Réaliser la charte de projet : Les 7 composantes à connaître avec modèle à adapter

Réaliser la charte de projet

Les résultats de nombreuses recherches et études provenant de plusieurs champs admettent à l’unanimité que l’implication du sponsor et l’énoncé clair des exigences sont les deux premiers facteurs clés de succès des projets.

Ces deux composantes sont difficilement satisfaites sans une charte de projet en bonne et due forme.

Alors, comment réaliser la charte de projet ?

La charte de projet est appelée aussi dans certaines organisations note de cadrage, lettre de mission, note de synthèse ou encore note de lancement du projet.

Dans cet article, je vous propose de découvrir la raison d’être d’une charte de projet, ses composantes indispensables, comment réaliser la charte de projet.

Et pour clôturer l’article je vais vous proposer une check-list de contrôle pour s’assurer de la pertinence et de la cohérence d’ensemble de la charte de projet.

Sans trop tarder, je vous invite à découvrir les fondamentaux de la charte de projet.

Bonne lecture !

C’est quoi une charte de projet?

La charte de projet est le document émis par le commanditaire ou sponsor du projet, qui confirme formellement l’existence du projet. Par la même occasion, elle confère au gestionnaire du projet l’autorité d’utiliser des ressources organisationnelles pour mener à bien les activités du projet.

La charte de projet documente les informations de haut niveau concernant le projet mais aussi le produit, le service ou le résultat que le projet doit satisfaire.

En tant que chef de projet, vous devriez insister pour que la charte de projet soit préparée et approuvée avant que vous ne vous engagiez vous ou quelqu’un d’autre sur les activités du projet.

Dans certains cas, le chef de projet peut être amené à rédiger lui même la charte de projet, mais ce sont le commanditaire et certaines parties prenantes du projet qui l’approuve et la valide.

A quoi sert une charte de projet ?

La charte de projet est l’élément déclencheur du cycle de vie d’un projet. Elle arrive après là le business case (étude d’opportunité) et elle est suivie par la phase de planification du projet.

Découvrez plus d’information sur le business case et la planification du projet.

Voici un schéma qui vous rappelle les phases du cycle de vie d’un projet. (La phase de contrôle et de suivi n’est pas représentée dans le schéma mais s’effectue en parallèle de la réalisation)

Réaliser la charte de projet

Pour plus d’info, je vous invite à consulter le cycle de vie de projet par la pratique.

La charte de projet est d’une importance capitale et son utilité est illustrée par les points suivants :

  • La charte de projet est le contrat de nomination du chef de projet par le sponsor qui est le donneur d’ordre (ou le commanditaire). Elle définit clairement les attentes, les réponses et les pouvoirs et autorités du chef de projet.
  •  La charte de projet est aussi le document de référence pour :
    • valider les enjeux, l’opportunité à saisir ou le problème à traiter, les bénéfices, le contenu, et les livrables du projet.
    • chaque étape du projet et pour aussi faire des arbitrages au sein de l’équipe, le cas échéant.

Attention: Il est fort recommandé au chef de projet et au sponsor de considérer toutes les modifications ultérieures comme des avenants à la charte de projet initiale (contrat initial).

Comment réaliser la charte de projet : les 7 composantes indispensables

Alors comment réaliser la charte de projet qui va garantir le succès de votre projet ?

A haut niveau, la charte de projet permet aux parties prenantes de comprendre les principaux livrables, les jalons, ainsi que les rôles et les responsabilités de chaque personne impliquée dans le projet.

Attention : les exigences, le contenu, les échéanciers et les risque ne sont traités dans la charte qu’a très haut niveau. L’ensemble de ces aspects sera détaillé dans la phase ultérieure du projet. La charte n’est qu’une représentation synthétique des éléments identifiés à ce stade du projet.

Ainsi, la charte de projet doit être structurée autour des 7 axes indispensable ci-après :

1.  Présentation du projet

Définir les objectifs du projet et les critères de mesure de succès afin de confirmer l’atteinte des objectifs et résultats souhaités.

Cette synthèse doit contenir tous les renseignements dont ont besoin les principales parties prenantes pour approuver le projet.

La présentation sommaire du projet devrait aussi comprendre des informations générales sur le projet, notamment :

  • La raison d’être du projet (ex. le problème opérationnel à traiter, l’opportunité business ou l’exigence légale et règlementaire)
  • Les principales parties prenantes qui seront impactées par le projet.

Il convient de rappeler que les objectifs du projet sont des énoncés précis et concrets.

Ces objectifs seront pilotés par des critères de mesure pour confirmer la satisfaction des attentes.

Enfin, les résultats opérationnels sont les résultats qu’on prévoit d’obtenir à la fin du projet.

2.  Périmètre du projet

Donner une description générale des inclusions et exclusions du projet (qu’est ce qui est dans le périmètre et qu’est ce qui ne l’est pas)

Vous pouvez également détailler les caractéristiques du produit ou du service à offrir ou le résultat à atteindre dans le cadre du projet.

Pour plus de détail, veuillez-vous référer à l’article qui traite le management du contenu et le périmètre d’un projet.

3.  Jalons

Il ne s’agit pas de donner des dates précises, mais d’indiquer les principaux jalons et deadlines du projet. Notamment, les phases et étapes du projet, ainsi que les points de vérification et les portes d’approbation.

Vous pouvez également indiquer les contraintes en termes de délais qui doivent êtres prises en compte plus tard en phase de planification. Je cite à titres d’exemples :

  • Un gel des activités de la fin d’année;
  • Un produit qui doit être lancé à une certaine date (Time To Market);
  • Une disposition réglementaire ou légale exigeant imposant une mise en conformité avant une date fixe.

Ces dates ne bougeront pas, il est donc nécessaire de les mentionner pour les prendre en compte.

Vous pouvez bien évidemment préciser dans votre charte de projet, que cet échéancier sera surement sujet à des modifications ultérieures.

4.  Livrables

Définir les principaux produits, services ou résultats qui doivent être fournis dans le cadre du projet en vue de réaliser le bénéfice attendu.

Attention : N’oublier pas d’inclure les produits livrables internes du projet qui sont requis pour le management de projet.

Il faudrait préciser aussi les critères d’évaluation de la réussite et de la qualité des livrables, ainsi que le processus et les acteurs d’approbation de chaque livrable.

5.  Budget et source de financement

Présenter le budget global approuvé pour le projet et une estimation des coûts pour les différentes ressources (humaines, matérielles et financières) qui sont nécessaires pour la réalisation du projet.

L’étude d’opportunité ou de rentabilité relative au projet devrait comprendre les estimations des coûts pouvant servir de fondement à cette section de la charte de projet.

Les chiffrages détaillés seront quant à eux effectués en phase de planification.

Il faudrait indiquer les différentes sources de financement qui seront utilisées pour supporter le projet.

Le sponsor de projet et le gestionnaire de projet devraient comprendre clairement d’où proviendra le financement et quand les fonds vont être débloqués.

6.  Risques

Présenter une évaluation initiale des risques, notamment les risques stratégiques qui ont été identifiés au début du projet.

Pour chaque risque identifié, évaluer son niveau d’impact et sa probabilité de survenance (exemple : faible, moyen ou élevé).

Par la suite, déterminer la stratégie appropriée à entreprendre pour maîtriser chaque risque identifié, et désigner la personne ou l’équipe chargée de traiter le risque, le cas échéant.

Mais c’est quoi au juste une stratégie de traitement des risques ?

En effet, le management des risques consiste à identifier, évaluer et puis traiter les risques. Le traitement des risques consiste à fournir une réponse appropriée pour chaque risque. Il existe quatre stratégies d’intervention possibles.

  1. 1
    Éliminer le risque. Cette option consiste à éliminer complètement la probabilité ou l’impact du risque ;
  2. 2
    Atténuer le risque. Mettre en place un plan d’action pour réduire la probabilité ou l’impact du risque ;
  3. 3
    Transférer le risque. Transférer la responsabilité du risque à l’extérieur du projet (exemple, souscription d’une assurance);
  4. 4
    Accepter le risque. Se contenter de surveiller le risque et ne pas appliquer les stratégies susmentionnées.

Vous pouvez consulter en détails les 4 stratégies de gestion des risques projet.

Je vous recommande également de lire cet article sur la matrice des risques

7.  Gouvernance du projet et Chef de projet

Décrire la façon avec laquelle le projet sera géré et définir les instances de gouvernance qui vont être impliquées dans le processus d’approbation.

Autrement dit, expliquer le processus décisionnel et indiquer qui prend quelle décision.

Par la même occasion, si ce n’est pas fait au début du document, il est possible d’exposer dans cette section qui est assigné comme chef de projet, quel est le niveau d’autorité dont il dispose. Ceci pourrait inclure:

  • Est ce qu’il pourrait engager des dépenses ? Jusqu’à quelle limite.
  • Est ce qu’il a la capacité d’assembler une équipe ?

Pour ce derniers point, je vous invite à consulter le management des ressources humaines d’un projet

Après avoir saisi comment réaliser la charte de projet, je vous propose ci-après les différents outils auxquels vous pouvez faire appel pour réaliser la charte de projet, document vital pour le management de projet.

Mais avant cela, voici comme promis un template de charte de projet.

Modèle de charte de projet

Afin de vous faciliter la tâche, nous vous proposons ce modèle de charte de projet que vous pouvez adapter au contexte de vos projets.

Télécharger ce modèle de charte de projet


Techniques et outils pour réaliser la charte de projet

L’initiateur du projet, le maître d’ouvrage ou le sponsor s’appuie sur plusieurs outils pour bien réaliser la charte de projet. Ci-après une liste des outils les plus recommandés pour réussir sa charte de projet.

Entretiens individuels

  • Entretien directif
    (Interroger les utilisateurs en orientant leurs discours autour de différents thèmes définis au préalable)
  • Entretien semi-directif.

Réunions de réflexion collective

  • Brainstorming;
  • Ateliers de travail ou workshop;
  • Groupe de discussion ou focus group.

Si vous êtes intéressés par plus de détails concernant la meilleure manière de conduire ces différents outils, n’hésitez pas à me le faire savoir et nous reviendrons plus tard avec des articles détaillés sur ces outils et techniques.

Auto-vérification et contrôle d’une charte de projet

Que vous soyez l’éditeur ou destinataire de la charte de projet, je vous propose ci-après une check-list de contrôle et de vérification.

Cette check-list vous aidera à examiner la complétude et la cohérence de la charte de projet.

En effet, après avoir renseigné ou reçu la charte de projet, je vous recommande d’utiliser cette liste de contrôle pour vous assurez que la charte comprend tous les renseignements nécessaires.

  1. 1
    La synthèse présente clairement une cohérence entre la description du projet, le budget approuvé et la structure des macros-activités.
  2. 2
    Des objectifs précis et mesurables ont été établis pour que les résultats du projet soient évalués.
  3. 3
    Le périmètre du projet est énoncé clairement, ce qui permet au lecteur de comprendre facilement les inclusions et les exclusions du projet.
  4. 4
    Les livrables sont répartis sur tout le cycle de vie du projet et des points de décisions sont prévues aussi.
  5. 5
    L’estimation des coûts et source de financement sont documentées.
  6. 6
    Les risques stratégiques sont identifiés et évalués.
  7. 7
    Le processus de gouvernance est défini et les instances ou comités concernés sont désignés.
  8. 8
    Le rapport d’autorité entre les membres de l’équipe est documenté de façon claire.
  9. 9
    Les parties prenantes sont identifiées et les rôles et responsabilités sont définis et attribués à des personnes ou à des comités.

A la fin de lecture de cet article, je vous propose trois questions de vérification des acquis :

  • C’est quoi une charte de projet ?
  • Pourquoi mettre en place une charte de projet ? et quand ? Dans quelles phases du cycle de vie du projet ?
  • Quelles sont les 7 composantes indispensables de la charte de projet ?

Avez-vous réussi la vérification de vos acquis ?

Génial !

Néanmoins, si vous avez des questions, des doutes ou un retour d’expérience à partager n’hésitez pas à nous le faire savoir.

A vous ….

Mohammed Amellah

A propos de l'auteur

Mohammed Amellah, +13 ans d’expérience en gestion de projet, certifié PMP®, IPMA® et Scrum Master, et je suis toujours en perpétuel apprentissage. J’ambitionne de faire bénéficier la communauté des intéressés par la gestion de projet de mon expérience et de mes connaissances.

Les autres articles du dossier

  • Alassane dit :

    Merci Mohamed pour le partage de ces documents trés intéressants. Bonne suite

  • Bonjour Mohamed
    Merci pour ces partages que je trouve très RICHES. Un réel plaisir de te lire.

  • IBRAHIMA DRAME dit :

    Bonjour Mouhammad

    Merci Pour l’article. C’est tres instructif.

  • merci pour le partage d’experience

  • Merci pour votre article fort interessant, j’attends avec beaucoup d’enthousiasme des moocs sur la gestion de projets avec des cas concrets du cycle de projet, surtout pour le cadre de gouvernance.

  • oumaima laamaoui dit :

    bonjour mohammed
    je tiens à vous remercier pour vos informations sont TRÈS importantes

    • Med.Amellah dit :

      Bonjour Oumaima,
      Merci pour ton commentaire
      Salutations
      Mohammed

  • Article tres interressant. je vous remercie pour ce partage

  • ExcellentE initiative de faire profiter vos lecteurs de votre savoir faire dans un langage simple et accessible MÊME aux non initiés au management de projets. je vous salue pour l’effort fourni. mais permettez moi de vous SUGGÉRER une petite proposition. Votre blogue comporte des idées très riches mais lui manque des références sources pour lui donner un caractère scientifique. Cette remarque ne fait que valoriser votre blogue dont j’apprécie la QUALITÉ de la CLARTÉ de votre esprit de synthèse.
    Cordialement
    amar aloui.

    • Mohammed dit :

      Bonjour Amar,

      Merci pour ton feedback et ta proposition.

      Nous partons de nos expériences en tant que chefs de projet pour rédiger ces contenus et livrer de la valeur, mais nous n’hésitons pas à nous appuyer et citer des sources de référence (études ou autres) quand c’est pertinent.

  • Bonjour Mr
    Merci beaucoup pour cet article, c’est vraiment riche.
    merci pour ce partage.

  • AUGUSTIN dit :

    bonjour mohamed,
    MERCI VRAIMENT DE CETTE UNITIATIVE TRES HONORIFIQUE DE NOUS PARTAGER L’EXPERIENCE EN RAPPORT AVEC LA GESTION EFFICE DU PROJET

    • Med.Amellah dit :

      Bonjour Augustin,
      Merci pour ton retour et tes encouragements. De mon côté, ça me fait plaisir de partager le fruit de ma petite expérience avec les intéressés de la gestion de projet.
      Salutations

      • BOnjour Mohammed,
        Je vous remercie pour tout vos partage
        Bon courage et bonne continuation
        Amar

        • Mohammed dit :

          Avec plaisir Amar et merci pour tes encouragements

  • Mamadou malal kante dit :

    Merci beaucoup mouhamed
    Articles trés enrichissants qui permettent de se bonifier. Je souhaitera avoir un article portant sur la conception,la mise en oeuvre d’un systeme de suivi evalaution Merci pour tout

    • Med.Amellah dit :

      Bonjour Mamadou,
      Merci pour ton commentaire. Pour le pilotage et le suivi de projet, nous reviendrons dans les prochaines semaines avec un article détaillé. Reste fidèle a notre blog

      Salutations

  • Bonjour monsieur
    J’avoue que j’ai été impressionné par La qualité de La rédaction. Puis-je être un élève ou ÉTUDIANT de vous afin de me perfectionner davantage dans le monde de développement. Par ailleurs, j’aimerai connaître les aspects liés au processus de montage d’un projet, le suivi et l’évaluation des projets et programmes. Merci merci

    • Mohammed dit :

      Bonjour Sissoko,

      Ça nous fait plaisir.

      Je publierai prochainement une formation en ligne. Je te tiendrai au courant.

      A bientôt

  • article très formatif. Nos attentes s’apaisent progressivement;

    • Med.Amellah dit :

      Bonjour Adrian,
      Merci beaucoup pour ton commentaire.
      Ça nous fait plaisir d’apprendre que nos articles répondent aux attentes de notre communauté de gestion de projets.

      Merci

  • Merci pour cette partie concernant l’elaboration de la charte de projet

    • Med.Amellah dit :

      Bonjour Raphael,
      Merci beaucoup pour ton commentaire. Vos encouragements nous motivent à partager plus d’articles sur la gestion des projets.
      Rester fidèle a notre blogue

      Merci

  • Un grand Bonjour pour vous afin de vous remercier pour l’effort consacré sur ce partage d’informations assez intéressant.
    Bonne continuation

    • Jalila Manal dit :

      Bonjour et merci à vous Karima.

  • Ag Biga Alhassane dit :

    Bonjour Mohamed
    Très content de ta brillante expérience dans les projets. Merci également pour le partage. Je ferais bon usage inchaalla. Je voudrai être édifié prochainement par rapport aux indicateurs de performance du projet. J’ai participé à des grands ateliers dans ce sens mais j’avoue que ton exposé succincte est beaucoup plus riche et compréhensible que ce que j’ai vu. Une fois de plus merci .Je resterai ton élève .A très bientôt.

    • Mohammed dit :

      Bonjour Alhassane,

      Merci pour tes encouragements 🙂

      Nous publierons prochainement un article sur les indicateurs de performances.

      A bientôt

  • Niamakan Keita dit :

    Merci beaucoup vraiment

  • Un article intéressant qui contient d’autres articles intéressants

    Merci Mohammed

    • Mohammed dit :

      Bonjour Schmitt,

      Merci pour ton commentaire. Effectivement pour chaque point qui mérite d’être approfondi, nous renvoyant vers l’article dédié à ce point.

  • Coulibaly dit :

    Je mohammed,
    merci pour le partage de d’expérience. personnellement j’apprends beaucoup de vous dans le domaine de la gestion des projets. ce pendant, dans ce domaine de gestion des projets, je suis beaucoup attiré par le suivi évaluation. est ce que vous pourriez m’aidez dans ce sens?

    • Mohammed dit :

      Bonjour Coulibaly,

      Merci pour ton retour.

      Le suivi est une des phases du cycle de vie de projet. Nous allons publier prochainement de nouveaux articles sur cette phase.

      A bientôt

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