La charte de projet est un document vital pour le management de projet. L’implication du sponsor et l’énoncé clair des exigences sont les deux premiers facteurs clés de succès des projets qui sont difficilement satisfaits sans une charte en bonne et due forme.
Cette dernière est appelée aussi dans certaines organisations note de cadrage, lettre de mission, note de synthèse ou encore note de lancement du projet.
Dans cet article, je vous propose de découvrir qu'est-ce qu'une charte de projet, quel est son contenu, des astuces pour la rédaction, avec un exemple de charte de projet.
Je vous donnerai en fin d'article une check-list de contrôle pour s’assurer de la pertinence et de la cohérence de son ensemble.
Qu'est-ce qu'une charte de projet ?
La charte de projet, appelée aussi note de cadrage ou note de synthèse, est un document qui confirme l'existence d'un projet en décrivant le projet et les résultats à atteindre, et confère par la même occasion au gestionnaire du projet l’autorité d’utiliser des ressources organisationnelles pour mener à bien les activités du projet.
C'est aussi l’élément déclencheur du cycle de vie d’un projet. Elle arrive après là le business case (étude d’opportunité) et elle est suivie par la phase de planification du projet.
Quelles erreurs éviter dans la rédaction de la charte ?
Découvrez dans cette vidéo les erreurs courantes que tout chef de projet doit éviter dans la rédaction de la charte de projet :
Qui rédige la charte de projet ?
La charte de projet est le document émis par le commanditaire ou sponsor du projet, qui confirme formellement l’existence du projet.
En tant que chef de projet, vous devriez insister pour que la note de cadrage soit préparée et approuvée avant que vous ne vous engagiez vous ou quelqu’un d’autre sur les activités du projet.
Dans certains cas, le chef de projet peut être amené à la rédiger lui-même, mais ce sont le commanditaire et certaines parties prenantes du projet qui l’approuve et la valident.
Pourquoi faire une charte de projet ?
Le but ultime de la charte de projet ou note de cadrage est de confirmer le lancement d'un projet et le faire approuver.
C'est un document de référence pour chaque étape du projet, qui sert à définir clairement les attentes, les réponses et les pouvoirs et autorités du chef de projet.
Il sert à faire des arbitrages au sein de l'équipe, à valider les enjeux, l’opportunité à saisir ou le problème à traiter, les bénéfices, le contenu et les livrables du projet.
Découvrez plus d’information sur la planification du projet.
Voici un schéma qui vous rappelle les phases du cycle de vie d’un projet. (La phase de contrôle et de suivi n’est pas représentée dans le schéma, mais s’effectue en parallèle de la réalisation)
Pour plus d’info, je vous invite à consulter le cycle de vie de projet par la pratique.
Modèles : Charte de Projet & Étude d'opportunité
Avec une étude de cas concrète.
Comment rédiger une charte de projet ?
A haut niveau, la charte d'un projet permet aux parties prenantes du projet de comprendre les principaux livrables, les jalons, ainsi que les rôles et les responsabilités de chaque personne impliquée dans le projet.
Voici les étapes d'élaboration de la charte :
1. Présentez la raison d'être du projet
Le document charte de projet commence par la définition des objectifs du projet et les critères de mesure de succès afin de confirmer l’atteinte des objectifs et résultats souhaités.
Cette synthèse doit contenir tous les renseignements dont ont besoin les principales parties prenantes pour approuver le projet.
La présentation sommaire du projet devrait aussi comprendre des informations générales sur le projet, notamment :
Il convient de rappeler que les objectifs du projet sont des énoncés précis et concrets.
Ces objectifs seront pilotés par des critères de mesure pour confirmer la satisfaction des attentes.
Enfin, les résultats opérationnels sont les résultats qu’on prévoit d’obtenir à la fin du projet.
2. Définissez le périmètre du projet
Donner une description générale des inclusions et exclusions du projet (qu’est ce qui est dans le périmètre et qu’est ce qui ne l’est pas)
Vous pouvez également détailler les caractéristiques du produit ou du service à offrir ou le résultat à atteindre dans le cadre du projet.
Pour plus de détail, veuillez-vous référer à l’article qui traite le management du contenu et le périmètre d’un projet.
3. Déterminez les jalons
Il ne s’agit pas de donner des dates précises, mais d’indiquer les principaux jalons et deadlines du projet. Notamment, les phases et étapes du projet, ainsi que les points de vérification et les portes d’approbation.
Vous pouvez également indiquer les contraintes en termes de délais qui doivent être prises en compte plus tard en phase de planification. Je cite à titres d’exemples :
Ces dates ne bougeront pas, il est donc nécessaire de les mentionner pour les prendre en compte.
Vous pouvez bien évidemment préciser dans votre charte de projet, que cet échéancier sera surement sujet à des modifications ultérieures.
4. Définissez les livrables
Définissez les principaux produits, services ou résultats qui doivent être fournis dans le cadre du projet en vue de réaliser le bénéfice attendu.
Attention : N’oubliez pas d’inclure les produits livrables internes du projet qui sont requis pour le management de projet.
Il faudrait préciser aussi les critères d’évaluation de la réussite et de la qualité des livrables, ainsi que le processus et les acteurs d’approbation de chaque livrable.
5. Présentez le budget global
Présentez le budget global approuvé pour le projet et une estimation des coûts pour les différentes ressources projet (humaines, matérielles et financières) qui sont nécessaires pour la réalisation du projet.
L’étude d’opportunité ou de rentabilité relative au projet devrait comprendre les estimations des coûts pouvant servir de fondement à cette section de la charte de projet.
Les chiffrages détaillés seront quant à eux effectués en phase de planification.
Il faudrait indiquer les différentes sources de financement qui seront utilisées pour supporter le projet.
Le sponsor de projet et le gestionnaire de projet devraient comprendre clairement d’où proviendra le financement et quand les fonds vont être débloqués.
6. Présentez les risques
La charte de projet serait incomplète sans présenter une évaluation initiale des risques, notamment les risques stratégiques qui ont été identifiés au début du projet.
Pour chaque risque identifié, évaluer son niveau d’impact et sa probabilité de survenance (exemple : faible, moyen ou élevé).
Par la suite, déterminer la stratégie appropriée à entreprendre pour maîtriser chaque risque identifié, et désigner la personne ou l’équipe chargée de traiter le risque, le cas échéant.
Mais c’est quoi au juste une stratégie de traitement des risques ?
En effet, le management des risques consiste à identifier, évaluer et puis traiter les risques.
Le traitement des risques consiste à fournir une réponse appropriée pour chaque risque.
Il existe 4 stratégies d’intervention possibles :
- 1Éliminer le risque. Cette option consiste à éliminer complètement la probabilité ou l’impact du risque ;
- 2Atténuer le risque. Mettre en place un plan d’action pour réduire la probabilité ou l’impact du risque ;
- 3Transférer le risque. Transférer la responsabilité du risque à l’extérieur du projet (exemple, souscription d’une assurance);
- 4Accepter le risque. Se contenter de surveiller le risque et ne pas appliquer les stratégies susmentionnées.
Vous pouvez consulter en détails les 4 stratégies de gestion des risques projet.
Je vous recommande également de lire cet article sur la matrice des risques.
7. Décrivez la gouvernance du projet
Décrivez la façon avec laquelle le projet sera géré et définir les instances de gouvernance qui vont être impliquées dans le processus d’approbation de la charte de projet.
Autrement dit, expliquer le processus décisionnel et indiquer qui prend quelle décision.
Par la même occasion, si ce n’est pas fait au début du document, il est possible d’exposer dans cette section "qui est assigné comme chef de projet", et "quel est le niveau d’autorité dont il dispose".
Ceci pourrait inclure :
Pour ce derniers point, je vous invite à consulter le management des ressources humaines d’un projet
Attention : les exigences, le contenu, les échéanciers et les risque ne sont traités dans la charte qu’a très haut niveau. L’ensemble de ces aspects sera détaillé dans la phase ultérieure du projet. La charte n’est qu’une représentation synthétique des éléments identifiés à ce stade du projet.
Exemple d'une charte de projet
Maintenant que vous vous êtes imprégnés du comment, je vous propose ci-après les différents outils auxquels vous pouvez faire appel.
Afin de vous faciliter la tâche, je vous propose cet exemple de note de cadrage en Word que vous pouvez adapter au contexte de vos projets.
Voici la trame suggérée pour votre document de cadrage :
- Présentation et motivation du projet
- Objectifs et KPIs
- Périmètre / Hors périmètre (Ce qui fera partie du projet et ce qui n'en fera pas)
- Hypothèse et contraintes
- Livrables et réception
- Estimation des ressources financières
- Échéancier
- Risques majeurs
- Chef de projet
- Parties prenantes
- Approbations
Télécharger ce modèle gratuit de la charte de projet
Outils pour réaliser la note de cadrage
L’initiateur du projet, le maître d’ouvrage ou le sponsor s’appuie sur plusieurs outils pour bien réaliser la charte de projet.
Ci-après une liste des outils les plus recommandés :
Entretiens individuels
Réunions de réflexion collective
Si vous êtes intéressés par plus de détails concernant la meilleure manière de conduire ces différents outils, n’hésitez pas à me le faire savoir et nous reviendrons plus tard avec des articles détaillés sur ces outils et techniques.
Quels éléments doivent apparaître dans une charte projet ?
En effet, après avoir renseigné ou reçu la charte de projet, voici la checklist des éléments critiques à vérifier :
- 1La synthèse présente clairement une cohérence entre la description du projet, le budget approuvé et la structure des macros-activités.
- 2Des objectifs précis et mesurables ont été établis pour que les résultats du projet soient évalués.
- 3Le périmètre du projet est énoncé clairement, ce qui permet au lecteur de comprendre facilement les inclusions et les exclusions du projet.
- 4Les livrables sont répartis sur tout le cycle de vie du projet et des points de décisions sont prévues aussi.
- 5L’estimation des coûts et source de financement sont documentées.
- 6Les risques stratégiques sont identifiés et évalués.
- 7Le processus de gouvernance est défini et les instances ou comités concernés sont désignés.
- 8Le rapport d’autorité entre les membres de l’équipe est documenté de façon claire.
- 9Les parties prenantes sont identifiées et les rôles et responsabilités sont définis et attribués à des personnes ou à des comités.
Conclusion
En somme, la charte de projet est le contrat de nomination du chef de projet par le sponsor qui est le donneur d’ordre (ou le commanditaire).
Pour réussir sa rédaction, il faut bien présenter les informations liées au projet et au résultat souhaité de manière pertinente, dans le but de mettre toutes ses chances de son côté pour obtenir l'approbation des parties prenantes.
Notez que la charte est réalisée juste après le business case (étude d’opportunité) lors de la phase d'initialisation de projet.
Une bonne charte contient obligatoirement les éléments suivants :
Attention : Il est fort recommandé au chef de projet et au sponsor de considérer toutes les modifications ultérieures comme des avenants à la charte initiale (contrat initial).
N'hésitez pas à partager votre retour d’expérience, commentaires ou questions.
A vous !
Bonjour Mohammed
Avec vous j’apprends beaucoup de choses pour développer mon projet
Merci pour votre aide précieux
Cordialement
Avec plaisir !
bjr note explicative tres interessant merci
Merci beaucoup pour ce retour !
Je vous remercie monsieur pour ces cours que je trouve très intéressant pour améliorer notre connaissance dans le domaine de gestion
Avec plaisir !