Expression des Besoins : Énoncé du périmètre détaillé

Expression des besoins

Pour pouvoir estimer la charge de travail et le temps qu’il vous faudra pour délivrer le résultat attendu ainsi que pour estimer les coûts et les bénéfices d’un projet, il est essentiel de procéder d’abord à une expression des besoins/attentes/exigences des parties prenantes et utilisateurs.

Cet article va vous permettre de comprendre comment analyser ces besoins et les documenter, mais aussi comment éviter les pièges qui peuvent mettre le cadre du projet en péril.

Il y a deux moments principaux qui nécessitent une expression des besoins :

  • la préparation de la charte du projet avec le sponsor et les acteurs principaux;
  • la préparation du plan de charge qui vous permettra de planifier votre projet en détail.

Pour collecter ces besoins, plusieurs outils et techniques seront utilisés – par exemple:

  • Interview des principaux bénéficiaires;
  • Organisation de réunions de travail;
  • Envoi de questionnaires et sondages;
  • Observations des méthodes actuelles de travail;
  • Analyses de documents;
  • Etudes de marché;
  • Organisation de groupes de décision;
  • Etc…

Expression des besoins en phase d’initialisation

Pour définir le périmètre du projet, il est bien sûr nécessaire de connaître les attentes du sponsor et des principales parties prenantes du projets 

Ces premières réunions, workshops, analyses, ne nécessiteront pas d’entrer dans le détail mais doivent vous permettre de comprendre – et documenter - dans les grandes lignes, les besoins à couvrir.

Cette préparation est un travail d’équipe : les parties prenantes se mettent d’accord sur ce qui fera l’objet du votre projet commun et aussi ce qui n’entrera pas dans la cadre du projet.

En plus de documenter les contraintes, les opportunités ainsi que les risques identifiés lors de ces réunions initiales.

Expressions des besoins détaillés en phase de planification

Vous avez terminé la phase d’initialisation du projet et présenté avec votre sponsor la charte du projet.

Votre projet a été approuvé par le comité de direction du projet, il est maintenant officiel et vous êtes nommé chef de ce projet, félicitations !

Lors de la réunion de lancement du projet avec toutes les parties prenantes, vous avez présenté les objectifs principaux du projet et les résultats attendus.

Ceci vous a permis de clarifier aussi les attentes de chaque participant.

Cette réunion de lancement a inclus un certain nombre d’acteurs qui n’avaient pas été impliqué jusqu’ici (membres de l’équipe projet, utilisateurs finaux, responsables de département etc…) et il est indispensable de connaître aussi leurs besoins et attentes, cette fois de manière plus détaillée.

Pour cela, il faudra organiser des réunions sur des sujets spécifiques et/ou utiliser certaines des techniques citées plus haut.

Attention : les informations récoltées se concentrent sur les besoins fonctionnels, factuels, sans préjugé de la solution technique. C’est un des pièges majeurs de cette étape.

Tous les besoins seront documentés afin de pouvoir les analyser et confirmer leur nécessité dans le cadre de votre projet lors de réunions avec le sponsor et les bénéficiaires du projet.

Importance de la charte projet

Lors des premières réunions, il arrive très souvent que les bénéficiaires et les utilisateurs expriment des besoins qui dépassent le cadre du projet.

La charte projet ici prend toute son importance dans le processus d’expression des besoins car elle permet de cadrer les discussions et gérer les attentes des parties prenantes.

Pour éviter que le périmètre du projet ne soit en danger, il est important de spécifier dès le départ  ce qui n’entre pas dans le cadre du projet.

Exemple : Si votre projet consiste à ajouter une section à votre site Web, il ne consiste évidemment pas en une modification complète de son aspect général ni à la mise à jour d’autres sections.

Cela doit être clair et accepté par toutes les parties afin d’éviter toute discussion ultérieure qui pourrait s’avérer très négative pour le projet.

Comment documenter les informations réunies ?

Le recueil des besoins et exigences sera clôturé lorsque toutes les parties prenantes auront accepté la liste définitive des besoins détaillés des bénéficiaires du projet, qui sera ensuite approuvée par le sponsor.  

Pour cela, les données récoltées sont analysées avec l’équipe projet, revues et classées par ordre de priorité.

Des comparaisons avec des données du marché ou la mise en place de prototypes peuvent aider au cadrage du périmètre.

Avec toutes ces informations, nous établirons un document récapitulatif comprenant les rubriques suivantes :

Rappel du contexte

Important car il fixe les limites du besoin et son cadre d'application.

Si le contexte et le périmètre du projet ne sont pas clairs, le projet peut sortir de son cadre et est appelé à l’échec.

L'expression des besoins

Utilisez ici quelques phrases courtes mais précises.

Vous pouvez utiliser des schémas et/ou illustrations.

Une bonne expression des besoins doit être comprise par tous les lecteurs, de l’utilisateur final au membre de l’équipe de réalisation en passant par le management.

Les objectifs doivent apparaître ainsi que les bénéfices apportés par le changement.

Spécifier éventuellement les risques si le besoin n’est pas couvert/résolu.

La description des exigences

Les exigences peuvent être de différentes sortes : réglementaires, techniques, économiques, budgétaires etc…

Certaines exigences réglementaires et/ou légales peuvent influencer la planification car elles sont liées à des calendriers précis.

Les exigences réglementaires sont les plus simples. Elles correspondent à une nouvelle réglementation et bien souvent elles sont associées à des exigences temporelles.

Le planning de mise en place de la nouvelle réglementation doit être précisé.

Les contraintes doivent être précisées dans l'expression des besoins. Elles influencent les livrables et sont souvent sources de risques.

Exemple de recueil des besoins

Expression des besoins du projet XYZ

Rappel du contexte :

Le projet XYZ a pour but de modifier le système informatique afin de le mettre en conformité avec la loi du 15 juin 2020

Expression des besoins : 

La loi spécifie que toutes les transactions financières doivent être archivées pour une période de 20 ans.

Un nouveau système d’archivage devra être mis en place et sécurisé.

Les transactions non archivées ne font pas partie du périmètre.

Toutes les applications financières et mouvements de stocks sont concernées.

Expression des exigences : 

La loi est applicable au 1er janvier 2021.

Une compatibilité avec les systèmes actuels est indispensable.

Le changement doit être transparent pour les utilisateurs actuels.

Les expressions de besoins seront très différentes selon qu’il s’agisse d’un projet informatique, d’un site Web, d’une extension d’usine ou d’un projet de transformation de l’entreprise.

Certains projets n’ont pas d’aspect technique.

N’hésitez pas à rechercher sur internet un exemple qui correspond plus particulièrement à votre environnement, ou à nous contacter afin que nous puissions vous apporter notre support.

Modèle d'expression des besoins

Vous trouverez ici un modèle d'expression des besoins sous format Word que vous pouvez adapter à votre projet :

Télécharger ce modèle d'expression des besoins


Recommandation pour réussir votre recueil des besoins

Voici quelques recommandations pour réussir votre analyse de besoins :

  • Soyez clairs et précis – l’expression des besoins ne peut laisser de place à des malentendus;
  • Exprimez clairement le périmètre de votre projet : objectifs, contexte, ressources etc..
  • Faites des phrases courtes, allez à l’essentiel;
  • Concentrez-vous sur les aspects fonctionnels et factuels, la solution technique sera définie par l’équipe projet après approbation de l’expression des besoins;
  • Mettez en lumière et donnez une priorité aux points importants;
  • Si possible, donnez des références pour une analyse ultérieure détaillée;
  • Ne vous perdez pas dans les détails : l’équipe technique est là pour ça;
  • Définissez les utilisateurs concernés;
  • Décrivez clairement les contraintes, les risques, et les opportunités.

En conclusion

L’expression des besoins est le processus permettant de définir les besoins, attentes et exigences des parties prenantes dans votre projet.

Les besoins ainsi récoltés seront alors transformés en objectifs du projet et ceux-ci à leur tour en livrables.

Tout ceci est essentiel pour établir un cahier des charges solide et planifier le projet dans le détail.

En savoir plus sur le cahier des charges.

Gardez à l’esprit que si l’expression des besoins laisse la place à l’interprétation, il est très probable que le projet rencontrera des difficultés, des discussions qui auraient pu être évitées et dans le pire des cas mener à l’échec.

Par contre…

Les réunions, workshops et discussions avec les parties prenantes et les utilisateurs sont aussi l’occasion de créer un esprit d’équipe qui ne peut que bénéficier à la bonne réalisation du projet.

C’est une opportunité pour le chef de projet d’établir un contact privilégié avec les parties prenantes et de comprendre quelles sont les forces en présence et les aspects du projet qui vont demander une attention particulière.

Ces deux aspects en eux-mêmes justifient l’effort car ils contribuent au succès du projet et facilitent la réalisation et la communication.

Daniel

A propos de l'auteur

J'aime échanger, apprendre en permanence mais aussi partager mes expériences. Je suis certifié PMP depuis pas mal d'années et j'ai mené à bien de nombreux projets majeurs. J'ai aussi accompagné de nombreux collègues jusqu'à la certification.

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