Les 10 composantes clés de la charte de projet (modèle avec exemple)

La charte de projet, indispensable au management de projet, assure l'engagement du sponsor et la clarification des exigences.

Selon les organisations, elle peut aussi être nommée note de cadrage, lettre de mission, note de synthèse ou note de lancement du projet.

Dans cet article, je vous propose de découvrir les composantes clés de ce document  ainsi que des astuces pour la rédaction, exemple à l'appui.

Qu'est-ce qu'une charte de projet ?

La charte de projet, également appelée note de cadrage ou note de synthèse, est un document clé.

Elle officialise l’initiative en décrivant précisément les objectifs à atteindre et les livrables attendus.

Elle donne également au chef de projet l’autorité nécessaire pour mobiliser les ressources de l’organisation, garantissant ainsi le bon déroulement des a.ctivités

C'est aussi l’élément déclencheur du cycle de vie d’un projet. Elle arrive après là le business case (étude d’opportunité) et elle est suivie par la phase de planification.

Qui rédige la charte de projet ?

La charte de projet est le document émis par le commanditaire ou sponsor du projet, qui confirme formellement l’existence du projet. 

En tant que chef de projet, vous devriez insister pour que la note de cadrage soit préparée et approuvée avant que vous ne vous engagiez vous ou quelqu’un d’autre sur les activités.

Dans certains cas, le chef de projet peut être amené à la rédiger lui-même, mais ce sont le commanditaire et certaines parties prenantes qui l’approuve et la valident.

Pourquoi faire une charte de projet ?

Le but ultime de la note de cadrage est de confirmer le lancement d'un projet et le faire approuver.

C'est un document de référence pour chaque phase, qui sert à définir clairement les attentes, les réponses et le rôle et responsabilités du chef de projet.

Il sert à faire des arbitrages au sein de l'équipe, qu'elle travaille à distance ou en présentiel, à valider les enjeux, l’opportunité à saisir ou le problème à traiter, les bénéfices, le contenu et les livrables du projet.

Cela implique également d'anticiper les impacts potentiels que pourrait générer le projet, afin de mieux adapter les ressources et stratégies aux besoins identifiés.

Voici un schéma qui vous rappelle les phases du cycle de vie d’un projet.

La phase de contrôle et de suivi n’est pas représentée dans le schéma, mais s’effectue en parallèle de la réalisation.

Les 10 éléments clés de la charte

La note de cadrage permet aux parties prenantes de comprendre les principaux livrables, les jalons, ainsi que les rôles et les responsabilités de chaque personne impliquée.

La rédaction d'une charte nécessite une approche organisée et structurée.

Voici les principales étapes à suivre :

1.  Présenter la raison d'être du projet

La première étape pour rédiger un projet est de présenter la raison d'être et les motivations de ce dernier.

Il est question de savoir la raison et la situation initiale qui nous ont amené à ce projet. 

Cette synthèse doit contenir toutes les informations dont ont besoin les principales parties prenantes pour donner leur approbation.

La présentation sommaire du projet devrait aussi comprendre des informations générales, notamment :

• La raison d’être du projet (ex. le problème opérationnel à traiter, l’opportunité business ou l’exigence légale et règlementaire)
• Les principales parties prenantes qui seront impactées.

2. Définir les objectifs et KPIs

La deuxième étape de rédaction de la charte est la définition des objectifs du projet et les critères de mesure de succès afin de confirmer l’atteinte des objectifs et résultats souhaités.

Il convient de rappeler que les objectifs sont des énoncés précis et concrets.

Ces objectifs seront pilotés par des critères de mesure pour confirmer la satisfaction des attentes.

Enfin, les résultats opérationnels sont les résultats qu’on prévoit d’obtenir à la fin du projet.

3.  Définir le périmètre / Hors périmètre du projet 

Définissez clairement le contenu du périmètre.

Pour ce faire, donnez une description générale des inclusions et exclusions du projet (qu’est ce qui est dans le périmètre et qu’est ce qui ne l’est pas).

Détaillez les caractéristiques du produit ou du service à offrir ou le résultat à atteindre.

4.  Décrire les hypothèses et contraintes

Il est important ici d'exposer toutes les hypothèses sur lesquelles se fonde la phase de conception (Build = organisation et planification).

Ces hypothèses peuvent englober divers domaines tels que l'environnement de travail, la disponibilité des ressources, la technologie utilisée ou les facteurs politiques. 

Parallèlement, une définition claire des contraintes, qu'elles soient liées au temps, au budget, aux ressources humaines ou aux spécifications techniques, doit être réalisée.

Une analyse SWOT, permettant d'identifier les forces, faiblesses, opportunités et menaces du projet, peut s'avérer très utile pour cette étape.

Ces contraintes seront les garde-fous tout au long du projet et guideront la planification et la mise en œuvre.

En identifiant les limites du projet, cela garantit une mise en œuvre réaliste et gérable. Ce travail d'anticipation facilitera la préparation de stratégies efficaces pour surmonter les éventuels obstacles.

Il est également crucial d'inclure les objectifs financiers dans la charte, afin d'assurer que toute l'équipe partage une vision commune. 

5.  Déterminer les jalons

On ne parle pas de dates précises à ce stade, mais des principaux jalons et deadlines à définir

Notamment, les différentes phases ainsi que les points de vérification et les portes d’approbation.

Vous pouvez également indiquer les contraintes en termes de délais qui doivent être prises en compte plus tard en phase de planification.

Je cite à titres d’exemples :

• Un gel des activités de la fin d’année
• Un produit qui doit être lancé à une certaine date (Time To Market)
• Une disposition réglementaire ou légale exigeant imposant une mise en conformité avant une date fixe.

Ces dates ne bougeront pas, il est donc nécessaire de les mentionner pour les prendre en compte.

Vous pouvez bien évidemment préciser dans votre charte de projet, que cet échéancier sera surement sujet à des modifications ultérieures.

6.  Définir les livrables

Définissez les principaux produits, services ou résultats qui doivent être fournis en vue de réaliser le bénéfice attendu.

Attention : N’oubliez pas d’inclure les produits livrables internes qui sont requis pour la gestion et la coordination.

Il faudrait préciser aussi les critères d’évaluation de la réussite et de la qualité des livrables, ainsi que le processus et les acteurs d’approbation de chaque livrable.

7.  Présenter le budget global

Présentez le budget global approuvé, en incluant une estimation détaillée des coûts nécessaires pour les ressources humaines, matérielles et financières.

Assurez-vous de prendre en compte les dépenses d’investissement (CAPEX) ainsi que les coûts opérationnels (OPEX) pour garantir une vue d’ensemble complète des besoins financiers du projet.

L’étude d’opportunité ou de rentabilité relative au projet devrait comprendre les estimations des coûts pouvant servir de fondement à cette section de la charte.

Les chiffrages détaillés seront quant à eux effectués en phase de planification.

Il faudrait indiquer les différentes sources de financement qui seront utilisées pour supporter le projet.

Le sponsor et le gestionnaire de projet devraient comprendre clairement d’où proviendra le financement et quand les fonds vont être débloqués.

8.  Présenter l'échéancier

Cet élément clé de la charte de projet offre une vision macro en définissant les principaux jalons et les dates associées.

Il permet de planifier et de visualiser les différentes phases ainsi que les chantiers ou les jalons prévus à chaque étape. 

L'échéancier met en évidence les délais clés, les dates d'achèvement attendues et les interdépendances entre les différentes activités.

Il facilite la coordination des équipes et la gestion des ressources en identifiant les moments clés du projet et en permettant une meilleure gestion des délais. 

Cet échéancier global permet de suivre l’avancement global et de vérifier que chaque étape est accomplie dans les délais prévus.

9.  Présenter les risques

La charte de projet serait incomplète sans présenter une évaluation initiale des risques, notamment les risques stratégiques qui ont été identifiés en amont.

Pour chaque risque identifié, évaluer son niveau d’impact et sa probabilité de survenance (exemple : faible, moyen ou élevé).

Par la suite, déterminer la stratégie appropriée à entreprendre pour maîtriser chaque risque identifié, et désigner la personne ou l’équipe chargée de traiter le risque, le cas échéant.

Mais c’est quoi au juste une stratégie de traitement des risques ?

En effet, le management des risques consiste à identifier, évaluer et puis traiter les risques.

Le traitement des risques consiste à fournir une réponse appropriée pour chaque risque.

Il existe 4 stratégies de réponse aux risques possibles :

• Éliminer le risque. Cette option consiste à éliminer complètement la probabilité ou l’impact du risque 
• Atténuer le risque. Mettre en place un plan d’action pour réduire la probabilité ou l’impact du risque 
• Transférer le risque. Transférer la responsabilité du risque à l’extérieur du projet (exemple, souscription d’une assurance)
• Accepter le risque. Se contenter de surveiller le risque et ne pas appliquer les stratégies susmentionnées.

10.  Décrire la gouvernance du projet

Décrivez la façon avec laquelle le projet sera géré et définir les instances de gouvernance qui vont être impliquées dans le processus d’approbation de la charte.

Autrement dit, expliquer le processus décisionnel et indiquer qui prend quelle décision.

Par la même occasion, si ce n’est pas fait au début du document, il est possible d’exposer dans cette section "qui est assigné comme chef de projet", et "quel est le niveau d’autorité dont il dispose".

Ceci pourrait inclure :

• Est ce qu’il pourrait engager des dépenses ? Jusqu’à quelle limite
• Est ce qu’il a la capacité d’assembler une équipe ?

Attention : les exigences, le contenu, les échéanciers et les risque ne sont traités dans la charte qu’a très haut niveau. L’ensemble de ces aspects sera détaillé dans la phase suivante. 

La charte de projet n’est qu’une représentation synthétique des éléments identifiés à ce stade.

Les différences à connaitre

Il est courant de confondre charte de projet, cahier des charges, business case ou encore plan de projet.

Pourtant, chacun répond à un besoin distinct dans la phase de cadrage et de planification.

Voici un tableau pour clarifier leurs usages et contenus respectifs.

Quelles erreurs éviter dans la rédaction de la charte ?

Découvrez dans cette vidéo les erreurs courantes que tout chef de projet doit éviter dans la rédaction de la note de cadrage :

Modèle avec exemple

Ce modèle de charte de projet gratuit en format Word est personnalisable selon le type de projet.

Comment collecter les informations ?

L’initiateur du projet, le maître d’ouvrage ou le sponsor s’appuie sur plusieurs sources d'informations pour bien réaliser la charte.

Ci-après une liste des sources les plus recommandés :

Entretiens individuels

• Entretien directif (Interroger les utilisateurs en orientant leurs discours autour de différents thèmes définis au préalable)
• Entretien semi-directif.

Réunions de réflexion collective

• Brainstorming
• Ateliers de travail ou workshop
• Groupe de discussion ou focus group.

Si vous êtes intéressés par plus de détails concernant la meilleure manière de conduire ces différents outils, n’hésitez pas à me le faire savoir et nous reviendrons plus tard avec des articles détaillés sur ces outils et techniques.

Conclusion

En somme, la charte de projet est le contrat de nomination du chef de projet par le sponsor qui est le donneur d’ordre (ou le commanditaire).

Pour réussir sa rédaction, il faut bien présenter les informations clés et au résultat souhaité de manière pertinente, dans le but de mettre toutes ses chances de son côté pour obtenir l'approbation des parties prenantes.

Notez que la charte est réalisée juste après le business case (étude d’opportunité) lors de la phase d'initialisation.

Attention : Il est fort recommandé au chef de projet et au sponsor de considérer toutes les modifications ultérieures comme des avenants à la charte initiale (contrat initial).

N'hésitez pas à partager votre retour d’expérience, commentaires ou questions.