L’Intelligence Artificielle a « débarqué » dans notre vie quotidienne avec le lancement de ChatGPT le 30 Novembre 2022. Depuis, cela fait la une des médias et tout le monde s’interroge sur l’impact sur son propre travail.
Antonio Nieto-Rodriguez et Ricardo Vargas nous en donne une vision dans l’article “How AI will transform Project Management".
Imaginez-vous aujourd’hui, ou dans un futur proche.
L’important, c’est d’être au bon endroit : dans une entreprise qui a compris l’intérêt de l’Intelligence Artificielle, qui valorise le rôle du chef de projet, et qui est convaincue que la technologie est au service de l’homme pour l’assister dans son travail, rendre les activités moins fastidieuses et générer plus de valeur.
Nous allons donc imaginer une journée d’un chef de projet dans un contexte propice à la gestion de projets et soutenu par l’Intelligence Artificielle.
Un jour comme un autre
08:30 – Quelles sont les priorités du jour ?
Fini les to-do-list, les listes de tâches, voire les petits papiers.
Un assistant de gestion de projet (pmotto ou beesapps), basé sur l’IA Générative lui fournit :
- Les trois priorités du jour
- Les 10 courriels à traiter
- Les urgences à voir depuis la veille
- Une revue des points sensibles des projets en cours : risques, problèmes majeurs, décisions à prendre
09:15 – Première réunion
Pour préparer la réunion, on utilise un outil d’IA Générative (clickup ou taskade) qui fournit un aperçu du profil des participants en termes de :
- Communication
- Appétence aux risques
- Intérêt pour le projet
- Degré d’engagement
La réunion sera basée sur une plateforme collaborative, facilitant les interactions (Klaxoon ou wedo).
La génération de la transcription pourra être faite par otter, tactiq ou trint.
La réunion achevée, il n’y a plus d’effort de mémoire à faire ; il n’a pas été nécessaire de prendre des notes, et la participation a été plus efficace.
10:00 – Finalisation du compte-rendu
La réunion achevée, sa transcription est disponible.
Les composants IA associés à la plateforme collaborative (wedo , fireflies) ont déjà préparé le compte-rendu, avec une mise en valeur des principales interventions, et une ébauche de la liste de décisions et des actions.
La rédaction du compte-rendu, souvent considérée comme une tâche fastidieuse, se fait donc très rapidement et surtout de manière plus efficace.
Le compte rendu est envoyé à toutes les parties prenantes et sauvegardé dans l’espace de travail dédié au projet.
10h30 – Optimisation des projets en cours
Utilisons maintenant directement l’IA pour le suivi de projets.
Des outils comme forecast permettent de mettre à jour automatiquement le registre de risques ainsi que le suivi financier.
Il est donc possible de connaître directement les tendances et d’anticiper ce qui peut se passer dans les prochains jours.
L’IA sera toujours un support, un facilitateur, et que le chef de projet devra toujours valider ce qui a été généré pour en vérifier la cohérence, mais également pour apporter « sa touche » et en augmenter la valeur.
Plus particulièrement les données concernant les ressources et les finances du projet sont analysées par des outils IA.
Ces derniers permettent d’obtenir des points précis concernant la création de valeur et d’éventuels manques de ressources futures.
11h30 – Réunion équipe projets
C’est la réunion hebdomadaire de projet.
Première partie : écouter les remontées d’information de l’équipe et mettre à jour le projet.
Le fait d’utiliser un outil de transcription (otter, tactiq ou trint), permet au chef de projet de « sous-traiter » la prise de notes à un outil et se concentrer sur l’animation de la réunion et utiliser l’écoute active.
Ensuite en utilisant des outils comme kintone, asana, taskade ou projectplanner, la liste des activités et tâches en cours sera revue, tenant en compte des recommandations faites par l’outil.
Une synthèse sera faite entre les remontées de l’équipe et le rapport des outils pour confirmer les véritables priorités.
A la fin de la réunion, le chef de projet met à jour les environnements documentaires de projet, et grâce à l’automatisation des tâches, envoie des rappels, met à jour le statut des projets avec forecast, process ou taskade.
12 :30 – Déjeuner
Pas de technologie, d’intelligence artificielle pour le déjeuner !
Une pause entre collègues pour partager quelques moments de convivialité.
13 :30 – Moment d’information, d’apprentissage
Dans l’optique de l’amélioration continue, de l’auto-apprentissage pour être constamment « au top », le chef de projet peut maintenant prendre un peu de temps pour s’informer et mettre à jour ses connaissances.
L’IA Générative du PMI® dédié à la gestion de projet Infinity, permet d’avoir des réponses spécifiques à des questions de méthodologies.
L’utilisation de anysummary permettra de gagner du temps, en obtenant une synthèse immédiate de documents de plusieurs dizaines de pages sources d’information en ligne.
Concernant les vidéos, l’utilisation de harpa, permettra de faire une synthèse rapide de cours et tutoriels rencontrés sur YouTube par exemple.
14 :00 – Revue des priorités avec le PMO
Réunion avec le PMO pour une vue plus globale des projets, valider leur avancement et traiter d’éventuels sujets sensibles.
Le PMO utilise keyedin ou pmaspire pour obtenir une vue globale des projets, programmes et portefeuilles.
Il peut ainsi rapidement extraire la liste des problèmes majeurs et risques actuels pour l’ensemble de l’organisation et confirmer les priorités à traiter.
Les éventuels arbitrages concernant les ressources seront décidés se basant sur des données précises et à jour.
Le plan d’action sera ensuite généré automatiquement et envoyé aux différents chefs de projets et parties prenantes.
14h30 – Visioconférence en contexte international
Abordons maintenant un projet faisant partie d’un programme global.
C’est aujourd’hui la réunion mensuelle, le Steering Committee.
8 nationalités et 5 langues sont représentées.
Les points généraux sont discutés en Anglais.
Afin de maximiser la valeur des échanges, certains points spécifiques, technologiques ou réglementaires par exemple, sont détaillés en utilisant la langue dans laquelle les parties prenantes s’expriment le mieux.
De nombreuses personnes sont polyglottes, et pour éviter les incompréhensions, pour garantir la qualité du contenu, l’équipe utilise fireflies, otter ou trint pour générer et organiser la transcription de l’évènement.
Le compte-rendu sera ensuite achevé immédiatement en Anglais.
En fonction du profil des parties prenantes, il sera également traduit dans d’autres langues.
L’envoi se fera automatiquement en utilisant le meilleur moyen de communication (e-mail, messagerie instantanée, WhatsApp) suivant les préférences des parties prenantes.
15h00 - Revue de projet Agile
C’est l’heure du « stand-up meeting » d’un projet géré en mode Agile.
L’utilisation de taskade ou de qlorem permet de revoir le backlog de manière efficace, de le mettre à jour et de créer efficacement les prochains sprints.
La durée du « stand-up » de 30 minutes, parfois critiquée comme étant trop courte, est maintenant largement suffisante.
Avec le soutien des outils, la richesse des échanges augmente, les données sont précises et à jour, et cela permet de se concentrer sur la résolution des problèmes et la livraison de valeur.
15h30 – Préparer une ébauche de plan projet
Un nouveau projet vient d’être attribué.
En partant de la documentation fournie, le chef de projet commence à créer le Diagramme de Gantt.
Une synthèse des documents pourra être faite par rossum.
Ensuite on utilisera Hivemind, qlorem ou Forecast associé à Chat GPT3.5 pour détailler les tâches.
Le plugin de Microsoft Project, lui permettra de générer automatiquement un Diagramme de Gantt qui pourra être téléchargé au format adéquat.
La documentation associée au projet sera ensuite générée grâce à projectplanner.
Pour finir grâce à decktopus une présentation sera créée en quelques minutes pour préparer le Kick-Off.
16h30 – Préparation des tests pour un projet de développement mobile
Le projet consiste à développer une application pour la téléphonie mobile, en approche Agile.
L’objectif est de valider le plan de test des différentes fonctionnalités de l’application, en analysant le backlog existant, confirmant les priorités, les scénarios de tests et le rôle de chacun, développeurs ou utilisateurs finaux.
Outre l’utilisation de Chat GPT3.5 ou Watson, le travail est rendu plus efficace par testim, un outil qui facilite la préparation, l’organisation et l’exécution des tests, se basant sur l’IA générative.
Toute la partie de création des « users stories » généralement fastidieuse, est partiellement générée automatiquement.
Les tests systèmes et utilisateurs également.
Le travail de l’équipe consiste alors à peaufiner les détails, organiser avec précision les tests et confirmer avec exactitude le temps alloué aux tests, sujet généralement critique.
Et maintenant ?
Template des outils PM et IA
Voici une synthèse des outils cités. Cette liste n’est bien évidemment pas exhaustive :
Télécharger ce modèle des outils PM et IA
Conclusion
Asana , le plugin de MS Project, clickup et fireflies sont gratuits pour un usage personnel.
C’est un début pour tester ces nouvelles fonctionnalités et incorporer l’IA dans son quotidien, avec la restriction de l’adoption de ces outils et du droit d’utilisation dans le monde de l’entreprise.
L’IA sera tous les jours un peu plus dans notre vie quotidienne. Elle ne remplacera pas les chefs de projets.
Par contre, il n'est pas impossible que les chefs de projets qui maîtrisent l’IA remplacent ceux qui ne la maîtrisent pas !
