Lean Portfolio Management, souvent abrégé par LPM est une "nouvelle" approche de la gestion de portefeuille.
Elle vise à maximiser la valeur délivrée par les projets tout en minimisant les gaspillages et en optimisant l'utilisation des ressources.
Cette méthode est particulièrement adaptée aux environnements dynamiques et complexes où les priorités peuvent changer rapidement.
En résumé, c'est une synthèse de l’approche Lean, créée par Toyota dans les années 1950, et des approches Agile, adaptée à la gestion de portefeuille.
L’idée est de maintenir une certaine rigueur dans la gestion de portefeuille, tout en favorisant l’innovation et l’adaptabilité.
Cette approche est popularisée par le Scaled Agile Framework SAFe.
Dans cet article, nous rappellerons brièvement les fondamentaux, notamment la Gestion de Portefeuille, le Lean et l’Agile.
Nous expliquerons ce qu’est le Lean Portfolio Management.
Enfin, nous proposerons une comparaison entre l’approche LPM et l’approche conventionnelle.
Les fondamentaux à connaître
Pour mieux comprendre le Lean Portfolio Management, il est essentiel de maîtriser quelques concepts clés.
1) La gestion de portefeuille : Aligner les projets sur la stratégie d’entreprise
C’est une discipline stratégique qui permet aux organisations de gérer et d'optimiser l'ensemble de leurs projets et programmes.
Elle garantit que ces projets sont alignés avec les objectifs stratégiques de l'entreprise, tout en recherchant une utilisation efficace des ressources.
L’objectif ultime est de maximiser la valeur ajoutée.
La gestion de portefeuille implique le choix, la priorisation et l’approbation des projets, la gestion des risques et la surveillance continue des performances.
Ceci afin de garantir que les projets contribuent réellement à l’augmentation de valeur pour l’entreprise.
5 points à retenir :
- Alignement stratégique : Assure que tous les projets et programmes sont en phase avec les objectifs de l'entreprise.
- Optimisation des ressources : Gère efficacement les ressources humaines, intellectuelles, financières et matérielles.
- Gestion des risques : Identifie et atténue les risques qui pourraient affecter les projets et programmes.
- Surveillance des performances : Suit et évalue les progrès des projets pour garantir qu'ils restent sur la bonne voie.
- Culture organisationnelle : Nécessite un soutien et un engagement des dirigeants pour être efficace.
Découvrez dans cet article Comment gérer les priorités conflictuelles dans une gestion multi projets..
2) L’approche Lean : Maximiser la valeur en réduisant le gaspillage
L'approche Lean est un ensemble de pratiques de gestion visant à produire de la valeur rapidement.
Elle se concentre sur la réduction des délais et l'élimination des gaspillages.
Cela se traduit par une qualité accrue et des coûts réduits.
Elle est fondée sur deux piliers principaux :
- Le respect des personnes
- L’amélioration continue
C’est une méthode qui encourage la satisfaction totale des clients, la qualité totale et l'implication totale des employés.
Elle a été développée initialement par Taiichi Ohno chez Toyota dans les années 1950, et a ensuite évolué pour s'appliquer à divers secteurs au-delà de la fabrication.
- Réduction des délais : accélère les processus pour livrer rapidement de la valeur aux clients.
- Élimination des gaspillages : Identifie et élimine les activités qui n'ajoutent pas de valeur.
- Amélioration continue (改善 : Kaizen) : Encourage une culture de perfectionnement constant et d'innovation.
- Respect des personnes : Valorise et implique les employés dans l'amélioration des processus.
- Application universelle : Utilisée dans divers secteurs, y compris les services et les bureaux.
En résumé, l'approche Lean est une méthode de gestion qui vise à maximiser la valeur pour les clients tout en minimisant les ressources utilisées.
3) L’approche Agile : Prioriser et livrer rapidement dans un portefeuille
L'approche Agile est une méthodologie de gestion de projet qui met l'accent sur la flexibilité, la collaboration et la livraison rapide de produits de haute qualité.
Cela repose sur des cycles de développement itératifs et incrémentaux.
Les équipes peuvent ainsi s'adapter rapidement aux changements et répondre efficacement aux besoins des clients.
Agile favorise une communication ouverte et continue entre les membres de l'équipe et les parties prenantes.
Cela garantit l'alignement des projets sur les objectifs et les attentes.
- Flexibilité : Permet aux équipes de s'adapter rapidement aux changements de priorités et aux nouvelles exigences.
- Cycles itératifs : Utilise des sprints ou des itérations courtes pour livrer des incréments de produit fonctionnels régulièrement.
- Collaboration : Encourage une communication constante et une collaboration étroite entre les membres de l'équipe et les parties prenantes.
- Livraison rapide : Vise à fournir des produits de haute qualité rapidement et fréquemment, en répondant aux besoins des clients.
- Amélioration continue (改善 : Kaizen) : Favorise une culture d'apprentissage et d'amélioration continue, avec des rétrospectives régulières pour identifier et mettre en œuvre des améliorations.
En résumé, l'approche Agile est une méthodologie dynamique et adaptative qui permet aux équipes de gérer efficacement les projets dans des environnements en constante évolution.
Elle met l'accent sur la collaboration, la flexibilité et la livraison rapide de valeur, tout en encourageant une culture d'amélioration continue et de satisfaction client.
4) L’approche Safe : Appliquer l’Agile à grande échelle
L'approche SAFe (Scaled Agile Framework) est une méthodologie conçue pour aider les grandes organisations à adopter les principes Agile à l'échelle de l'entreprise.
Développée par Dean Leffingwell, SAFe intègre des pratiques Lean et Agile pour améliorer la livraison de valeur, la qualité des produits et la satisfaction des clients.
Elle se distingue par sa capacité à coordonner plusieurs équipes Agile, appelées Agile Release Trains (ARTs), autour de chaînes de valeur et d'une cadence de livraison commune.
- Agile Release Trains (ARTs) : Organise les équipes autour de chaînes de valeur pour une livraison synchronisée.
- Cadence de livraison : Utilise des cycles de 10 semaines pour livrer des incréments potentiellement livrables.
- Planification à plusieurs niveaux : Intègre la planification au niveau des équipes, des programmes et des portefeuilles.
- Lean et DevOps : Adopte des principes Lean et des pratiques DevOps pour améliorer l'efficacité et la qualité.
- Rôles et responsabilités : Définit clairement les rôles, y compris ceux de Product Owner, Scrum Master et autres, pour une meilleure coordination.
En résumé, SAFe est une approche structurée qui permet aux grandes organisations de tirer parti des avantages de l'Agile à une échelle plus large.
Elle favorise la collaboration entre les équipes, améliore la livraison de valeur et assure un meilleur alignement avec les objectifs stratégiques de l'entreprise.
Cependant, elle nécessite un engagement fort et une adaptation continue pour éviter la stagnation et maximiser les bénéfices.
Qu’est-ce que le Lean Portfolio Management (LPM) ?
Dans un monde VICA (Volatile, Incertain, Complexe et Ambigu), avec des portefeuilles contenant des projets en mode "Agile" et des projets en mode "waterfall", l’approche de la gestion de portefeuille "traditionnelle" est souvent trop statique.
Les plans annuels sont souvent trop longs !
Les changements et les influences externes ou internes suivent des cycles plus rapides et peuvent arriver du jour au lendemain.
De plus, les équipes agiles livrent sur des sprints de 2 à 3 semaines alors que, dans bien des cas, les portefeuilles sont figés sur l'année !
La prise de décision, les exercices de priorisation sont souvent jugés par les opérationnels comme étant trop longs, et impliquant trop de gens.
Enfin, les estimations budgétaires, sur 12 mois, voire 18 mois, ne sont pas réalistes et se basent souvent sur des suppositions qui deviennent rapidement obsolètes.
En réalisant une sorte de synthèse de l’approche Agile et du Lean Management on peut donc proposer une autre approche de la Gestion de Portefeuilles.
1) Des principes fondamentaux
On peut les décrire de la manière suivante :
- Amélioration continue pour optimiser les processus et les résultats.
- Priorisation basée sur la valeur : Les critères de priorisation se concentrent sur la valeur qu'ils apportent à l'organisation.
- Des cycles courts, pour s’adapter à l’environnement fluctuant et instable.
- Décentraliser les décisions.
- Flux de travail continu, pour réduire les temps d'attente et améliorer la productivité.
- Transparence et visibilité, pour une meilleure prise de décision.
2) Une description
Le Lean Portfolio Management se concentre sur l'alignement stratégique, la gouvernance allégée et la gestion des chaînes de valeur.
On peut le décrire de la manière suivante :
- Alignement stratégique : Assurer que les projets sont en phase avec les objectifs stratégiques de l'organisation.
- Gouvernance allégée et décentralisée : Simplifier et décentraliser les processus de prise de décision pour accélérer la mise en œuvre des projets.
- Gestion des chaînes de valeur : Optimiser la livraison de valeur en identifiant et en éliminant les gaspillages.
Comment fonctionne le Lean Portfolio Management ?
Dans l'approche classique, on a un portefeuille constitué d’un ensemble de sous-portefeuilles, projets, programmes et activités opérationnelles.
Le PLM quant à lui se définit comme une collection de chaînes de valeur de développement de solutions.
Une chaîne de valeur de développement représente :
- Les ressources (humaines, technologiques, intellectuelles),
- Les processus,
- Le matériel
- Et l'ensemble des composantes nécessaires au développement, au sens large du terme, et à la gestion de produits et solutions spécifiques.
Chaque chaîne de valeur est autonome, possède son propre budget et sa propre structure organisationnelle.
Ces chaînes de valeur développent des produits ou des solutions pour des clients externes ou créent des solutions pour des chaînes de valeur opérationnels internes.
D’un point de vue SAFe, cela veut dire qu’une chaîne de valeur est une collection d’Epic, alignés avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
La gestion du cycle de vie du portefeuille est souvent réalisée par des Diagrammes Kanban.
Les budgets suivent une approche Lean-Agile.
C’est-à-dire qu’une enveloppe est allouée à la chaîne de valeur en elle-même.
Elle est ensuite distribuée entre les initiatives, en fonction de leur bon déroulement et de la livraison de valeur.
En savoir plus sur le lean portfolio management proposé par SAFe.
Un exemple
Prenons rapidement un exemple d’une entreprise fictive qui gère ses initiatives avec l’approche LPM :
Budget Total : 3 000 000 €, sur 5 ans
Le budget est réparti en plusieurs chaînes de valeurs et Epics.
L'objectif est de maximiser la valeur délivrée tout en restant flexible et réactif aux besoins changeants du marché et des clients.
Chaîne de valeur | Epic | Budget (€) | Durée |
|---|---|---|---|
Amélioration de l'expérience client | Développement d'une nouvelle application mobile | 500 000 | 2 ans |
Intégration de l'IA pour le support client | 300 000 | 1 an | |
Personnalisation de l'expérience utilisateur | 200 000 | 1 an | |
Optimisation des processus internes | Automatisation de la gestion des factures | 400 000 | 2 ans |
Mise en place d'un système de gestion des RH | 250 000 | 1 an | |
Amélioration de la chaîne d'approvisionnement et logistique | 150 000 | 1 an | |
Innovation et développement de produits | Recherche et développement de nouveaux produits | 600 000 | 3 ans |
Collaboration avec des startups pour l'innovation | 200 000 | 2 ans | |
Expansion du marché | Expansion sur de nouveaux marchés internationaux | 300 000 | 2 ans |
Campagnes de marketing digital | 100 000 | 1 an | |
Sécurité et conformité | Mise en conformité avec les nouvelles régulations | 50 000 | 1 an |
Renforcement de la cybersécurité | 50 000 | 1 an |
Rappelons que chaque chaîne de valeur est "autonome", et gère son portefeuille et son budget en fonction de la valeur livrée et de la stratégie de l’entreprise.
Comparaison avec d'autres méthodes de gestion de portefeuille
On peut faire une synthèse de la comparaison entre les deux méthodes avec le tableau suivant :
Approche Traditionnelle | Lean Portfolio Management |
|---|---|
Organisation en silos fonctionnels et équipes de projets temporaires | Organisation en Chaînes de Valeurs continues |
Budget par projets, programmes et suivi par comptabilité analytique | Budgets Lean attribués par Chaîne de valeur |
Exercice de planning et de budget top-down et annuel | Budgets créés par Chaîne de Valeur et ajustés dynamiquement. Exercice budgétaire participatif |
Évaluation des projets centralisée, très souvent excès de projets (demande > capacité d’exécution) | Demande stratégique gérée par des diagrammes Kanban. Évaluation des projets décentralisée par chaîne de valeur |
Business Cases détaillés essentiellement basés sur le ROI | Business Case avec approche Lean utilisant l’approche MVP (Minimum Value Product), estimation et planning en mode Agile |
Gouvernance de projets par “gate”. Approche généralement waterfall, progrès des projets mesurés par la complétion des tâches. | Progrès mesurés par la livraison de solutions fonctionnelles et de valeur |
Une approche hybride
On peut également penser à une approche hybride de la gestion de projet, en fonction du cycle de vie et de l’état d’avancement du projet.
Ci-dessous une synthèse de la comparaison des approches :
Gestion de portefeuille traditionnelle | Gestion de portefeuille Agile | Gestion de portefeuille hybride | |
|---|---|---|---|
Approche | Cycles de planification annuels et des processus de gouvernance rigides | Flexibilité, collaboration et livraison itérative de valeur | Combinaison des éléments des 2 méthodes pour s'adapter aux besoins spécifiques de l'organisation |
Priorisation | En fonction de critères financiers et stratégiques définis à l'avance | Priorisation en fonction de la valeur client et des feedbacks continus | Combinaison de critères financiers, stratégiques et de valeur client |
Flexibilité | Moins flexible, avec des difficultés à s'adapter rapidement aux changements | Très flexible, permettant des ajustements rapides en fonction des besoins du marché | Offre une flexibilité modérée, permettant des ajustements tout en maintenant une certaine structure |
Gouvernance | Formelle et souvent “lourde” | Légère avec des cycles de feedback fréquents | Processus de gouvernance adaptés pour équilibrer rigueur et agilité |
Quelles sont les limites du Lean Portfolio Management ?
On pourrait en conclure que l’approche traditionnelle est devenue obsolète et qu’il faut passer à tout prix au LPM.
Tout n’est pas aussi simple, l’implémentation du Lean Portfolio Management apporte également son lot de difficultés et de complexités :
- Besoin d'un changement culturel : L'adoption de LPM peut demander un changement significatif dans la culture organisationnelle.
- Complexité de mise en œuvre : La mise en œuvre de LPM peut être complexe et demander des compétences spécifiques en termes de gouvernance et d’organisation.
- Risque de sous-optimisation : Lorsqu’il est mal, le LPM peut conduire à une sous-optimisation des ressources et des résultats.
En conclusion
Le Lean Portfolio Management est une approche moderne et flexible de la gestion de portefeuille qui met l'accent sur la valeur, la réactivité et l'amélioration continue.
Comparé aux méthodes traditionnelles, il offre une plus grande flexibilité et une meilleure capacité à s'adapter aux changements.
Cependant, il nécessite un engagement fort de la part de l'organisation et peut être complexe à mettre en œuvre.
Le LPM va au-delà de la simple priorisation d'une liste de projets.
Il offre une approche globale qui permet à l'organisation de :
- Développer son adaptabilité et son agilité, en permettant aux organisations de s'adapter rapidement aux changements internes et externes.
- Assurer la mise en œuvre de la stratégie : en orientant les investissements vers les initiatives les plus prometteuses pour la réalisation des objectifs stratégiques. On adopte ainsi une budgétisation Lean optimisée.
- Favoriser une prise de décision éclairée : en fournissant une vue d'ensemble claire de l'état du portfolio. Cela favorise une prise de décision éclairée et transparente.
- Optimiser l'allocation des ressources : en garantissant que les ressources soient allouées de manière optimale pour maximiser la création de valeur pour les clients et l'entreprise.
Comme nous le disions dans le paragraphe précédent, le LPM ne s’applique pas à toutes les situations.
Attention donc à bien prendre en compte la taille, le secteur et la structure d'activité de votre organisation avant de vous lancer !
De nombreux retours d'expériences confirment la pertinence de ce système dans des organisations orientées produit.
C'est le cas du secteur de la banque-assurance, par exemple, qui ne font que du développement logiciel.
