Qu’est-ce qu’un programme et comment organiser sa mise en place ?

La gestion de programme est une stratégie qui permet de gérer plusieurs projets individuels à forte corrélation ; qui sont liés entre eux par un objectif partagé ou par un domaine d'impact commun.

Cette gestion simultanée et coordonnée de groupes de projets offre une synergie et une plus grande visibilité pour un suivi de qualité et de meilleures chances de succès des projets qui composent un programme. Elle offre également une meilleure intégration des parties prenantes. 

Voyons ce qu'est un programme et comment assurer sa gestion.

Qu’est-ce qu’un programme ?

Selon le PMI® (Project Management Institute), la planification stratégique d'un programme joue un rôle essentiel dans la gestion de projets connexes.

Un programme est défini comme un groupe de projets gérés de manière coordonnée pour obtenir des avantages non disponibles en les gérant individuellement.

Par exemple, si vous avez une boutique physique et que vous souhaitez digitaliser votre business et être visible sur internet, vous aurez plusieurs projets liés à cette ambition. La planification stratégique d'un programme implique de regrouper ces projets ensemble pour atteindre l'objectif global de transformation digitale. 

Prenons l'exemple concret des projets :

• Projet 1 : Créer le site internet
• Projet 2 : Mettre en place des campagnes marketing pour la visibilité en ligne
• Projet 3 : Mettre en place la logistique adaptée aux besoins des clients distants, etc.

En regroupant ces projets au sein d'un programme, vous pourrez mieux coordonner les activités, éviter de lancer prématurément le projet de marketing digital avant que le site internet ne soit prêt, et vous assurer d'être prêt en termes de logistique avant de recevoir les premières commandes en ligne.

Les projets faisant partie d'un programme partagent :

• Des objectifs communs
• Des résultats partagés
• Des ressources partagées
• Une gouvernance de projet commune et intégrée
• Des parties prenantes communes ou interdépendants

Si votre organisation compte des projets répondant à ces caractéristiques, il est préférable de les organiser et de les gérer en tant que programme, dans le cadre d'une planification stratégique plus globale. 

Cependant, pour garantir que cette planification soit alignée avec les aspirations stratégiques de l'entreprise, il est essentiel de prendre en compte le schéma directeur.

Celui-ci émerge comme une composante essentielle, fournissant une orientation stratégique. 

Qu’est ce que la gestion de programme ?

La gestion de programme consiste à mettre en place, un ensemble de compétences, de techniques et de pratiques pour bien définir, planifier, superviser, coordonner et exécuter un groupe de projets étroitement liés entre eux. 

La gestion d'un groupe de projets sous forme de programme permet une meilleure gestion et planification des ressources, car elle offre une vision d'ensemble de tous les projets du programme sur lesquels ces ressources sont mobilisées.

Cela permet d’optimiser l’utilisation des ressources, de mieux gérer les interdépendances entre les projets.

Dans ce type de gestion, on utilise les mêmes stratégies que dans la gestion de projets, mais en plus de cela, on prend en compte et on analyse tous les projets du programme, de façon plus large et donc plus holistique, pour répondre à des besoins complexes, optimiser les résultats, garantir le succès, minimiser les risques, tout en restant aligner à la stratégie de l’entreprise.

Quelle est la différence entre la gestion de programme et la gestion de projet ?

Bien souvent, la gestion de programme est confondue avec la gestion de projet. Même si les deux types de gestion sont étroitement liés, il existe des différences fondamentales entre eux.

Un projet est un travail unique, avec une portée spécifique et des résultats définis.

La gestion de projet est réalisée par une équipe en vue d'atteindre un certain nombre d’objectifs spécifiques. Tandis que La gestion de programme consiste à gérer un programme comportant plusieurs projets à forte corrélation entre eux. 

La Figure ci-dessous vous présente les différences fondamentales entre elles :

Les deux types de gestion se recoupent dans la gestion de la communication et la gestion de la collaboration interfonctionnelle.

Comment mettre en place un programme ?

Pour organiser un programme, il faut d’abord identifier si vous êtes dans un contexte de programme ou de gros projets.

Voici les étapes à suivre :

Etape 1 : Identification du programme

Vous vous demandez si vous devez organiser certains projets de votre organisation sous forme de programme ?

Avant toute chose vous devez identifier le programme en partant de la définition donnée ci-haut.

Deux approches vous permettent d’identifier un programme : l’approche ascendante et l’approche descendante. 

Dans l’approche ascendante :

• Analyser les projets individuels
• Détecter s’ils sont liés et/ou dépendant les uns des autres
• Ensuite, regrouper ceux qui répondent à des objectifs communs au sein d’un même programme

L’approche descendante quant à elle, consiste à identifier à partir d’un « gros projet » : 

• Si ses objectifs dépassent ses limites fonctionnelles 
• S’ils impliquent des parties prenantes de domaines d’intérêt différents

Si votre « gros projet » répond à ces critères, alors c’est un programme qu’il faudra diviser en projets à forte corrélation

Etape 2 : Définition des approches de gestion

A cette étape il faudra faire des choix stratégiques pour atteindre les différents objectifs du programme.

Il se peut qu’il soit plus judicieux de gérer certains projets agiles, et d’autres en waterfall, par exemple.

Vous devez analyser et évaluer pour chaque projet contenu dans le programme, la méthode de gestion de projet adéquate.

Au cours de cette analyse, il est important d'identifier les risques et les avantages associés à l'utilisation de différentes méthodes pour différents projets, afin de choisir la méthode la plus adaptée.

Etape 3 : Identification du chef ou gestionnaire de programme

Choisir la meilleure personne pour gérer le programme est l’une des étapes les plus importante.

Au-delà des compétences de gestion de projet, le gestionnaire de programme doit être plus diplomatique et plus stratégique. 

Le gestionnaire de programme doit être capable de :

• Créer le plan du programme et un modèle de gouvernance de projet pour gérer plusieurs projets à la fois
• Veiller à ce que tous les chefs de projet et tous les projets soient alignés sur les grands objectifs de l'entreprise
• Gérer les attentes des parties prenantes et s'assurer que tous les membres du projet sont sur la même longueur d’onde
• Vérifier que tous les budgets et toutes les ressources sont disponibles au moment adéquat du programme

Avantages de la gestion de programme

Elle offre plusieurs avantages parmi lesquels :

• Une meilleure vision des projets d’une organisation : elle offre à toute l’organisation et au gestionnaire de programme une vision beaucoup plus complète de plusieurs projets en même temps et facilite ainsi les prises de décisions et la gestion des interdépendances entre projets
• Une meilleure visibilité sur les risques : la gestion des risques dans un programme tient compte de l’interdépendance des projets. Par exemple, les plans de mitigation des risques peuvent être partagés entre les projets afin de réduire les coûts d’atténuation des risques. En partageant les risques du programme avec les équipes projet, ils peuvent travailler ensemble de façon plus efficace et optimale, ce qui minimisera les coûts et fera gagner du temps.
• Une communication efficace : Elle encourage la communication entre les parties prenantes du programme, ce qui permet de mieux comprendre les enjeux et les besoins de chaque projet
• Une réduction de coûts : La gestion d'un ensemble de projets sous forme de programme présente l'avantage de pouvoir évaluer le potentiel d'un projet par rapport à un autre et de pouvoir bénéficier des avantages d'un projet pour un autre. Cela permet de diminuer les coûts des projets, ce qui se traduit par des bénéfices pour l'organisation. Dans ce contexte, à chaque nouveau projet qui doit être associé à votre programme, vous devez examiner non seulement les avantages et les coûts individuels de ce projet particulier, mais aussi s'il est possible de tirer parti du projet pour les projets et les processus existants au sein de l'organisation
• Un partage des ressources plus facile : En effet, l’un des rôles du gestionnaire de programme est de s’assurer que les ressources et le budget sont utilisés à bon escient et de faire rapidement un rééquilibrage quand cela est nécessaire. La répartition des ressources doit être en parfaite adéquation avec les objectifs et la stratégie de l’organisation. Elle devra être faite aussi en fonction des priorités attribuées aux projets.

Quelques conseils pour bien gérer un programme

• Recherche permanente de consensus. En tant que gestionnaire de programme, assurez-vous en permanence que toutes les parties prenantes de votre programme disposent du même niveau d'informations, poursuivent l’objectif commun défini et sont conscientes de leur rôle. C'est l'une des tâches les plus importantes à accomplir en tant que chef de programme. Vous devez créer un alignement entre toutes les équipes qui collaborent et entre tous les secteurs d’activité. N'hésitez pas à recadrer la gestion de projet si nécessaire.
• Suivi scrupuleux des risques. Un suivi des risques de tous les projets est primordial. Chaque chef de projet de votre programme suit les risques de son projet. Cependant, en tant que gestionnaire de programme, vous devez impérativement repérer, suivre et trier les risques au fur et à mesure qu'ils se présentent, discuter avec les chefs de projet et les faire remonter si nécessaire 
• Avoir une attention au détail et prendre de la hauteur. Vous devez de façon périodique et régulière, analyser et interpréter l'avancement des projets versus les budgets, les délais, et toujours vous assurer de l’alignement de votre programme avec les objectifs stratégiques de l’entreprise
• Réaliser une documentation complète au fur et à mesure du programme. Les documents projets/programme doivent suivre la vie du programme. Par exemple, le plan de suivi de programme contenant les différents livrables, est un document qui vit avec le programme tout au long de sa durée. Pour les programmes informatiques, les documents de spécifications fonctionnelles et techniques propres à certains projets du programme sont des livrables qui vivent également avec le programme. Ils doivent être mis à jour au fur et à mesure de l’avancement du programme. Bien souvent, on néglige cette étape, on néglige la mise à jour de certains de ces documents. Pourtant cette étape est plus que primordial et indispensable au suivi du programme. Vous devez veiller à ce que tout soit bien documenté, que vous le fassiez vous-mêmes ou que le déléguiez à d'autres.
  

Conclusion

Dans une organisation, certains projets sont presque impossibles à exécuter sans une approche axée sur la gestion de programme, compte tenu de leur taille et de leur portée.

Ce type de gestion apporte une valeur ajoutée et offre des avantages significatifs pour les organisations qui cherchent à coordonner plusieurs projets interdépendants.

Elle permet, entre autres,  une meilleure visibilité, une minimisation des coûts, une gestion proactive des risques et une grande flexibilité.