Lorsque l’on commence un nouveau projet, on met en place une équipe. L’un des facteurs de succès de ce projet sera l’efficacité de l’équipe, sa capacité à travailler ensemble, l’harmonie et la fluidité de la communication.
Souvent, le chef de projet cherchera à retravailler avec des personnes connues, quand il le peut, avec lesquelles il a eu une bonne expérience. « On ne change pas une équipe qui gagne ! »
En fait, ce qu’il est important, c’est de créer une « culture » de projet commune, qui va souvent, indirectement, refléter la culture de l’organisation dans laquelle le projet est exécuté !
Nous allons donc voir à quoi correspond cette culture commune, ce qu’elle apporte à l’efficacité de la livraison du projet et comment l’améliorer.
Qu’est-ce qu’une culture de projet commune ?
Dans la gestion de projets, vous avez ce que l’on peut appeler la partie « technique » :
- Gestion de budget
- Gestion de délais
- Gestion du périmètre et des modifications
- Gestion des risques et des problèmes majeurs
Ensuite, nous avons la partie organisation du travail, gestion des parties prenantes et de l’équipe et aussi la communication.
Il existe évidemment des bonnes pratiques, des références, comme le PMBOK 7ᵉ édition, qui nous permettent de mettre un bon contexte en place.
Néanmoins, créer une culture de projet commune, dans laquelle l'équipe projet partage des connaissances, des expériences, et même des principes ou des valeurs, facilite grandement le travail et les échanges.
Un exemple extrême : les unités des Forces Spéciales :
L’un des piliers de leur efficacité réside dans la cohésion et la culture commune.
Ceci basé sur des connaissances et expériences communes :
- Tests de sélection très rigoureux
- Nombreuses formations communes « intenses »
- Mêmes valeurs
- Mêmes codes
Reprenons donc certains points :
1) Une base de connaissances commune
En commençant par le plus petit : la documentation projet !
C’est en fait la base : que chaque membre de l’équipe s’approprie la documentation du projet, ses objectifs, ses livrables.
Ensuite, tout projet est lié à un département projet, ou une organisation.
Et celui-ci doit avoir un minimum de documentation et de référence concernant la méthodologie à utiliser, les templates, etc.
Confirmons donc la bonne utilisation de ce qui est déjà disponible.
Si nécessaire, faisons des suggestions pour améliorer ce référentiel documentaire.
À un plus haut niveau, quand c’est possible, lorsque l’équipe projet est interne à une organisation ou à une entreprise, c’est avoir un socle commun de connaissances concernant l’entreprise, son ou ses métiers, son histoire.
2) Des expériences communes
Ici, on peut distinguer plusieurs cas de figure :
- Des personnes ayant déjà travaillé ensemble, sur d’autres projets ou dans d’autres entreprises. Il se crée naturellement une certaine complicité, pour avoir délivré les mêmes sujets, affronté les mêmes « galères », etc.
- Des personnes issues des mêmes entreprises, des mêmes écoles, des mêmes formations. Il existe dans ce cas un mélange d’expériences et de connaissances communes.
- Dans le cas d’équipes multiculturelles, les personnes de mêmes nationalités, langues auront également tendance à se rapprocher.
3) Des valeurs communes
C’est un point qui découle parfois des points précédents.
Lorsque l’on a fait la même école, que l’on est passé par la même entreprise, que l’on vient du même corps de métier, on partage très souvent les mêmes valeurs.
Ceci facilite la communication et la confiance.
Reprenons un exemple « militaire » !
Non, je ne suis pas militaire, ni ex-militaire !
Néanmoins, je détecte souvent assez rapidement les collègues qui avaient fait le service militaire (à l’époque où il était obligatoire en France…), ou avait été militaire de carrière.
Il existe certaines caractéristiques communes, quelle que soit la nationalité.
Je me souviens par exemple de certains collègues texans : la rigueur, la discipline, le mélange d’exigence et de bienveillance était parmi leurs caractéristiques.
Et on les retrouve également chez d’autres anciens militaires partout dans le monde !
Quels sont les bénéfices pour le projet ?
Avoir au sein de l’équipe projet une certaine cohésion, une harmonie apporte de nombreux points positifs :
1) Une meilleure communication, plus fluide et plus rapide :
Le fait de se connaître, de se faire confiance, d’avoir une base de connaissance et/ou d’expériences communes rend la communication plus rapide, plus fluide, plus efficace.
2) Diminution des risques de malentendus, de conflits :
Le fait de se connaître permet d’éviter les interprétations, les malentendus.
De plus, en cas de conflits potentiels, ils seront détectés plus tôt et donc généralement mieux résolus.
3) Renforcement de la cohésion d'équipe :
Une culture partagée crée un sentiment d'appartenance et de motivation parmi les membres de l'équipe.
4) Satisfaction accrue des membres de l’équipe :
Lorsque l’ambiance est bonne, que l’on partage un socle commun de connaissance et d’expérience, le travail est plus agréable. D’où une plus grande satisfaction.
5) Développement des compétences :
Avec une culture commune, les échanges, le transfert d’information et de connaissance se fait plus facilement.
Cela enrichit ainsi tous les membres de l’équipe.
6) Meilleure performance des projets :
Une conséquence des points cités ci-dessus : les projets sont plus susceptibles d'atteindre leurs objectifs en termes de délai, de budget et de qualité.
D’une manière générale, nous parlons d’une équipe.
Que cela soit une équipe projet ou une équipe sportive, le constat est le même.
Plus il existe de la cohésion, de l’harmonie, de la confiance, plus l’équipe est performante.
Le chef de projet joue alors parfois un rôle de coach, de catalyseur dont le rôle sera d’augmenter l’efficacité de l’équipe !
Comment développer une culture de projet commune ?
Voici quelques pistes pour mettre en place cette culture commune de projet :
1) Construire une culture projet dès la formation de l’équipe
Dans un monde idéal, on peut développer la culture projet commune au moment de la formation de l’équipe, c’est-à-dire en choisissant les membres de l'équipe.
Quelques pistes :
- Après avoir défini les postes clés, leur demander des références de personnes avec qui ils ont déjà travaillé.
- Essayer de reformer une équipe à partir de celle d’un projet qui a bien fonctionné.
- Vérifiez les certifications et formations ayant rapport avec votre projet, et essayez de choisir des personnes ayant suivi les mêmes cursus.
- Autant faire se peut, choisir des personnes ayant des affinités, d'expériences ou un background commun.
Malheureusement, dans la vie réelle, il existe peu de marge de manœuvre et le chef de projet n’a pas toujours beaucoup de liberté pour former son équipe.
2) Instaurer une culture commune au début du projet
Évidemment, nous vient à l’esprit l’idée du « team-building » !
Que cela soit quelque chose de ludique, ou plus simplement un repas, ce genre d’évènement fédère et permet de créer un esprit d’équipe très utile par la suite.
La question se pose de savoir quand !
Personnellement, je considère qu’il est bon d’avoir quelques jours, voire quelques semaines d’observation avant d’organiser ce genre d'événement.
Pourquoi ?
Parce que la période d’observation permet de commencer à connaître les personnes et de pouvoir définir quelques sujets ou personnes prioritaires.
2.1) Faire des activités Team-Building
En fonction de la taille du projet, de l’équipe et du budget alloué, il est possible de réaliser des activités de team building.
Cela peut aller du simple petit-déjeuner, au dîner ou d’autres activités prenant une journée entière ou plus.
C’est un excellent moyen de permettre aux membres de l’équipe de se connaître et d’augmenter les liens.
Toutefois, ce genre d’activité peut devenir un défi dans le cas d’équipes multi sites, à distance et en fonction du budget associé.
2.2) Préparer le Kick-off avec toute l’équipe
C’est un sujet qui passe souvent inaperçu, mais qui est essentiel : préparer la réunion de présentation du projet avec toute l’équipe.
Et en profiter pour présenter les membres de l’équipe.
Rien de tel pour créer un sentiment d’appartenance, de permettre à l’équipe de s’approprier le contenu du projet.
3) Renforcer la culture projet tout au long du projet
Voici les bonnes pratiques pour renforcer cette culture commune tout au long du projet :
3.1) Standardiser les processus et base de connaissance commune
Même si le projet se déroule dans un cadre méthodologique structuré, il faut pouvoir confirmer les processus de gestion de projet à utiliser.
Créer des processus spécifiques au projet si nécessaire, permet également d’impliquer l’équipe et de renforcer la cohésion.
Confirmer également le référentiel méthodologique, la base de connaissance commune pour les membres de l’équipe.
Le PMBOK® Guide comme base commune de connaissance.
Le PMBOK® Guide est un standard reconnu mondialement pour la gestion de projet.
Il fournit un cadre de référence complet qui couvre les meilleures pratiques, les outils et les techniques nécessaires pour gérer des projets avec succès.
Voici quelques éléments clés qui facilitent une culture commune de projet :
- Domaines de connaissance : en étudiant de la même manière, les mêmes domaines, cela crée une base de référence de connaissance commune
- Processus de gestion de projet : s’être approprié les 49 processus de gestion de projet permet d’appréhender la gestion de projet de la même manière.
- Outils et techniques communs : la tendance sera à utiliser les mêmes, d’où une harmonie dans l’approche.
3.2) Favoriser la formation et le développement
Dans le cas de grands projets concernant des sujets majeurs, envoyer une partie de l’équipe en formation sur des nouveaux outils, logiciels ou services est également un excellent moyen de renforcer les liens et de créer une cohésion.
3.3) Instaurer une culture d’amélioration continue
Créer un environnement d'apprentissage et d'amélioration continue, de mise à jour fréquente des leçons apprises, permet également d’impliquer les membres de l’équipe.
Cela permet par la suite, d’augmenter la culture commune de projet.
Conclusion
La création d’une culture commune projet fait partie des éléments intangibles permettant d’augmenter les chances de succès d’un projet.
En amont, il est important d’étudier les Connaissances et les Expériences communes des membres de l’équipe et de capitaliser sur cet acquis.
Et ce, que cela soit basé sur des études communes (Écoles, cursus, certifications) ou des expériences (projets précédents, mêmes entreprises, mêmes corps de métiers.
Au début du projet, il est important de fédérer les équipes autour du projet lui-même, en permettant aux membres de se l’approprier.
Réaliser des activités de team-building, des formations complémentaires et commémorer les principaux succès du projet permettent également d’augmenter la cohésion de l’équipe.
