Le chiffrage de projet est le premier défi rencontré par le chef de projet lors de la réception d’une opportunité :
Il lui est demandé de présenter une offre financière au client qui soit compétitive et qui permettra un gain financier au projet.
En tant que chef de projet, il est crucial de trouver un équilibre entre le risque de surévaluation du budget, qui pourrait entraîner la perte de l'opportunité, et celui de sous-évaluation, qui pourrait mener à des pertes financières.
La question qui se pose est donc de savoir comment chiffrer un projet pour assurer une marge financière tout en restant compétitif ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.
Qu’est-ce que le chiffrage d’un projet ?
Le chiffrage de projet consiste à évaluer les charges de réalisation d'un projet.
Cela revient à :
- Calculer tous les coûts nécessaires à la production du projet, en prenant en compte aussi les risques projet éventuels (démissions, pénalités, etc.)
- Y ajouter le bénéfice financier de votre entité, dit « marge projet »
- En conclure un prix global de vente à proposer au client.
A noter que la catégorisation des dépenses CAPEX / OPEX permet de structurer le budget pour une prévision financière réussie.
Découvrez dans cette vidéo comment la distinction CapEx / OpEx aide à structurer un budget prévisionnel fiable :
Rappelons que :
- Les coûts projet sont tous les coûts nécessaires à la production, inclus les provisions de risques
- La marge projet est le gain financier de votre entité à l’issue de ce projet
- Le devis client est la somme des coûts + la marge projet
À noter que les coûts ne sont pas communiqués au client. Seul le devis de vente final est communiqué.
Modèle d'un budget prévisionnel de projet
Voici un modèle gratuit d'un budget prévisionnel sur excel que vous pouvez adapter à votre projet :
Télécharger ce modèle de chiffrage projet
Que faut-il prendre en compte pour chiffrer un projet ?
Comme nous venons de le voir, le chiffrage de projet revient à estimer les coûts de production à et proposer un prix de vente.
Le calcul des coûts doit tenir compte des charges de production directes et indirectes :
1) Le coût de production
Ce sont les coûts nécessaires au développement du produit. On y retrouve :
- Le coût des équipes : le salaire des consultants majoré par un coefficient de la société pour tenir compte des frais structuraux, à savoir le loyer, les métiers support, les machines, …
- Le coût des sous-traitants : ce sont les équipes externes qui contribuent au projet
2) Les frais de matériel et déplacements
Dépendamment de la nature de votre projet, vous pouvez avoir à vous déplacer chez le client.
Les fréquences et durées de ces déplacements sont à estimer et à prévoir dans le calcul des coûts projet.
Il en est de même pour le matériel si le cahier de charge client prévoit des licences ou matériel spécifiques.
3) Les provisions de risques
Votre chiffrage devra prévoir des provisions de risques. Celles-ci couvrent les imprévus projet, à savoir :
- Pénalités : En cas de retard de livraison, généralement le contrat client prévoit des pénalités de retard estimées à 3% du budget global de production. Vous devez les prendre en compte dans les coûts du projet
- Démissions : prévoir aussi les risques de départ et recouvrement des personnes clé
- Formations : les couts de formations des nouvelles recrues
Notez que ces provisions ne seront pas consommées si le risque ne se concrétise pas.
Découvrez ici comment calculer les coûts directs et indirects du projet.
Comment faire un chiffrage par type de projet ?
La méthode de chiffrage projet peut différer selon que le projet est en mode forfait ou régie.
1) Projet au forfait
Il s'agit de projets à budget fixe, payable en tranches prédéfinies.
Exemple :
- 20% au lancement
- 40% à la validation de la conception
- 30% à la validation de la recette
- 10% à la fin de la garantie
Le chiffrage dans ce cas dépend du plan de charge projet. Ce dernier doit prendre en compte les spécificités des différentes phases projet et le choix des profils.
L’implication des juniors et stagiaires est un levier important d’optimisation des coûts.
2) Projet en régie
Le projet en mode régie consiste à la mise à disposition d’ETP (Élément Temps Plein) moyennement un prix de vente quotidien qui dépend du niveau de séniorité.
Profil | Expert | Senior | Confirmé | Junior |
|---|---|---|---|---|
Coût moyen / jour | 550€ | 450€ | 300€ | 200€ |
Prix de vente / jour | 650€ | 500€ | 400€ | 300€ |
Le chiffrage de ce type de projet consiste à prendre en compte l’inflation.
En effet, le salaire et niveau des équipes évoluent dans le temps, donc le coût de votre projet.
Pour des contrats de 2-3 ans, vous devez envisager de faire évoluer le niveau de vos équipes et donc leur prix de vente, sinon vous serez obligé de "junioriser" votre équipe en libérant les plus anciens et en intégrant des nouveaux pour sauvegarder votre coût, et donc votre marge.
Le calcul de prix de vente par profil est assez complexe, mais disons que cela dépend de la rareté du profil dans le marché, la complexité de la technologie, le taux d’attrition, le coût des formations, pour ne citer que quelques facteurs.
Quelles erreurs à éviter ?
1) Ne pas valider votre proposition financière par le client
Avant de livrer votre proposition financière à votre client, il est recommandé de la valider avec le département adéquat de votre entreprise, généralement constitué de membres expérimentés qui vont challenger la solution et prix de vente proposés.
Cela se passe généralement en 2 étapes :
- Validation de l’opportunité : le comité approuve la demande et sa cohérence avec le savoir-faire de l’entreprise. À l’issue de la réunion, vous avez le Go pour développer votre proposition
- Validation de la proposition : le comité valide la solution détaillée, la proposition financière et la marge escomptée. Le comité vérifie que vous avez aussi pensé aux risques et que vous les avez pris en compte dans votre proposition
2) Sous-chiffrer ou sur chiffrer votre projet
L'une des erreurs potentielles dans la gestion du budget d'un projet est le "sous-chiffrage" ou "surchiffrage".
En d'autres termes, l'estimation des coûts du projet est soit trop basse, soit trop élevée. C'est une situation qui peut conduire à des complications significatives.
Lorsque vous sous-chiffrez un projet, vous risquez de manquer de ressources financières pour le mener à terme.
À l'inverse, le surchiffrage peut décourager les commanditaires ou les clients potentiels et les conduire à choisir d'autres options plus économiques.
Avoir un esprit business est essentiel ici.
Si le coût estimé d'un projet est trop élevé pour être rentable ou réaliste, il est préférable de reconnaître que "je ne sais pas le faire à ce prix".
C'est une décision difficile à prendre, mais elle peut être préférable à s'engager dans un projet qui se révèle non rentable ou impossible à réaliser avec les ressources disponibles.
3) Compter sur les provisions de risque
Les provisions de risque ne veulent pas dire que vous êtes libre de ne pas respecter les délais, mais plutôt que vous avez une marge projet supplémentaire à gagner si vous respectez vos engagements.
Comment faire le chiffrage d'un projet agile
Certains clients exigent que les projets adoptent la méthode agile pour éviter l’effet Tunnel.
C’est une démarche sécuritaire de la part du client pour lui permettre de constater l’avancement concret du projet et valider son contenu au fur et à mesure.
En effet, l’avantage de la méthode Agile est qu’elle permet d’avoir des versions intermédiaires fonctionnelles tout au long du projet, et permet d’apporter rapidement des changements au produit.
Or cette méthode peut aussi sursolliciter vos experts, sur staffer votre équipe, ou durer plus longtemps que prévu…
Vous n’êtes alors plus maitre de votre plan de charge.
Dans le cas d’un projet en régie, il n’y a pas de sujet : le chiffrage de projet se fait par la facturation au temps passé. La marge projet est ainsi sauvegardée.
Dans le cas d’un projet au forfait, le risque de dérive budgétaire est conséquent.
En effet, la méthode Agile est pilotée par la qualité de chaque sprint, et ne permet pas d’anticiper le budget global du projet.
Le risque de dérive est alors conséquent.
Découvrez ici comment sauver un projet en dérive.
Quelles solutions evisager ?
- Facturer au temps passé : La méthode agile doit être pilotée par le budget du client. Chaque sprint doit être défini, chiffré et validé avant son lancement. Il faut donc adopter la facturation au temps passé.
- Proposer au client d’adopter une méthode itérative dans votre plan de projet, et planifier des livraisons intermédiaires pour rassurer le client sur votre état d’avancement. Méthode dite pseudo-Agile
Conclusion
La force d’un bon chef de projet est de réaliser ce qu’il promet : la qualité et délais au client, d'un côté, et la marge projet à l’entreprise, de l'autre côté.
Cela commence par un bon chiffrage projet, mais doit continuer par un suivi financier tout au long du projet.
En effet, il ne suffit pas de constater les résultats en fin de chaque mois, mais d’anticiper les risques et opportunités et piloter le projet en conséquence :
- Si votre marge est en avance : vous avez des provisions à garder pour les imprévus
- Si votre marge est en dérive : vous devez mettre en place des plans de redressement
