Lorsque l’on met en place de manière détaillée un budget de projet, on arrive rapidement aux concepts de CAPEX (Capital Expenditures) et d'OPEX (Operating Expenditures).
Pour le chef de projet, ce sont souvent deux lignes de budget différentes, associées à des dépenses différentes.
Mais qu'est-ce que cela veut-il dire exactement ?
Nous allons le voir plus en détail.
Capital Expenditures (CAPEX) : Dépenses d’investissement
Un synonyme de CAPEX est investissement.
Définition :
Les dépenses d'investissement sont des fonds utilisés par une organisation pour acquérir, améliorer ou entretenir des actifs physiques.
Il peut s'agir de bâtiments, d'équipements ou d'infrastructures.
Également des logiciels, dans certains cas.
Objectif :
Ces dépenses sont généralement destinées à générer des avantages à long terme.
Elles servent aussi à améliorer la capacité de production ou l'efficacité opérationnelle.
Des exemples :
- Achat de serveur, d’équipements informatiques ou d’infrastructure matérielle.
- Acquisition de licences pour des logiciels.
- Achats de bâtiments ou de véhicules.
- Achat de machines-outils.
- Développement d’une application interne pour automatiser certaines tâches.
Notez généralement que les coûts supplémentaires nécessaires pour rendre l’actif opérationnel, peuvent être inclus dans le CAPEX en question.
C'est le cas par exemple :
- Des frais de transport
- D'installation
- Et de mise en service
1) Le point de vue comptable
D’un point de vue financier, on considère le CAPEX comme des Immobilisations.
Cela signifie qu’elles sont amorties selon la durée légale d’utilisation de l’actif qui est inscrit au bilan.
Les CAPEX affectent à la fois le bilan et le compte de résultat de l'entreprise.
- Dans le bilan : les actifs acquis augmentent les actifs immobilisés, c’est-à-dire en d’autres termes la valeur de l’entreprise.
- Dans le compte de résultat : l'amortissement de ces actifs se traduit par une charge qui réduit le résultat net de l'exercice.
Les actifs acquis via les CAPEX sont ensuite amortis sur leur durée de vie utile.
L'amortissement répartit le coût de l'actif sur plusieurs années, montrant ainsi la diminution de sa valeur au fil du temps.
Notez que la notion d’amortissement ne devrait pas entrer en compte dans le suivi financier du projet.
Le chef de projet se contente d’accompagner les paiements associés à l’actif en question.
Modèle de suivi du budget projet
Suivez les écarts des coûts et délais de votre projet
2) Les seuils pour les dépenses d’investissement
La différentiation entre CAPEX et OPEX revient au département Finance.
En effet, le fait d’être considéré comme investissement ou dépense opérationnelle influe sur les résultats financiers de l’entreprise.
Par contre, cela n'a aucun impact sur le résultat financier du projet.
Nous allons donner à suivre quelques explications concernant les seuils en fonction des pays et des contextes, rappelant que cet arbitrage ne devrait pas être fait au niveau projet.
Le chef de projet se contente d’appliquer des règles définies par l’organisation.
Pays | Seuil minimum | Réglementation |
|---|---|---|
France | Les actifs dont le coût est inférieur à 500 euros hors taxes peuvent être considérés comme des charges. Les actifs au-dessus de ce seuil doivent être amortis selon les règles fiscales en vigueur. | Plan Comptable Général (PCG) |
Allemagne | Les actifs dont le coût est inférieur à 800 euros hors taxes peuvent être immédiatement déduits en tant que charges. Les actifs dont le coût est compris entre 250 et 800 euros peuvent être regroupés et amortis sur une période de 5 ans. Au-dessus de 800 euros, ils sont considérés comme actif. | Règles établies par le Handelsgesetzbuch (HGB) et les directives fiscales allemandes |
États-Unis | Il n'y a pas de seuil minimum fixe pour l'amortissement. Cependant, la Section 179 du code fiscal permet aux entreprises de déduire immédiatement le coût total de certains actifs éligibles, jusqu'à un certain plafond annuel (1 080 000 USD pour l'année 2022). | Directive de l'Internal Revenue Service (IRS) et le système MACRS (Modified Accelerated Cost Recovery System) pour l'amortissement des actifs. |
Dans les multinationales, cela peut devenir un sujet complexe.
En effet, les règles globales sont en général issues de la législation du pays de la maison mère.
Néanmoins, il faut également suivre la législation des filiales.
Il est donc souvent nécessaire de faire confirmer par les départements financiers globaux ET locaux quelles sont les règles à suivre au niveau projet.
Il est important d’inclure, dans la documentation du projet, une référence aux règles de l’organisation.
Operating Expenditures (OPEX) : Dépenses d’exploitation
Ce sont des dépenses courantes, ou des charges de maintenance liées au fonctionnement des actifs
Définition :
Les dépenses d'exploitation sont les coûts nécessaires pour maintenir les opérations quotidiennes d'une organisation.
Objectif :
Ces dépenses sont récurrentes et sont nécessaires pour le fonctionnement continu de l'entreprise.
Des exemples :
- Maintenance du matériel informatique et des licences logicielles.
- Coûts d’hébergement dans le cloud, tels que les coûts de stockage et de bande passante
- Coûts d’énergie ou de téléphonie
- La plupart des frais liés à la masse salariale
- Frais d’abonnement pour l’utilisation de logiciels en mode SaaS (Software as a Service)
- Formation
- Support et assistance technique pour résoudre les problèmes informatiques
- Location, leasing d’équipements, de bâtiments, de véhicules
Les charges (OPEX) sont comptabilisées sur l’année où le bien ou le service sont réalisés.
Pour les États-Unis, l'article 179 de l'IRC permet aux entreprises de déduire immédiatement les dépenses professionnelles liées aux actifs amortissables.
C'est le cas des équipements, des véhicules et des logiciels.
Cela permet aux entreprises de réduire leur impôt sur l'exercice en cours plutôt que de capitaliser un actif et de l'amortir au fil du temps au cours des exercices fiscaux futurs.
En renforçant ce qui a été dit auparavant : la classification des dépenses est une responsabilité du Département Finance.
C’est à lui de juger s’il est plus intéressant de déduire immédiatement des dépenses ou d’amortir certaines dépenses TOUT EN SUIVANT les règles fiscales de chaque pays.
Il existe, heureusement ou malheureusement, une zone où l’interprétation est possible.
Règlementations et normes concernant le CAPEX et l’OPEX
Il existe plusieurs lois et règles internationales qui régissent la distinction entre les dépenses d'exploitation (OPEX) et les dépenses d'investissement (CAPEX) :
Dépenses d'investissement (CAPEX) :
- Acquisition d'immobilisations corporelles : Achat de bâtiments, équipements, et autres actifs physiques utilisés dans la production ou la fourniture de biens et services (IAS 16).
- Développement de logiciels et d'actifs incorporels : Coûts liés à la création ou à l'acquisition de logiciels, brevets, licences, et autres actifs incorporels (IAS 38).
- Améliorations et rénovations : Coûts engagés pour améliorer ou prolonger la durée de vie des actifs existants, tels que les rénovations de bâtiments ou la mise à niveau d'équipements.
- Projets de construction : Coûts de construction de nouvelles installations ou infrastructures, y compris les coûts de main-d'œuvre, matériaux, et autres dépenses directement attribuables à la construction (IFRS 15).
Dépenses d'exploitation (OPEX) :
- Coûts de maintenance et de réparation : Dépenses courantes pour maintenir les actifs en état de fonctionnement, telles que les réparations mineures et l'entretien régulier.
- Frais généraux et administratifs : Coûts récurrents liés aux opérations quotidiennes, comme les salaires, loyers, services publics, et autres frais administratifs.
- Frais de formation et de développement : Coûts associés à la formation continue du personnel et au développement professionnel.
- Frais de marketing et de vente : Dépenses liées aux activités de marketing, publicité, et vente des produits ou services de l'entreprise.
1) Cas des pré projets
En particulier, il faut faire attention à la partie pré projet, pour laquelle il peut y avoir des interprétations.
Rappelons-le, ce n’est pas au chef de projet de décider. Il se doit par contre d’informer les éventuels doutes et les résoudre avec le département finance.
Les activités préprojet et les études peuvent être classifiées en OPEX ou CAPEX selon leur nature et leur finalité, conformément aux normes IFRS.
Voici comment ces activités peuvent être catégorisées :
Dépenses d'investissement (CAPEX) :
- Études de faisabilité : Si les études de faisabilité sont directement liées à l'acquisition ou à la construction d'un actif, elles peuvent être capitalisées comme partie intégrante du coût de l'actif. Par exemple, les études géotechniques pour la construction d'un bâtiment.
- Coûts de conception et de planification : Les dépenses engagées pour la conception et la planification d'un projet qui aboutira à la création d'un actif peuvent être capitalisées. Cela inclut les honoraires d'architectes, les plans d'ingénierie, et autres coûts similaires.
- Études de marché et de développement : Si ces études sont nécessaires pour le développement d'un nouveau produit ou service qui sera capitalisé, elles peuvent être considérées comme CAPEX.
Dépenses d'exploitation (OPEX) :
- Études exploratoires : Les études qui ne mènent pas directement à la création d'un actif ou qui sont réalisées pour évaluer des opportunités sans engagement ferme peuvent être considérées comme des dépenses d'exploitation.
- Coûts de recherche et développement : Selon IAS 38, les coûts de recherche doivent être comptabilisés en charges lorsqu'ils sont engagés, tandis que les coûts de développement peuvent être capitalisés sous certaines conditions.
- Études de marché courantes : Les études de marché réalisées pour des besoins opérationnels courants, sans lien direct avec la création d'un actif, sont généralement considérées comme des OPEX.
2) Cas de la mise en service
Un autre cas est celui de la mise en service.
Autant, une grande partie des coûts peut être attribué au CAPEX :
- Coûts directement attribuables : Les coûts de mise en service qui sont directement liés à la préparation d'un actif pour son utilisation prévue peuvent être capitalisés. Cela inclut les frais de test, d'installation, et de configuration nécessaires pour que l'actif soit opérationnel (IAS 16).
- Coûts de formation initiale : Si la formation est nécessaire pour que le personnel puisse utiliser l'actif nouvellement acquis ou développé, ces coûts peuvent être capitalisés.
- Coûts de transport et de manutention : Les frais engagés pour transporter et installer l'actif sur le site d'exploitation peuvent également être capitalisés.
Autant d’autres dépenses seront catégorisées comme OPEX :
- Coûts de maintenance courante : Les frais de maintenance et de réparation après la mise en service initiale ( = fix, bug) sont généralement considérés comme des dépenses d'exploitation.
- Coûts de formation continue : Les coûts de formation continue ou de mise à niveau du personnel après la mise en service initiale sont classés comme OPEX.
- Frais de fonctionnement : Les coûts récurrents liés au fonctionnement quotidien de l'actif, tels que les frais d'énergie, de consommables, et autres coûts opérationnels, sont considérés comme des OPEX.
3) Dépenses liées au Cloud
Le fait d’héberger des logiciels, voire de l’infrastructure dans le Cloud change la manière d’affecter certaines dépenses.
Les dépenses d'abonnement cloud peuvent être classifiées en OPEX ou CAPEX selon leur nature et leur utilisation, conformément aux normes IFRS (International Financial Reporting Standards) :
Dépenses d'exploitation (OPEX) :
- Abonnements récurrents : Les frais d'abonnement mensuels ou annuels pour l'utilisation de services cloud sont généralement considérés comme des dépenses d'exploitation. Ces coûts sont récurrents et nécessaires pour le fonctionnement quotidien de l'entreprise.
- Coûts de maintenance et de support : Les frais associés à la maintenance, au support technique et aux mises à jour régulières des services cloud sont également classés comme OPEX.
Dépenses d'investissement (CAPEX) :
- Frais initiaux de configuration : Les coûts initiaux engagés pour la configuration et la mise en place des services cloud peuvent être capitalisés si ces dépenses sont directement liées à la création d'un actif durable.
- Développement de solutions spécifiques : Si l'abonnement cloud inclut le développement de solutions spécifiques ou personnalisées qui apportent une valeur à long terme à l'entreprise, ces coûts peuvent être capitalisés.
En résumé, la plupart des dépenses d'abonnement cloud sont généralement classées comme OPEX en raison de leur nature récurrente et opérationnelle.
Cependant, certains coûts initiaux ou spécifiques liés à la mise en place et au développement de solutions peuvent être capitalisés en tant que CAPEX.
L’impact sur la gestion de projets
La conséquence directe de ce besoin de catégorisation sur un projet est qu’il pourra arriver qu’un chef de projet ait à gérer DEUX lignes de budget au lieu d’une seule.
En effet, dans le cas d’un projet considéré comme OPEX, toutes les dépenses seront considérées comme opérationnelles.
En revanche, dans le cas d’un projet défini comme CAPEX, nous aurons toujours certaines dépenses, qui pourront être catégorisées comme OPEX.
En conséquence, il faudra, dès le début, faire un planning financier des deux catégories, et ensuite répartir correctement les dépenses au fil des mois.
À suivre des exemples d’activités et leur catégorisation.
Activité | Seuil minimum | Réglementation |
|---|---|---|
Développement de prototypes | CAPEX | Les coûts de développement de prototypes peuvent être capitalisés si le prototype mène à un produit final. |
Installation de nouvelles infrastructures | CAPEX | Les infrastructures sont des investissements à long terme. |
Acquisition de licences logicielle | CAPEX | Les licences logicielles pour une utilisation à long terme peuvent être capitalisées et amorties. |
Études de faisabilité | OPEX | Les études de faisabilité sont des dépenses opérationnelles nécessaires pour évaluer la viabilité du projet. |
Gestion de projet | OPEX ou CAPEX | La gestion de projet dépend du projet associé : si le projet ajoute de la valeur, cela sera CAPEX, sinon OPEX |
Tests et validation | OPEX | Les coûts de tests et de validation sont des dépenses opérationnelles nécessaires pour assurer la qualité. |
Développement de logiciel et applications | CAPEX | Le développement est considéré comme une "construction", ajoutant de la valeur à l’entreprise |
Renouvellement d’équipement, mise à jour logicielle | OPEX | Ici, pas de valeur ajoutée, plutôt de la maintenance |
Formation | OPEX | La formation associée à un projet est considérée comme une dépense opérationnelle |
Mise en marche, tests | OPEX | Les activités de mise en marche, test élémentaires et intégrés sont des dépenses opérationnelles |
Au début du projet, il faut donc catégoriser correctement les dépenses, afin de les accompagner correctement ensuite.
Le point critique ici concerne bien souvent la valorisation financière des heures dépensées dans les projets :
- Lorsque vous travaillez avec des prestataires externes, pensez à leur demander de décrire brièvement les activités réalisées dans les factures. Cela vous permettra de les allouer correctement au CAPEX et OPEX si nécessaire.
- Pour le suivi des heures internes, il faudrait idéalement associer un attribut CAPEX/OPEX à chaque activité pour ensuite pouvoir consolider.
1) Impact du Cloud sur la classification des dépenses : CAPEX/OPEX
En plus d’un changement d’architecture, de questions concernant la sécurité, voire la souveraineté des données, le Cloud apporte un changement au niveau de la catégorisation des dépenses.
Autrefois, les dépenses en matériels et logiciel étaient en général considérées comme des investissements.
Les technologies SaaS, « Software as a Service » ou « logiciel en tant que service », et l’utilisation du cloud ont complexifié l’approche CAPEX et OPEX.
Par exemple, la migration d’un logiciel vers le Cloud peut sembler être en OPEX.
Néanmoins, cela peut inclure des coûts d’investissement initiaux qui sont enregistrés en tant que CAPEX.
Dans le cas d’un modèle de Cloud public, les coûts sont généralement considérés comme des OPEX.
Pour un modèle de Cloud privé ou hybride, les coûts peuvent être considérés comme des CAPEX ou des OPEX en fonction de la mise en place et de la gestion de l’infrastructure Cloud.
Ici attention à la subtilité du « généralement considérés et du « peuvent être considérés ».
Comme dit plus haut, la décision est du département finance.
2) Le développement logiciel
On considère habituellement qu’un développement de logiciel est une construction, qu’il apporte de la valeur à l’entreprise.
C’est donc du CAPEX.
Lorsque l’on travaille en mode Agile, il est parfois difficile de définir le périmètre exact de ce qui sera produit.
Il y aura des itérations, des tests.
Le département financier rencontrera parfois des difficultés à catégoriser correctement ces activités, et pourra parfois préférer mettre tout cela en OPEX.
Pour y voir plus clair, et donner quelques exemples, voici une liste de pays avec une description de leur approche concernant le développement logiciel.
Les seuils minimums pour considérer un projet de développement comme un investissement varient selon les pays :
- En France, le seuil est de 500 euros hors taxes
- Aux États-Unis, il n'y a pas de seuil minimum fixe, mais la Section 179 permet des déductions immédiates pour certains actifs éligibles
- En Allemagne, le seuil est de 800 euros hors taxes
- Au Brésil, le seuil est de 1 200 BRL (environ 200 euros)
Conclusion
La classification dépense d’investissement, dépense opérationnelle n’est pas un sujet essentiel pour gérer correctement un projet.
Néanmoins, comprendre les concepts permet au chef de projet de poser les bonnes questions au départ.
Il pourra par la suite structurer correctement son plan de charge de ressources humaines et financières.
