du projet.