Les 6 phases de gestion de projet par la pratique : Etude de cas

Tout projet passe par un cycle de vie qui est composé de 6 phases de gestion de projet : l'avant projet, l'initialisation, la planification, l'exécution, le suivi et la clôture. 

À travers cet article, je vous invite à découvrir les fondamentaux de gestion de projet, les différents acteurs impliqués et les 6 phases d'un projet.

Enfin, pour clôturer l’article je vous propose une étude de cas pratique.

Qu'est ce que le cycle de vie d'un projet ?

Le cycle de vie du projet est composé des 6 étapes de gestion de projet, à savoir : l'avant projet, l'initialisation, la planification, l'exécution, le contrôle et la clôture.

Ces étapes concourent toutes à l'atteinte des objectifs fixés et résultats attendus du projet.

Les étapes peuvent être effectuées d’une façon séquentielle, itérative ou en parallèle.

Nous reviendrons prochainement en détail sur l’ensemble des différentes phases d'un projet.

Pourquoi faire la gestion de projet ?

La gestion de projet est un outil essentiel dans le monde des affaires d'aujourd'hui. 

Face à des ressources limitées, des budgets serrés et un environnement constamment en mouvement, elle permet aux organisations de structurer et de superviser leurs efforts pour créer et maintenir la valeur. 

Au cœur de la gestion de projet réside le but de transformer l'organisation d'un état actuel vers un état futur souhaité, facilitant ainsi l'adaptation et l'évolution. 

En somme, la gestion de projet est un moyen stratégique pour gérer les complexités organisationnelles et réussir dans un environnement d'affaires dynamique.

Les 6 phases d'un projet

Un projet est caractérisé par une durée de vie limitée.

Durant ce cycle de vie, le projet passe par certaines étapes qu’on appelle communément le cycle de vie d’un projet.

Le nombre de phases d'un projet est de 6 à savoir : l'avant projet, l'initialisation, la réalisation ou l'implémentation, le contrôle et suivi, et la clôture.

Ces étapes sont aussi appelées "états" ou "phases". Cette appellation peur varier d’une organisation à une autre et d’un référentiel à un autre et en fonction du domaine d’application aussi.

Voyons de plus près les étapes pour mettre en place un projet :

1. L'avant-projet : Souvent cette étape n'est pas considérée en tant que telle. Son objectif est la collecte des informations qui vont justifier le GO/NOGO du projet
2. Initialisation : Cette phase marque le début du projet et son objectif est de définir le projet dans ses grandes lignes. Elle prend comme input généralement le business case et se termine par une charte de projet
3. Planification : Cette phase est la clé d'une gestion de projet réussie et se concentre sur l'élaboration d'une feuille de route que tout le monde suivra. Elle commence généralement par la fixation d'objectifs et du périmètre du projet et se termine par l'élaboration d'un plan de projet.
4. Exécution : Après avoir démarré et planifié le projet, il convient de mettre en place un plan d’exécution adapté aux enjeux du projet. Ce plan de réalisation doit clairement représenter l’énoncé du projet ainsi que ses modalités d’exécution.
   Au terme de cette phase, des livrables sont soumis aux participants ainsi qu’aux parties prenantes.
5. Contrôle et suivi : C'est une phase parallèle à la phase exécution, où l'on mesure la progression et les performances du projet, tout en s'assurant de la conformité avec le plan de gestion du projet.
   Des indicateurs clés de performance (KPI) sont déterminés et utilisés pour suivre le projet et s'assurer de sa bonne direction.
6. Clôture : L'achèvement des livrables est certes une partie importante pour un projet réussi.
   Cependant, il ne faut pas négliger la phase de clôture qui comprend des activités que : l'élaboration du bilan du projet, l’évaluation du projet, la compilation des leçons apprises, la réunion post mortem, et la clôture des comptes et contrats.

L'image ci-après vous montre les livrables par étape de gestion de projet :

Etude de cas

Si vous souhaitez voir comment ces concepts et principes s’appliquent dans la vraie vie, vous êtes alors au bon endroit.

Ci-après, une étude de cas simplifiée d’un projet de construction pour illustrer les phases d'un projet.

Autrefois, le DG d’ABC SA, opérant dans le domaine pharmaceutique ayant son siège social à Paris et des branches partout dans le monde, a vu prospérer ses activités et voulait mettre en place un nouveau plan de croissance.

Pour soutenir son plan de développement, l’entreprise aurait besoin de plus d’espace au niveau du siège pour promouvoir davantage la collaboration et aussi pour accueillir de nouveaux collaborateurs.

À cet effet, il appelle son comité de direction pour discuter de la problématique de manque d’espace à la fois collaborative ou des bureaux pour accueillir les nouvelles recrues.

1) Initialisation de projet

À la fin de la rencontre, le directeur logistique a été désigné responsable de cette initiative. Lors du prochain comité de direction, il présente une analyse d’opportunité.

L’étude d’opportunité inclut 3 options avec une analyse du coût/bénéfice des trois options avant de s’attarder plus sur l’option recommandée de construire une extension du siège social.

La recommandation a été appuyée par des études sommaires de faisabilité et de rentabilité.

Après discussion, la recommandation a été retenue et le directeur logistique (DL) a eu l’accord de lancer le projet.

Pour la gestion de ce projet, le DL en tant que sponsor et représentant principal du maître d’ouvrage a élaboré la charte de projet en désignant Kevin, chef de ce projet.

2) Planification de projet

Vu que ce genre de projet se déroule en deux grandes phases, en l’occurrence la conception et puis la construction. Kevin avec son équipe de projet, formée de techniciens et d’ingénieurs en génie civile, a adopté une planification par vagues.

Ainsi, la structure de découpage du projet (SDP ou WBS en anglais) pour la phase conception était bien détaillée, la granularité était plus fine et les durées des activités de cette phase étaient de l’ordre d’une journée.

Or, pour la phase de construction, la durée des macros-activités était de l’ordre d’un mois, en attendant de finaliser la phase amont pour pouvoir affiner davantage la planification de la deuxième phase.

Par la suite, l’équipe de projet travaillera avec l’équipe des achats pour le choix de l’architecte qui se chargera de confirmer la faisabilité du projet architectural, d’assister dans le processus des autorisations et dans la conception détaillée du bâtiment.

Mais qu’est-ce qui se passe sur ce projet ? Kevin, comment se fait-il que des mois se sont écoulés et rien n’est encore sorti de terre ?

Oui, la planification peut prendre beaucoup de temps et en tout cas il faut lui accorder le temps nécessaire pour maximiser les chances de réussite du projet.

Sachez aussi, que même quand on ne planifie pas assez ou pas du tout les projets, tout de même on planifie. Mais on planifie l‘échec dans ce cas de figure !

3) Exécution du projet

Parlant maintenant de la phase la plus importante et la plus attendue par la plupart des parties prenantes. Il s’agit, bien entendu, de la phase de construction.

Cette phase est déclenchée par la préparation des dossiers de consultation des entreprises (DCE).

Pour ce faire, l’équipe de projet a fait recours à une assistance à maitrise d’ouvrage (AMOA), à savoir un bureau d’études spécialisé pour aider à la préparation du DCE et à l’assistance dans l’évaluation des offres des entreprises consultées.

15 mois après avoir choisi l’entreprise de construction XYZ, le nouveau bâtiment a été livré au maître d’ouvrage.

4) Contrôle et suivi du projet

Pour le pilotage de ce projet, le DL et Kevin se sont mis d’accord sur la mise en place de deux instances de gouvernance de ce projet. Cette proposition a été validée lors du kick off du projet.

Ainsi, le comité de projet se réunit formellement à une fréquence hebdomadaire pour discuter l’avancement par rapport aux références de base du projet.

Et puis un comité de pilotage qui se réunit à une fréquence mensuelle ou à la demande si besoin.

Le comité de pilotage se charge de la validation des orientations du projet; de la vérification globale de la qualité du projet, la validation des résultats et la réception du projet; la réalisation, au besoin, des arbitrages nécessaires en cours de projet.

On reviendra plus tard dans un autre article détaillé sur le fonctionnement des instances de gouvernance et la communication dans les projets.

Restez à l’écoute de nos nouvelles !

5) Clôture de projet

Enfin, l’équipe de projet a pris quelques mois pour approuver la documentation du projet et clôturer le projet.

Comme bilan, le projet a été livré conformément aux objectifs initiaux, dans le budget et avec un retard de 2 mois.

J’apprécie énormément votre temps et merci d’avoir pris le soin de lire cet article jusqu’au bout, j’espère que vous avez une meilleure visibilité sur les phases d'un projet.

N’hésitez pas à poser vos questions ou partager votre vécu sur le sujet!

La parole est à vous 🙂