Les résultats de nombreuses recherches et études provenant de plusieurs champs admettent à l’unanimité que l’implication du sponsor et l’énoncé clair du contenu et périmètre de projet sont les deux premiers facteurs clés de succès des projets.
D’autre part, savez-vous aussi que l’ennemi numéro 1 de tout chef de projet est le Scope Creep ?
Cet article vous aidera à éviter cette situation. Il vous permettra d’avoir une meilleure compréhension des tenants et aboutissants des processus de gestion du contenu et périmètre du projet en cascade.
Sans tarder, allons-y et bonne lecture.
Qu'est ce que le périmètre d'un projet ?
Le périmètre est le contenu qui compose un projet.
Il fait partie des trois contraintes de gestion de projet, à savoir : les délais, le périmètre, et les coûts.
Un périmètre mal défini est l'une des causes majeures d'échec d'un projet.
Le scope creep signifie que le périmètre du projet n’est pas maîtrisé.
Il n’arrête pas d’augmenter ou de changer, car les parties prenantes de votre projet continuent à vous demander d’ajouter de nouvelles fonctionnalités, de nouveaux besoins …
De la charte de projet à la gestion du périmètre de projet
De prime abord, la charte de projet et l’énoncé du contenu et périmètre de projet peuvent parfois être perçus comme une redondance. Néanmoins, la différence principale entre les deux livrables réside essentiellement dans le niveau de détail.
La charte de projet contient des informations générales au niveau très macro, tandis que l’énoncé du contenu, appelé aussi cahier des charges, contient une description détaillée du périmètre et du contenu du projet.
Ci-après une comparaison entre les composantes de la charte de projet et l’énoncé du contenu et périmètre de projet :
Processus de définition du contenu du projet
Définition des Exigences
Une exigence est une représentation d’un besoin. La description des exigences permet la compréhension et la vérification des conditions ou de la capacité qui doit être assurée par le projet pour créer la valeur et le bénéfice attendu.
La nature de la représentation peut être un document (ou un ensemble de documents), mais peut varier considérablement selon les circonstances.
Recueil et analyse des exigences
Recueil, définition et analyse des exigences décrivent les tâches que l’équipe de management de projet effectue pour structurer et organiser les exigences identifiées au cours des activités de la planification du projet.
Le processus recueil et analyse des exigences comprend les tâches suivantes :
- Spécifier et modéliser les exigences : décrit l’ensemble des exigences et spécifications métiers en détail en utilisant des techniques analytiques.
- Vérifier les exigences : garantit qu’un ensemble d’exigences ou de conceptions est suffisamment développé et précis pour être utilisable par une partie prenante particulière.
- Définir l’architecture des exigences : structure toutes les exigences et conceptions afin qu’ils créent le bénéfice attendu du projet.
- Définir les options de solution : identifier, explorer et décrire différents moyens possibles de répondre au besoin.
- Analyser la valeur potentielle et recommander une solution : évalue la valeur associée à une solution supposée et compare les différentes options, y compris des compromis, pour identifier et recommander la solution qui offre la plus grande valeur.
- Valider les exigences : garantit qu’un ensemble d’exigences ou de conceptions offre une valeur à l’organisation et soutient les objectifs.
Une fois les exigences recensées, modélisées et validées, pourquoi alors ne sont-elles pas assimilées au contenu et périmètre de projet ?
Excès de zèle de ma part pour rendre cet article compliqué ? Ou nécessité de fait d’entreprendre l’étape de définition du contenu et périmètre de projet ?
En effet, il est fort probable que les exigences recensées dans le processus d’identification et de recueil des exigences ne soient pas toutes retenues pour le projet.
Alors, le processus définir le périmètre de projet permet de sélectionner et de prioriser les exigences finales et élaborer ensuite une description détaillée du projet.
Définir le périmètre de projet
Le périmètre de projet décrit en détail les livrables du projet.
Il permet aussi une compréhension globale et commune du périmètre par les parties prenantes.
Il contient aussi les exclusions explicites qui aide à gérer les attentes et désirs des parties prenantes.
Il permet à l’équipe du projet d’effectuer une planification plus détaillée, guide son travail lors de l’exécution et fournit une référence de base pour évaluer si les demandes de modifications ou des exigences supplémentaires sont comprises ou non dans le périmètre du projet.
L’énoncé du contenu et périmètre de projet inclus les éléments suivants, soit explicitement, soit par référence à d’autres documents :
- Description du contenu du résultat final : elle décrit les caractéristiques du produit, du service ou du résultat annoncés dans la charte de projet et identifiés dans la documentation des exigences.
- Livrables : tout type de résultat de caractère unique et vérifiable, qui est produit pour achever une activité, une phase du projet.
Les livrables comprennent aussi les résultats annexes, tels que les rapports et la documentation de management de projet. - Critères d’acceptation : un ensemble de conditions à remplir pour que les livrables soient acceptés.
- Exclusions du projet : elles identifient ce qui est exclu du projet.
Créer la WBS
Créer l’organigramme du projet (WBS) ou la structure de découpage de projet (SDP) est le processus qui permet de faire une décomposition hiérarchique du périmètre de projet, en ses composants les plus fondamentaux, de façons à ce que la structure de la WBS représente des produits, des services ou des résultats vérifiables.
L’intérêt principal de cet exercice est de définir le travail que l’équipe doit réaliser pour atteindre les objectifs du projet et produire la valeur attendue.
La structure WBS peut être représentée sous plusieurs formes. Par exemple :
- En se référant aux phases du cycle de vie du projet comme deuxième niveau de décomposition et les livrables du projet comme troisième niveau.
- En se référant aux principaux livrables du projet comme deuxième niveau de décomposition.
- En considérant les sous-ensembles sous-traités comme le travail externalisé.
Dans le contrat de sous-traitance, le prestataire externe développe la partie qui le concerne.
Apprenez davantage sur le cycle de vie d'un projet.
La WBS représente le travail complet du projet en incluant aussi le travail du management de projet.
La somme des travaux aux niveaux inférieurs doit être équivalente au travail requis par les niveaux supérieurs, de façons, à ce que rien ne soit oublié et qu’aucun travail sans valeur ajoutée ne soit entrepris.
Ceci est appelé la règle 100%.
Référence de base du périmètre
La référence de base du périmètre du projet est la dernière version approuvée d’un énoncé du périmètre du projet et de la WBS.
Elle peut être modifiée à l’aide d’une procédure formelle de maîtrise des modifications.
Par ailleurs, La référence de base du contenu et périmètre de projet est utilisée comme base de comparaison pour évaluer les résultats intermédiaires et finaux du projet.
Outils et techniques de définition du contenu de projet
Dans cette section, je vous présente quelques outils et techniques de référence pour mener à bien le travail de planification et de maîtrise du contenu et périmètre de projet.
Entretiens individuels
Entretien directif ou semi-directif
Réunions de réflexion collective
- Brainstorming
- Ateliers de travail ou workshop
- Groupe de discussion ou Focus Group
- Benchmarking.
Analyse des données
Parmi les techniques d’analyse des données pouvant être utilisées figure l’analyse des documents.
Cette analyse consiste à examiner toute information documentée pertinente.
Parmi les exemples de documents qui peuvent être analysés, je peux citer, les business plans, les processus métiers, les politiques et procédures internes, la documentation légale et réglementaire et les contrats.
Vous pouvez également appliquer la méthode QQOQCP lors de la phase de définition du projet pour établir clairement les besoins et les objectifs. Posez les questions essentielles : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?
Décomposition
La décomposition est une technique utilisée pour subdiviser le périmètre et les livrables du projet en éléments plus petit et plus facile à gérer.
Cette subdivision, top-down, se poursuit jusqu’au plus bas niveau de la WBS, pour lequel le coût et la durée peuvent être estimés et gérés.
Le niveau de décomposition est souvent dicté par la complexité du projet et le degré de contrôle requis pour une gestion efficace du projet.
Modification du contenu du projet
Une demande de modification est une proposition formelle de changer un document, un livrable ou une référence de base du projet.
Au fur à mesure que le projet avance, les problèmes sont rencontrés, des demandes de changement ou de modification sont soumises. Ces demandes peuvent impacter les procédures du management de projet, le périmètre du projet, le budget et l’échéancier du projet ou encore son résultat.
Autres demandes de changement peuvent introduire des actions préventives ou correctives nécessaires pour mitiger un risque ou saisir une opportunité.
Conclusion
À la fin de cet article, j’espère que vous avez plus de visibilité sur les différences entre la charte de projet et l’énoncé du périmètre du projet, d’une part.
Et d’autre part, la nuance entre les exigences et le périmètre du projet. Ainsi que les différentes techniques de planification du contenu et périmètre de projet.
Avec le management du contenu, votre objectif doit être d’accompagner les parties prenantes dans l’expression de leurs besoins, et de gérer leurs demandes ultérieures d’une manière à éviter le scope creep qui peut mettre en danger la réussite du projet.
Enfin, si vous avez encore des zones grises à éclaircir par rapport à ce sujet ou si vous souhaitez partager avec nous et nos lecteurs vos retours d’expérience, n’hésitez pas à nous le faire savoir.
À vos claviers 🙂
Très bien expliqué. Merci
Merci pour ce retour Ousmane 🙂
Source la plus explicative que je découvre sur la gestion de projet, merci infiniment.
Avec plaisir Minsili, merci pour ce feedback 🙂
Merci du fond du coeur Mouhamed pour ces articles de qualité
Félicitations pour ce travail
Félicitations pour ce que vous faites. c’est très interessant
Avec plaisir Theophile
Dans des projets que j’ai travaillé,afin d’éviter de changer le perimetre du projet en cours d’exécution,les coordinations des projets ont organise les ateliers de lancement du projet auxquels prennent part toutes les parties prenantes.C’est en ce moment que les recommandations sont faites sur les livrables du projet.
Merci Jean pour ton feedback.
Ces ateliers sont bien sûr importants pour cadrer le périmètre, mais un projet n’est pas à l’abri du changement. Il faudra dans tous les cas être prêt à recevoir des demandes de changement et mettre en place un processus pour les gérer (priorisation, validation …)