Être chef de projet, c'est un peu comme être le capitaine d'un navire en pleine mer. Vous êtes responsable de la destination, de l'équipage, et de vous assurer que tout se déroule correctement.
Cependant, il y a un autre acteur crucial dans la réussite d'un projet : le PMO, ou Project Management Office. Ce dernier est tel un quartier général qui soutient le capitaine du navire.
Cet article vous aide à comprendre comment délimiter clairement les responsabilités du PMO par rapport à celles du chef de projet.
Comprendre les rôles distincts
Afin de discerner la différence entre PMO et Chef de Projet, rappelons rapidement les rôles de chacun :
1) Chef de projet
Le chef de projet a comme rôle principal de planifier, exécuter et livrer le projet dans les délais et le budget impartis.
Ayant des compétences managériales, le chef de projet a quelques responsabilités :
- Planification : Élaborer un plan de projet détaillé, y compris la définition des tâches, des ressources nécessaires et des échéances
- Gestion des ressources : Affecter les membres de l'équipe aux tâches appropriées et s'assurer qu'ils disposent des ressources nécessaires
- Suivi et contrôle : Surveiller la progression du projet, identifier les problèmes potentiels et prendre des mesures correctives si nécessaire
- Communication : Tenir les parties prenantes informées de l'état du projet et de tout changement majeur
- Gestion des risques : Identifier, évaluer et atténuer les risques associés au projet, et surtout comprendre l'aspect psychologique et culturelle qui impacte notre attitude face aux risques
- Gestion et suivi financier : Définir le budget du projet, le mettre à jour et assurer son suivi
- Assurance qualité : Garantir que les livrables répondent aux critères de qualités définis dans le cahier des charges
2) PMO (Project Management Office)
Le PMO agit comme une infrastructure de soutien au sein de l'organisation.
Il vise à garantir que les projets sont gérés de manière cohérente et alignés sur les objectifs stratégiques de l'entreprise.
Voici certaines de ses responsabilités typiques :
- Méthodologie et normes : Développer et maintenir des normes, des processus et des méthodologies de gestion de projet
- Ressources et formation : Fournir des ressources, des formations et des outils pour soutenir les chefs de projet dans leur travail
- Suivi et rapport : Surveiller la performance des projets et fournir des rapports et des tableaux de bord à la direction pour une meilleure prise de décision
- Gestion des portefeuilles : Gérer l'ensemble du portefeuille de projets de l'organisation, en veillant à ce qu'ils soient alignés sur la stratégie et qu’ils n’affectent pas le fonctionnement normal, quotidien et opérationnel de l’entreprise
- Gestion des risques : Suivre et gérer les risques des projets et en particulier des projets très stratégiques pour l’entreprise
- Support administratif : Fournir une assistance administrative aux chefs de projet, notamment en ce qui concerne la gestion de la documentation et des processus
- Validation des priorités : Vérifier que les projets sur le point d’être lancés sont bien pertinents
- Arbitrage sur les projets : savoir lesquels sont prioritaires, lesquels doivent être arrêtés ou interrompus pour récupérer des ressources sur d’autres projets, etc.
- Communication des priorités : Communiquer directement d’une part avec la direction générale pour les arbitrages stratégiques et d’autre part avec les chefs de projet qui travaillent dans les directions opérationnelles
En somme :
Même si le PMO suit et consolide l’état et la performance des projets, il n’a pas en général une « supériorité » hiérarchique par rapport au chef de projet.
Il est essentiel de clarifier les relations hiérarchiques.
Le chef de projet est sous la supervision d'un manager, qui peut être un Program Manager ou un "people manager".
Si le PMO est composé de plusieurs membres, il y a probablement un responsable à sa tête.
La confusion vient souvent du fait qu’il existe la figure de Project Management Officer qui est souvent le responsable de l’ensemble de la cellule de gestion de projets :
- Chef de projets
- Directeurs de projets
- Membre du PMO et autres…
Synthèse : le RACI
Ci-dessous un exemple de RACI définissant les Rôles & Responsabilités au sein d’une structure projet :
- R (Responsable) : La personne ou l'entité responsable de l'exécution de la tâche
- A (Approbateur) : La personne ou l'entité qui doit approuver la tâche ou la décision
- C (Consulté) : La personne ou l'entité qui doit être consultée pour des informations ou des conseils
- I (Informé) : La personne ou l'entité qui doit être tenue informée des progrès et des décisions, mais n'a pas de responsabilité directe dans la réalisation de la tâche
Points de convergence et de collaboration
Les rôles distincts du chef de projet et du PMO étant clairement définis, passons aux points de convergence et de collaboration essentiels entre les deux.
1) Alignement stratégique et visibilité
Le PMO doit s'assurer que les projets individuels sont alignés sur les objectifs stratégiques de l'entreprise.
Il a éventuellement un rôle d’arbitrage en cas de problème d’allocation de ressources entre projets.
Cela signifie que le chef de projet doit collaborer étroitement avec le PMO pour s'assurer que son projet soit constamment visible au sein de l’organisation et qu’il ait le support nécessaire du PMO en cas de besoin.
2) Gestion des ressources
Le PMO peut fournir un soutien précieux en termes de gestion des ressources pour aider le chef de projet à réussir.
Il aide dans les arbitrages d’affectation de ressources entre projet, ayant une vision globale du pôle de ressource et en tête l’alignement stratégique.
Le PMO peut être souvent considéré comme un point « d’escalade » et de confirmation de priorités entre projets.
3) Support méthodologique
Le PMO est le plus souvent le gardien de la méthodologie et le responsable du bon fonctionnement des outils du chef de projets : PPM, accès aux information financières...
Il doit être considéré comme la référence en termes de méthodologie et être capable de travailler conjointement avec les chefs de projets pour :
- Améliorer l’efficacité de la gestion
- Faire du coaching « informel »
- Créer et mettre à jour la documentation associée
- Proposer des formations si nécessaire
4) Gouvernance
Le PMO peut jouer un rôle clé dans la gouvernance des projets en établissant des processus de validation, de suivi et d'évaluation.
Il est le garant de la bonne approbation et documentation des décisions prises durant le déroulement des projets.
Les chefs de projet doivent travailler en étroite collaboration avec le PMO pour s'assurer que leurs projets respectent ces processus.
Le PMO peut et doit jouer un rôle de support pour aider le chef de projet à résoudre et « escalader « quand nécessaire auprès des parties prenantes et les décideurs.
Le degré de maturité en termes de gestion de projet et de structure de PMO de l’entreprise est un facteur essentiel.
Au départ le PMO fournira un support de base, et au fur et à mesure de la montée en puissance de l’organisation pour la gestion et suivi de ressources, mise en place d’outils communs, communication, les échanges seront plus sophistiqués.
Le PMI propose une évaluation du degré de maturité d’un PMO en 5 niveaux.
5) Revue de projets
Il est intéressant que le PMO soit à l’initiative de revues et de présentations périodiques des projets, afin de :
- Faciliter les échanges entre chefs de projets
- Détecter les difficultés communes
- Donner à tous une vision d’ensemble des différents portefeuilles
En somme :
Très souvent durant les revues de projets, des difficultés communes à plusieurs projets apparaissent.
C’est alors au PMO de prendre en charge ce genre de sujets, soulageant par voie de conséquences plusieurs chefs de projets.
L’aspect synergie est important et contribue à l’efficacité de l’équipe PMO/chefs de projets.
Ci-après une checklist récapitulative des points de collaboration entre le pmo et le chef de projet :
Comment éviter les chevauchements ?
Les rôles et responsabilités, la gouvernance ne sont pas toujours clairement documentés et communiqués. Même quand c’est le cas, des zones d’ombre peuvent apparaitre.
Il est possible que des chevauchements se produisent entre les responsabilités du chef de projet et celles du PMO.
Pour éviter cela, voici quelques conseils pratiques :
1) Définir clairement les rôles
Il est essentiel d'avoir une documentation claire décrivant les responsabilités spécifiques du chef de projet et du PMO.
Ceci se fait par le biais d’une matrice RACI.
2) Communication constante
Les chefs de projet et le PMO doivent maintenir une communication ouverte et régulière pour s'assurer qu'il n'y a pas de malentendus.
3) Révision périodique
Il peut être utile de revoir régulièrement les rôles et les responsabilités pour s'adapter aux besoins changeants du projet.
4) Formation continue
Assurez-vous que les chefs de projet et les membres du PMO sont correctement formés pour leurs fonctions respectives.
En somme :
Le PMO devrait se positionner en tant que facilitateur vis-à-vis des chefs de projets. Son rôle est de faciliter leur travail afin qu’ils soient plus efficaces.
En contrepartie, les chefs de projets se doivent de fournir le plus d’information possible pour que le PMO contribue correctement. On crée ainsi un cercle vertueux.
L’approche PMO collecteur de données, audit de la gestion des projets doit être évitée à tout prix, car cela devient du contrôle et les effets de synergie et de collaboration se perdent rapidement.
Quelques Conseils pratiques
Dans la pratique il y a toujours des petites choses à faire de part et d’autre qui facilitent le travail de tous, qui « mettent de l’huile dans les rouages » :
- Le chef de projet doit comprendre que la qualité des données fournies dans les rapports d’avancement projet est essentielle. Ces informations sont souvent utilisées pour des rapports de synthèse présentés à des comités exécutifs. Des décisions importantes peuvent être prises basées sur ces données
- Le PMO doit se présenter comme un support, une aide et non un contrôle. Le but est réellement de faciliter la vie et le travail du chef de projet, pas de rajouter une couche de contrôle supplémentaire
- Il est important que les membres du PMO aient soit une expérience en gestion de projet, soit une formation de base pour comprendre ce qu’est le quotidien d’un chef de projet
- Un chef de projet doit parfois demander de l’aide au PMO ; ce n’est pas un signe d’incompétence ou de faiblesse. Cela fait partie de la gouvernance et de la méthodologie
- Il est essentiel que les outils utilisés par les chefs de projets fonctionnent correctement, aient une bonne documentation et un support rapide et efficace
- L’un des buts du PMO est également de mettre en valeur le travail de chaque chef de projet
- L’amélioration continue pour la méthodo, les outils, la gouvernance doit être un état d’esprit
Conclusion
En résumé, la délimitation des responsabilités du PMO par rapport à celles du chef de projet est essentielle pour assurer le succès d'un projet.
Le chef de projet est responsable de la gestion quotidienne du projet, tandis que le PMO fournit le soutien et l'infrastructure nécessaires pour garantir que les projets soient correctement livrés et qu’ils soient alignés sur les objectifs stratégiques de l'entreprise.
Le degré de maturité en termes de gestion de projet et de structure de PMO de l’entreprise est un facteur essentiel.
Au départ, le PMO fournira un support de base, et au fur et à mesure de la montée en puissance de l’organisation pour la gestion et suivi de ressources, mise en place d’outils communs, communication, les échanges seront plus sophistiqués.
La collaboration entre le chef de projet et le PMO est la clé d'une gestion de projet efficace.
Il est essentiel que chacun comprenne le travail de l’autre avec les défis, priorités et difficultés associés.
En comprenant les rôles distincts et en évitant les chevauchements et les frictions, vous pouvez créer une synergie qui mènera à la réussite de vos projets.
