Réaliser la charte de projet : Les 7 composantes à connaître avec modèle à adapter

Les résultats de nombreuses recherches et études provenant de plusieurs champs admettent à l’unanimité que l’implication du sponsor et l’énoncé clair des exigences sont les deux premiers facteurs clés de succès des projets.

Ces deux composantes sont difficilement satisfaites sans une charte de projet en bonne et due forme.

Alors, comment réaliser la charte de projet ?

La charte de projet est appelée aussi dans certaines organisations note de cadrage, lettre de mission, note de synthèse ou encore note de lancement du projet.

Dans cet article, je vous propose de découvrir la raison d’être d’une charte de projet, ses composantes indispensables, comment réaliser la charte de projet.

Et pour clôturer l’article je vais vous proposer une check-list de contrôle pour s’assurer de la pertinence et de la cohérence d’ensemble de la charte de projet.

Sans trop tarder, je vous invite à découvrir les fondamentaux de la charte de projet.

Bonne lecture !

C’est quoi une charte de projet?

La charte de projet est le document émis par le commanditaire ou sponsor du projet, qui confirme formellement l’existence du projet. Par la même occasion, elle confère au gestionnaire du projet l’autorité d’utiliser des ressources organisationnelles pour mener à bien les activités du projet.

La charte de projet documente les informations de haut niveau concernant le projet mais aussi le produit, le service ou le résultat que le projet doit satisfaire.

En tant que chef de projet, vous devriez insister pour que la charte de projet soit préparée et approuvée avant que vous ne vous engagiez vous ou quelqu’un d’autre sur les activités du projet.

Dans certains cas, le chef de projet peut être amené à rédiger lui même la charte de projet, mais ce sont le commanditaire et certaines parties prenantes du projet qui l’approuve et la valide.

A quoi sert une charte de projet ?

La charte de projet est l’élément déclencheur du cycle de vie d’un projet. Elle arrive après là le business case (étude d’opportunité) et elle est suivie par la phase de planification du projet.

Découvrez plus d’information sur le business case et la planification du projet.

Voici un schéma qui vous rappelle les phases du cycle de vie d’un projet. (La phase de contrôle et de suivi n’est pas représentée dans le schéma mais s’effectue en parallèle de la réalisation)

Pour plus d’info, je vous invite à consulter le cycle de vie de projet par la pratique

La charte de projet est d’une importance capitale et son utilité est illustrée par les points suivants :

• La charte de projet est le contrat de nomination du chef de projet par le sponsor qui est le donneur d’ordre (ou le commanditaire). Elle définit clairement les attentes, les réponses et les pouvoirs et autorités du chef de projet.
  
  
•  La charte de projet est aussi le document de référence pour :
  • valider les enjeux, l’opportunité à saisir ou le problème à traiter, les bénéfices, le contenu, et les livrables du projet.
  • chaque étape du projet et pour aussi faire des arbitrages au sein de l’équipe, le cas échéant.

Attention: Il est fort recommandé au chef de projet et au sponsor de considérer toutes les modifications ultérieures comme des avenants à la charte de projet initiale (contrat initial).

Comment réaliser la charte de projet : les 7 composantes indispensables

Alors comment réaliser la charte de projet qui va garantir le succès de votre projet ?

A haut niveau, la charte de projet permet aux parties prenantes de comprendre les principaux livrables, les jalons, ainsi que les rôles et les responsabilités de chaque personne impliquée dans le projet.

Attention : les exigences, le contenu, les échéanciers et les risque ne sont traités dans la charte qu’a très haut niveau. L’ensemble de ces aspects sera détaillé dans la phase ultérieure du projet. La charte n’est qu’une représentation synthétique des éléments identifiés à ce stade du projet.

Ainsi, la charte de projet doit être structurée autour des 7 axes indispensable ci-après :

1.  Présentation du projet

Définir les objectifs du projet et les critères de mesure de succès afin de confirmer l’atteinte des objectifs et résultats souhaités.

Cette synthèse doit contenir tous les renseignements dont ont besoin les principales parties prenantes pour approuver le projet.

La présentation sommaire du projet devrait aussi comprendre des informations générales sur le projet, notamment :

• La raison d’être du projet (ex. le problème opérationnel à traiter, l’opportunité business ou l’exigence légale et règlementaire)
• Les principales parties prenantes qui seront impactées par le projet.

Il convient de rappeler que les objectifs du projet sont des énoncés précis et concrets.

Ces objectifs seront pilotés par des critères de mesure pour confirmer la satisfaction des attentes.

Enfin, les résultats opérationnels sont les résultats qu’on prévoit d’obtenir à la fin du projet.

2.  Périmètre du projet

Donner une description générale des inclusions et exclusions du projet (qu’est ce qui est dans le périmètre et qu’est ce qui ne l’est pas)

Vous pouvez également détailler les caractéristiques du produit ou du service à offrir ou le résultat à atteindre dans le cadre du projet.

Pour plus de détail, veuillez-vous référer à l’article qui traite le management du contenu et le périmètre d’un projet.

3.  Jalons

Il ne s’agit pas de donner des dates précises, mais d’indiquer les principaux jalons et deadlines du projet. Notamment, les phases et étapes du projet, ainsi que les points de vérification et les portes d’approbation.

Vous pouvez également indiquer les contraintes en termes de délais qui doivent êtres prises en compte plus tard en phase de planification. Je cite à titres d’exemples :

• Un gel des activités de la fin d’année
• Un produit qui doit être lancé à une certaine date (Time To Market)
• Une disposition réglementaire ou légale exigeant imposant une mise en conformité avant une date fixe.

Ces dates ne bougeront pas, il est donc nécessaire de les mentionner pour les prendre en compte.

Vous pouvez bien évidemment préciser dans votre charte de projet, que cet échéancier sera surement sujet à des modifications ultérieures.

4.  Livrables

Définir les principaux produits, services ou résultats qui doivent être fournis dans le cadre du projet en vue de réaliser le bénéfice attendu.

Attention : N’oublier pas d’inclure les produits livrables internes du projet qui sont requis pour le management de projet.

Il faudrait préciser aussi les critères d’évaluation de la réussite et de la qualité des livrables, ainsi que le processus et les acteurs d’approbation de chaque livrable.

5.  Budget et source de financement

Présenter le budget global approuvé pour le projet et une estimation des coûts pour les différentes ressources (humaines, matérielles et financières) qui sont nécessaires pour la réalisation du projet.

L’étude d’opportunité ou de rentabilité relative au projet devrait comprendre les estimations des coûts pouvant servir de fondement à cette section de la charte de projet.

Les chiffrages détaillés seront quant à eux effectués en phase de planification.

En savoir davantage sur les techniques d’estimation des coûts et de chiffrage

Il faudrait indiquer les différentes sources de financement qui seront utilisées pour supporter le projet.

Le sponsor de projet et le gestionnaire de projet devraient comprendre clairement d’où proviendra le financement et quand les fonds vont être débloqués.

6.  Risques

Présenter une évaluation initiale des risques, notamment les risques stratégiques qui ont été identifiés au début du projet.

Pour chaque risque identifié, évaluer son niveau d’impact et sa probabilité de survenance (exemple : faible, moyen ou élevé).

Par la suite, déterminer la stratégie appropriée à entreprendre pour maîtriser chaque risque identifié, et désigner la personne ou l’équipe chargée de traiter le risque, le cas échéant.

Mais c’est quoi au juste une stratégie de traitement des risques ?

En effet, le management des risques consiste à identifier, évaluer et puis traiter les risques. Le traitement des risques consiste à fournir une réponse appropriée pour chaque risque. Il existe quatre stratégies d’intervention possibles.

1. Éliminer le risque. Cette option consiste à éliminer complètement la probabilité ou l’impact du risque ;
2. Atténuer le risque. Mettre en place un plan d’action pour réduire la probabilité ou l’impact du risque ;
3. Transférer le risque. Transférer la responsabilité du risque à l’extérieur du projet (exemple, souscription d’une assurance) ;
4. Accepter le risque. Se contenter de surveiller le risque et ne pas appliquer les stratégies susmentionnées.

Vous pouvez consulter en détails les 4 stratégies de gestion des risques projet

Je vous recommande également de lire cet article sur la matrice des risques

7.  Gouvernance du projet et Chef de projet

Décrire la façon avec laquelle le projet sera géré et définir les instances de gouvernance qui vont être impliquées dans le processus d’approbation.

Autrement dit, expliquer le processus décisionnel et indiquer qui prend quelle décision.

Par la même occasion, si ce n’est pas fait au début du document, il est possible d’exposer dans cette section qui est assigné comme chef de projet, quel est le niveau d’autorité dont il dispose. Ceci pourrait inclure:

• Est ce qu’il pourrait engager des dépenses ? Jusqu’à quelle limite
• Est ce qu’il a la capacité d’assembler une équipe ?

Pour ce derniers point, je vous invite à consulter le management des ressources humaines d’un projet

Après avoir saisi comment réaliser la charte de projet, je vous propose ci-après les différents outils auxquels vous pouvez faire appel pour réaliser la charte de projet, document vital pour le management de projet.

Mais avant cela, voici comme promis un template de charte de projet.

Modèle de charte de projet

Afin de vous faciliter la tâche, nous vous proposons ce modèle de charte de projet que vous pouvez adapter au contexte de vos projets.

Techniques et outils pour réaliser la charte de projet

L’initiateur du projet, le maître d’ouvrage ou le sponsor s’appuie sur plusieurs outils pour bien réaliser la charte de projet. Ci-après une liste des outils les plus recommandés pour réussir sa charte de projet.

Entretiens individuels

• Entretien directif
  (Interroger les utilisateurs en orientant leurs discours autour de différents thèmes définis au préalable)
• Entretien semi-directif.

Réunions de réflexion collective

• Brainstorming;
• Ateliers de travail ou workshop;
• Groupe de discussion ou focus group.

Si vous êtes intéressés par plus de détails concernant la meilleure manière de conduire ces différents outils, n’hésitez pas à me le faire savoir et nous reviendrons plus tard avec des articles détaillés sur ces outils et techniques.

Auto-vérification et contrôle d’une charte de projet

Que vous soyez l’éditeur ou destinataire de la charte de projet, je vous propose ci-après une check-list de contrôle et de vérification.

Cette check-list vous aidera à examiner la complétude et la cohérence de la charte de projet.

En effet, après avoir renseigné ou reçu la charte de projet, je vous recommande d’utiliser cette liste de contrôle pour vous assurez que la charte comprend tous les renseignements nécessaires.

1. La synthèse présente clairement une cohérence entre la description du projet, le budget approuvé et la structure des macros-activités.
2. Des objectifs précis et mesurables ont été établis pour que les résultats du projet soient évalués.
3. Le périmètre du projet est énoncé clairement, ce qui permet au lecteur de comprendre facilement les inclusions et les exclusions du projet.
4. Les livrables sont répartis sur tout le cycle de vie du projet et des points de décisions sont prévues aussi.
5. L’estimation des coûts et source de financement sont documentées.
6. Les risques stratégiques sont identifiés et évalués.
7. Le processus de gouvernance est défini et les instances ou comités concernés sont désignés.
8. Le rapport d’autorité entre les membres de l’équipe est documenté de façon claire.
9. Les parties prenantes sont identifiées et les rôles et responsabilités sont définis et attribués à des personnes ou à des comités.

A la fin de lecture de cet article, je vous propose trois questions de vérification des acquis :

• C’est quoi une charte de projet ?
• Pourquoi mettre en place une charte de projet ? et quand ? Dans quelles phases du cycle de vie du projet ?
• Quelles sont les 7 composantes indispensables de la charte de projet ?

Avez-vous réussi la vérification de vos acquis ?

Génial !

Néanmoins, si vous avez des questions, des doutes ou un retour d’expérience à partager n’hésitez pas à nous le faire savoir.

A vous ….