Les entreprises adoptent de plus en plus une approche de gestion de projet et ont souvent plusieurs portefeuilles de projets.
Ces portefeuilles peuvent contenir quelques-uns à plusieurs dizaines de projets. Ainsi, il devient essentiel de les classer et de les prioriser.
Dans cet article, nous verrons comment réussir, en 8 étapes clés, la priorisation de projets à inclure dans un portefeuille de projets, ainsi que les erreurs fatales à éviter.
Qu’est ce que la priorisation de projets ?
La priorisation des projets d'un portefeuille est un processus qui sert à évaluer et classer les projets en fonction de leur importance et de leur valeur pour l'organisation.
Ce processus permet aux organisations de :
- Prendre des décisions éclairées
- Allouer efficacement les ressources
- Optimiser la valeur des projets
- Gérer les risques
- S'aligner sur les objectifs stratégiques
Elle contribue à une gestion plus efficace et efficiente des projets, ce qui peut améliorer la performance globale de l'organisation.
Cela permet de maximiser la valeur ajoutée des projets sélectionnés et d'éviter la dispersion des ressources sur des projets moins prioritaires.
La hiérarchisation des projets permet ainsi de s'assurer que les projets choisis sont cohérents avec la vision, les priorités et les valeurs de l'organisation, et qu'ils contribuent à la réalisation de ses objectifs à long terme.
A quoi sert à prioriser les projets ?
La priorisation de projets sert à aider les organisations à prendre des décisions éclairées sur leurs projets, s'assurer que les ressources sont utilisées de manière efficace et efficiente afin d'atteindre leurs objectifs stratégiques.
Voici quelques objectifs clés de la priorisation de portefeuille :
- S'assurer que les ressources limitées, telles que le budget, le personnel, le temps et la technologie, sont allouées de manière optimale aux projets les plus pertinents et stratégiques pour l'organisation
- Garantir que les projets sélectionnés sont en alignement avec les objectifs stratégiques de l'organisation
- Evaluer les risques associés à chaque projet et de les prendre en compte dans le processus de décision
- Sélectionner les projets qui sont les plus susceptibles de générer de la valeur pour l'organisation
- Prendre des décisions éclairées, basées sur des critères objectifs et des données factuelles
- Ajuster les priorités en fonction des changements internes ou externes à l'organisation
Comment faire une bonne priorisation des projets ?
La priorisation des projets dans un portefeuille implique un processus de prise de décision stratégique qui prend en considération divers facteurs, tels que :
- Les objectifs organisationnels
- Les ressources disponibles
- Les dépendances des projets
- La gestion des risques
La priorisation est du ressort du PMO ou, en son absence, du responsable de portefeuille ou du département.
Cependant, ce processus de priorisation complexe nécessite l'appui de la direction pour garantir que les décisions prises correspondent aux objectifs stratégiques globaux de l'organisation.
Dans cette optique, le schéma directeur joue un rôle crucial en fournissant la vision et les lignes directrices pour orienter ces décisions, en alignant les initiatives technologiques sur la trajectoire stratégique de l'entreprise.
Voici 8 étapes qui peuvent vous aider à classer les projets dans un portefeuille :
- Identifier les objectifs généraux du portefeuille. Il s’agit des objectifs stratégiques que vous souhaitez atteindre à travers vos projets
- Évaluer les avantages et les risques de chaque projet du portefeuille en fonction de ses avantages et risques potentiels et tenez compte du retour sur investissement (ROI) attendu
- Prendre en compte la disponibilité des ressources
- Tenir compte des dépendances entre les projets du portefeuille. Certains projets peuvent dépendre de la réussite d'autres, ou ils peuvent avoir des risques ou des avantages interdépendants
- Examiner l'alignement de chaque projet avec les objectifs stratégiques de votre organisation
- Tenir compte de l'urgence et du calendrier de chaque projet
- Utiliser un cadre de priorisation, tel qu'un modèle de notation ou une matrice de décision, pour évaluer et classer systématiquement les projets en fonction de critères prédéfinis
Examiner et mettre à jour régulièrement les priorités en se référant au tableau de bord portefeuille projet pour garantir une gestion optimale.
Modèle de sélection de projets
Evaluez et priorisez les projets à inclure dans votre portefeuille de projets
N'oubliez pas que la hiérarchisation est un processus continu et qu'il peut nécessiter un examen et des ajustements continus à mesure que les circonstances changent.
En tenant compte de divers facteurs et en utilisant une approche systématique, vous pouvez hiérarchiser efficacement les projets de votre portefeuille.
En examinant et mettant à jour régulièrement les priorités, vous optimisez l'allocation des ressources, gérez les risques et atteignez les objectifs stratégiques.
Critères de priorisation
Différents critères peuvent être utilisés pour la priorisation du portefeuille de projets.
Les critères spécifiques utilisés peuvent varier en fonction de l'organisation, de l'industrie et des objectifs stratégiques.
Voici quelques critères qui peuvent être pris en compte pour prioriser les projets d’un portefeuille :
- L’alignement stratégique
- La valeur commerciale
- Les besoins en ressources
- Les risques
- Les dépendances et contraintes des projets
- L’urgence et le calendrier
- La faisabilité et complexité
- L’impact sur les parties prenantes
- La compatibilité stratégique
- L’innovation et l’avantage concurrentiel
Existe-t-il des méthodes ?
Plusieurs méthodes ou approches peuvent être utilisées pour la hiérarchisation du portefeuille de projets.
Le choix de la méthode peut dépendre des besoins spécifiques, des ressources et des objectifs stratégiques de l'organisation.
Voici quelques méthodes courantes de hiérarchisation des portefeuilles de projets :
- Modèles de notation : les modèles de notation impliquent l'attribution de notes aux projets en fonction de critères prédéfinis, puis le calcul d'une note totale pour chaque projet. Les projets avec des scores plus élevés sont priorisés plus haut
- Mesures financières : Les mesures financières se concentrent sur l'évaluation des projets en fonction de leur impact financier, comme le retour sur investissement (ROI), la valeur actuelle nette (NPV), le taux de rendement interne (IRR) et la période de récupération
- Alignement stratégique : Cette approche consiste à évaluer les projets en fonction de leur alignement avec les objectifs stratégiques généraux et les priorités de l'organisation
- Évaluation des risques : les projets peuvent être classés par ordre de priorité en fonction de leurs risques, notamment les risques techniques, financiers, opérationnels et de marché
- Simulation et optimisation : les méthodes de simulation et d'optimisation utilisent des modèles mathématiques et des algorithmes pour simuler différents scénarios et optimiser le portefeuille en fonction d'objectifs prédéfinis, tels que la maximisation de la valeur, la minimisation des risques ou l'optimisation de l'allocation des ressources
Il est important de noter qu'aucune méthode unique n'est universellement applicable, et les organisations peuvent choisir d'utiliser une combinaison de méthodes ou de développer leur propre approche personnalisée en fonction de leurs besoins uniques et de leurs objectifs stratégiques.
La clé est de garantir que la méthode choisie est en adéquation avec les objectifs de l'organisation, transparente et qu'elle offre une approche systématique pour classer les projets du portefeuille selon leur priorité.
Des révisions et des mises à jour régulières de la méthode de priorisation sont également recommandées pour garantir son efficacité dans le temps.
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Erreurs à éviter
Voici quelques-unes des erreurs courantes dans la priorisation de portefeuilles de projets :
- Absence d'alignement stratégique : Si les projets ne sont pas alignés sur les objectifs stratégiques de l'organisation, ils peuvent ne pas contribuer au succès à long terme de l'organisation, et les ressources peuvent être gaspillées sur des projets qui ne correspondent pas à l'orientation stratégique
- Incohérence et inadéquation des critères : Une autre erreur est l'utilisation de critères inadéquats ou incohérents pour prioriser les projets. Il est important de définir avec soin et d'appliquer systématiquement des critères qui correspondent aux objectifs stratégiques de l'organisation. Un exemple de critère inadéquat pour la priorisation des projets est de se baser sur des pressions politiques internes. Il serait erroné de favoriser un projet simplement parce qu'il provient d'un département ou d'un directeur influent. Cette approche peut entraîner des décisions biaisées et avoir des conséquences sur l'ensemble du portefeuille de projets. Les projets favorisés peuvent ne pas être alignés avec les objectifs stratégiques de l'organisation.
En général, il faut garder les critères les plus objectifs et ne pas être dépendant de préférences personnelles ou de sentiments d’urgence. Garder en tête des critères mesurables SMART. - Dépendance excessive à un seul critère : S'appuyer trop sur un seul critère, tel que des mesures financières ou des opinions individuelles, peut entraîner une hiérarchisation biaisée
- Négligence des contraintes de ressources : telles que le budget, le personnel, le temps et la technologie, peut entraîner un portefeuille irréaliste et irréalisable
- Absence d'évaluation et de prise en compte des risques associés aux projets lors du processus de priorisation peut être une erreur.
Exemple : Supposons que l'on compare deux projets dans un portefeuille : le projet A et le projet B :
Si l'entreprise néglige de prendre en compte les risques dans la priorisation des projets et se concentre uniquement sur les bénéfices potentiels, elle pourrait choisir de prioriser le projet A.
En réalité, cela pourrait avoir un impact négatif sur les autres projets du portefeuille, car les ressources et les financements sont engagés dans le projet A, laissant moins de marge de manœuvre pour les autres projets.
En revanche, si l'entreprise avait pris en compte les risques dans la priorisation des projets, elle aurait pu prendre une décision plus éclairée et choisir de prioriser le projet B en premier, en attendant que les risques du projet A soient mieux compris et atténués. Cela aurait pu minimiser les risques potentiels pour l'ensemble du portefeuille et assurer une allocation plus efficace des ressources.
Il est donc essentiel d'intégrer une évaluation rigoureuse des risques dans le processus de priorisation des projets pour assurer une gestion efficace et réussie du portefeuille de projets.
- Manque d'implication des parties prenantes : ne pas impliquer les parties prenantes concernées, telles que les sponsors du projet, les cadres, les membres de l'équipe et d'autres parties clés, dans le processus de hiérarchisation peut entraîner des décisions biaisées ou un manque d'adhésion
- Absence de révision et mise à jour de la méthode de priorisation : La priorisation du portefeuille n'est pas un événement ponctuel, et il est important de revoir et de mettre à jour régulièrement la méthode
- Absence de surveillance et de rééquilibrage du portefeuille : une fois que les projets ont été classés par ordre de priorité et sélectionnés, il est important de surveiller l'avancement et la performance des projets et de rééquilibrer périodiquement le portefeuille si nécessaire
Conclusion
En conclusion, la priorisation de portefeuille de projets est un processus crucial qui nécessite :
- Un examen attentif de l'alignement stratégique
- Des critères divers
- Une prise de décision transparente
- Des contraintes de ressources
- Une évaluation des risques
- Un examen et des mises à jour réguliers
- Un suivi et une flexibilité
Cela aide les organisations à prendre des décisions éclairées, à optimiser l'allocation des ressources et à atteindre leurs objectifs stratégiques.
Il est important de noter que les critères de hiérarchisation du portefeuille de projets doivent être alignés sur les objectifs stratégiques et les priorités spécifiques de l'organisation.
Les organisations peuvent également attribuer différentes pondérations ou priorités à chaque critère en fonction de leurs objectifs stratégiques et de leur approche de gestion de portefeuille.
Il est recommandé d'utiliser une approche systématique et transparente, telle qu'un modèle de notation ou une matrice de décision, pour évaluer et classer les projets en fonction des critères choisis, et de revoir et mettre à jour régulièrement les critères au besoin pour s'assurer qu'ils restent pertinents et alignés sur les objectifs de l'organisation.
Ce dernier point, permet d’en déduire que la priorisation de projets peut être complétement effectuée par l’intelligence artificielle dans un avenir très proche. Avec des critères bien définis, c’est l’une des activités du PMO qui peut être complétement remplacée par l’Intelligence Artificielle, de part sa nature objective et ses métriques scientifiques.
