Je ne crois pas que le chef de projet gagne en puissance en étant de plus en plus expert technique au fil des ans.
Si j’ai bien une conviction, c’est que le métier de chef de projet évolue avec notre temps.
Le monde change et devient de plus en plus incertain et complexe. Cela nécessite de nous adapter en permanence.
Je crois que le chef de projet gagne en puissance et en sérénité en développant ses capacités d’adaptation, sa créativité et sa curiosité.
Il renforce également la qualité de ses relations et se repose davantage sur le collectif avec lequel il travaille au sein de ses projets.
Pour tout vous dire, j’animais beaucoup de réunions projets, et je m’ennuyais à mes propres réunions.
Surtout aux comités projets hebdomadaires, où comme une partition de musique qu’on connaît d’avance, chacun s’assied à la même place, le nez derrière son ordinateur portable.
Devant eux, une to do list à rallonge et un planning parfois imbuvable.
- Alors comment mobiliser les équipes qui viennent à ces réunions projets ?
- Comment leur donner envie de lever le nez de l’écran, et interagir avec énergie et plus d’engagement ?
- Comment aussi leur offrir un sas de respiration, où elles peuvent exprimer, avec authenticité, leurs difficultés et les défis qu’elles vivent sur les projets ?
- Comment retrouver moi-même l’envie de venir à mes propres réunions ?
“Sois le changement que tu veux voir chez les autres”
Voilà comment j’en suis venue à découvrir le monde de la facilitation, de l’agilité, et surtout à travailler ma posture de cheffe de projet-facilitatrice pour embarquer les équipes.
Tous ensemble, nous pouvons trouver des solutions nouvelles à nos défis, sur les projets, en nous appuyant sur l’intelligence collective.
Dans cet article, nous verrons comment la facilitation et l'intelligence collective transforment le rôle de chef de projet, en favorisant l'engagement des équipes et en répondant aux défis modernes.
Qu’est-ce que la facilitation et l’intelligence collective ?
Commençons peut-être par donner une définition de la facilitation et de l'intelligence collective :
La facilitation est l'art de guider un collectif à collaborer, dans le cadre d'un temps de travail, d'une réunion, dans le but de faire émerger l'intelligence du groupe.
Le facilitateur ou la facilitatrice sont garants du cadre et des processus déroulés lors de ce temps collectif.
Quant à l’intelligence collective, pour résumer ce que cela signifie, j’utiliserai cette formule : 1+1=3
Elle pourrait vite devenir un excellent outil d’efficacité et performance dans votre organisation.
Ensemble, et grâce à la diversité des profils, des individus, des vécus, des expériences et compétences, la probabilité d’avoir la réponse à des interrogations, ou la solution à des problèmes est plus élevée que si on travaille seul.
Je vous invite à découvrir, après la lecture de mon article, les vidéos à ce sujet de Mehdi Moussaid, chercheur qui étudie la science du comportement des foules.
Il les explique sur sa chaîne YouTube Fouloscopie.
J’ai constaté que plus le groupe est solidaire et ouvert, plus la “magie” et l’énergie de l’intelligence collective fonctionne.
En réalité, ça n’a rien de magique.
Le métier de facilitateur est un vrai métier avec des compétences associées. Il y a encore quelques années, on n’en entendait pas parler.
On parle aussi de posture de facilitateur quand ce n’est pas notre métier principal, mais qu’on utilise les grands principes de base dans notre travail du quotidien.
Et notamment dans notre rôle de manager de projet.
Principes du facilitateur du collectif à utiliser en tant que chef de projet
Voici 5 principes de base du facilitateur de l’intelligence collective à adopter dans votre posture de chef de projet :
1) Écoute active
Le facilitateur a une attention particulière pour chacun des membres de l’équipe.
Il s’intéresse sincèrement à leurs opinions, à leurs préoccupations et à leurs idées.
En tant que chef de projet facilitateur, cela vous permet de mieux comprendre les enjeux et besoins de chacun.
Et c’est une aide à la résolution de problèmes.
2) Neutralité
Un bon facilitateur reste neutre, le plus souvent possible, en guidant le groupe sans imposer son point de vue.
Chacun peut poser ses idées, sans être censuré.
Cela est posé dans le cadre par le facilitateur en début de réunion.
J’aime à dire : 1 participant = 1 voix dans les règles que je pose en début de réunion.
Chaque voix compte. Et celle du facilitateur sert à guider le groupe.
Sur certaines réunions, cela peut être un peu frustrant, en tant que chef de projet, de rester neutre.
Ainsi, de temps à autre, j’invitais un facilitateur d’un autre service, ou un prestataire facilitateur, dont c’est le métier, à animer des réunions telles que les rétrospectives du projet.
C’est comme cela que j’en suis d’ailleurs venue au métier de facilitatrice en tant que tel.
3) Gestion des conflits
Le facilitateur aide à accueillir une parole vraie et authentique, et aussi à poser les conflits.
Il encourage une communication respectueuse et constructive.
Gérer les désaccords, favoriser la confrontation d’idées est cruciale pour collaborer harmonieusement et atteindre les objectifs du projet, ensemble.
4) Trust the process
Le facilitateur s’appuie sur des processus d’animation de réunion.
Ils en existent des milliers sur internet en open source et il est tout à fait possible de créer ses propres outils et processus.
Il y a des processus pour favoriser la cohésion dans le groupe, mettre en énergie les équipes.
D’autres processus servent à faire de l’idéation, d’autres à innover et créer, et d'autres encore, à faire un bilan à mi-étape.
Ces processus ont été testés, approuvés.
Maintenant, tout l’art du facilitateur, c’est de les adapter à son propre style, et surtout les apporter avec cohérence et justesse au sein de l’équipe.
Il n’y a pas de miracle, c’est en testant, en se formant, qu’on apprend.
On échoue, on a parfois le trac, mais c’est ainsi qu’on progresse dans cette posture.
En tant que facilitateur, le chef de projet doit savoir s'appuyer sur le travail d'équipe pour encourager une collaboration harmonieuse et constructive.
5) Clarté des attendus de la réunion
La réunion est préparée.
Pour faire une réunion efficace et engageante, chacun et chacune doit savoir pourquoi il ou elle est là.
Ce qui est attendu de la réunion et quels en sont les livrables escomptés.
La réunion est rythmée avec un timing maîtrisé.
Cela ne veut pas dire qu’on ne laisse pas d’espace au silence et à la conversation.
Mais, le facilitateur bat la mesure de la réunion, tout en mesurant en permanence le pouls de l’équipe.
Il s’adapte à celle-ci et à ce qui émerge du collectif.
Mais alors, comment démarrer et s’y mettre ?
La première chose dans une démarche de facilitation collective est d’observer dans votre entourage professionnel, si certaines personnes adoptent déjà cette posture ou font ce métier :
- Rapprochez-vous d’eux et inspirez-vous de leur pratique et de leur expérience. Ils partageront sans aucun doute avec plaisir leur enthousiasme pour ces pratiques
- Ensuite, testez des petites choses, faciles à mettre en place. Par exemple, démarrez une réunion en prenant la météo de l’équipe
- Rejoignez une communauté “Meet Up” qui fait de la facilitation. C’est ainsi que j’ai progressé et pris confiance dans ma pratique
- Fréquentez aussi les communautés projet Agile. Elles s’appuient toutes sur des processus de facilitation
- Formez-vous ! Pour commencer, une formation de 1 à 3 jours, pour expérimenter et voir si vous aimez vraiment cela. N’attendez pas qu’on vous propose cette formation, demandez-la
- Pour être facilitateur, il faut de l’audace et de la créativité. Exercez-vous à cela dans cette phase d’apprentissage en cherchant des alliés.
Et puis lancez-vous !
La facilitation a changé radicalement mon approche du management et de la gestion de projet.
De plus, cela m’a fait gagner en enthousiasme à rejoindre mes collègues en réunion, tout en étant beaucoup plus efficace.
