Comment communiquer en gestion de projet à l’aide de l’IA

La communication reste aujourd’hui l’un des plus grands défis en gestion de projet. Beaucoup savent communiquer, mais communiquer efficacement, c’est une autre affaire. 

C’est d’ailleurs l’objet d’un article que j’ai précédemment rédigé sur le sujet : « Comment bien communiquer en gestion de projet ».

Dans cet article, j’explique les véritables enjeux de la communication en gestion de projet et les bonnes pratiques fondamentales pour une communication plus efficace. 

A présent, nous allons voir de quelle manière l’IA peut nous aider à optimiser cette fonction qui représente 80 % du travail d’un chef de projet.

Pourquoi intégrer l'IA dans votre communication projet ?

Comme j’aime bien le faire dans mes articles, nous allons partir de la définition des mots sur le plan étymologique car cela va nous permettre d’en déduire le sens dans le contexte qui nous intéresse.

1) Définition de la communication

En ce qui concerne la communication, ça vient du mot latin communicatio (cum + munis) qui renvoie à l'idée de partager, de mettre en commun et de créer un lien.

Pour compléter, du point de vue académique (Définition du Larousse), c'est l'action de transmettre des informations en mettant en relation deux correspondants ou un groupe de personnes.

Dans le contexte de la gestion de projet, cela peut se traduire par :

• Transmettre les bonnes informations aux bonnes personnes au bon moment.
• S’assurer d’une compréhension commune et éviter les malentendus.
• Coordonner les actions du groupe pour atteindre les objectifs du projet.

Pourquoi est-il utile d'intégrer l'IA dans la communication ?

Encore une fois, ce n'est pas pour remplacer l'humain mais c'est plutôt pour éliminer tout ce qui dilue ou déforme l'information.

De cette manière, le chef de projet peut se concentrer sur l'essentiel de sa communication, à savoir :

• aligner les équipes, 
• faciliter la collaboration
• et assurer que chaque message atteigne sa cible avec clarté.

2) 3 piliers de la communication

Voici 3 piliers de la communication pour lesquels l'IA peut vous accompagner dans vos projets :

Pilier 1 : La clarté

Dans le cas de la communication dans les projets, un bon exemple est la rédaction de compte-rendus ou de courriels structurés et clairs.

En effet, l'IA peut transformer des notes brutes en messages professionnels ou même reformuler un échange complexe de manière compréhensible. 

Actuellement, le marché propose une montagne d'outils de rédaction assistée par IA. 

Nous allons nous concentrer sur les plus connus et utiles en gestion de projet, organisés par langue :

Pour le français

• Antidote 
  • Rédiger des rapports officiels ou des mémoires en français nécessitant un niveau de langue irréprochable.
  • Précieux pour les communications « académiques » (administration, juridique, …).
• DeepL Write 
  • Reformuler un texte en français pour obtenir une structure naturelle et élégante.

Pour l'anglais 

• Grammarly Business
  • Rédiger des courriels professionnels en anglais quand ce n'est pas votre langue maternelle.
  • Il détecte les erreurs de langage subtiles et adapte le ton automatiquement.
  • Important pour une communication claire et adaptée.
• Wordtune 
  • Adapter rapidement le ton d'un message Slack ou LinkedIn : passer d'une formulation trop directe à quelque chose de plus diplomatique en un clic.
• QuillBot 
  • Reformuler un texte académique pour éviter le plagiat tout en gardant le sens original.
  • Parfait pour la paraphrase de sources.

Pour le multilingue

• LanguageTool
  • Corriger des documents multilingues (français, anglais, allemand dans un même document).
  • Très utile pour des équipes internationales ou des sites web multilingues

Outils universels (toutes langues)

• Les GPT (ChatGPT, Claude ou Mistral)
  • Transformer des notes brouillons, reformuler, synthétiser ou adapter le ton de vos communications en spécifiant exactement le public cible et le niveau de formalité souhaité.
• Notion AI
  • Rédiger et structurer des documents directement dans votre espace de travail collaboratif.

Ces outils corrigent automatiquement vos formulations, proposent des structures claires et adaptent le niveau de langage selon votre audience. 

Pilier 2 : La pertinence

L'IA identifie automatiquement les informations essentielles et les destinataires concernés.

Elle évite que les parties prenantes soient embrouillées par un flot d'informations inutiles en ciblant précisément qui a besoin de quoi.

Certains outils comme Microsoft Copilot ou Slack GPT vont même plus loin. Ils analysent l'historique des échanges pour suggérer les bonnes personnes à impliquer ou pour détecter les informations manquantes dans votre communication.

Pilier 3 : La traçabilité

Une bonne communication c’est aussi suivre les échanges et les capitaliser pour en faire des connaissances structurées.

C’est pour ça qu’il est aussi important de pouvoir tracer et archiver pour un bon suivi et une meilleure compréhension de tous. 

De ce fait, un archivage intelligent assisté par IA est un vrai atout pour documenter et retrouver l'information. 

Il existe différentes plateformes collaboratives comme Notion ou Confluence, qui :

• organisent automatiquement vos communications, 
• créent des bases de connaissances
• et facilitent la recherche d'informations grâce à l'indexation intelligente.

Il y a aussi des outils comme Mem.ai ou Obsidian (+ plugins IA) qui jouent le rôle de mémoire augmentée. Ils relient vos notes entre elles, détectent les patterns et vous rappellent les informations pertinentes au bon moment.

Maintenant que nous avons expliqué comment l’IA peut nous assister et optimiser les 3 piliers de la communication, voyons concrètement comment l'utiliser selon différents cas d'usage. 

Nous allons le faire selon trois temps forts de la communication qui sont : rédiger, diffuser et suivre.

Préparer / Rédiger une communication efficace avec l'IA

L’IA peut accélérer la rédaction, mais elle ne remplace pas la clarté d’intention.

1) Les bases avec ou sans IA

Une communication, peu importe le support ou les personnes auxquelles elle s’adresse, doit poursuivre un objectif précis (De même que l’ordre du jour structure une réunion efficace).

Pour le définir, vous pouvez utiliser des méthodes simples comme la règle des « 5W » (Who, What, When, Where, Why). 

Pourquoi définir cet objectif est-il essentiel ?

Tout simplement parce que sans lui, la communication sera soit insuffisante, soit non cadrée, soit complètement dispersée.

Par ailleurs, plus vous aurez de parties prenantes réceptrices de votre communication, plus le message risque d’être déformé s’il n’est pas bien préparé.

Vous l’avez tous vécu : des projets où l’on ressent un manque chronique de communication, des informations insuffisantes, des fils de mails interminables où les réponses s’accumulent sans logique…

Ou encore ces communications où vous êtes incapable de trouver l’information qui vous concerne, voire de savoir si cela vous concerne.

Ce phénomène s’explique souvent par le fait que les messages sont envoyés sans suffisamment de réflexion préalable et surtout sans objectif clair.

Or, une communication sans but précis n’est pas seulement inutile : elle crée de la confusion et engendre la nécessité d’envoyer d’autres messages pour clarifier, alimentant ainsi un cercle vicieux.

Une fois votre objectif de communication clairement défini, il faudra structurer votre message avec : le contexte, le message principal, les actions attendues et les échéances.

C’est précisément sur ces fondamentaux que l’IA peut devenir un accélérateur. 

Voyons comment elle peut vous aider à passer d’une communication approximative à une communication performante et tracée.

2) Cas pratique avec IA

Exemple concret : Vous devez communiquer un changement important dans le planning du projet à votre équipe et aux parties prenantes. 

Votre première étape est de définir l'objectif de cette communication : Pourquoi cette communication est-elle nécessaire : 

• Informer d'un changement ? 
• Obtenir une validation ?
• Alerter sur un risque ?
• Mobiliser l'équipe ?
• Quelle(s) action(s) concrète(s) doit résulter de cette communication ?
• Qui doit absolument recevoir ce message et sous quelle forme (cf. matrice de communication) ?

Voici 3 cas d'usages possibles selon vos besoins et vos outils disponibles :

Cas d'usage 1 : Avec Notion AI ou Confluence AI, la base pour structurer votre message.

• But : Transformer vos notes brutes en message structuré.
• Résultat attendu : Un message clair avec contexte, impact, actions attendues et échéances.
• Prompt : « Transforme ces notes en communication structurée pour l'équipe projet: [coller vos notes]. Inclus le contexte, l'impact sur le planning, les actions attendues et les échéances. »
• Prérequis :
  • Avoir identifié les informations clés à communiquer.
  • Connaître votre audience (équipe, direction, partenaires).
  • Avoir défini l'objectif de la communication.
  • Accès à Notion ou Confluence avec les permissions appropriées.

Cas d'usage 2 : Avec un GPT (Chat GPT, Claude, Mistral …), idéal pour adapter le ton et le niveau de détail.

• But : Adapter le même message pour différentes audiences.
• Résultat attendu : 3 versions du message : une pour l'équipe technique, une pour la direction, une pour les partenaires externes.
• Prompt : « Adapte ce message pour 3 audiences différentes : 1) l'équipe technique (détails opérationnels), 2) la direction (impacts stratégiques), 3) les partenaires externes (vision globale sans jargon technique). »
• Prérequis :
  • Message de base déjà rédigé.
  • Connaissance des attentes et du niveau de détail requis pour chaque audience.
  • Identification claire des différentes parties prenantes.

Cas d'usage 3 : Avec Grammarly ou LanguageTool, parfait pour affiner le style et le ton.

• But : vérifier la clarté, le ton et la correction grammaticale.
• Résultat attendu : Un message professionnel, sans fautes, avec le bon niveau de formalité.
• Prompt / Usage : Copiez votre message dans l'outil qui analysera automatiquement : les fautes, le ton (trop direct, pas assez clair), les suggestions de reformulation.
• Prérequis :
  • Message rédigé.
  • Définition du niveau de formalité souhaité.
  • Une fois la rédaction finalisée, place à la diffusion.

Diffuser votre communication : l'IA comme assistant intelligent

L’IA peut faciliter la diffusion, mais elle ne remplace pas le discernement humain.

1) Les règles d'or d'une bonne diffusion avec ou sans IA 

Rappelons quelques fondamentaux :

1. Choisir le bon canal : Courriel pour les informations formelles, Slack/Teams pour les échanges rapides, réunion pour les décisions complexes.
2. Cibler les destinataires : Ne pas inonder tout le monde avec toutes les informations. Utiliser les principes de la méthode RACI ou DACI.
3. Être au bon moment : Communiquer ni trop tôt (informations incomplètes) ni trop tard (décisions déjà prises ailleurs).
4. Assurer la compréhension : Prévoir un feedback ou une confirmation de lecture pour les messages critiques.

2) Cas pratique avec IA : Diffuser efficacement

Voici un déroulé type pour utiliser l'IA comme assistant lors de la diffusion :

Étape 1 : Identifier les bons destinataires

L'IA peut vous aider à ne pas oublier les parties prenantes concernées.

Utilisez des outils comme Microsoft Copilot, Slack GPT ou même ChatGPT pour analyser le contexte.

Prompt :

« Voici le contexte de mon projet [description]. Je dois communiquer sur [sujet]. Qui devrait recevoir cette information selon la méthode RACI ? »

Étape 2 : Choisir le bon canal et le bon moment

L'IA peut suggérer le canal le plus adapté en fonction de l'urgence, de l'importance et de l'audience.

Prompt : 

« Je dois communiquer [type d'information] à [audience]. Quel est le meilleur canal (email, Slack, réunion) et quel est le meilleur moment pour maximiser l'impact ? »

Étape 3 : Utiliser l'IA pendant la diffusion

Voici quelques exemples de cas d'usages :

Cas d'usage 1 : Programmer l'envoi au meilleur moment

Des outils comme Boomerang pour Gmail servent à identifier les créneaux où vos destinataires sont le plus réceptifs et programment l'envoi automatiquement. L’analyse ici est générale.

Pour une gestion plus fine par type de partie prenante (ex : équipe technique vs direction), il est possible d’utiliser Microsoft Copilot ou les fonctionnalités de segmentation de Mailchimp qui permettent d'adapter le moment d'envoi selon le profil de différents groupes que vous aurez créé.

Cas d'usage 2 : Suivre qui a lu le message

Des solutions comme ReadNotify ou les accusés de lecture intelligents dans Slack permettent de savoir qui a vraiment pris connaissance de votre message.

Cas d'usage 3 : Détecter les incompréhensions

Certains outils comme Textio ou Crystal analysent les réponses reçues pour détecter les signes de confusion ou de désaccord et vous alerter.

Cas d'usage 4 : Traduire en temps réel pour les équipes internationales

DeepL ou Google Translate intégrés à vos outils permettent de diffuser instantanément dans plusieurs langues tout en préservant le sens.

À cette étape, vous disposez des outils pour diffuser votre communication de manière optimale. 

Passons maintenant au suivi : comment s'assurer qu'elle a été comprise et suivie d'effet ?

Après la diffusion : suivre l'impact (sans harceler)

Avec un suivi adapté, la communication devient un levier de pilotage.

1) Les bonnes pratiques (avec ou sans IA)

Bonne pratique 1 :

La règle d'or du suivi est de vérifier systématiquement la compréhension et l'action. 

Les études du Project Management Institute sont sans appel.

Selon le PMI Pulse of the Profession®, une communication inefficace est le principal facteur d'échec dans un tiers des projets, et impacte négativement plus de la moitié d'entre eux.

Concrètement, si vous ne vérifiez pas que votre message a été compris et suivi, il y a une forte probabilité qu'il ne serve à rien.

Bonne pratique 2 :

Ensuite, il faut tracer les actions via une communication ciblée et claire.

Si besoin, vous pouvez utiliser la méthode DACI (Driver, Approver, Contributors, Informed) qui clarifie qui fait quoi, qui valide, qui contribue et qui doit être informé.

Bonne pratique 3 :

Enfin, il faut archiver et partager en centralisant vos documents sur des plateformes comme Notion ou Confluence. 

Ainsi, tout le monde sait où trouver l'info à jour et on évite les multiples versions qui diluent ou déforment l'information.

2) Cas pratique avec IA : suivi de la communication

L'IA ajoutée dans vos outils de communication facilite énormément le suivi de l'impact de vos messages.

Étape 1 : Analyser les réactions et feedbacks 

Une fois votre communication diffusée, vérifiez sa bonne réception en analysant les réponses obtenues.

Comment procéder :

• Rassemblez les réponses (courriels, messages Slack/Teams, commentaires)
• Utilisez ChatGPT, Claude ou Mistral pour les analyser

Prompt type :

"Analyse ces réponses à ma communication projet et identifie :

1) Les points qui semblent mal compris

2) Les désaccords exprimés

3) Les demandes de clarification

Voici les réponses : [coller vos échanges]"

Résultat attendu :

Une synthèse claire indiquant si une communication complémentaire est nécessaire et sur quels aspects.

Astuce :

Si vous utilisez Microsoft Copilot (dans Teams/Outlook) ou Google Gemini (dans Workspace), vous pouvez directement leur demander de résumer les réactions sans avoir à copier-coller manuellement.

Étape 2 : Suivre les actions déclenchées

Une fois les actions communiquées, assurez-vous qu'elles sont bien prises en charge et progressent comme prévu.

Comment procéder :

Méthode 1 - Outil de gestion avec IA intégrée

Des outils comme Asana, Monday.com, Trello, Jira ou ClickUp intègrent désormais des assistants IA qui peuvent :

• Identifier automatiquement les actions en retard
• Détecter les blocages
• Alerter sur les actions non assignées

Consultez le tableau de bord IA de votre outil.

Demandez à l'assistant : "Quelles sont les actions de mon projet [nom] qui nécessitent mon attention ?"

Méthode 2 – Sans IA intégrée (approche manuelle)

• Exportez ou copiez la liste des actions depuis votre outil de gestion
• Utilisez ChatGPT, Claude ou Mistral pour les analyser

Prompt type : 

"Voici la liste des actions de mon projet avec leur statut actuel : [coller la liste avec dates, responsables, statuts]. Identifie : 

1) Les actions en retard par rapport aux échéances 

2) Les actions qui semblent bloquées ou sans avancement 

3) Les actions sans responsable assigné 

4) Les risques prioritaires à traiter"

Résultat attendu : 

Un tableau de bord synthétique des actions avec alertes sur les points d'attention prioritaires.

Astuce :

Pour un suivi optimal, réalisez cette analyse hebdomadairement et partagez-la avec votre équipe lors du point d'avancement.

Enfin, n'oubliez pas que la capitalisation de vos communications dans une base de connaissances structurée (voir Pilier 3) facilite grandement le suivi à long terme et réduit les demandes répétitives d'information.

Les limites et bonnes pratiques à garder en tête

L'IA facilite grandement la communication dans les projets, mais son adoption requiert discernement et vigilance. 

Comme tout outil, l’IA en gestion de projet présente des limites qu’il est essentiel de connaître.

Voici les principaux points d'attention et recommandations pour une utilisation efficace et responsable.

1) La confidentialité et la conformité

L’utilisation de l’IA implique le traitement de données sensibles, particulièrement critique dans les secteurs réglementés (banque, finance, santé, secteur public).

Points de vigilance :

• Vérifiez où sont stockées et traitées vos données (souveraineté des données)
• Assurez-vous de la conformité RGPD des outils utilisés

Pour les projets sensibles, privilégiez les solutions d'IA en interne ("on-premise").

Ne partagez JAMAIS de données client, financières ou stratégiques dans des versions gratuites de GPT publics.

Conseil pratique : 

Établissez une charte d'usage de l'IA avec votre DSI précisant ce qui peut ou ne peut pas être partagé avec des outils externes.

2) La perte de l'authenticité

Une dépendance excessive à l'IA peut produire des communications trop formatées, dépersonnalisées, où tous les messages se ressemblent.

Conseil pratique : 

Utilisez l'IA comme assistant de rédaction, pas comme rédacteur principal.

Relisez, ajustez, personnalisez. Votre ton doit rester identifiable.

3) Les biais algorithmiques

Les IA reproduisent et peuvent amplifier les biais présents dans leurs données d'entraînement.

Exemples concrets :

• Suggestions de ton différentes selon le genre perçu du destinataire
• Reformulations qui atténuent systématiquement les messages directs
• Langage corporate générique qui dilue les messages importants

Conseil pratique : 

Soyez critique envers les suggestions de l'IA.

Si elle propose une formulation ou un ton qui ne vous convient pas ou ne vous représente pas, demandez-vous si c'est vraiment pertinent ou si cela modifie trop votre communication.

4) La nécessité de mesurer et d’ajuster régulièrement

L'efficacité de l'IA en communication n'est pas acquise d'emblée. 

Elle nécessite un apprentissage et des ajustements.

Voici quelques exemples d’indicateurs à suivre :

• Réduction du nombre de questions de clarification
• Taux de réponse/engagement sur vos communications
• Temps gagné sur la rédaction
• Feedback qualitatif de votre équipe

Conseil pratique : 

Faites un point régulier sur l'usage de l'IA dans votre projet :

• Qu'est-ce qui fonctionne ? 
• Qu'est-ce qui ne fonctionne pas ? 

Ajustez en conséquence.

En conclusion

Nous avons exploré l'importance d'une communication pertinente et ciblée, ainsi que l'utilité de plusieurs outils d'IA pour la rendre plus efficace.

De la rédaction à la diffusion, jusqu'au suivi de son impact, l'ensemble de la chaîne de communication projet peut être assisté par l'intelligence artificielle.

L'intelligence artificielle représente un levier puissant pour améliorer la communication en gestion de projet : gains de clarté, de pertinence et de traçabilité.

Mais elle ne remplace pas le jugement du chef de projet. Vous restez le moteur principal de votre communication. L'IA accélère, vous dirigez.