La responsabilité du chef de projet est de mettre en place tout ce qu’il faut pour réussir un projet.
Cela passe par la mobilisation des équipes. Une équipe engagée et motivée sera plus performante.
Et dès le début du projet, cela se matérialise par la définition d’un sens commun et la compréhension commune des objectifs du projet.
Le chef de projet porte la vision et la communique aux équipes.
C’est un défi majeur, surtout dans les environnements complexes.
Les bases d’un alignement réussi
Trois piliers essentiels assurent un alignement efficace :
- Communication
- Définition des missions
- Priorités et reconnaissance des efforts
1) La communication
Le chef de projet est le liant entre la vision stratégique de l’entreprise et l’opérationnel que mène son équipe pour réaliser le projet.
Il s’agit là de la communication descendante ou “top-down”.
Il est important d’expliquer la vision et les objectifs du projet.
Cela améliorera aussi la qualité des remontées et des alertes depuis l’opérationnel.
La communication et la transparence jouent un rôle essentiel.
Chacun doit connaître non seulement les tâches et responsabilités qui lui incombent, mais aussi comprendre comment celles-ci s’intègrent dans l’ensemble.
Bien communiquer et régulièrement permet d’éviter des malentendus et d’assurer que le projet avance bien dans la bonne direction.
Il est important de savoir en quoi le projet est important, quels problèmes il résout et comment leurs efforts contribuent aux objectifs.
Traduire la vision stratégique en actions concrètes et compréhensibles est indispensable.
Pour cela, il faut améliorer les compétences de communication.
Des outils comme le storytelling ou encore les supports visuels vont contribuer à la compréhension du projet dans sa globalité. Ils permettent aussi de faire le lien avec les activités quotidiennes.
Un tableau de bord sert d’ailleurs à représenter à un instant tous les aspects du projet et à en visualiser l’avancement. Il est autant utile au management qu’aux équipes.
Le présenter régulièrement en réunion d’équipe ou au bureau permet de rester concentré sur le projet et ses prochaines étapes.
Modèle de Tableau de bord projet + 33 Templates
Suivez la réalisation des activités de votre projet
Par exemple :
Dans une entreprise automobile, toute l’organisation œuvre à créer une ou plusieurs voitures qui séduiront les automobilistes.
L’entreprise établit un plan d’action sur 3 à 5 ans, avec des priorités et des objectifs stratégiques, comme la transition vers les voitures électriques.
Chaque département décline ensuite ces grands objectifs à son niveau.
C’est là qu’intervient le rôle essentiel des chefs de département, jusqu’aux chefs de projet et à leurs équipes, qui travaillent conjointement pour concrétiser ces ambitions.
2) La définition de la mission et des priorités
Lorsque cette vision est bien traduite et comprise par tous, la prise de décision et la priorisation seront meilleures et plus cohérentes.
Chaque membre de l’équipe peut continuer ses actions en accord avec la vision et les objectifs.
Et les décisions ainsi que les propositions sont plus fluides.
En effet, sans priorisation claire, il y a un risque de perte de temps sur des activités à faible valeur ajoutée.
Utiliser des outils comme les OKR “Objectifs and Key Results” aident à transformer les objectifs en résultats clés.
Un autre outil est la ROADMAP.
Bien avoir en visu les jalons et étapes importantes du projet permet d’aligner tout le monde sur les priorités.
Pour cela, l’utilisation d’un outil de planification de projet est indispensable pour visualiser clairement les priorités et garder une cohérence dans l’exécution des étapes.
Bien évidemment, les priorités peuvent évoluer au cours du projet.
La communication constante et la mise à jour de tous à propos de ces priorités est primordiale.
3) La reconnaissance
Enfin, pour garder les équipes concentrées et motiver, n’oublions pas de reconnaître régulièrement les avancées dans le projet et celles de chacun.
Lorsque l’on se sent valorisé, nous sommes plus motivés à continuer à travailler et à avancer vers les objectifs fixés.
Cette reconnaissance peut se traduire sous diverses formes :
- De manière formelle : Avec une prime, promotion, mention sur l’intranet ou les réseaux sociaux ou encore d’autres bonus.
- De manière informelle : Comme des encouragements lors d’une réunion ou une collation spéciale, un entretien individuel.
Créez ainsi cette culture du feedback positif et ne soulignez pas uniquement les erreurs.
Au-delà de chacun, le projet est un travail d’équipe, pour assurer la cohésion, célébrer les réussites collectives comme l’atteinte d’un jalon est un incontournable.
Ils rappellent à l’équipe l’importance de travailler ensemble et permettent une pause pour mieux se mobiliser à l’étape d’après.
Plan d’action pour mobiliser une équipe
Voici le plan d'action à suivre pour mobiliser une équipe :
1) Clarifier la vision et la stratégie
Dès le début du projet, la vision partagée est commune et définie pendant le KickOff et l’élaboration de la charte de projet.
Cela permet, dès le début, d’avoir le même niveau d’information sur le périmètre, le budget, les jalons et les risques du projet.
La phase de planification commence. C’est aussi le moment de mettre à contribution chacun lors des différents ateliers.
Par exemple :
Prévoir une demi-journée collective autour d’un SWOT qui mettra en avant les forces de l'équipe, ses faiblesses, mais aussi les risques via les menaces et les opportunités.
2) Encourager la collaboration
Pendant la demi-journée de team building, prévoir un test de personnalité pour mieux se connaître et collaborer ensemble.
Impliquer ensuite l’équipe régulièrement via des ateliers de brainstorming ou des sessions collaboratives tout au long du projet.
Et bien évidement, mettre en place les bons outils collaboratifs comme Trello, Asana, Miro ou Microsoft Teams.
Faire en sorte que ces outils permettent de communiquer efficacement.
Quel que soit où ils se situent, ils peuvent communiquer instantanément.
3) Mettre en valeur les talents
Reconnaître la valeur unique qu’apporte chaque membre à l’équipe.
Déterminez dès le début des jalons, et lorsqu’ils sont atteints, ne manquez pas de les célébrer et de faire part des différents talents qui ont permis ce succès.
Ne vous octroyez pas tous les bénéfices des succès et partagez vos succès !
Enfin, mettez en avant votre équipe avec vous !
Cela peut se produire lors d’une réunion trimestrielle du département ou de l’entreprise.
Vous pouvez mettre en avant votre jalon et présenter les principales réalisations avec l’équipe présente.
Freins et obstacles à l’alignement des équipes
Il y a certains obstacles qui peuvent compromettre l’alignement des équipes :
Ne pas être assez clair ni transparent
Simplifiez les objectifs et communiquez-les de manière régulière.
Peu de communication
Pour éviter les conflits et les malentendus, utiliser des outils adaptés et adopter une communication proactive.
Un leadership peu impactant
Un chef de projet absent ou peu impliqué peut aggraver les désalignements. Soyez actif, impliqué et participatif. Impliquez les équipes dans la prise de décision. Pratiquez l’écoute active et soyez attentif aux préoccupations des uns et des autres. Déléguez les responsabilités en faisant confiance à l’équipe.
Des priorités différentes des Parties Prenantes
Les désaccords entre sponsors, équipes techniques et autres parties prenantes vont freiner si elles ne sont pas alignées. Il faut alors jouer un rôle de négociateur et établir des priorités communes.
Conclusion
Encourager cette philosophie qui garantit que chaque membre contribue de manière optimale pour réaliser un projet en suivant des objectifs communs.
Cela permettra d’être rassemblés et de surmonter les obstacles.
Avec les bons outils et le bon leadership, il est possible de relever ce défi avec succès.
Quel que soit votre niveau ou votre expertise, inspirez la confiance pour garantir le succès de vos projets.
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