Chiffrage projet : comment le faire et quelles erreurs éviter ? (avec Modèle)

Le chiffrage de projet est le premier défi rencontré par le chef de projet lors de la réception d’une opportunité : Il lui est demandé de présenter une offre financière au client qui soit compétitive et qui permettra un gain financier au projet.

En réalité, le chef de projet est confronté à deux problématiques majeures :

  • Si le montant présenté est exagéré, il y a risque de perdre l’opportunité : le client cherche toujours le bon rapport qualité/prix
  • Si le chiffre est trop bas, le projet risque d’être en dérive et assumera des pertes financières

La question qui se pose est donc de savoir comment chiffrer un projet pour assurer une marge financière tout en restant compétitif ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

Qu’est-ce que le chiffrage d’un projet ?

Le chiffrage de projet consiste à évaluer les charges de réalisation d'un projet. Cela revient à :

  • Calculer tous les coûts nécessaires à la production du projet, en prenant en compte aussi les risques projet éventuels (démissions, pénalités, etc.)
  • Y ajouter le bénéfice financier de votre entité, dit « marge projet »
  • En conclure un prix global de vente à proposer au client.

Rappelons que :

  • Les coûts projet sont tous les coûts nécessaires à la production, inclus les provisions de risques
  • La marge projet est le gain financier de votre entité à l’issue de ce projet
  • Le devis client est la somme des coûts + la marge projet

À noter que les coûts ne sont pas communiqués au client. Seul le devis de vente final est communiqué.

Kit management de projet
Kit Management Projet

Que faut-il prendre en compte pour chiffrer un projet ?

Comme nous venons de le voir, le chiffrage de projet revient à estimer les coûts de production à et proposer un prix de vente.

Le calcul des coûts doit tenir compte des charges de production directes et indirectes :

1) Le coût de production

Ce sont les coûts nécessaires au développement du produit. On y retrouve :

  • Le coût des équipes : le salaire des consultants majoré par un coefficient de la société pour tenir compte des frais structuraux, à savoir le loyer, les métiers support, les machines, …
  • Le coût des sous-traitants : ce sont les équipes externes qui contribuent au projet

2) Les frais de matériel et déplacements

Dépendamment de la nature de votre projet, vous pouvez avoir à vous déplacer chez le client.

Les fréquences et durées de ces déplacements sont à estimer et à prévoir dans le calcul des coûts projet.

Il en est de même pour le matériel si le cahier de charge client prévoit des licences ou matériel spécifiques.

3) Les provisions de risques

Votre chiffrage devra prévoir des provisions de risques. Celles-ci couvrent les imprévus projet, à savoir :

  • Pénalités : En cas de retard de livraison, généralement le contrat client prévoit des pénalités de retard estimées à 3% du budget global de production. Vous devez les prendre en compte dans les coûts du projet
  • Démissions : prévoir aussi les risques de départ et recouvrement des personnes clé
  • Formations : les couts de formations des nouvelles recrues

Notez que ces provisions ne seront pas consommées si le risque ne se concrétise pas.

Modèle de la Matrice des risques

Identifier, analysez et évaluez les risques avec la matrice des risques sur Excel

la matrice des risques en gestion de projet

Comment faire un chiffrage par type de projet ?

La méthode de chiffrage projet peut différer selon que le projet est en mode forfait ou régie.

1) Projet au forfait

Il s'agit de projets à budget fixe, payable en tranches prédéfinies.

Exemple :

  • 20% au lancement
  • 40% à la validation de la conception
  • 30% à la validation de la recette
  • 10% à la fin de la garantie

Le chiffrage dans ce cas dépend du plan de charge projet. Ce dernier doit prendre en compte les spécificités des différentes phases projet et le choix des profils

L’implication des juniors et stagiaires est un levier important d’optimisation des coûts.

Modèle de plan de charge

Calculez simplement la charge de travail sur Excel et pilotez vos ressources

le plan de charge

2) Projet en régie

Le projet en mode régie consiste à la mise à disposition d’ETP (Élément Temps Plein) moyennement un prix de vente quotidien qui dépend du niveau de séniorité.

Profil

Expert

Senior

Confirmé

Junior

Coût moyen / jour

550€

450€

300€

200€

Prix de vente / jour

650€

500€

400€

300€

Le chiffrage de ce type de projet consiste à prendre en compte l’inflation.

En effet, le salaire et niveau des équipes évoluent dans le temps, donc le coût de votre projet. 

Pour des contrats de 2-3 ans, vous devez envisager de faire évoluer le niveau de vos équipes et donc leur prix de vente, sinon vous serez obligé de "junioriser" votre équipe en libérant les plus anciens et en intégrant des nouveaux pour sauvegarder votre coût, et donc votre marge.

Le calcul de prix de vente par profil est assez complexe, mais disons que cela dépend de la rareté du profil dans le marché, la complexité de la technologie, le taux d’attrition, le coût des formations, pour ne citer que quelques facteurs.

Télécharger ce modèle de chiffrage projet


Quelles erreurs à éviter ?

1) Ne pas valider votre proposition financière par le client

Avant de livrer votre proposition financière à votre client, il est recommandé de la valider avec le département adéquat de votre entreprise, généralement constitué de membres expérimentés qui vont challenger la solution et prix de vente proposés.

Cela se passe généralement en 2 étapes :

  • Validation de l’opportunité : le comité approuve la demande et sa cohérence avec le savoir-faire de l’entreprise. À l’issue de la réunion, vous avez le Go pour développer votre proposition
  • Validation de la proposition : le comité valide la solution détaillée, la proposition financière et la marge escomptée. Le comité vérifie que vous avez aussi pensé aux risques et que vous les avez pris en compte dans votre proposition

2) Sous-chiffrer ou sur chiffrer votre projet

Quand il s'agit de chiffrer un projet, il faut éviter de sous-chiffrer ou surchiffrer les projets, il faut avoir un esprit business et savoir dire « je ne sais pas le faire à ce prix » quand il le faut.

C’est mieux que de s’aventurer dans un projet perdant.

3) Compter sur les provisions de risque

Les provisions de risque ne veulent pas dire que vous êtes libre de ne pas respecter les délais, mais plutôt que vous avez une marge projet supplémentaire à gagner si vous respectez vos engagements.

Comment faire le chiffrage d'un projet agile

Certains clients exigent que les projets adoptent la méthode agile pour éviter l’effet Tunnel.

C’est une démarche sécuritaire de la part du client pour lui permettre de constater l’avancement concret du projet et valider son contenu au fur et à mesure.

En effet, l’avantage de la méthode Agile est qu’elle permet d’avoir des versions intermédiaires fonctionnelles tout au long du projet, et permet d’apporter rapidement des changements au produit. Or cette méthode peut aussi sursolliciter vos experts, sur staffer votre équipe, ou durer plus longtemps que prévu… Vous n’êtes alors plus maitre de votre plan de charge.

Dans le cas d’un projet en régie, il n’y a pas de sujet : le chiffrage de projet se fait par la facturation au temps passé. La marge projet est ainsi sauvegardée.

Dans le cas d’un projet au forfait, le risque de dérive budgétaire est conséquent. En effet, la méthode Agile est pilotée par la qualité de chaque sprint, et ne permet pas d’anticiper le budget global du projet. Le risque de dérive est alors conséquent.

Guide du chef de projet efficace DB
Guide du chef de projet efficace Mobile

Quelles solutions evisager ?

chiffrage d'un projet agile
  • Facturer au temps passé : La méthode agile doit être pilotée par le budget du client. Chaque sprint doit être défini, chiffré et validé avant son lancement. Il faut donc adopter la facturation au temps passé.
  • Proposer au client d’adopter une méthode itérative dans votre plan de projet, et planifier des livraisons intermédiaires pour rassurer le client sur votre état d’avancement. Méthode dite pseudo-Agile

Conclusion

La force d’un bon chef de projet est de réaliser ce qu’il promet : la qualité et délais au client, d'un côté, et la marge projet à l’entreprise, de l'autre côté.

Cela commence par un bon chiffrage projet, mais doit continuer par un suivi financier tout au long du projet.

En effet, il ne suffit pas de constater les résultats en fin de chaque mois, mais d’anticiper les risques et opportunités et piloter le projet en conséquence :

  • Si votre marge est en avance : vous avez des provisions à garder pour les imprévus
  • Si votre marge est en dérive : vous devez mettre en place des plans de redressement
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Abderrazzak Elkaouni

A propos de l'auteur

Directeur de projet avec 24 ans de carrière. Il a travaillé dans divers domaines d’activité (Jeux vidéos, IT, Industrie automobile…).
Tous les projets partagent les mêmes objectifs et challenges même si le contexte diffère.
Son objectif est de faire grandir les équipes. C’est pour cela qu'il partage spontanément son expérience avec son entourage, notamment les chefs de projet.

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