Comment être un bon PMO, efficace et éthique, dans un environnement complexe et délicat ?

Pour un PMO, une bonne éthique associée à une posture adéquate et à de bonnes connaissances autour de la gestion de projet bénéficient non seulement à l'entreprise mais aussi, au final, à lui-même, puisqu'il devient ainsi un leader efficace et de confiance.

On lui confie alors volontiers de plus grandes responsabilités.

Le contexte des projets en entreprise est souvent tendu à cause des contraintes classiques de qualité, de coûts et de délais, mais aussi à cause de facteurs humains.

Il faut savoir gérer l'humain pour réussir dans ce métier. Mais gérer l'humain demande une certaine éthique et des soft skills particulières.

Donc l'intelligence sociale doit faire partie de ses qualités ; il pourra ainsi adopter la bonne posture face aux situations humaines difficiles.

Nous allons voir ici quel savoir-être et quelle éthique un Program Management Officer doit avoir face à des tricheries, face à des querelles "politiques" destinées à préserver des intérêts personnels, face à des personnes qui "ne jouent pas le jeu", face à des "peaux de bananes" jetées ici où là, etc.

pmo, project management officer

Définition d'un PMO

Un PMO est l'abréviation anglaise de "Program Management Officer", qui signifie un "officier de gestion de programme" ou "agent de gestion de programme", ou encore "project manager officer".

Au sens le plus large, c'est quelqu'un qui est au cœur de la gestion de projets d'une entreprise et qui rend celle-ci plus efficace dans sa globalité.

En fait, l'ampleur qui est donnée à la fonction d'un PMO dépend de l'entreprise dans laquelle celui-ci exerce ; elle peut même varier d'un poste à l'autre au sein de cette entreprise.

Le rôle d'un PMO peut être défini à des niveaux très opérationnels et il peut également être positionné jusqu'à des niveaux très stratégiques de l'entreprise.

Je vous donne juste quelques exemples de missions d'un PMO pour fixer les idées, en allant de la plus opérationnelle à la plus stratégique :

  • Remplir de façon hebdomadaire un tableau de synthèse des projets
  • Apporter un support aux chefs de projets pour les aider à établir un reporting standard
  • Gérer et animer le processus de reporting destiné à donner une vision globale du portefeuille de projets
  • Elaborer ou diffuser une méthodologie de gestion de projets avec ses règles, processus et modèles de documents (ou "templates", en anglais),
  • Gérer un programme complet (pour mémoire, un programme est un ensemble de projets dépendant les uns des autres et visant à un but commun),
  • Gérer un portefeuille de projets de l'entreprise, c'est-à-dire la validation des demandes de projets, l'arbitrage entre les projets, la priorisation, l'alignement avec la stratégie de l'entreprise, etc.

On trouve parfois aussi l'appellation de "Project Management Officer" pour un PMO mais c'est moins fréquent.

Dashboard de suivi de projet light
tableau de bord

Modèles de tableaux de bord

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Le PMO : plus qu'un savoir faire, des softs skills et une éthique 

Après avoir vu la définition du PMO, vous voudrez sûrement savoir ce qu'on attend d'un PMO en entreprise comme connaissances, comme savoir-faire, comme savoir-être, etc.

Et comment procéder pour les acquérir ou les développer ?

Eh bien, je vais vous y aider.

Sur internet, vous trouverez bien sûr un grand nombre de sites spécialisés, de tutoriels ou d'articles qui détaillent comment gérer toutes sortes de difficultés managériales :

Comment préparer et animer une réunion, comment travailler avec des personnalités difficiles, comment animer un atelier, comment mener un entretien de recadrage, etc.

Je n'insisterai donc pas sur ces aspects.

Un certain nombre de ces compétences sont, certes, importantes pour un Project Manager Officer, mais pas toutes.

Donc il vous faut un guide car on ne peut pas être excellent sur tout, il faut choisir ses combats. 

Mon but est donc ici de vous indiquer ce qu'il faut travailler pour réussir dans ce métier, mais je ne vous dirai pas forcément comment le travailler !

Il faudrait sinon multiplier par 10 ou par 50 la longueur de cet article et d'autres ont écrit des choses très intéressantes sur ces sujets bien avant moi.

Les compétences attendues d'un Project Manager Officer

Avant de rentrer dans le vif du sujet, je vous indique ici quelques compétences techniques qu'on peut attendre d'un Project Manager Officer standard.

Le but étant de donner un point de repère à ceux qui ne seraient pas très familiers avec le métier de PMO (si, si, il y en a !)

Cela permettra également à ceux qui sont déjà des spécialistes de se positionner par rapport à ces quelques notions de base.

Voici donc les compétences que l'on attend habituellement d'un PMO :

  • Connait une ou plusieurs méthodologies de gestion de projets
  • Est très à l'aise avec la bureautique (notamment avec des tableurs comme Microsoft Excel ou Google Sheets)
  • N'est pas perdu(e) face à un logiciel de gestion de projets (ou de gestion de portefeuille de projets)
  • Sait préparer une réunion, l'animer, la terminer (compte-rendu, etc.) et idem pour un atelier
  • Sait faire un tableau de bord et il sait parler chiffres et budget
  • Sait mettre en place et suivre un planning
  • Sait comment on gère un portefeuille de projets
  • Possède habituellement une certaine familiarité avec le(s) domaine(s) technique(s) ou avec le "métier" qui sont concernés par ses projets : il/elle peut ainsi parler avec les divers intervenants qui sont plus ou moins techniques, en comprenant ce qui se passe et en posant des questions pertinentes

Je vous précise que cette liste n'est pas exhaustive et qu'elle n'est pas non plus à prendre au pied de la lettre.

En fonction de l'ampleur de sa mission, le project manager officer pourra être plus spécialisé sur l'un ou l'autre de ces points.

Il devra même, dans certains cas, être extrêmement compétent sur certains des aspects mentionnés ci-dessus sans pour autant avoir besoin de connaître les autres.