Les 5 phases de gestion de projet par la pratique : Etude de cas

Matrice de compétences

Que vous soyez un professionnel de gestion de projet à la recherche de mise à jour des concepts de management de projets, un étudiant à la recherche d’information concises pour affiner vos connaissances et/ou choix de carrières ou tout simplement ayant une curiosité intellectuelle de comprendre l’intérêt de la gestion de projet dans les organisations.

Cet article est fait pour vous !

A travers cet article, je vous invite à découvrir les fondamentaux de gestion de projet, des différents acteurs impliqués et les 5 phases de gestion de projet.

Enfin, pour clôturer l’article je vous propose une étude de cas pratique.

Pour commencer c’est quoi déjà un projet? 

Dans le monde actuel des affaires, les dirigeants doivent s’adapter pour gérer leurs activités avec des budgets plus serrés, des délais plus courts, des ressources limitées et dans des environnements technologiques et sociaux en mouvement perpétuel.

A cet effet, le management de projet est l’un des leviers d’action adopté par les organisations pour la création et la pérennisation de la valeur.

Pour commencer, en quoi le management de projet est différent du management des opérations et des processus récurrents ?

Définition des opérations

La gestion des opérations est une fonction organisationnelle permanente qui exécute des activités continues et répétitives pour fournir des produits ou services.

Dans ce cadre les ressources sont assignées pour faire les mêmes tâches selon des procédures préétablies.

Définition d’un projet

Un projet est défini par deux principales caractéristiques. A savoir :

Un projet est une initiative limitée dans le temps entreprise dans le but de créer un produit, un service ou un résultat unique.

  1. 1
    Une initiative limitée dans le temps : La nature temporaire des projets implique que le projet a des dates de début et de fin déterminées.
  2. 2
    Un produit, service ou résultat unique. Un projet est entrepris afin d’atteindre un objectif par le biais de livrables.

Par ailleurs, il faudra noter que les projets induisent automatiquement des changements au sein des organisations.

Dans une perspective managériale, un projet a un but de passer l’organisation d’une situation actuelle à un état futur pour atteindre un objectif précis.

Les phases de gestion de projet

Du management de projet à celui du portefeuille  

La gestion de projet est une fondation solide permettant aux organisations d’atteindre leurs objectifs stratégiques.

Néanmoins, on ne peut pas s’arrêter à la définition du management des projets évoluant d’une manière autonome.

En effet, un projet peut être géré de trois façons différentes selon le contexte du projet et de l’organisation.

A savoir:

  • Comme un projet autonome;
  • dans le cadre d’un programme;
  • ou d’un portefeuille

Dans ces deux derniers cas, les chefs de projets interagissent avec des chefs de programme ou de directeur de portefeuille.

Comme si ce n’était pas déjà assez, avais-je vraiment besoin d’introduire des nouvelles notions de gestion de programme et portefeuille ?

La vérité, ça en vaut la chandelle !

Définition d’un Programme

Un programme désigne un groupe de projets, d’autres programmes et d’opérations regroupés dont le management est coordonné afin d’obtenir des bénéfices qui ne seraient pas possibles en les traitant séparément.

Attention: Les programmes ne sont pas des projets de grande envergure.

En savoir plus sur les programmes.

Portefeuille de projets

Les organisations peuvent choisir d’utiliser un portefeuille de projets afin de gérer efficacement plusieurs programmes et projets en cours.

Un portefeuille désigne des projets, des programmes, des portefeuilles secondaires et des opérations, gérés en tant que groupe, afin d’atteindre des objectifs stratégiques.

Programme vs Portefeuille

Par la suite, la figure ci-après illustre un exemple simplifié de la relation entre les portefeuilles, les programmes, les projets et les opérations.

Portefeuille projet

Apprenez davantage sur la gestion des portefeuilles projet.

Qu’est-ce qu’on risque si on ne met pas en place le management de projet ?  

Le management de projet est une application des connaissances, des compétences, d’outils et des techniques aux activités d’un projet afin de satisfaire les exigences et réaliser le bénéfice attendu.

La gestion de projet s’effectue en appliquant et en intégrant, de manière appropriée, les processus de management de projet identifiés pour le projet.

De plus, elle permet aux organisations d’exécuter des projets de manière efficiente.

Management de projet

Consultez cet article pour plus d'informations sur la définition de la gestion de projet.

Les 5 phases de la gestion de projet

Un projet est caractérisé par une durée de vie limitée. Durant ce cycle de vie, le projet passe par certaines étapes qu’on appelle communément le cycle de vie d’un projet.

Le nombre d’étapes ou états ainsi que leurs appellations peuvent varier d’une organisation à une autre et d’un référentiel à un autre et en fonction du domaine d’application aussi.

Je préconise le modèle ci-après en quatre phases, c’est le modèle le plus répandu.

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    Avant-projet ou initialisation : 
    La demande est clarifiée, les objectifs précisés et le projet globalement identifié en ce qui a trait aux objectifs et livrables.
  2. 2
    Préparation et planification : 
    Le contenu du projet est défini de façon plus précise, une planification détaillée est établie pour les délais, les budgets, les ressources humaines.
  3. 3
    Réalisation et exécution : 
    Le produit ou le service est effectivement réalisé suivant le plan prévu et en conformité avec les exigences du demandeur.
  4. 4
    Clôture du projet 
    Les livrables sont achevés et le produit ou le service est remis au client interne ou externe, le bilan de projet est effectué et sa clôture administrative effectuée.

En parallèle de toutes ces phases, le chef de projet procède de façon continue au contrôle et à la surveillance des travaux du projet.

Le cycle de vie du projet fournit un cadre de référence pour gérer le projet, quelle que soit sa nature.

Les phases peuvent être effectuées d’une façon séquentielle, itérative ou en parallèle.

Enfin, nous reviendrons prochainement en détail sur l’ensemble des étapes du cycle de vie d’un projet et de nombreux articles d’approfondissement seront bientôt disponibles sur notre blog.

Etude de cas   

Si vous souhaitez voir comment ces concepts et principes s’appliquent dans la vraie vie, vous êtes alors au bon endroit!

Ci-après, une étude de cas simplifiée d’un projet de construction pour illustrer les phases de la gestion de projet.

Autrefois, le DG d’ABC SA, opérant dans le domaine pharmaceutique ayant son siège social à Paris et des branches partout dans le monde, a vu prospérer ses activités et voulait mettre en place un nouveau plan de croissance.

Pour soutenir son plan de développement, l’entreprise aurait besoin de plus d’espace au niveau du siège pour promouvoir davantage la collaboration et aussi pour accueillir de nouveaux collaborateurs.

À cet effet, il appelle son comité de direction pour discuter de la problématique de manque d’espace à la fois collaborative ou des bureaux pour accueillir les nouvelles recrues.

1) Initialisation de projet

À la fin de la rencontre, le directeur logistique a été désigné responsable de cette initiative. Lors du prochain comité de direction, il présente une analyse d’opportunité.

L’étude d’opportunité inclut 3 options avec une analyse du coût/bénéfice des trois options avant de s’attarder plus sur l’option recommandée de construire une extension du siège social.

La recommandation a été appuyée par des études sommaires de faisabilité et de rentabilité.

Après discussion, la recommandation a été retenue et le directeur logistique (DL) a eu l’accord de lancer le projet.

Pour la gestion de ce projet, le DL en tant que sponsor et représentant principal du maître d’ouvrage a élaboré la charte de projet en désignant Kevin, chef de ce projet.

2) Planification de projet

Vu que ce genre de projet se déroule en deux grandes phases, en l’occurrence la conception et puis la construction. Kevin avec son équipe de projet, formée de techniciens et d’ingénieurs en génie civile, a adopté une planification par vagues.

Ainsi, la structure de découpage du projet (SDP ou WBS en anglais) pour la phase conception était bien détaillée, la granularité était plus fine et les durées des activités de cette phase étaient de l’ordre d’une journée.

Or, pour la phase de construction, la durée des macros-activités était de l’ordre d’un mois, en attendant de finaliser la phase amont pour pouvoir affiner davantage la planification de la deuxième phase.

Par la suite, l’équipe de projet travaillera avec l’équipe des achats pour le choix de l’architecte qui se chargera de confirmer la faisabilité du projet architectural, d’assister dans le processus des autorisations et dans la conception détaillée du bâtiment.

Mais qu’est-ce qui se passe sur ce projet ? Kevin, comment se fait-il que des mois se sont écoulés et rien n’est encore sorti de terre ?

Oui, la planification peut prendre beaucoup de temps et en tout cas il faut lui accorder le temps nécessaire pour maximiser les chances de réussite du projet.

Sachez aussi, que même quand on ne planifie pas assez ou pas du tout les projets, tout de même on planifie. Mais on planifie l‘échec dans ce cas de figure!

3) Maîtrise et surveillance de projet

Pour le pilotage de ce projet, le DL et Kevin se sont mis d’accord sur la mise en place de deux instances de gouvernance de ce projet. Cette proposition a été validée lors du kick off du projet.

Apprenez plus sur le kick off du projet

Ainsi, le comité de projet se réunit formellement à une fréquence hebdomadaire pour discuter l’avancement par rapport aux références de base du projet.

Et puis un comité de pilotage qui se réunit à une fréquence mensuelle ou à la demande si besoin.

Le comité de pilotage se charge de la validation des orientations du projet; de la vérification globale de la qualité du projet, la validation des résultats et la réception du projet; la réalisation, au besoin, des arbitrages nécessaires en cours de projet.

On reviendra plus tard dans un autre article détaillé sur le fonctionnement des instances de gouvernance et la communication dans les projets.

Restez à l’écoute de nos nouvelles!

4) Exécution du projet

Maintenant pour l’avant dernière phase du projet et la plus attendue par la plupart des parties prenantes. Il s’agit, bien entendu, de la phase de construction.

Cette phase est déclenchée par la préparation des dossiers de consultation des entreprises (DCE).

Pour ce faire, l’équipe de projet a fait recours à une assistance à maitrise d’ouvrage (AMOA), à savoir un bureau d’études spécialisé pour aider à la préparation du DCE et à l’assistance dans l’évaluation des offres des entreprises consultées.

15 mois après avoir choisi l’entreprise de construction XYZ, le nouveau bâtiment a été livré au maître d’ouvrage.

5) Clôture de projet

Enfin, l’équipe de projet a pris quelques mois pour approuver la documentation du projet et clôturer le projet.

Comme bilan, le projet a été livré conformément aux objectifs initiaux, dans le budget et avec un retard de 2 mois.

J’apprécie énormément votre temps et merci d’avoir pris le soin de lire cet article jusqu’au bout, j’espère que vous avez une meilleure visibilité sur les phases de gestion de projet.

N’hésitez pas à poser vos questions ou partager votre vécu sur le sujet!

La parole est à vous 🙂

Mohammed Amellah

A propos de l'auteur

Mohammed Amellah, +13 ans d’expérience en gestion de projet, certifié PMP®, IPMA® et Scrum Master, et je suis toujours en perpétuel apprentissage. J’ambitionne de faire bénéficier la communauté des intéressés par la gestion de projet de mon expérience et de mes connaissances.

Les autres articles du dossier

  • Dieudonné Darbigue Meungle dit :

    Je voudrais avoir d’avantage la connaissance dans le domaine et enseigner alors si vous m’aider a le faire…?

    • Mohammed dit :

      Avec plaisir Dieudonné.

      Je t’informerai prochainement du lancement de la formation en management de projet.

      A bientôt

  • Merci pour le partage, effectivement on doit savoir tout ça avant de voir comment concevoir un projet.

  • alain kateta bwanga bhiay dit :

    Impeccable et fantastique module . très apprécie.

    • Med.Amellah dit :

      Bonjour Alain,
      Merci pour votre commentaire. C’est un plaisir de satisfaire les attentes de nos lecteurs
      Salutations
      Mohammed

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