En gestion de projet, l'intégration d'une équipe projet externe peut être un défi de taille.
Que ce soit pour apporter une expertise spécifique ou pour augmenter les ressources disponibles, cela nécessite une préparation minutieuse pour réussir l'onboarding.
Cet article explore les pratiques mises en œuvre lors de projets digitaux majeurs. Elles sont applicables à d’autres types de projets.
Qu’est-ce qu’une équipe externe ?
Une équipe projet externe est un groupe de professionnels spécialisés, souvent issus d'une entreprise ou d'une agence externe, qui est engagé temporairement pour travailler sur un projet spécifique.
Cette équipe est généralement composée de membres n'appartenant pas à l'organisation commanditaire du projet, et elle apporte des compétences, des ressources, et des perspectives externes qui complètent ou augmentent les capacités internes de l'organisation.
Cela peut être des personnes indépendantes en freelance, comme des salariés d’une structure plus importante.
Dans quels cas a-t-on recours à des prestataires externes au sein d’un projet ?
Voici les cas dans lesquels on peut avoir recours à des prestataires externes au sein d’un projet :
1) Manque de compétences internes
L’organisation ne possède pas l’intégralité des compétences spécifiques en interne et a recours à un tiers externe.
Exemple :
Lors de projets de transformation digitale, et quand nous déployons une solution logicielle.
Bien souvent, nous nous faisons accompagner par un intégrateur de la solution qui a à la fois des compétences dans le logiciel, mais aussi des compétences en management de projet.
2) Ressources internes insuffisantes
Si les ressources internes sont pleinement engagées sur d’autres sujets, cela peut être intéressant d’avoir recours à des équipes externes pour sécuriser le projet que vous souhaitez mener.
3) Projet temporaire et de courte durée
Il n'est pas rentable parfois d’embaucher des salariés pour un projet.
Avoir un chef de projet à temps partagé ou des équipiers projets externes peut être une solution.
4) Objectivité et perspective externe sur votre projet
Disposer d’une vision externe peut éviter les biais internes et vous apporter des solutions et des façons de faire innovantes sur votre projet.
5) Gestion des pics d’activités du projet
Vous pouvez faire appel à des prestataires pour absorber des pics de charge dans votre projet et pouvoir sécuriser vos délais.
3 Bonnes pratiques pour bien intégrer une équipe externe
Voici les clés pour bien intégrer une équipe externe :
1) Préparation en amont
Accueillir une équipe externe commence bien avant son arrivée.
Il est crucial de définir clairement les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe, ainsi que les attentes en termes de résultats et de communication.
La phase d’appel d'offres et d’élaboration du contrat entre les prestataires et votre entreprise est cruciale pour bien s’entendre sur les 3 éléments ci-dessous :
a) Les objectifs et enjeux du projet
Il est crucial de répondre aux questions :
- Quels sont les bénéfices attendus du projet ?
- Quels sont les résultats escomptés ?
- Quelle valeur va apporter le projet ?
b) Clarifier les responsabilités de chaque équipe
Je recommande de demander dès la phase d’appel d'offres au prestataire de :
- Remplir une grille RACI (Responsible / Accountable / Consulted / Informed)
- Bien l’analyser ensemble pour s’aligner sur ce que chaque équipe attend de l’autre équipe
L’équipe externe ne peut fonctionner sans l’équipe interne et vice-versa.
La confusion et les tensions arrivent régulièrement quand les rôles ne sont pas clairement définis.
Voici un exemple RACI à télécharger :
c) Mettre en place des outils de suivi et de communication
Il est judicieux de répondre aux questions :
- Quelles instances de coordination souhaitez-vous mettre en place ?
- Comment mettrez-vous à contribution l’équipe externe dans ces instances ?
- Les membres externes, devraient-ils assister à tous les comités projet ? Au comité de pilotage ?
Pour ma part, je recommande une présence active d’un des membres de l’équipe externe dans chacune de ces instances de manière régulière et jusqu'à la phase de stabilisation du projet, après son démarrage.
Partagez bien les accords trouvés entre votre prestataire et vous-même, avec votre équipe projet interne.
Vous pouvez retirer les éléments que vous jugez confidentiels, mais ne jugez pas trop vite que tout est évident et que l’équipe interne n’a pas besoin de connaître le cadre contractuel.
Je recommande de faire preuve de transparence au sein de l’équipe interne, pour gagner en fluidité tout au long du projet.
2) Intégration et formation
Une fois les rôles et les attentes définis, l'étape suivante est l'intégration de l'équipe externe.
Cette phase inclut la formation nécessaire pour familiariser l'équipe avec les processus internes et les outils utilisés ainsi que la rencontre avec l’équipe projet interne.
a) Organiser des sessions de formation et d'intégration
Il peut s’agir par exemple d’un café d’accueil pour présenter les équipes les unes aux autres.
- Vous pouvez aussi intégrer l’équipe externe au kick-off du projet et leur donner la parole lors de l’événement s’ils sont là dès le début du projet.
- Vous pouvez les initier à vos outils de management de projet et valider que vous allez bien utiliser les mêmes standards.
- Parfois vous aurez même à les initier à vos outils de bureautique, s’ils ne sont pas sur les mêmes solutions que vous dans leur usage quotidien.
- Vous pouvez aussi leur organiser une visite de votre site, ou de vos moyens de production pour qu’ils s’imprègnent de la culture de votre entreprise.
b) Fournir un accès aux outils et ressources nécessaires
C’est un des points qui est souvent négligé !
Assurez-vous que le jour où les membres de l’équipe externe arrivent dans votre équipe, les éléments suivants sont prêts.
À défaut, cela génère de la frustration de ne pas pouvoir travailler dans de bonnes conditions :
- Accès à une boîte mail et à votre base de gestion documentaire
- Accès au bureau : préparer les éventuels badges pour que vous n’ayez pas à venir chercher systématiquement les personnes à l’accueil
- Accès aux différents systèmes d’information nécessaires pour travailler
- Expliquer où se prennent les pauses, et la manière dont on peut se nourrir / s’hydrater sur place.
- Faire lire (voire signer) la charte de bonne pratique digitale ainsi que le règlement intérieur et les pratiques de sécurité (exemple en cas d’incendie).
- Donner accès aux templates du projet
- Donner accès au Wifi / réseau
- Mettre à disposition un bureau pour travailler (flexible ou pas, bien communiquer les règles de l’espace).
3) Communication
Une communication ouverte et régulière est la clé du succès lorsqu'une équipe externe est impliquée.
Il est important de mettre en place des canaux de communication clairs et de s'assurer que toutes les parties prenantes sont alignées.
a) Planifier des réunions régulières pour le suivi du projet
Les réunions doivent permettre de générer de la valeur pour le projet et l’équipe externe doit être impliquée dans ces différentes instances.
La fréquence des comités de coordination est à définir au sein de l’équipe de pilotage.
Pour un bon avancement du projet, je recommande une réunion de coordination chaque semaine ou toutes les deux semaines et un comité de pilotage toutes les 4 à 6 semaines, et à minima à chaque jalon.
L’implication des équipes externes au sein de ces comités est essentielle, d’une façon ou d’une autre. (identifier qui sera présent, et quel sera son rôle)
b) Encourager le feedback et les échanges constructifs
Lorsqu’il s’agit de grosses équipes externes, je recommande qu’il y ait des temps d’échange dédiés à l’évaluation de la relation par le biais de feedbacks.
Vous pouvez aussi organiser des rétrospectives agiles sur le projet et convier les équipes externes à y participer activement.
Avoir un regard extérieur sur votre fonctionnement interne est toujours une opportunité pour votre équipe de s’améliorer.
Traitez l’équipe externe avec le même niveau de respect que vous avez pour vos équipes internes.
Pensez à célébrer les succès du projet avec eux également.
Comment ?
En les intégrant à vos pots le soir, ou vos repas d’équipe.
c) Utiliser des outils de gestion de projet collaboratifs
Partager les mêmes outils est facilitant pour le projet.
Exemple :
Si l’entreprise où vous travaillez utilise la suite Google, vous pouvez ouvrir un répertoire partagé où toute la documentation du projet est centralisée et le partager aussi à l’équipe externe.
Conclusion
L'intégration d'une équipe externe dans un projet peut apporter de la valeur sur votre projet, mais elle nécessite une gestion attentive et proactive.
En suivant ces meilleures pratiques, vous pouvez créer un environnement de travail harmonieux et productif, maximisant ainsi les chances de succès de votre projet.
Rappelez-vous !
La clé réside dans :
- La préparation
- L'intégration
- La communication continue
Ceci pour un maximum de cohésion au sein de l’équipe projet.
